Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Oppfølging av hjelpetiltak etter barnevernloven § 4-5.

Herunder om:

  • Kommunen har et system som sikrer at alle ham/ungdommer som mottar hjelpetiltak har tiltaksplan, og at tiltaksplanen har en struktur og innhold som er i henhold til lovens bestemmelser.
  • Kommunen har et system som sikrer at foreldre og ungdom over 15 år samtykker til frivillige hjelpetiltak etter barnevernlovens bestemmelser.
  • Kommunen har et system som sikrer at hjelpetiltak blir evaluert, og at det blir dokumentert om hjelpen er tjenlig, eller om det er nødvendig med nye tiltak. Vi så videre på om kommunen har et system som fanger opp svikt dersom evaluering ikke blir foretatt.
  • Kommunen har et system som sikrer at man innhenter nødvendig informasjon fra barnet, foreldrene og samarbeidsinstanser før evaluering blir foretatt, og at disse vurderingene dokumenteres.
  • Kommunen har et system som sikrer at barnet blir snakket med i saker vedrørende hjelpetiltak.

Det ble avdekket 1avvik ved tilsynet. Avviket lyder:

Barneverntjenesten i Ytre Namdal sikrer ikke en forsvarlig og planmessig oppfølging av hjelpetiltak etter barnevernloven § 4-5.

Dato: 28.01.2011

Kirsti Myrvang
revisjonsleder
Roar Veiseth
revisor

 

 

Kine Beate Olsen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Ytre Namdal barneverntjeneste i perioden 31.08.2010-8.12.2010. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3, 4.ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i, eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ytre Namdal barneverntjeneste er en interkommunal tjeneste som omfatter kommunene Vikna, Nærøy og Leka. Vikna er vertskommune for tjenesten.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 31.08.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 7.12.10

Intervjuer:

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt den 8.12.10

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var oppfølgning av hjelpetiltak etter barnevernloven§ 4-5. Vårt fokus på tilsynet var derfor om:

  • Kommunen har et system som sikrer at alle ham/ungdommer som mottar hjelpetiltak har tiltaksplan, og at tiltaksplanen har en struktur og innhold som er i henhold til lovens bestemmelser nedtegnet i veileder utgitt av BLD.
  • Kommunen har et system som sikrer at barneverntjenesten holder seg orientert om hvordan det går med foreldrene og barnet.
  • Kommunen har et system som sikrer at hjelpetiltak blir evaluert, om det blir dokumentert om hjelpen er tjenlig, og om det er nødvendig med nye tiltak. Vi så videre på om kommunen har et system som fanger opp svikt der evaluering ikke blir foretatt.
  • Kommunen har et system som sikrer at tilstrekkelig informasjon om barnets totale omsorgssituasjon blir innhentet ved evaluering. Videre så vi på om barneverntjenesten foretar vurderinger av innhentet informasjon, og om vurderingene blir dokumentert.
  • Kommunen har et system som sikrer at barnet blir snakket med i saker vedrørende hjelpetiltak.

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke en forsvarlig og planmessig oppfølging av hjelpetiltak etter barnevernloven § 4-5.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Barnevernloven § 4-5 hvor det fremgår at

"Når hjelpetiltak vedtas, skal barneverntjenesten utarbeide en tidsavgrenset tiltaksplan. Barneverntjenesten skal følge nøye med på hvordan det går med barnet og foreldrene, og vurdere om hjelpen er tjenlig, eventuelt om det er nødvendig med nye tiltak, eller om det er grunnlag for omsorgsovertagelse. Tiltaksplanen skal evalueres regelmessig"

Barnevernloven § 2-1, 2. ledd hvor det fremgår at

"Kommunen skal ha internkontroll for å sikre at kommunen utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov, eller i medhold av lov."

Barnevernloven § 6-3 hvor det fremgår at

"Et barn som er fylt 7 år, og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å uttale seg før det tas avgjørelse i sak som berører han eller henne. Barnets mening skal tillegges vekt i samsvar med barnets alder og modenhet." jf barnekonvensjon artikkel 12.

Avviket bygger på følgende:

  • Det er ikke utarbeidet tiltaksplan for alle barn med hjelpetiltak etter barnevernloven§ 4-4.
  • Tiltaksplanene som foreligger mangler gjennomgående en situasjonsbeskrivelse for barn med hjelpetiltak.
  • Ved gjennomgang av dokumentene kom det fram at kommunen ikke har et system som sikrer at alle tiltaksplanene som utarbeides har målsetting som gjør at tiltakene kan evalueres.
  • Ved gjennomgang av dokumentene kom det fram at kommunen ikke foretar systematisk evaluering av tiltakene. Enkelte tiltaksplaner mangler planlagt dato for evaluering, og enkelte av tiltaksplanene har dato for evaluering som i praksis ikke blir fulgt opp.
  • Tilsynet finner ikke at kommunen i tilstrekkelig grad dokumenterer faglige vurderinger fra barnevernets side om hva de mener omtiltakets effekt, og om tiltaket er tjenelig ut fra målsettingen. Vi finner heller ikke i tilstrekkelig grad dokumenterte vurderinger på om nye tiltak burde vært prøvd, eller om det er behov for omsorgsovertakelse.
  • Tilsynet finner ikke at det foreligger tilstrekkelige rutiner for innhenting av opplysninger og samtaler med barn, familier og samarbeidspartnere ved valg av hjelpetiltak og evaluering.
  • Kommunen gjennomfører ikke systematisk vurdering av sårbare områder knyttet til oppfølging av hjelpetiltak.
  • Kommunen sikre ikke at nødvendige og relevante vurderinger og opplysninger fortløpende dokumenteres i arbeidet med oppfølging av hjelpetiltak. Tilsynet fant at kommunen ikke i tilstrekkelig grad følger med på om vedtatte tiltak/prosedyrer/retningslinjer er implementerte i barneverntjenesten.
  • Kommunen har ikke et system som fanger opp svikt i oppfølgingen av hjelpetiltak i barneverntjenesten.

Kommentar:

Tiltaksplanene hadde i liten grad nedfelt målsetting med tiltaket, noe som vanskeliggjør evaluering av tiltaket og vurdering av om ønsket endring er oppnådd. Tilsynet erfarte at tjenesten i liten grad dokumenterte skriftlig eventuelle samtaler med barn og barnas foresatte. Tjenesten har ikke et tilstrekkelig system for lagring av skriftlig dokumentasjon, tilsynet fant at tjenesten hadde flere ulike måter å lagre dokumentasjon på.

6. Regelverk

  • Barnevernloven § 4-5
  • Barnevernloven § 2-1. 2 ledd
  • Barnevernloven§ 6-3
  • Barnekonvensjonen § 12

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Liste over aktive hjelpetiltak
  • Saksframlegg; videreføring av interkommunalt samarbeid
  • Oversikt over kvalitetssystemet for barneverntjenesten
  • Oversikt over ansatte i tjenesten
  • Rutinebeskrivelser

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 20 klientmapper
  • Perm med rutinebeskrivelser
  • "Stabs-bok" med informasjon fra drøftinger internt

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn utsendt 31.08.1 O
  • E-post med avtale om flytting av dato for åpningsmøte og sluttmøte
  • Program for dagen sendt pr e-post

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Mona Myhre Lothe

Barnevernpedagog

X

 

X

Hildegunn Nygård

Barnevernpedagog

X

 

X

Elin Horven

Barnevernpedagog

X

X

 

Mona Lothe

Barnevernpedagog

X

X

 

Kjersti Vean

Barnevernpedagog

X

X

X

Roy Ottesen

Rådmann

X

X

X

Heidi Aune

Barneverneleder

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Kine Beate Olsen, Roar Veiseth og Kirsti Myrvang