Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i Nav Vikna 2010

Sammendrag

Fylkesmennene gjennomfører i 2010 et landsomfattende tilsyn med hvordan kommunen i Nav ivaretar området økonomisk sosialhjelp. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Hvordan søknader blir håndtert
• Hvordan kartlegging / innhenting av relevante opplysninger skjer
• Hvordan vurderinger gjøres og avgjørelser tas

Systemrevisjonen omfattet ikke området kvalifiseringsprogrammet. Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble funnet 3 avvik:

Avvik 1:

Kommunen i Nav sikrer ikke at henvendelser om økonomisk hjelp til mottaksteam systematisk nedtegnes og behandles som søknad.

Avvik 2:

Kommunen i Nav sikrer ikke at det systematisk skjer forsvarlig kartlegging, innhenting og utredning av opplysninger i forhold til søknad.

Avvik 3:

Kommunen i Nav sikrer ikke at beslutninger systematisk foretas på bakgrunn av individuell vurdering av behov.

Det ble også gitt 2 merknader:

Merknad 1:

vedr. utbetaling av økonomisk sosialhjelp direkte til kreditor.

Merknad 2:

vedr rutiner.

Dato: 18.11.2010

Kirsti K. Mørkved
revisjonsleder

Roar Veiseth
revisor

 

 

Marita Heimstad
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Vikna kommune, Nav-kontoret, i perioden 02.07.10 – 07.10.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vikna kommune er en middelstor kommune i Nord-Trøndersk sammenheng, med 4122 innbyggere pr. 1.1.2010. Kommunen er vekstkommune med økning i næringsvirksomhet og tilflytting. Administrasjonssenteret ligger i Rørvik.

Nav-kontoret ble etablert v/avtale 22.03.07 og er sentralt plassert i gode lokaler i rådhuset.

Ansvar for Nav Vikna ivaretas av Nav-leder, som i forhold til kommunale oppgaver rapporterer til helse- og sosialsjef i Vikna kommune. Helse- og sosialsjef-stillingen er på tilsynstidspunktet vakant, og funksjonen ivaretas midlertidig av rådmannen.

Nav-leder Vikna har også et overordnet lederansvar også for Nav-kontorene i nabokommunene Nærøy og Leka, dvs tjenesteområde Ytre Namdal.

Iflg samarbeidsavtalen mellom Vikna kommune og Nav fylke datert 22.03.07 har Nav Vikna på vegne av Vikna kommune i tillegg til kap 3 Sosialtjenestens generelle oppgaver, også ansvar etter sosialtjenesteloven for:

§4-1 Opplysning, råd og veiledning, §4-2 b) og c) avlastning og støttekontakt (for oppgaver Nav skal utføre), §4-3 Hjelp til den som ikke kan dra omsorg for seg selv, § 4-3a) rett til individuell plan, § 4-5 Midlertidig husvære, Kap 5 Økonomisk stønad og Kap 6 Særlige tiltak overfor rusmiddelmisbrukere, spesielt koordineringsoppgaver for rusavhengige.

Samarbeidsavtalen er siden inngåelsen ikke evaluert, og i forbindelse med tilsynet opplyses følgende: Det ikke er korrekt at avlastning, støttekontakt og koordineringsansvar overfor rusmisbrukere inngår i Nav sitt tjenestetilbud. Nav`s planarbeid med individuell plan inngår som del av planarbeidet som i sin helhet koordineres av kommunen for øvrig.

Det opplyses videre at samarbeidsavtalen er under revisjon.

Under Nav-leder sorterer teamleder for Nav Vikna, som ble ansatt i april i år. Teamleder er faglig og administrativt ansvarlig for 3 team: Mottaksteam, SYFO-team (hovedsakelig statlige oppgaver) og Sosialteam (hovedsakelig kommunale oppgaver).

Nav-kontoret har 11 ansatte som fordeler seg på disse teamene. Mottaksteamet består av 3 ansatte; en fra hvert fagområde. Nav- kontoret er åpent 0900-1500 mandag til fredag.

I etasjen under Nav-kontoret ligger kommunens servicetorg, som er et kontaktpunkt mot publikum vedr henvendelser om kommunale tjenester.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 02.07.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 06.10.10.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Nav-kontoret og Servicetorget.

Sluttmøte ble avholdt 07.10.10.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen: Stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Herunder ble det lagt særlig vekt på individuelle vurderinger og ivaretakelse av taushetsplikt.

Saksbehandlingen ble vurdert i forhold til hvordan følgende ivaretas:

• håndtering av henvendelser/søknader
• kartlegging / innhenting av relevante opplysninger
• vurderinger og beslutninger

Det ble funnet avvik innenfor disse tre områdene.

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen i Nav sikrer ikke at henvendelser om økonomisk hjelp til mottaksteam systematisk nedtegnes og behandles som søknad.

Avvik fra Sosialtjenesteloven i Nav §§ 17, 18 og 19 samt forvaltningslovens §§ 11, 17. Jf også sosialtjenesteloven i Nav § 5

Avviket bygger på følgende:

• Ved henvendelser kan kartleggingen påbegynnes i mottaksteam, og evt fullføres hos saksbehandler dersom bruker henvises videre til sosialteam.
• Dersom henvendelsen ikke går videre til sosialteam blir verken søknad eller opplysninger nedtegnet.
• Mottaksteam gir konkrete råd før tilstrekkelig kartlegging har skjedd. Det kontrolleres ikke om råd/veiledning gitt i mottak faktisk medførte at meldt behov bortfalt.
• Det foreligger ikke nyere rutiner (etter etablering av Nav-kontoret) som kan sikre at mottaksteamet håndterer henvendelser i tråd med gjeldende regelverk. jf internkontrollforskriften § 5 jf § 4.
• Det finnes ingen opplærings- eller kompetanseplan som kan ivareta komptansebehovet hos ansatte i mottaksteam.
  – Ansatte i mottak har ikke fått opplæring i ny lov om sosiale tjenester i Nav og kontoret har heller ikke hatt en felles gjennomgang av denne. Det er opp til den enkelte ansatte å sette seg inn i regelverket
  – Personell i mottak deltar ikke rutinemessig i faglige møter på sosialtjenestelovens område
• Kommunen i Nav har ikke rutiner som sikrer at mottaksteamet til enhver tid er bemannet med personell som har nødvendig kompetanse på sosialtjenestens område. Mottaksteamet har hele siste år manglet slik kompetanse, fram til aktuell ansatt på tilsynstidspunktet kom tilbake etter endt permisjon.

Avvik 2:

Kommunen i Nav sikrer ikke at det systematisk skjer forsvarlig kartlegging, innhenting og utredning av opplysninger i forhold til søknad.

Avvik fra sosialtjenesteloven i Nav`s §§ 1, 4, 41, 42, 43. Jf forvaltningslovens § 11, 17.

Avviket bygger på følgende:

• Dokumentasjon innhentes rutinemessig og ikke ut fra en tilstrekkelig vurdering av behovet i den enkelte sak. Skriftlig rutine for håndtering av henvendelser viser at det kreves framlagt blant annet ”Kontoutskrift for siste 3 måneder, ikke bare de som viser dagens saldo” og videre: ”Søknader som mangler dok. blir ikke behandlet, så ta ikke imot søknader før alle papirer er levert”. Det bekreftes under tilsynet at rutinen i stor grad følges, framfor føringene som ligger i Rundskriv U-4/2003 vedr kontoutskrift.
• Det er i liten grad dokumentert opplysninger om sosiale, helsemessige og andre forhold som kan ha betydning for utmålingen av stønad. For eksempel synliggjøres ikke barns situasjon i familier med marginal inntekt i tilstrekkelig grad i forbindelse med kartlegging og utredning, jf lovens formålsparagraf.
• Nærmere vurderinger av hva som er forsvarlig hjelpenivå i den konkrete sak dokumenteres ikke, utover henvisning til norm. Jf også kravet (§ 4) om at det skal dokumenteres at hjelpen som innvilges er forsvarlig.

Avvik 3:

Kommunen i Nav sikrer ikke at beslutninger systematisk foretas på bakgrunn av individuell vurdering av behov.

Avvik fra sosialtjenesteloven i Nav §§ 1, 4, 18, 19, 20 samt forvaltningslovens §§ 24, 25.

Avviket bygger på følgende:

• Vedr bruk av veiledende satser for økonomisk hjelp:
  – Veiledende satser inkl. korttidsnorm legges til grunn for beregningen. Det framgår ofte ikke i saker at behovet også er individuelt vurdert, slik at hjelpen som ytes er forsvarlig i den aktuell situasjonen (jf forsvarlighetskravet § 4)
  – Vedtakene inneholder ofte ikke begrunnelser, utover at det henvises til veiledende satser.
• Vedr. bruken av vilkår:
  – Det er i en del saker satt vilkår som ikke er begrunnet eller har sammenheng med vedtaket.
  – Det går også fram at vilkår noen ganger settes i forhold til person og ikke konkret sak: Vilkår gjentas uavhengig av hva ny sak gjelder.
• Det foretas utbetalinger direkte til kreditor uten at dette er nærmere begrunnet i vedtaket, alternativt at det er dokumentert at søker ønsker dette.

Merknad 1:

Vedr. utbetaling av økonomisk sosialhjelp direkte til kreditor.

Kommunen i Nav opplyser atbetaling av økonomisk sosialhjelp direkte til kreditor skjer etter muntlig samtykke og avtale med bruker. Utbetalingsformen kan medføre fare for brudd på taushetsplikt. Kommunen i Nav bør derfor sørge for at det rutinemessig innhentes skriftlig samtykke når denne utbetalingsformen skal benyttes, slik at dette kan dokumenteres i ettertid dersom det oppstår tvil eller uenighet.

Dersom utbetalingsformen benyttes uten samtykke, skal dette begrunnes i vedtaket, og formuleres som et vilkår som kan påklages på vanlig måte.

Merknad 2:

 Rutiner.

Mange av rutinene som foreligger på sosialtjenestelovens område er fra tiden før Nav ble etablert, og nyttes ikke lenger. Det bør vurderes hvilke rutiner kommunen i Nav har behov for i dagens situasjon, og gjeldende rutiner må oppgraderes og gjøres kjent blant ansatte. Skriftlige rutiner bør dateres og signeres. Jf internkontrollforskriftens §§ 4, 5.

6. Regelverk

• Lov 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) med forskrift til forvaltningsloven (forvaltningsforskriften)
• FOR 2002-12-20 nr. 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Rundskriv I-34/2001 - Sosial- og helsedepartementet, sosialtjenestelovens kapittel 5
• Rundskriv A-68 av 21.12.09 – Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold
• Rundskriv U-4/2003: Sosialtjenestens adgang til å kreve kontoutskrift fremlagt ved behandling av søknad om økonomisk stønad

7. Virksomhetens styringssystem

Tilsynet kan ikke se at dagens styringssystem ivaretar internkontrollforskriftens krav i forhold til systematisk å kunne følge med på de kommunale tjenestene som er lagt til Nav, herunder økonomisk sosialhjelp.

Internkontrollplikten, dvs kommunens ansvar for å sørge for forsvarlige sosial- og helsetjenester gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid er utvidet i sosialtjenesteloven Nav § 5 til også å omfatte individuell hjelp. Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 01.01.03 bør dermed legges til grunn på området økonomisk sosialhjelp. Tilsynet kan ikke se at dette foreløpig har skjedd.

Det kan for eksempel ikke spores noe system for melding av avvik, som er kjent og i bruk blant Nav-kontorets ansatte på dette området.

Det er heller ingen rutiner for hvordan erfaringer fra brukere, ansatte og samarbeidsinstanser systematisk kan samles for videre bruk i forbedringsarbeidet.

Den lokale samarbeidsavtalen mellom Vikna kommune og Nav Nord-Trøndelag ble inngått 22.03.07 og skulle evalueres innen 1 år, deretter hvert 2. kalenderår. Dette har ikke skjedd, og aktuelle arbeidsområder er ikke i samsvar med avtalen. Kommunen opplyser imidlertid at arbeidet nå skal i gang.

Avtalen er så langt heller ikke fulgt opp når det gjelder utarbeidelse av årlige virksomhetsplaner for Nav Vikna, samarbeidsavtaler med aktuelle samarbeidsparter, og utarbeidelse av en felles kompetanseplan. Slike styringsredskaper mangler i dag.

Kommunen vil ha mye å hente på en gjennomgang og oppgradering av sine rutiner i lys av internkontrollforskriften, både mellom kommuneledelse og Nav-kontor og innenfor Nav-kontoret på sosialtjenestelovens område.

8. Tilsynet har for øvrig merket seg

Nav-kontorets mottak er godt tilrettelagt med hensyn til å ivareta taushetsplikten ved henvendelser. Det finnes 3 samtalerom i umiddelbar nærhet, og mottaket er betjent av 3 ansatte samtidig.

Det er på den måten lagt til rette for at en ansatt til enhver tid er disponibel, slik at den som henvender seg kan framføre sitt ærend i enerom.

Tilgjengeligheten ved kontoret er også bra. Det er gjennomgående svært kort ventetid på avtale med saksbehandler. Det er heller ikke vanlig at saksbehandlerne skjermer seg for telefoner.

Utbetaling via rekvisisjon forekommer bare unntaksvis.

9. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart Nav Vikna pr 01.04.2010
• Lokal samarbeidsavtale Nav Vikna – Nav Nord-Trøndelag datert 12.11.2007
• Oversikt over ansatte med bestillings-/attestasjonsfullmakt og anvisningsmyndighet pr 01.06.2010
• Oversikt over ansatte på området økonomisk sosialhjelp
• Arbeidsbeskrivelse for stilling sosialkonsulent ved sosialtjenesten datert 11.05.05
• Delegasjon til sosialleder datert 19.04.05
• Opplæringsplan for helse og sosialetaten 2005-2006
• Sosialtjenesten Vikna kommunes rutiner for informasjon i publikumsmottak (udatert)
• Sosialtjenesten Vikna kommunes prosedyre ’Formål og juridisk grunnlag’ datert 01.01.05
• Sosialtjenesten Vikna kommunes rutiner for råd og veiledning og saksutredning (udatert)
• Sosialtjenesten Vikna kommunes rutine ved henvendelser til sosialkontoret (udatert)
• Sosialtjenesten Vikna kommunesprosedyre ’Søknad om sosialhjelp’ (udatert)
• Nav Viknas mal for vedtak
• Nav Viknas mal for forvaltningsmelding
• Nav Viknas prosedyre for saksgang ved klage om avslag sosialhjelp (udatert)
• (kopi av Fylkesmannens brev av 06.04.10 vedr rutiner for behandling av klagesaker)
• Nav Viknas prosedyre ’Saksgang ved søknad om nødhjelp/krisehjelp’ (udatert)
• Nav Viknas prosedyre ’Saksgang ved klage på avslag omnødhjelp/krisehjelp’ (udatert)
• (Fylkesmannens rutiner ved klagesaksbehandling i forbindelse med nødhjelp av 06.04.10)
• Sosialhjelpssatser for Vikna kommune fra 01.01.10
• Vikna kommune, Helse- og sosialetatens prosedyrer A5, A5.1 og A5.2 vedr behandling av avvik, med div vedlegg, gyldig for perioden 01.07.02 til 31.12.03
• Utskrift av generell informasjon:
  - Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen samt forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune m.v.
  - Nav`s beskrivelse av organisering av de kommunale tjenestene i Nav-kontor
• Nav Vikna: Delegering av bestilling, attestasjon og anvisningsmyndighet fra 15.09.10
• Oversikt over utbetalinger i perioden 01.01.10-27.09.10
• Oversikt over vedtak fattet i perioden 01.01.10-27.09.10

Følgende ble mottatt under tilsynsbesøket:

• Virksomhetsplan 2010 for Nav Ytre Namdal tjenesteområde
• Søknadsskjema, økonomisk sosialhjelp m/sjekkliste over dokumentasjon som skal vedlegges (fra Servicekontoret)
• Søknadsskjema, økonomisk sosialhjelp fra Nav (nyere versjon)
• Vedtak fra 2007, vedr størrelse på korttidssats
• Aktuell sjekkliste for dokumentasjon som skal vedlegges søknadsskjema
• Oversikt over 11 styringsparameter, aktulle for målekort

Dokumentasjon som ble lagt fram og gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Under tilsynet hadde tilsynet innsyn i mappene til 12 brukere.
• Tilsynet hadde også innsyn i saksbehandlersystemet vedr enkeltsaker.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Melding om tilsyn datert 02.07.10
• Dokumentasjon mottatt 31.08.10
• Div e-post og telefoner mellom tilsynet og Nav`s kontaktperson i planleggingsfasen

10. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Trude Kallestad	Saksbeh. / veileder	x	x	x
Anita Westvik	Saksbeh. / veileder	x	x	x
Jorunn Løwø Hestø	Saksbeh. / veileder	x	x	x
Oddrun Drag	Saksbeh. / veileder	x	x	x
Hege Skorstad	Saksbeh. / veileder	x	x	x
Roy Harald Ottesen	Rådmann	x	x
Anne Lise Borgan	Teamleder Nav og veileder	x	x	x
Willy Eidsmo	Servicetorget		x
Hugo Olsen	Tjenesteområdeleder Nav Ytre Namdal		x (tel)
Trine Lindseth Haugvik				x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Roar Veiseth (revisor), Marita Heimstad (revisor), Kirsti K. Mørkved (revisjonsleder)