Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmennene gjennomfører i 2010 et landsomfattende tilsyn med hvordan kommunen i Nav ivaretar området økonomisk sosialhjelp. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Hvordan søknader blir håndtert
  • Hvordan kartlegging / innhenting av relevante opplysninger skjer
  • Hvordan vurderinger gjøres og avgjørelser tas

Systemrevisjonen omfattet ikke området kvalifiseringsprogrammet.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble funnet 2 avvik:

Avvik 1:

Kommunen i Nav sikrer ikke at det systematisk skjer forsvarlig kartlegging, innhenting og utredning av relevante opplysninger.

Avvik 2:

Kommunen i Nav sikrer ikke at vedtakene systematisk fattes på bakgrunn av en individuell vurdering av behov.

Det ble gitt 2 merknader:

Merknad 1:

Vedr. ivaretakelse av taushetsplikt i forbindelse med hvordan lokalene er fysisk utformet, og i forbindelse med utbetaling direkte til kreditor.

Merknad 2:

 Vedr. rutiner og maler.

Dato: 18.11.2010

Kirsti K. Mørkved
revisjonsleder

Roar Veiseth
revisor

 

 

Marita Heimstad
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Snåsa kommune, Nav-kontoret, i perioden 02.07.10 – 14.10.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Snåsa/Snåasen tjielte kommune har 2164 innbyggere (01.01.10). Kommunen er tospråklig og den eneste kommunen i sørsamisk område som er med i forvaltningsområdet for samisk språk.

Kommunens administrasjon er organisert etter en to-nivå-modell, med familiesentralen som en av i alt 13 enheter underlagt rådmannen. Enhetsleder familiesentralen kombineres med rådgiverstilling i rådmannens stab, der hun er rådmannens representant i forhold til Nav.

Nav-kontoret ble etablert i februar 2009, og har ansvar for kommunale oppgaver på sosialtjenestelovens område, som råd/veiledning, støttekontakt, individuell plan, midlertidig husvære, økonomisk stønad, særlige tiltak overfor rusmiddelmisbrukere. Saksbehandling vedr bostøtte/startlån er også lagt til Nav. Ansvaret er nærmere beskrevet i avtale mellom Nav-Snåsa og Familiesentralen i Snåsa kommune, inngått 10.09.10, hva angår samhandlingsrutiner.

Det foreligger også en samhandlingsavtale mellom Nav Kundesenter i fylket, Nav lokalt, Nav forvaltning og Nav Pensjon, datert 22.10.2009.

Nav Snåsa er en av 6 kommuner i tjenesteområde Indre Namdal. Alle 6 kommuner har fullverdige Nav-kontor med administrativ og faglig Nav-leder, underlagt rådmann, alternativt Nav-direktør. En av Nav-lederne har i tillegg et samlet ansvar for statlig tjenesteproduksjon i området. I Indre Namdal ivaretas dette av Nav-leder i Grong kommune. Nav-leder i Snåsa har delegert myndighet fra rådmann i forhold til kommunens oppgaver i Nav.

Nav-leder Snåsa er statlig ansatt og har ansvar for i alt 5 saksbehandlere, hvorav de 2 kommunalt ansatte begge jobber deltid, i alt 1 årsverk. I tilsynsperioden var kommunal bemanning i praksis redusert til 60% pga en lengre sykemelding.

Kommunen har et klientutvalg som behandler klagesaker innenfor helse og sosialområdet, men utvalget hadde på tilsynstidspunktet ikke behandlet klager på økonomisk sosialhjelp i inneværende år.

Kommunene i tjenesteområde Indre Namdal har opprettet felles brukerutvalg for statlige og kommunale tjenester i Nav.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 02.07.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 13.10.10.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Nav-kontoret.

Sluttmøte ble avholdt 14.10.10.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen: Stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Herunder ble det lagt særlig vekt på individuelle vurderinger og ivaretakelse av taushetsplikt.

Saksbehandlingen ble vurdert i forhold til hvordan følgende ivaretas:

  • håndtering av henvendelser/søknader
  • kartlegging / innhenting av relevante opplysninger
  • vurderinger og beslutninger

Det ble funnet avvik innenfor områdene 2 og 3.

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen i Nav sikrer ikke at det systematisk skjer forsvarlig kartlegging, innhenting og utredning av relevante opplysninger.

Avvik fra sosialtjenesteloven i Nav`s §§ 1, 41, 42, 43. Jf forvaltningslovens § 11, 17.

Avviket bygger på følgende:

  • I en del saker sees lite eller ingen registrert informasjon om økonomisk situasjon og andre relevante forhold (bolig, familie, helse, spesielle utgifter) som kan ha betydning for tildeling av hjelp. Barns situasjon i familier med marginal inntekt synliggjøres ofte ikke i forbindelse med kartlegging og utredning.
  • Det er derfor ikke mulig å fastslå om, evt i hvilken grad nødvendig kartlegging har skjedd.
  • Søknadsskjema er ofte ikke tilstrekkelig utfylt, og heller ikke oppdatert ved senere søknader.
  • Aktuell informasjon er ofte ikke registrert i saksbehandlersystemet.
  • Samtaler / annen kontakt med bruker journalføres ikke systematisk.

Avvik 2:

Kommunen i Nav sikrer ikke at vedtakene systematisk fattes på bakgrunn av en individuell vurdering av behov.

Avvik fra sosialtjenesteloven i Nav §§ 1, 4, 18, 19, 20 samt forvaltningslovens §§ 24, 25.

Avviket bygger på følgende:

  • Det går ikke rutinemessig fram hvilken informasjon som er lagt til grunn ved behandlingen (jf avvik 1).
  • Noen vedtak inneholder vilkår som ikke har tilstrekkelig sammenheng med hjelpen som innvilges.
  • Vedtakene viser ikke til søknadsdato. Henvisning til søknadsdato er viktig for å sikre at søknadene blir behandlet i sin helhet, jf at ikke alle elementer i søknad alltid behandles i samme vedtak.
  • En del vedtak har ingen begrunnelse ut over innvilget beløp, evt. vurdert i forhold til norm. Det går ikke fram hvordan man i den konkrete saken har kommet fram til at beløpet er tilstrekkelig for å fylle kravet til forsvarlig hjelp, jf lovens § 4.
  • I en del vedtak – også vedtak som gjelder livsopphold – står det at søker ”kan ikke regne med ytterligere hjelp til samme formål”. Dette kan oppfattes som at det ikke kan fremmes ny søknad ved nye/endrede behov.
  • Kontoret har ikke avklart hvilke rutiner eller arenaer som er nødvendige for å sikre at økonomisk sosialhjelp behandles i tråd med lov og forskrifter.
  • Det finnes ingen opplæringsplan. Oppdatering på aktuelle lovverk er i stor grad overlatt den enkelte ansatte, ut over at kontoret deltok i Fylkesmannens dialogmøte i vår.
  • Felles opplæring på saksbehandlersystemet er ikke gjennomført slik at systemet er tilstrekkelig tilgjengelig og anvendbart for kontorets faste bemanning i forbindelse med saksbehandlingen.

Merknad 1:

Vedr ivaretakelse av taushetsplikt i forbindelse med hvordan lokalene er fysisk utformet, og i forbindelse med utbetaling direkte til kreditor.

  • Nav-kontorets lokaler er utformet slik at det kreves særlig stor årvåkenhet av ansatte for å hindre brudd på taushetsplikt:
  • Rommet for mottak/ekspedisjon er så lite at evt personer på venterom vil befinne seg nær disken og innen hørevidde.
  • I praksis må ansatte alltid passe på at sensitiv informasjon ikke blir gitt ved disk, og at ærender framføres i samtalerommene tilknyttet mottaket.
  • Utbetaling av økonomisk sosialhjelp direkte til kreditor skjer etter muntlig samtykke og avtale med bruker.
  • Det dokumenteres imidlertid ikke at samtykke fra tjenestemottaker er innhentet forut for utbetaling direkte til kreditor.
  • Kommunen i Nav bør derfor sørge for at det rutinemessig innhentes skriftlig samtykke når denne utbetalingsformen skal benyttes, slik at dette kan dokumenteres i ettertid dersom det oppstår tvil eller uenighet.
  • Dersom utbetalingsformen benyttes uten samtykke, må dette begrunnes i vedtaket, og formuleres som et vilkår som kan påklages på vanlig måte.
  • Det framgår at kontorets ansatte er påpasselige på begge disse områdene. Merknaden gis likevel fordi lokalene har en utforming som innebærer risiko for at taushetsbelagt informasjon kan oppfanges av utenforstående, og fordi direkte overføring til kreditor med dagens rutiner utilsiktet kan komme til å røpe klientforhold.

Merknad 2:

Vedr. rutiner og maler

Kommunen i Nav bør vurdere hvilke rutiner som bør lages for å sikre riktig saksbehandling vedr. økonomisk sosialhjelp. Klare rutiner er blant annet viktig når flere saksbehandlere etter hvert skal inn på området, og når det oppstår fravær. Skriftlige rutiner bør dateres og signeres. Jf internkontrollforskriftens §§ 4, 5.

Vedtaksmalene bør gjennomgås for å sikre at disse gir riktig og entydig informasjon med hensyn til vedtakshjemler og saksgang ved klage.

6. Regelverk

  • Lov 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Lov 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) med forskrift til forvaltningsloven (forvaltningsforskriften)
  • FOR 2002-12-20 nr. 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjensesten
  • Rundskriv I-34/2001 - Sosial- og helsedepartementet, sosialtjenestelovens kapittel 5
  • Rundskriv A-68 av 21.12.09 – Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold

7. Virksomhetens styringssystem

Internkontrollplikten, dvs kommunens ansvar for å sørge for forsvarlige sosial- og helsetjenester gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid er utvidet i sosialtjenesteloven Nav § 5 til også å omfatte individuell hjelp. Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 01.01.03 bør dermed legges til grunn på området økonomisk sosialhjelp. Tilsynet kan ikke se at dette foreløpig har skjedd.

Det framgår at system for avvikshåndtering ikke er implementert ved Nav-kontoret, og innhenting av erfaringer fra brukere / ansatte / samarbeidsinstanser er ikke satt i system for videre bruk i forbedringsarbeidet.

Det foreligger til dels planer om opplæring for Nav`s ansatte på kommunens tjenesteområde, men disse bør tydeliggjøres og integreres i kommunens opplæringsplan.

Lokal samarbeidsavtale mellom Snåsa kommune og Nav Nord-Trøndelag ble inngått 08.12.08 men er siden ikke evaluert som forutsatt etter 1. år og deretter hvert 2. kalenderår.

Det er heller ikke utarbeidet virksomhetsplan, eller kompetanseplan i tråd med denne.

Kommunen vil ha mye å hente på en gjennomgang og oppgradering av sine rutiner i lys av internkontrollforskriften når det gjelder tjenesteområdene som er lagt til Nav.

8. Tilsynet har for øvrig merket seg

Tilgjengeligheten ved Nav-kontoret er god, det er kort ventetid på avtale med saksbehandler, og på telefon.

Det lar det seg lett gjøre å tilby fellessamtaler der flere ansatte på kontoret kan delta samtidig ved behov.

Utbetaling via rekvisisjon forekommer bare unntaksvis.

9. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for Nav Nord-Trøndelag og for Nav Snåsa
  • Lokal samarbeidsavtale Nav Snåsa / Nav Nord-Trøndelag datert 08.12.08
  • Delegasjonsreglement for Snåsa kommune vedtatt 25.03.10
  • Notat av 04.02.09 Familiesentralen vedr delegasjon og anvisningsfullmakt
  • Notat av 23.07.10 om Rådmannens videredelegering av adm. Fullmakter
  • Saksframlegg vedr delegasjonsreglement til kommunestyret 30.09.10
  • Oversikt over ansatte på tjenesteområde økonomisk sosialhjelp.
  • Opplæringsplan med beskrivelse av aktuell status på området økonomisk sosialhjelp, vedlagt oversikt over iverksatte tiltak i 2005
  • Tjenesteerklæring økonomisk sosialhjelp vedtatt 24.04.2008
  • Utskrift fra hjemmesiden: Innfor om økonomisk sosialhjelp
  • Årsmelding 2009 for Snåsa kommune
  • Plan for psykisk helsearbeid 2007-2010
  • Avtale mellom Nav-Snåsa og Familiesentralen datert 10.09.10
  • Veiledende normer for økonomisk sosialhjelp
  • Oversikt over vedtak om økonomisk sosialhjelp fattet i 2010
  • Samhandlingsavtale datert 22.10.09 mellom Nav Kundesenter / Nav lokalt
  • Notat (udatert) vedr saksbehandlingsrutiner for økonomisk sosialhjelp
  • Utskrift av brukerundersøkelse foretatt våren 2010 av Nav fylke, vedr Snåsa
  • Referat fra 2 møter i brukerutvalget i tjenesteområde Indre Namdal i 2009
  • Anonymiserte kopier av 8 vedtak

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Under tilsynet hadde tilsynet innsyn i mappene til 11 brukere, samt saksbehandlersystemet.
  • Rutiner knyttet til frivillig disponering av økonomi

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Fylkesmannens varsel om tilsyn dastert 02.07.10
  • Nav`s oversendelse av dokumentasjon datert 13.09.10, 14.09.10 og 27.09.10
  • Div kontakt pr. e-post og telefon i forberedelsesfasen

10. Deltakere

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Truls Eggen

Rådmann

x

x

x

Brit Hallem Austli

Rådgiver

x

x

x

Ester Brønstad

Rådgiver / enhetsleder familiesentralen

x

x

x

Bjørn Grande

Nav-leder

x

x

x

Edny Genc

Rådgiver

x

x

x

Anita Fiskum

Konsulent

 

x

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Roar Veiseth (revisor), Marita Heimstad (revisor), Kirsti K. Mørkved (revisjonsleder)