Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag har i samarbeid gjennomført systemrevisjon ved Steinkjer kommunes avlastningsbolig for barn og unge.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlige sosial- og helsetjenester til barna mens de oppholder seg i avlastningsboligen, herunder om avlastningsboligen:
    • ivaretar barnas rett til samvær med andre, et meningsfullt dagligliv og deltakelse i fritidsaktiviteter.
    • ivaretar barn med spesielle ernæringsbehov.
    • yter pleie og omsorg tilpasset barnas helsetilstand.
    • har forsvarlig legemiddelhåndtering.
    • er fysisk tilrettelagt for barna.

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områder. Det er funnet to avvik ved dette tilsynet:

Avvik 1.

Steinkjer kommune sikrer ikke at det er personell tilstede i avlastningsboligen som i tilstrekkelig grad kan kommunisere med alle barna under deres opphold.

Avvik. 2

Steinkjer kommune sikrer ikke forsvarlig legemiddelhåndtering i avlastningsboligen.

Det ble ikke gitt merknader ved dette tilsynet.

Dato:

Kirsti K. Mørkved
revisjonsleder

Thea Kveinå 
revisor

Stein Jøssang
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Steinkjers kommunes avlastingsbolig for barn og unge i perioden 01.04.09 – 25.06.09. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomheten Helsetilsynet og Fylkesmannen i Nord-Trøndelag gjennomfører i inneværende år, og er ledd i et landsomfattende tilsyn med sosial- og helsetjenester til barn i barne- og avlastningsboliger.

Som ledd i forberedelsen av dette og tilsvarende tilsyn i andre kommuner, er det gjennomført møter med habiliteringstjenesten i fylket, og med aktuelle brukerorganisasjoner.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn etter henholdsvis lov om sosiale tjenester § 2-6 og lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Steinkjer kommune har ca. 20 800 innbyggere. Kommunens tjenester er organisert i sju avdelinger under rådmannen. Steinkjer kommunes avlastning for barn og unge er en resultatenhet under avdeling for helse- og rehabilitering.

Avlastingsboligen som det er ført tilsyn med, har fem døgnplasser. Boligen hadde 18 brukere i 2008. På tilsynstidspunktet hadde man 14 brukere under 18 år.

Boligen har i dag plassproblemer og det foreligger konkrete planer om utbygging. Boligen er ellers godt tilrettelagt med gode utearealer, og er sentralt plassert i forhold til barnehage, skole og friluftsområder.

Boligen har 10 årsverk, som er fordelt på 21 ansatte hvorav fem vikarer. I boligen er det ansatt førskolelærere, sykepleiere, vernepleiere, barnevernspedagog, barne- og ungdomsarbeidere, hjelpepleier, omsorgsarbeider og assistenter.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 01.04.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Samtaler med pårørende ble gjennomført i forkant av tilsynet.

Åpningsmøte ble avholdt 24.06.09.

Intervjuer
10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved boligen.

Sluttmøte ble avholdt 25.06.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Kommunens tjenesteyting mens barna oppholder seg i avlastningsboligen ble undersøkt, herunder om kommunen sikrer at avlastningsboligen:
  • Planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov
  • Tilpasser tjenesteytingen ut fra barnas kommunikasjonsferdigheter
  • Har tilstrekkelig kunnskap om barnas ernæringsbehov
  • Planlegger og gjennomfører måltider etter barnas behov
  • Vurderer behov for helsehjelp og sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse
  • Mottar informasjon om medisinsk behandling og avklarer ansvars- og oppgavefordelingen
  • Utfører nødvendige pleie- og omsorgstiltak
  • Har system for organisering og planlegging av legemiddelhåndteringen
  • Har rutiner for mottak av medikamenter og registrerer barnas legemiddelbruk ved ankomst til boligen
  • Istandgjør og utdeler legemidler i tråd med forskrift
  • Sørger for informasjonsflyt ved legevaktsbesøk og sykehusopphold, herunder at eventuell endring av legemiddelbehandling av barnet til opplyst foreldre og fastlege
  • Er fysisk tilrettelagt ut fra kunnskap om barnas behov

5.  Funn

Ved tilsynet ble det funnet to avvik:

Avvik 1

Steinkjer kommune sikrer ikke at det er personell tilstede i avlastningsboligen som i tilstrekkelig grad kan kommunisere med alle barna under deres opphold.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Sosialtjenesteloven § 4-3, jf § 4-2. Kvalitetsforskriften § 3. Internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende:

  • Kommunen har ikke system som sikrer oversikt over hvilken kompetanse ansatte trenger i forhold til det enkelte barns måte å kommunisere på. Kommunen sikrer ikke at personalet til enhver tid har nok kunnskap om alternative kommunikasjonsformer som brukes, for eksempel ’tegn til tale’, til å kunne samhandle godt og yte forsvarlige tjenester.
  • Kommunen sikrer ikke at kunnskap om kommunikasjonstiltak som brukes i barnehage eller skole systematisk overføres avlastningsboligen og brukes der, og likeledes at nødvendig informasjon fra avlastningsboligen følger barnet til barnehage eller skole.
  • Det mangler rutiner for jevnlig opplæring / oppdatering av personalet i forhold til barnas individuelle kommunikasjonsbehov.

Avvik 2

Steinkjer kommune sikrer ikke forsvarlig legemiddelhåndtering i avlastningsboligen.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Legemiddelhåndteringsforskriftens § 4 jf. § 3, og § 7, samt Internkontrollforskriften.

Avviket bygger på følgende:

  • Av kommunens skriftlige fullmakter går det fram at også personnel uten grunnutdanning som omfatter legemiddelkompetanse har fått ansvar for istandgjøring av medikamenter. Istandgjøring vil bla omfatte opptrekk i sprøyter av ikke ferdig utmålte legemidler. For at istandgjøring av medikamenter skal utføres faglig forsvarlig, må personell som gjennomfører disse oppgavene være autorisert helsepersonell med formell grunnutdanning som omfatter legemiddelkompetanse, dvs sykepleier eller vernepleier.
  • Kommunen har ikke rutiner som sikrer at medisinoversikt og eventuell dokumentasjon av utdelte legemidler følger barnet til legevakt / sykehus.
  • Steinkjer kommune og virksomhetsleder har utpekt kommunelegen som medisinskfaglig rådgiver for virksomhetsleder etter legemiddelhåndteringsforskriften, men dette framgår ikke av avlastningsboligens skriftlige rutiner.

6. Regelverk

  • Lov 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunen (kommunehelsetjenesteloven)
  • Lov 30. mars nr. 15. 1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov 13. desember 1991 nr. 8 om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven)
  • Lov 2. juli 1999 nr 64 om helsepersonell
  • Forskrift 21.desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
  • Forskrift 20. desember 2002. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften)
  • Forskrift 27.juni 2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgtjenestene for tjenesteyting (kvalitetsforskriften)
  • Forskrift 30. april 2008 nr. 320 om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp
  • Sosial og helsedirektoratets rundskriv IS-9/2008 – Legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisering av Avlastningsboligen
  • Årsmelding 2008, virksomhetsplan for 2009, og kompetanseplan 2009
  • Oversikt over kurs, opplæring gitt i 2009
  • Oversikt over ansatte
  • Stillingsbeskrivelser
  • Informasjonsbrosjyre Avlastningsboligen
  • Informasjon om barna i Avlastningsboligen
  • Samarbeidspartnere
  • Beredskapsplaner: skader/ulykker
  • Rutiner for ansvarsvakt, dag- og seinvakt, nattvakt, opplæring, avvik
  • Mal foreldresamtaler
  • Farmasøytisk tilsyn
  • Risikovurdering
  • Planprogram, kommunedelplan for habilitering og rehabilitering i Steinkjer kommune 2009-2012.
  • Brosjyre om koordinerende enhet
  • Informasjon om avlastingsboligen.
  • Delegasjon fra avdelingsleder til tjenesteenhetsleder. Lederavtale
  • Oversikt over kompetanseløft. Opplæringsskjema
  • Oversikt over interne samhandlingsarenaer
  • Rapport etter farmasøytisk tilsyn 2007 og 2009
  • Anonymiserte vedtak om avlasting (15)
  • Beredskapsplan; bruker forsvinner
  • Prosedyrer for: Saksbehandling (5), politiattest ved ansettelse, opplæring nyansatte, kompetanseheving ansatte, enhetsleder ikke tilgjengelig, brukermedvirkning, oppfølging av brukere, dokumentasjon, ernæringsbehov, pleie og omsorg, oppbevaring klientmapper, tvang og makt, regnskap brukere, medisinendring-epikrise, syke barn, medisinvakt, mottak og registrering medisin, oppbevaring medisin, utlevering av medikament, kontroll og tilsyn, feilmedisinering, opptrekk flytende medikament, ansvarsforhold medisinhåndtering, avvik, forebygge seksuelle overgrep, opplysningsplikt til Barnevernet
  • Rutine medikamenthåndtering
  • Delegasjon til å dele ut medisin
  • Eksempel på: ernæringsplan, mål og tiltaksplan, logg
  • Eksempel på rutiner/prosedyrer som ivaretar enkeltbrukers pleie- og omsorgsbehov
  • Ulike sjekklister/rapporteringsskjema/signeringsark: Sjekkliste ansvarsvakt, medikanthåndtering, Avtale foreldre/foresatt og Steinkjer kommune, avtale oppbevaring og bistand til legemidler, beholdning smertestillende, medisinskjema, opptrekk, kontroll B-preparater
  • Plan for utbygging av Avlastningsboligen

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Brukerpermer
  • Medikamentbok
  • Journaler
  • Avviksperm
  • Opplæringsskjema
  • Delegasjoner angående medikamenthåndtering
  • Møteperm

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen/Helsetilsynet i Nord-Trøndelag:

  • Brev av 01.04.09 fra Fylkesmannen/Helsetilsynet i Nord-Trøndelag til Steinkjer kommune med varsel om tilsyn
  • Div e-poster mellom revisjonsleder og kommunens kontaktperson i perioden 22.04.09-23.06.09 for praktisk tilrettelegging

8.   Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Erling Bergh

Rådmann

X

X

Ingeborg Laugsand

Avd.leder Helse- og rehabilitering

X

X

X

Anne Rita Barstad Sandvik

Assistent

X

X

X

Nina B.Sund

Sykepleier

X

X

X

Elisabeht Toldnes

Barnevernspedagog

X

X

X

Lubov Donicheva

Assistent

X

X

X

Joran Juul

Vernepleier

X

X

X

Anita B. Aurstad

Sykepleier

X

X

X

Jon C.H Sund

Assistent

X

Marte Haugland

Enhetsleder

X

X

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder, Kirsti K. Mørkved, rådgiver
Revisor: Thea Hennie Kveinå, rådgiver
Revisor: Stein Jøssang, rådgiver