Rapport fra tilsyn med tjenester til hjemmeboende eldre med demenssykdom ved hjemmetjenesten, Overhalla kommune 2010

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens system for å identifisere, utrede og følge opp hjemmeboende eldre med demenssykdom – herunder samarbeid med fastlegene.

Tilsyn med tjenesten til eldre er en del av Statens helsetilsyn sin satsning på tilsyn med tjenesten til eldre i perioden 2009 — 2012. Tilsynet i Overhalla kommune er gjennomført i enhet for hjemmetjenester, som omfatter både praktisk bistand i hjemmet og hjemmesykepleie.

Tilsynet omfattet også kommunens samarbeid med fastlegene til innbyggere som mottar tjenester fra kommunens hjemmetjeneste.

Det ble ikke avdekket avvik under tilsynet. Det ble gitt to merknader.

Dato: 14.1.2011

Bente Kne Haugdahl
Revisjonsleder Toril Bjørken Skjørholm
Revisor

Kirsti K. Mørkved
Revisor Paul Georg Skogen
Revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved hjemmetjenesten Overhalla kommune i perioden 26.08.2010 — 9.12.2010. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Nord-Trøndelag gjennomfører i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Helsetilsynet.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Overhalla kommune har ca. 3580 innbyggere. Andelen personer over 80 år er 4,9 %. Gjennomsnittet for landet er 4,5 %. Andel av innbyggere over 80 år som mottar hjemmetjenester er 42,4 %.

Overhalla kommune er organisert i to hovednivåer, rådmannsfunksjonen og tjenesteenheter. Rådmannsfunksjonen består av rådmannen og rådmannens støttepersoner som blant annet er fagsjef helse og sosial. Tjenesteenhet hjemmetjenester er organisert med enhetsleder som har ansvar for hjemmesykepleie, kontortjeneste og hjemmehjelp. Hjemmetjenesten har egen fagleder og hjemmehjelpskoordinator. Hjemmetjenestens enhetsleder har delegert personalansvar og økonomiansvar. Hjemmetjenesten yter praktisk bistand i hjemmet og hjemmesykepleie. Kommunelegefunksjonen er felles i samarbeid med Midtre Namdal. Overhalla kommune har legevaktstjeneste i samkommunen ukedager fram til klokken 23. Helg og natt har vi LINA-vakta. LINA er et legevaktsamarbeid for hele Namdalen inkludert Bindal og Osen kommune.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26.08.2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 08.12.2010.

Intervjuer:

11 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 09.12.2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfattet følgende område:

Kommunens system for å identifisere, utrede og følge opp hjemmeboende eldre med demenssykdom — herunder samarbeid med fastlegene

5. Funn

Det ble ikke avdekket avvik under dette tilsynet. Det ble gitt to merknader.

Merknad 1:

Enheten kan bli bedre til å sikre god praksis gjennom systematisk styring.

Merknaden bygger på følgende:

• Det fantes få spor av systematisk risikovurdering. Det meldes lite avvik i hjemmetjenesten. Det foreligger ingen skriftlig avtale eller prosedyre for samhandling med brukerens fastleger.
• Kommunen har ikke etablert system for at legetjenesten deltar i systemrettet arbeid for å sikre forsvarlighet i den medisinskfaglige delen av tjenesten. I oppfølging av ferdig utredede pasienter oppretter hukommelsesteamet enkelte ganger kontakt med helseforetaket uavhengig av fastlegens deltakelse.
• Det er uklart om bruken av individuell plan er gjennomført og om brukere får informasjon om denne rettigheten. Dokumentgjennomgang viser at ikke alle samtykkeerklæringer er datert og avkrysset for hvilke områder samtykket gjelder. Samtykkeerklæringer har ingen gyldighetsperiode.
• Journalgjennomgang viser at det er uklart når og hvordan samtykkekompetanse fortløpende blir evaluert.

Kommunen har ikke sikret deltakelse i nødvendig og tilrettelagt opplæring/oppdatering for de som yter praktisk bistand.

Merknad 2:

Enheten kan bedre sikre en enhetlig journal.

Merknaden bygger på følgende:

• Tjenesten har ikke helhetlig journal. Journalen inneholder en papirbasert og en elektronisk del. Det fremgår ikke av hovedjournal at det eksisterer en tilleggsjournal og hva denne inneholder.
• Det er uklart hvor og hvordan hjemmehjelpskoordinator dokumenterer observasjoner gjort av hjemmehjelperne.
• Gamle medikamentkort fra pasienter som har vært innlagt i sykehjem blir liggende i profil uten oppdatering. Innføring av multidose har medført et komplisert system for oppdatering av brukernes medikamentoversikt.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

• Kommunen har laget egen demensplan som har ført til tilbud om dagsenter for demente, hukommelsesteam og pårørendeskole.
• Tjenesten har god faglig kompetanse og det gis tilbud om kurs, videre- og etterutdanning. Det gis tilbud om demensomsorgens abc, fagtema på personalmøter og det er avsatt ukentlig tid til internopplæring.
• Det gjennomføres tiltak for tilføring og vedlikehold av nødvendig kunnskap og ønsker fra ansatte blir i stor grad hørt.
• Nødvendig og relevant informasjon om brukerne gis rutinemessig av hjemmehjelpskoordinator til personalet som yter praktisk bistand. Rapportering av endring hos brukerne fra hjemmehjelperne gis til hjemmehjelpskoordinator i fast møtetid. Det er klart og kjent hvilke rapporteringsrutiner som hjemmehjelperne skal følge.
• Hukommelsesteamet i kommunen bistår legen ved utredning av demenssykdom. Det er avklart hvordan dette samarbeidet skal foregå og hvem som skal ivareta de ulike delene av utredningen. Samarbeidsformen rundt kartlegging/utredning av demenssykdom er kjent for alle som er involvert. Veilederen i demensutredningen fra Nasjonalt kompetansesenter for aldring og helse er tatt i bruk
• Journalgjennomgang viser at dokumentasjonen i Profil er gjennomgående oversiktlig og god. Tjenesten har egen opplæringsperm i Profil og det er formidlet forventninger fra ledelsen om hva en journal skal inneholde. Alle ansatte må signere egen sjekkliste at opplæring i sentrale tema i journalsystemet er mottatt.

6. Regelverk

• Lov om statlig tilsyn
• Lov om sosiale tjenester
• Lov om helsetjeneste i kommunene
• Lov om pasientrettigheter
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Lov om helsepersonell
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten i kommunene
• Forskrift om pasientjournal

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Årsmelding 2009 kommunestyrets vedtak
• Introduksjon av hjemmetjenesten
• Lederavtale enhetsleder
• Arbeidsbeskrivelse fagleder
• Arbeidsbeskrivelse saksbehandler pleie og omsorg
• Arbeidsbeskrivelse sekretær
• Balansehåndbok
• Kvitteringsliste kassert multidoseposer
• Informasjon om multidose for Overhalla kommune
• Retningslinjer for multidose
• Legemiddelhåndbok
• Kvalitetsstandarder
• Basisavtale for samhandling
• Virksomhetsplan årsrapport 2008
• Virksomhetsplan årsrapport 2009
• Kompetanseplan 2008 —2012
• Farmasøytisk tilsyn
• Revisjonsrapport 16.09.10
• Avviksprosedyre
• Avviksoversikt 2009
• Demensutredning
• Oversikt over hjemmeboende eldre

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Prosedyreperm for hjemmetjenesten
• Perm over kvalitetsstandarder i hjemmetjenesten
• Opplæringsperm Profil
• Stillingsbeskrivelse hjemmehjelpskoordinator
• Stillingsbeskrivelse fagleder
• Ros analyse for Overhalla kommune 2005
• Styringskort for enhetsleder i hjemmetjenesten
• Referat og informasjonsskriv oversendt til ansatte via e-mail
• Perm med søknader, samtykkeerklæring og kopi av vedtak 2010
• 11 pasientjournal
• 10 vedtak

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag:

• Varselbrev fra Helsetilsynet/Fylkesmannen i Nord-Trøndelag, datert 26.august 2010
• Dokumenter fra Overhalla kommune
• E-post om program fra Helsetilsynet/Fylkesmannen i Nord-Trøndelag
• E-post fra Overhalla kommune om program
• E-post fra Helsetilsynet/Fylkesmannen i Nord-Trøndelag om endelig program.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver/Revisjonsleder Bente Kne Haugdahl
Ass. Fylkeslege/revisor Paul Georg Skogen
Seniorrådgiver/revisor Kirsti Mørkved
Rådgiver/revisor Toril Bjørken Skjørholm