Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med tema rømmingved Aleris Ungplan Meråker

Temaet for tilsynet var rutiner, prosedyrer og ansvar rundt situasjoner med rømming.

Internkontrollperspektivet.

Kontroll med egen virksomhet.

Det ble avdekket følgende avvik under tilsynet:

Institusjonen har ikke et system som sikrer at kravene i rettighetsforskriftens § 19 er opp fylt.

Det ble for øvrig ikke gjort noen merknader under tilsynet.

Tilsynet ble gjennomført 18.11.10. med revisjonsleder Unni Røstad Pedersen og revisor Hanne Dyrstad.

Dato: 25.11.2010

Unni Røstad Pedersen
revisjonsleder

Hanne Dyrstad 
revisor

 

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Aleris Ungplan Meråker i perioden 15.10.10. -18.11.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barnevern § 2-3 og § 5-7,jf tilsynsforskriften § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Aleris Ungplan Meråker er en barneverninstitusjon som tar imot totalt 5 ungdommer i alderen 13-18 år som i hovedsak plasseres etter lov om barneverntjenester §§ 4-12, 4-24 og 4-26. Hvis ungdommen etter fylte 18 år samtykker til det, er institusjonen godkjent for plassering etter § 4-4 femte ledd. Institusjonen har pr. august 2009 17 ansatte, hvorav 9 er ansatt i medleverturnus. I tillegg til hovedinstitusjonen, har Aleris 2 treningsleiligheter.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble 15.10.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble 18.11.10.

Intervjuer

3 personer ble intervjuet. I utgangpunktet skulle 4 intervjues, men 1 frafalt p.g.a. sykdom.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble 18.11.10.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet så på om institusjonen hadde et system som sikret at kravene i rettighetsforskriften § 19 vedrørende tilbakeføring ved rømming ble håndtert i henhold til forskriften. Vi delte temaet inn i 3 faser.

1. Vurdering og avklaring på om situasjonen skal anses som en rømming eller uteblivelse i rettighetsforskriftens forstand.

Vi så på om institusjonen hadde rutiner eller en fast praksis for hvordan uteblivelse/rømming skal håndteres.

Vi så på om institusjonen hadde tenkt igjennom når en situasjon skulle anses som rømming. Institusjonen kan ikke ha en generell regel om at enhver uteblivelse er å anses som rømming.

Vi så også på om ansvaret for en rømningssituasjon ved institusjonen var klart plassert.

2. Beslutning av hva slags tiltak og evt varsling av barneverntjeneste, foreldre og politi, og iverksetting av tiltak.

Var ansvaret for å iverksette tiltak klart plassert i institusjonen, og er dette ansvaret kjent for ansatte, ekstravakter.

Vi så på om personalet var kjent med avtaler som var gjort mellom omsorgskommunen og institusjonene vedrørende det enkelte barn.

Vi så på om institusjonen hadde et system som sikret at ansatte fikk tilstrekkelig opplæring.

Vi så på om institusjonen hadde et avvikssystem som fanget opp svikt på området, og om dette var kjent blant de ansatte og at de visste hvordan de skulle anvende avviksskjemaene.

Institusjonen må være kjent med hva varsling til politiet innebærer og at det bare er kommunen som har myndighet til å be om bistand.

3. Tilbakeføring til institusjonen

Vi så på om ansatte hadde fått tilstrekkelig opplæring i forhold til bruk av tvang, og i forhold til hvilket plasseringsgrunnlag som gir institusjonen rett til å tilbakeføre en ungdom til institusjonen mot sin vilje.

Vi så på om institusjonen skilte mellom § 4-12 og § 4-4 5. ledd i barnevernloven når det gjaldt tilbakeføring ved rømming.

Videre om 15 års grensen hadde noe å si.

Vi så på om tvangsprotokoller og rømningsrapporter ble utfylt og at ungdommene fikk mulighet til å uttale seg til disse.

5. Funn

Det ble funnet 1 avvik og ingen merknader ved systemrevisjonen.

Avviket lyder: Institusjonen sikrer ikke at kravene i rettighetsforskriften § 19 blir oppfylt.

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om barneverntjenester § 5-9 rettigheter under opphold i institusjon som er omfattet av § 5-1 og private og kommunale institusjoner som er godkjent etter § 5-8.

Rettighetsforskriftens § 19 som lyder" Med rømming forstås de tilfeller hvor beboeren forlater institusjonen uten tillatelse eller unnlater å komme tilbake til institusjonen etter fravær.

Ved rømming skal institusjonen straks varsle barneverntjenesten. Politiet skal varsles med mindre dette ikke er nødvendig. Beboerens foresatte bør varsles så raskt som mulig. Varsling av foresatte skal som hovedregel foretas av barneverntjenesten.

Når en beboer rømmer skal institusjonen, om mulig i samarbeid med foresatte og barneverntjenesten, prøve å bringe beboeren frivillig tilbake til institusjonen.

Dersom plasseringsgrunnlaget gir adgang til det, kan beboeren om nødvendig bringes tilbake til institusjonen mot sin vilje

Enhver tilbakeføring skal skje så skånsomt som mulig, og på en måte som ivaretar beboerens integritet.

Ved hver tilbakeføring skrives det rapport om forholdet, hvor beboeren har anledning til å uttale seg. I de tilfeller beboeren bringes tilbake mot sin vilje, skal tilbakeføringen protokollføres og begrunnes. Protokollen skal sendes tilsynsmyndigheten og barneverntjenesten.

Internkontrollforskrifien § 10 Institusjonen skal ha internkontroll for å sikre at den utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov. I denne forskrifien betyr internkontroll systematiske tiltak som skal sikre at institusjonens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar medkrav fastsatt i eller i medhild av lov om barneverntjenester.

Internkontrollforskriften § 12 c Institusjonen skal sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innefor fagområdet, samt institusjonens internkontroll.

Internkontrollforskriftens § 12 f institusjonen skal skaffe oversikt over områder Institusjonen hvor det er fare for svikt eller mangel på oppftllelse av myndighetskrav

Avviket bygger på følgende:

  • Institusjonen har et system for avvikshåndtering, men dette er ikke kjent for de ansatte.
  • Institusjonen mangler et system for systematisk opplæring og vedlikehold. Begrunnelsen for dette er at det kommer fram manglende kunnskap om de ulike paragrafene generelt i rettighetsforskriften og barnevernloven, jf internkontrollforskriften ift krav om opplæring.
  • Rømningsrapportene blir ikke gjennomgått systematisk med beboerne, og vi finner det ikke dokumentert at ungdommene har fått mulighet til å uttale seg.
  • Rutiner rundt ansvar i forhold til å varsle politi og be om bistand fra politi, håndteres ulikt av personalet og per i dag ikke i samsvar med forskriften. Dersom det skal gjøres på en annen måte må dette komme klart fram i avtalen mellom institusjonen og kommunen før inntak av ungdommen.
  • Det er heller ikke kjent for alle i institusjonen at barneverntjenesten skal varsles, og at det er de som skal avgjøre om politiet skal bes om bistand og/eller tilbakeføring til institusjonen, samt varsle pårørende. Institusjonen kan ringe politiet i forbindelse med etterlysning, men ikke be om bistand slik forskriftens bestemmelser er pr. i dag.
  • Institusjonen har rømningsprosedyre i tråd med rettighetsforskriften i en perm som er lett tilgjengelig for de ansatte, men den praktiseres ikke i samsvar med denne prosedyren.

6. Regelverk

  • Lov om barnevern
  • Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold på barneverninstitusjon
  • Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling
  • Forskrift om kvalitet i barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Oversikt over de siste 15 rømninger, men ikke lenger tilbake enn fra 01.01.09. og fram til 15.10.10., samt tilsynsrapporter og tvangsprotokoller knyttet til disse.
  • Skriftlige rutiner knyttet til rømning.
  • Avtaler med barneverntjenesten knyttet til rømning.
  • Avviksskjema
  • Husordensregler
  • Liste over ansatte, kompetanse og arbeidsbeskrivelse i forhold til stillingene.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Gjennomgang av dagrapporter knyttet til rømningsrapportene, for å få utfyllende opplysninger om praksis knyttet til rømming.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Utstedelse av varsel, datert 15.10.10.
  • Mottatt etterspurt dokumentasjon, datert 02.11.10.
  • Mail mellom Fylkesmannen og institusjonen vedrørende program og hvilke ansatte som var på jobb aktuelle dato for systemrevisjon.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Trond Haugnes

Miljøarbeider

X

X

 

Kim Johann Postholm

Miljøterapeut

X

X

X

Svend Bødker

Miljøarbeider

X

X

X

Vigdis Aune

Leder

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Hanne Dyrstad og Unni Røstad Pedersen