Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet Nord Trøndelag

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag har i samarbeid gjennomført systemrevisjon ved Stjørdal kommunes avlastningsbolig

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlige sosial- og helsetjenester til barna mens de oppholder seg i avlastningsboligen, herunder om avlastningsboligen:
    • Ivaretar barnas rett til samvær med andre, et meningsfullt dagligliv og deltakelse i
    • fritidsaktiviteter.
    • Ivaretar barn med spesielle ernæringsbehov
    • Yter pleie og omsorg tilpasset barnas helsetilstand.
    • Har forsvarlig legemiddelhåndtering.
    • Er fysisk tilrettelagt for barna.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble funnet et avvik innen de reviderte områdene.

Avvik 1.

Stjørdal kommune sikrer ikke forvarlig legemiddelhåndtering i avlastningsboligen

Dato: 27.10.09

Thea Hennie Kveinå
revisjonsleder

tein Jøssang
revisor

Kirsti K. Mørkved
revisor

Innledning

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag har i samarbeid gjennomført systemrevisjon med Stjørdal kommunes avlastningsbolig.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Stjørdal kommune avlastningsbolig i perioden 16.04.09 – 16.09.09. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet til Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Som ledd i forberedelsen av dette og tilsvarende tilsyn i andre kommuner, er det gjennomført møter med habiliteringstjenesten i fylket, og med aktuelle brukerorganisasjoner, herunder NFU, Autismeforeningen, HBF og Ups and downs.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn etter hhv lov om sosiale tjenester § 2-6 og lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

  • Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

    Avvik
    er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Stjørdal kommune vokser i innbyggertall, og er nå Nord-Trøndelags største kommune med 20.960 innbyggere.

Kommunen er organisert sine tjenester i tre etater under rådmannen, herunder etat omsorg.

Etat omsorg har 16 resultatenheter. Avlastningsboligen tilhører resultatenhet Barne- og avlastningstjenesten. I stab under etatsjefen ligger brukerkontoret som fatter vedtak i saker etter sosial- og helselovgivningen. Stjørdal kommune praktiserer en såkalt bestiller/utfører-modell, noe som medfører at alle henvendelser går til brukerkontoret, som deretter vurderer og fatter vedtak om avlastning.

Barne- og avlastningstjenesten tilbyr avlastning til 38 barn og unge, herunder privat avlastning. 26 av barna får tilbud i boligen. Avlastning gis i boligen, som privat avlastning, eller hjemme hos tjenestemottakerne. På selve avlastningsboligen er det ansatt 19 personer. Det er ansatt 3 vernepleiere, ellers består bemanningen av barnevernspedagoger, hjelpepleiere, omsorgsarbeider, barne- og ungdomsarbeider, samt assistenter.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.04.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 16.09.09.

Intervjuer
11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved boligen.

Sluttmøte ble avholdt 16.09.09.

Hva tilsynet omfattet

Det er kommunens tjenesteyting mens barna oppholder seg i avlastningsboligen som ble

undersøkt, herunder om kommunen sikrer at avlastningsboligen:

  • Planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov
  • Tilpasser tjenesteytingen ut fra barnas kommunikasjonsferdigheter
  • Har tilstrekkelig kunnskap om barnas ernæringsbehov
  • Planlegger og gjennomfører måltider etter barnas behov
  • Vurderer behov for helsehjelp og sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse
  • Mottar informasjon om medisinsk behandling og avklarer ansvars- og oppgavefordelingen
  • Utfører nødvendige pleie- og omsorgstiltak
  • Har system for organisering og planlegging av legemiddelhåndteringen
  • Har rutiner for mottak av medikamenter og registrerer barnas legemiddelbruk ved
  • ankomst til boligen
  • I standgjør og utdeler legemidler i tråd med legemiddelhåndteringsforskriften
  • Sørger for informasjonsflyt ved legevaktsbesøk og sykehusopphold, herunder at eventuell endring av legemiddelbehandlingen av barnet blir opplyst foreldre og fastlege.
  • Er fysisk tilrettelagt ut fra kunnskap om barnas behov

Funn

Det ble funnet ett avvik:

Stjørdal kommune sikrer ikke forsvarlig legemiddelhåndtering i avlastningsboligen.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Legemiddelhåndteringsforskriftens § 4 jf. § 3, og § 7, samt Internkontrollforskriften.

Avviket bygger på følgende: 

  • Det foreligger ikke rutine mht hva som skal være med til lege/sykehus. Det er dermed usikkerhet og noe ulik praksis (noen tar med kopi av medisinskjemaet).
  • Kommunens rutiner ikke oppdatert i henh til siste versjon av legemiddelhåndteringsforskriften. Medisinskfaglig ansvarlig er ikke formelt utpekt. I praksis fungerer kommuneoverlegen, men dette er ikke godt kjent blant ansatte.
  • Delegasjon virker ryddig på papiret. Kommunen har delegert myndighet til å dele ut fra istandsatt dosett, samt gi øyedråper. I praksis går ansatte ut over delegasjonen når det gjelder opptrekk av medisin. 

Virksomhetens styringssystem

Etablerting av partssammensatte 'Kvalitetsteam' i etaten fra og med 2009, har medvirket til at forbedringsarbeid er igangsatt på flere områder. Det er innført nye rutiner bla med elektronisk avvikshåndtering som bla sikrer oppfølging og tilbakemelding. Det er konstatert behov for oppgradering av rutiner og prosedyrer (bla legemiddelhåndteringsforskriften). Kommunal klagenemd har kommet på plass. Opplæringsplan er under arbeid, skal i løpet av året innarbeides i etatens overbyggende plan. Kommunen har god tradisjon på systematisk internundervisning.

Kommunen samarbeider med nabokommunene om felles løsninger på systemnivå. 5 kommuner i Værnes-regionen har i fellesskap opprettet stilling som kvalitetsrådgiver, felles nettløsninger og felles legevaktordning.

Regelverk

  • Lov 30. mars nr. 15. 1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunen
  • (kommunehelsetjenesteloven)
  • Lov 13. desember 1991 nr. 8 om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven)
  • Lov 2. juli 1999 nr 64 om helsepersonell
  • Forskrift 21.desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
  • Forskrift 20. desember 2002. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • (internkontrollforskriften)
  • Forskrift 27.juni 2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgtjenestene for tjenesteyting (kvalitetsforskriften)
  • Forskrift 30. april 2008 nr. 320 om legemiddelhåndtering for virksomheter og
  • helsepersonell som yter helsehjelp
  • Sosial- og helsedirektoratets rundskriv IS-9/2008 - Legemiddelhåndtering for
  • virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Diverse rutiner/sjekklister
  • Rutiner for vedtak
  • Årsmelding 2008
  • Oversikt over samarbeidspartnerne
  • Informasjon om enheten
  • Vedtak
  • Stjørdal kommunes boligprogram for 2006-2009
  • Organisasjonskart
  • Helse- og sosialplan 2006-2009
  • Årshjul
  • Opplæringsplan
  • Veileder for ansatte på boligen
  • Informasjon

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Brukermapper
  • Journal/profil
  • Medikamentbok
  • Avviksmeldinger

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen/Helsetilsynet i Nord-Trøndelag:

  • Diverse e-poster mellom revisjonsleder og kommunens kontaktperson i tilsynsperioden.

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Tove Mette Olsen

Hjelpepleier

X

Oddrun Brandsvikhaug

Hjelpepleier

X

Lisbeth Birkeland

Hjelpepleier

X

Veronica Ellingsen

Barne – og ungdomsarbeider

X

Turid K. Engan Øren

Hjelpepleier/koordinator

X

X

X

Lina Maria Andreassen

Vernepleier

X

X

X

Janne Johansen

Vernepleier

X

X

X

Anne Mari Granhaug

Brukerkontoret

X

X

X

Trine Marie Nesheim

Etatsjef, Omsorg

X

X

X

Ann Kristin Hoås

Enhetsleder

X

X

X

Kjell Fosse

Rådmannen

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisorleder Thea Hennie Kveinå, rådgiver
Revisor: Stein Jøssang, rådgiver
Revisor: Kirsti K. Mørkved