Avlastning. Stikkprøvetilsyn med den kommunale saksbehandlingen i Røyrvik kommune 2010

Viser til vårt brev av 20.04.10 og påfølgende kontakt med kommunens oppnevnte kontaktperson, Nina Øye.

Tilsynet med saksbehandlingen på området avlastning er gjennomført som et stikkprøvetilsyn i tråd med veileder fra Statens helsetilsyn.

Formålet har vært å undersøke om kommunen gjennom saksbehandlingenivaretar behovet for avlastning for omsorgsytere som har omsorg for eldre. Dette uavhengig av om behovet imøtekommes gjennom avlastningstiltak etter sosialtjenesteloven, eller som del av grunnlaget for tildeling av korttidsplass i sykehjem etter kommunehelsetjenesteloven.

Selv om behov for avlastning og korttidsopphold delvis kan ha samme bakgrunn, er tiltakene forskjellige:

• Avlastning tilbys omsorgsytere når behovet primært er begrunnet med omsorgsyters behov for avlastning. Omsorgsyter mottar tjenesten og vedtaket (selv om tjenesten kan innebære at omsorgsmottaker for eksempel legges inn i sykehjem for en periode).
• Korttidsopphold tilbys omsorgsmottaker når behovet primært gjelder denne. Omsorgsmottaker mottar tjenesten og vedtaket (selv om korttidsoppholdet også ofte innebærer et element av avlastning for omsorgsyter).

Tjenestene er ulikt hjemlet, har ulik klageinstans og ulike økonomiske konsekvenser. Det kan for eksempel kreves egenandel for korttidsopphold, men ikke for avlastning. Det er viktig at den enkelte sak er forsvarlig utredet og individuelt vurdert, slik at riktig hjelpeform settes inn.

Det presiseres at dette tilsynet gjelder kommunens saksbehandling, ikke tjenestetilbudet til den enkelte bruker.

Tilsynsteamet har bestått av: Rådgiver/sosionom Jan Magne Sagaard, rådgiver/jurist Marita Heimstad, rådgiver/sykepleier Bente Kne Haugdahl og seniorrådgiver/sosionom Kirsti K. Mørkved.

Kommunen v/kontaktperson Nina Øye er gjort kjent med tilsynets vurderinger i telefonkonferanse med tilsynsteamet den 28.10.2010.

Stikkprøvetilsynet i Røyrvik kommune

Røyrvik kommune hadde 495 innbyggere pr. 1.1.10.

Tilsynet ba om å få oversendt all dokumentasjon i saker som er behandlet fra og med 2008, der avlastningstiltak knyttet til eldre er innvilget, delvis innvilget eller avslått.

Vi mottok 2 saker vedr avlastning. Avlastning var innvilget i begge sakene.

På forespørsel opplyste kommunens kontaktperson 18.08.10 at det ikke har vært saker der avlastning har blitt delvis innvilget eller avslått. Det har dermed heller ikke vært klager. Antall saker som er vurdert i forbindelse med dette tilsynet er svært lite. Det er likevel mulig å gi noen generelle kommentarer vedr. saksbehandlingen.

1. Om søknader

Kommunen informerer om tjenesten på sin nettside. I tillegg informerer ansatte i hjemmesykepleien om tjenesten der man ser at det kan være behov.

Vedtakene viser til søknadsdato, men søknad er for øvrig ikke nedtegnet. Ifølge kommunen har de hatt godt om institusjonsplass disse to årene, og har kunnet tilby plass ved behov. Det har derfor ikke vært lagt vekt på skriftlig søknad, men på dialog.

Vurdering tilbakemelding:

Kommunen bør legge vekt på mer skriftlighet i søknadsprosessen. Søknad som fremmes muntlig, skal nedtegnes av kommunen slik at meldt behov er dokumentert og kan legges til grunn i videre behandling. Opplysninger i forbindelse med søknad er viktige for videre kartlegging av behov, iverksetting og etterprøving av tjenesteytingen, og for å ivareta søkers rettssikkerhet i forbindelse med en eventuell klage.

2. Forsvarlig utredning og individuell vurdering

I tilsendte saker ligger IPLOS-registrering ved, men søkers (omsorgsyters) behov mht avlastning framgår ikke her. Utredning av situasjonen for både omsorgsyter og omsorgsmottaker, med påfølgende individuell vurdering er ikke skriftliggjort. I hvilken grad utredning har skjedd, og hvordan berørte parters ønsker og synspunkter er lagt til grunn, er derfor vanskelig å fastslå.

Vurdering tilbakemelding:

Utredningsplikten følger av forvaltningslovens § 17. Sakene skal være så godt opplyst som mulig, slik at vedtak treffes på riktig grunnlag. Det vil, avhengig av situasjonen i den enkelte sak være relevant å kartlegge både omsorgsyter og omsorgsmottakers situasjon med hensyn til omsorgsarbeidets tyngde, særlige bistandsbehov, avlastningsbehov, bosituasjon, andre hjelpetiltak mv. Avlastning evt korttidsopphold skal tildeles på bakgrunn av en konkret og individuell vurdering, som bygger på opplysninger i utredningen.

Kommunen må sørge for at søkers (omsorgsyters) behov mht avlastning utredes, og vise at behovet er individuelt vurdert før vedtak fattes. Dette fordi sakens parter, evt også klageinstansen, skal kunne se hvilke fakta og vurderinger som er lagt til grunn i saken.

3. Vedtak, begrunnelse, innhold, informasjon om klageadgang

Tilsynet vil bemerke følgende til saksbehandlingen:

a) Tilsendte vedtak var korrekt hjemlet i sosialtjenestelovens § 4-2 b), jf 4-3). Vedtak om avlastning var imidlertid feilaktig adressert tilpasienten. Adressat for avlastningsvedtak skal være den som mottar avlastningen, dvs omsorgsyter.

b) Vedtakene inneholder et felt 'begrunnelse', men det skilles ikke tydelig mellom faktiske opplysninger og vurderinger.

c) Det innvilges avlastning, men vedtakene angir ikke tidsrom for når denne skal gis.

d) Vedtakene kan gi inntrykk av at det tas betalt for mat.

e) Informasjon om klageadgang og innsynsrett: Fyldig og greit gjort rede for i vedtakene.

Vurdering tilbakemelding:

Avlastning inklusive transport til/fra skal være gratis. Det vises til rundskriv 1-1/93 til lov om sosiale tjenester (tilleggsrundskrivet) s.74 vedr. at avlastningstiltak skal være gratis for både omsorgsyter og omsorgstrengende: "Tjenesten omfatter også ledsager, transport, mat og lignende".

Vedtak skal være skriftlige og lette å forstå. Det må framgå når avlastning skal gis. Kommunen kan bli tydeligere på skillet mellom hva som er faktiske opplysninger i saken, og hva som er kommunens vurderinger. Vedr. begrunnelsen innhold, vises til forvaltningslovens § 25:

• De regler vedtaket bygger på
• De faktiske forhold vedtaket bygger på
• De hovedhensyn som har vært avgjørende for skjønnsutøvelsen

Oppsummering / til oppfølging

Det er positivt at Røyrvik kommune mener at de er i stand til å imøtekomme alle henvendelser som gjelder behov for avlastning. Positivt er det også at kommunen er så liten at man kan ha god oversikt over sine brukere. Men i dette ligger også en fare for at man ikke alltid ser nødvendigheten av å skriftliggjøre henvendelser, faktaopplysninger og vurderinger. Det kan skape rettssikkerhetsmessige problemer at saksbehandlingen i så liten grad dokumenteres.

Kommunen må derfor se nærmere på sine rutiner i lys av forvaltningslovens krav til saksbehandlingen. Publikasjoner som for eksempel 'Anbefalinger til saksbehandlingsprosessen' (IS-1382), utgitt av Sosial- og helsedirektoratet, samt Helsedirektoratets veiledning til saksbehandling og dokumentasjon for pleie- og omsorgstjenestene (IS 1040) vil i den forbindelse være nyttige.

Kommunen må forsikre seg om at vedtak om avlastning stiles til rett person, og at det ikke avkreves betaling for opphold som er innvilget som avlastning. Tidsrom for innvilget avlastning må tydeliggjøres i vedtak slik at mottaker vet hva som kan forventes.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket ber kommunen beskrive hvordan de påviste svakhetene ved saksbehandlingen vil bli utbedret.

Vi ber om kommunens skriftlige tilbakemelding innen 15.12.10.

Med hilsen

Marit DypdaI Kverkild (e.f.)
Fylkeslege

Kirsti K. Mørkved
Seniorrådgiver

 Kopi til:
Statens Helsetilsyn
Kommunens kontaktperson Pr. e-post