Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord Trøndelag

Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1.Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag har i samarbeid gjennomført systemrevisjon ved Snåsa/ Snåasen tjielte kommunes avlastningsbolig for barn og unge.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlige sosial- og helsetjenester til barna mens de oppholder seg i avlastningsboligen, herunder om avlastningsboligen:
  • Ivaretar barnas rett til samvær med andre, et meningsfullt dagligliv og deltakelse i fritidsaktiviteter.
  • Ivaretar barn med spesielle ernæringsbehov..
  • Yter pleie og omsorg tilpasset barnas helsetilstand.
  • Har forsvarlig legemiddelhåndtering.
  • Er fysisk tilrettelagt for barna.

Det ble ikke funnet avvik ved tilsynet.

Det ble gitt en merknad.

Dato: 04.12.09

Kirsti K. Mørkved
revisjonsleder

Thea Hennie Kveinå
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Snåsa/ Snåasen tjielte kommunes avlastingsbolig for barn og unge - Hovbakken avlastningsbolig - i perioden 21.09.09– 26.11.09. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet– og Fylkesmannen i Nord-Trøndelag gjennomfører i inneværende år, og er ledd i et landsomfattende tilsyn med sosial- og helsetjenester til barn og unge i barne- og avlastningsboliger.

Som ledd i forberedelsen av dette og tilsvarende tilsyn i andre kommuner, er det gjennomført møter med habiliteringstjenesten i fylket, og med aktuelle brukerorganisasjoner, herunder NFU, Autismeforeningen, HBF og Ups and downs.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn etter hhv lov om sosiale tjenester § 2-6 og lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Snåsa/ Snåasen tjielte kommune har 2176 innbyggere. Kommunen er tospråklig og den eneste kommunen i sørsamisk område som er med i forvaltningsområde for samisk språk.

Kommunen er liten og oversiktlig, og administrasjonen er organisert etter en to-nivå-modell. Familiesentralen er en av i alt 13 enheter direkte underlagt rådmannen. Enhetslederstillingen kombineres med rådgiverstilling i rådmannens stab. Enheten Familiesentralen har 8 avdelinger: Legetjenesten, helsestasjon, fysio- og ergoterapi, tjeneste for psykisk helse og rus, tjeneste for barn og unge med funksjonsnedsettelse 0-18 år, samisk rådgivningstjeneste i helse- og sosialspørsmål, barnevern (interkommunalt), og kommunal del Nav.

Avlastningsboligen sorterer under tjenesteenhet for barn og unge m/funksjonsnedsettelse som har ett årsverk, fordelt på to koordinatorer (barnevernspedagog 60% og ergoterapeut 40%). En tredje koordinator har en 80% stilling, som deles mellom avlastningsboligen og skolen. Disse inngår sammen med enhetsleder i et koordinatorteam med felles ansvar for driften av avlastningsboligen. I tillegg benyttes 8 assistenter. Ved eventuelle behov for helsehjelp til brukerne, samt legemiddelhåndtering, benyttes hjemmetjenesten.

Avlastningsboligen er sentralt plassert i kommunesenteret, like ved helsesenter/sykehjem. Boligen, som framstår som hensiktmessig og moderne, ble ombygd og tatt i bruk som avlastningsbolig i 2005. På tilsynstidspunktet gis det i boligen tilbud til et lite antall barn.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.09.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 25.11.09.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring, og deler av tilsynet ble gjennomført ved avlastningsboligen.

Sluttmøte ble avholdt 26.11.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Det er kommunens tjenesteyting mens barna oppholder seg i avlastningsboligen som ble

undersøkt, herunder om kommunen sikrer at avlastningsboligen:

  • Planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov
  • Tilpasser tjenesteytingen ut fra barnas kommunikasjonsferdigheter
  • Har tilstrekkelig kunnskap om barnas ernæringsbehov
  • Planlegger og gjennomfører måltider etter barnas behov
  • Vurderer behov for helsehjelp og sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse
  • Mottar informasjon om medisinsk behandling og avklarer ansvars- og oppgavefordelingen
  • Utfører nødvendige pleie- og omsorgstiltak
  • Har system for organisering og planlegging av legemiddelhåndteringen
  • Har rutiner for mottak av medikamenter og registrerer barnas legemiddelbruk ved ankomst til boligen
  • I standgjør og utdeler legemidler i tråd med legemiddelhåndteringsforskriften
  • Sørger for informasjonsflyt ved legevaktsbesøk og sykehusopphold, herunder at eventuell endring av legemiddelbehandlingen av barnet blir opplyst foreldre og fastlege.
  • Er fysisk tilrettelagt ut fra kunnskap om barnas behov

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik ved tilsynet.

Det ble gitt en merknad.

Merknad: Kommunens egne rutiner kan følges mer systematisk, herunder kan informasjon knyttet til barna gjøres mer tilgjengelig.

Kommunen har gode skriftlige rutiner, men i praksis skjer mye informasjons- og erfaringsoverføring vedr barna likevel muntlig. Dette fungerer i dag – så lenge det er et lite antall brukere, og brukernes situasjon samt bemanningen er stabil.

Praksis med muntlig informasjon er imidlertid sårbar, da det vil komme utskiftinger i assistentgruppen. Mer dokumentasjon i brukerpermene vil kunne bidra til å sikre kontinuiteten i tilbudet, og evt nye medarbeidere vil raskere kunne sette seg inn i brukernes situasjon.

6. Regelverk

  • Lov 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunen
  • (kommunehelsetjenesteloven)
  • Lov 30. mars nr. 15. 1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov 13. desember 1991 nr. 8 om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven)
  • Lov 2. juli 1999 nr 64 om helsepersonell
  • Forskrift 21.desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
  • Forskrift 20. desember 2002. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften)
  • Forskrift 27.juni 2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgtjenestene for tjenesteyting (kvalitetsforskriften)
  • Forskrift 30. april 2008 nr. 320 om legemiddelhåndtering for virksomheter oghelsepersonell som yter helsehjelp
  • Sosial og Helsedirektoratets rundskriv I/S9/2008 – Legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart og ansvarskart for kommunen og tjenesteområdet Familiesentralen.
  • Delegasjonsreglement i kommunen/ oversikt over delegert myndighet
  • Årsmelding for Familiesentralen 2008
  • Styringskort for Familiesentralen
  • Overgangsplan for barnehage/skole
  • Sjekkliste for opplæring av ansatte/ kvalitetssikring i forhold til det enkelte barn
  • Informasjon om TAKT-gruppe
  • Informasjonsskriv til nyansatte
  • Informasjon om tjenesten for barn og unge 0-18 år med funksjonsnedsettelse
  • Oversiktsskriv over tjenestetilbudet
  • Søknadsskjema for tjenester
  • Generell informasjon til alle brukere, foresatte og ansatte
  • Vedtak
  • Oversikt over rutiner i forbindelse med opphold/ ½ års planer utarbeidet for brukere, foreldre og arbeidstakere
  • Prosedyre for avviksbehandling Snåsa kommune og for boligen
  • Miljøregler
  • Rutiner i forbindelse med legemiddelhåndtering

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Brukermapper
  • Kvalitetshåndbok

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen/ Helsetilsynet i Nord-Trøndelag:

  • Diverse e-poster/brev mellom revisorleder og kontaktperson i virksomheten under tilsynsperioden.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Tone Lise W. Opheim

Ledende helsesøster

X

X

Klara Andrea Pettersen

Ergoterapeut/ koordinator

X

X

X

Gudrun Jenssen Velde

Enhetsleder i hjemmetjenesten

X

X

X

Torunn B. Holsing

Miljøterapeut/koordinator

X

X

X

Truls Eggen

Rådmannen

X

X

Sonja Åsvold

Barnevernspedagog/koordinator

X

X

X

Ester Brønstad

Enhetsleder Familiesentralen/rådgiver

X

X

X

Heidi Finstad Svarva

Sykepleier i hjemmesykepleien

X

X

Karen Støbakk

Assistent/ BPA

X

Torbjørn Viem Ness

Assistent

X

Laila Bygseth

Helsesøsterstudent

X

Mona Johannesen

Assistent/BPA

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisorleder: Kirsti K.Mørkved, rådgiver
Revisor: Thea Hennie Kveinå, rådgiver
Revisor: Stein Jøssang, rådgiver