Rapport fra tilsyn ved Nav Namsos 2010

Sammendrag

Tilsynet omfatter kommunens plikt etter § 27 i lov om sosiale tjenester i Nav til å finne midlertidig botilbud for dem som ikke klarer det selv. Tilsynet omfatter ikke kommunens generelle plikt etter sosialtjenestelovens § 15 til å medvirke til å skaffe boliger til vanskeligstilte personer som selv ikke kan ivareta sine interesser på boligmarkedet.

Denne rapporten beskriver avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områder. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen i Nav gjennom sin internkontroll sikrer at det kan tilbys midlertidig botilbud av forsvarlig kvalitet til personer som ikke klarer dette selv.

Herunder om personer uten bolig får informasjon om sine rettigheter om saksbehandlingen er forsvarlig om kommunen kan framskaffe midlertidig bolig ved behov om det skjer forsvarlig oppfølging av personer i midlertidig bolig om midlertidig bolig har forsvarlig standard

Tilsynet avdekket 1 avvik. Det ble gitt 3 merknader.

Avvik:

Kommunen i Nav sikrer ikke at personer som har behov for midlertidig bolig alltid gis et tilbud som samtidig sikrer at deres rettssikkerhet etter sosialtjenesteloven Nav § 27 ivaretas på forsvarlig måte.

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Namsos i perioden 18.03.10 ­17.06.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten i lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfYllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold

Namsos kommune har om lag 12800 innbyggere. Lokal samarbeidsavtale Namsos kommune -Nav Nord-Trøndelag ble inngått 26.apriI 2007. Det framgår her at leder av Nav Namsos også har et overordnet lederansvar for statlige oppgaver i Midtre Namdal tjenesteområde, som består av Nav-kontorene i Flatanger, Fosnes, Overhalla og Namdalseid kommuner.

Delegasjon fra rådmannen i Namsos til Nav -leder er datert 16.11.07 da Nav -kontoret ble etablert. Kontoret er sentralt plassert i byen, i gode lokaler og vegg-i-vegg med kommunens brukerkontor og flyktningetjeneste.

Nav Namsos er organisert i 2 avdelinger under Nav-leder: Informasjonsavdelingen der bla mottaket er organisert, og MarkedsNelferdsavdelingen som omfatter 3 faggrupper, herunder faggruppe KVP/sosial. Tjenesten midlertidig bolig ivaretas her mht saksbehandling og vedtak, men mottak har som regel førstekontakten.

Sosialtjenesten i Nav har ukentlige møter "torsdagsmøte" med kommunens brukerkontor og rus-og psykiatritjenesten, samt øvrige samarbeidsparter etter behov. Kommunens brukerkontor organiserer praktisk bistand etter kommunehelsetjeneste-og sosialtjenestelov.

Kommunen vlbrukerkontoret disponerer i alt 171 boliger, men ingen av disse er definert som krisebolig. Brukerkontoret tilbyr varig bolig før leieavtale gjøres med eiendomsforvaltningen.

Når akutte behov oppstår, løses disse i noen tilfeller ved at brukerkontoret tilbyr bolig dersom behovet er varig. Hvis akutte behov ikke kan dekkes ved tildeling av bolig gjennom brukerkontoret, innvilger Nav økonomisk hjelp for å dekke opphold på hotell eller campingplass. Det gis også råd, veiledning og eventuelt praktisk bistand på leiemarkedet.

Kommunen i Nav har ikke inngått avtaler med tilbydere vedr midlertidig bolig. Saksbehandlerne sjekker rutinemessig at tilbud faktisk blir gitt av overnattingsstedet søker henvises til.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.03.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 16.06.10.

Intervjuer og dokumentasjon

10 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Tilsynet fant sted i Nav`s lokaler.

Sluttmøte ble avholdt 17.06.1 O.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet kommunens plikt etter § 27 i lov om sosiale tjenester i Nav til å finne midlertidig botilbud for dem som ikke klarer det selv.

Plikten etter denne bestemmelsen er en naturalyteIse, ikke en pengeytelse, og innebærer at kommunen rent faktisk må finne midlertidig husvære. Årsaken til hjelpebehovet er uten betydning for plikten; det å mangle et sted å sove og oppholde seg neste døgn er i seg selv en nødssituasjon. Henvendelsen må derfor behandles raskt. Når lovens øvrige vilkår er oppfylt, har den enkelte et rettskrav på midlertidig husvære, og kommunen må stille nødvendige ressurser til rådighet for å ivareta denne retten. Avgjørelse om tildeling av sosiale tjenester skal regnes som enkeltvedtak. Det skal derfor treffes enkeltvedtak både ved innvilgelse og avslag på søknader om midlertidig husvære, og søknadene skal behandles etter forvaltningslovens regler. Vedtakene skal være skriftlige og grunngitt. Som alle tjenester etter sosialtjenesteloven i Nav (jf § 4 -forsvarlighetskravet) skal tilbudet midlertidig bolig ha en forsvarlig mistestandard, og ellers tilpasses den enkeltes behov og livssituasjon. Rundskriv U­5/2003 om kvalitetskrav til midlertidig husvære gir konkrete retningslinjer mht forsvarlig standard.

5. Funn

Avvik:

Kommunen i Nav sikrer ikke at personer som har behov for midlertidig bolig alltid gis et tilbud som samtidig sikrer at deres rettssikkerhet etter sosialtjenesteloven Nav § 27 ivaretas på forsvarlig måte.

Avvik fra flg myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav § 27 jfrundskriv U-S/2003.
• Forvaltningslovens regler om enkeltvedtak, kap IV til VI.
• Forskrift om internkontroll i helse-og sosialtjenesten, § 4.

Avviket bygger på:

• Nav fatter ikke vedtak om midlertidig bolig som selvstendig tiltak etter lovens § 27. Denne paragrafen nyttes ikke i vedtakene.
• Behov for midlertidig bolig behandles enten som økonomisk sosialhjelp etter §§ 18, 19, eller kommunen vlbrukerkontoret tildeler varig bolig etter husleieloven.
• Henvendelser vedr behov for midlertidig bolig oppfattes ikke konsekvent som søknad og behandles deretter.
• Det fattes ikke vedtak dersom tilbud om økonomisk hj elp til midlertidig bolig blir avvist, avslått eller løst ved alternative tiltak, og utbetaling dermed ikke skjer.
• Søker har dermed ikke klagemulighet.
• Det finnes en rutine vedr midlertidig bolig, men denne er udatert og usignert og beskriver ikke på en riktig måte hvordan tiltaket midlertidig bolig skal håndteres.
• Nav mangler avvikssystem på området.

Det ble gitt 3 merknader:

Merknad l:

Rollefordelingen mellom Nav I kommunens brukerkontor er uklar.

Det er ulike oppfatninger om rollefordelingen når det gjelder midlertidig bolig. I praksis og på bakgrunn av udatert rutine på området, henvises forespørsler om midlertidig bolig delvis til brukerkontoret. Brukerkontoret formidler varig bolig, og viser til at midlertidig bolig håndteres som sosialhjelp av Nav. Men midlertidig bolig inngår iflg inngått avtale i Nav`s oppgaver. Det synes å være behov for en tydeligere regulering av samhandlingenjflokal samarbeidsavtale NAVIkommune pkt 7.

Merknad 2:

Standard må kontinuerlig vurderes i forbindelse med midlertidig bolig.

Rundskriv U-S/2003 som viser krav til standard er ikke godt nok kjent blant ansatte. Dette innebærer en fare for at tilbud kan gis som ikke fyller kravene til standard i forhold til den enkeltes behov. Rundskrivet er særlig viktig ettersom kommunen ikke har gjort avtaler med aktuelle tilbydere som sikrer at kvalitetskravene blir overholdt.

Merknad 3:

Kartlegging og journalføring må gjøres lettere tilgjengelig.

Det er uklar og ulik praksis mht om journalnotater føres i Socio og/eller Arena. Dette er sårbart og uheldig, spesielt i forbindelse med saker (for eksempel midlertidig bolig) som må behandles fort. Nav bør sikre at man følger felles rutiner for journalføring, herunder hvor og hvordan første kartlegging ved spørsmål om midlertidig bolig skal skje.

Tilsvnet har for øvrig merket seg:

Til tross for svakheter i kommunens styringssystem, fungerer tjenesten midlertidig bolig i praksis godt i møtet med den enkelte bruker. Dette skyldes i stor grad stabil bemanning med god oversikt over mulige tilbud og utfordringer. Akuttsaker håndteres raskt, og saksbehandlere sjekker rutinemessig at det faktisk gis tilbud på anvist sted. Videre blir brukernes situasjon og behov ut over midlertidig bolig kartlagt og aktuelle instanser mobilisert. Samarbeidet mellom Nav, kommunens brukerkontor og rus-og psykiatritjenesten er tett, og formalisert i ukentlige møter.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

I medhold av sosialtjenesteloven Nav § 5 skal kommunen føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter kapittel 4 er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lover eller forskrift. Kommunen må kunne gjøre rede for hvordan plikten oppfylles og at det foreligger styringssystemer som sikrer at oppgavene blir utført, styrt og forbedret i henhold til lovens krav. Som det slås fast i avviket, håndteres midlertidig bolig konsekvent som økonomisk sosialhjelp og uten at det henvises til riktig lovhjemmel (§ 27). Når Nav dermed heller ikke har mulighet for å trekke ut oversikt over hvilke saker som gjelder tiltaket midlertidig bolig, kan status og utvikling på området ikke synliggjøres i rapporteringen fra Nav til ansvarlig ledelse i kommunen. Kommunen vil dermed mangle noe plangrunnlag, for eksempel i forbindelse med arbeidet med boligsosial plan.

Punktene f, g, h i internkontrollforskriften § 4 (oversikt over svake punkter, iverksetting av tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge svikt, og kontinuerlig forbedringsarbeid) blir også vanskelig å oppfylle.

Tilsynet bemerker videre at kommunens system for melding av avvik ikke er tilgjengelig på dette området, og dermed ikke kan benyttes i forbedringsarbeidet verken hva angår svikt i tjenesten midlertidig bolig, eller bruken av tilbakemeldinger og erfaringer fra brukere, ansatte og samarbeidspartnere.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i Nav av 18. desember 2009 nr 1584
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967
• Forskrift om internkontroll i sosial-og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr 1731
• Rundskriv U-512003. Veileder for kvalitetskrav til midlertidig husvære.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

1. Organisasjonskart Nav Namsos
2. Samarbeidsavtale mellom Namsos kommune og Nav datert 26.04.07
3. Delegasjon fra Rådmann til leder Nav datert 16.11.07
4. Oversikt over ansatte som behandler søknader om midlertidig bolig
5. Oversikt over kommunens øvrige ansatte som Nav har samarbeid med på området
6. Beskrivelse av "torsdagsmøte" (tverrfaglig samhandlingsteam, ukentlig)
7. Rutine vedr midlertidig bolig (udatert, usignert)
8. Søknadsskjema om tjenester (Brukerkontoret Namsos kommune) m/samtykke-skjema
9. Søknadsskjema (Nav) om sosialhjelp
10. Anonymiserte vedtak (8) Il. Møtekalender 2010 Nav
11. Virksomhetsplan 2010 for Midtre Namdal Tjenesteområde

Dokumentasjon som ble lagt fram under revisjonsbesøket:

• Brukerkontorets mal for tilbud om kommunal leilighet
• 8 brukermapper ble gjennomgått

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Fylkesmannens varsel om tilsyn, datert 18.03.2010
• Fylkesmannens brev vedr innhenting av dokumentasjon, datert 13.04.2010
• Kommunens brev av 05.05.2010 m/oversendt informasjon
• Ytterligere informasjon oversendt pr. e-post

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder Kirsti K. Mørkved, rådgiver
Revisor Roar Veiseth, seksjonsleder
Revisor Jan Magne Sagaard, rådgiver
Revisor Marita Heimstad, rådgiver