Rapport fra tilsyn med helse- og sosialtjenester for barn­ og unge i avlastningsboligen i Frosta kommune 2011

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag har i samarbeid gjennomført systemrevisjon ved Frosta kommunes avlastningsbolig.

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlige sosial- og helsetjenester til barna mens de oppholder seg i avlastningsboligen, herunder om avlastningsboligen:

• Ivaretar barnas rett til samvær med andre, et meningsfullt dagligliv og deltakelse i fritidsaktiviteter.
• Ivaretar barn med spesielle ernæringsbehov
• Yter pleie og omsorg tilpasset barnas helsetilstand.
• Har forsvarlig legemiddelhåndtering.
• Er fysisk tilrettelagt for barna.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble funnet 3 avvik innen de reviderte områdene.

Avvik 1

Frosta kommune har ikke system for at å sikre at beboernes sosiale behov blir dekket.

Avvik 2

Frosta kommune har ikke etablert system som sikrer gjennomføring av forsvarlig pleie- og omsorgstjenester i avlastningsboligen

Avvik 3

Frosta kommune sikrer ikke at ernæringssituasjonen rutinemessig og jevnlig blir evaluert.

Dato: 14.3.2011

 

Thea Hennie Kveinå
revisjonsleder

Paul Andre Andersson
revisor

 

 

 

1. Innledning

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag har i samarbeid gjennomført systemrevisjon med Frosta kommunes avlastningsbolig.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon 15.02.2011. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomheten som Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag gjennomfører i inneværende år.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn etter hhv lov om sosiale tjenester § 2-6 og lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Frosta kommune er i overkant av 2500 innbyggere. Kommunen er organisert i to hovednivå: Rådmannsfunksjonen og tre tjenesteenheter. Tjenesteenheten Helse og omsorger en av disse. De tre enhetene er for henholdsvis oppvekst, og helse og sosial og Teknisk område og landbruk. IKT, Barnevern og Nav er flyttet inn i Værnes regionen.

Tjenesteenhetsleder for Helse og omsorg har ansvar for Hjemmetjenesten, Institusjon, Vernet bolig, Aktivitetssenter, Lege/fysioterapi, Helsestasjon, Psykiatri, Flyktningetjenesten og Miljøterapi.

Avlastningsboligen er plassert i en kommunal omsorgsbolig fysisk tilknyttet Frostatunet med eget uteområde og inngang. Avlastningsboligen har egen turnus, samt et samarbeid med hjemmesykepleien med oppfølging av brukerne.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.01.11.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 15.02.11.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet. Tilsynet gjennomførte samtale med pårørende. Tilsynsteamet hadde telefonmøte med pårørende 11.02.11.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring i boligen.

Sluttmøte ble avholdt 15.02.11.

4. Hva tilsynet omfattet

Det er kommunens tjenesteyting mens barna oppholder seg i avlastningsboligen som ble undersøkt, herunder om kommunen sikrer at avlastningsboligen:

• Ivaretar barnas rett til samvær med andre, et meningsfullt dagligliv og deltakelse i fritidsaktiviteter.
• Ivaretar barn med spesielle ernæringsbehov
• Yter pleie og omsorg tilpasset barnas helsetilstand.
• Har forsvarlig legemiddelhåndtering.
• Er fysisk tilrettelagt for barna.

5. Funn

Det ble funnet tre avvik:

Avvik 1

Frosta kommune har ikke system for at å sikre at beboernes sosiale behov blir dekket.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Sosialtjenesteloven §§ 4-3 jr 4-2, Kvalitetsforskriften §3 og Internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende funn:

• Kommunen har ikke rutiner for å kartlegge behovet for sosiale aktiviteter
• Det fremkommer ikke hva som er planlagte aktiviteter .
• Det foreligger ingen rutiner som sikrer aktivitetstiltak tilpasset barnets behov og ønsker.

Avvik 2

Frosta kommune har ikke etablert system som sikrer gjennomføring av forsvarlig pleie- og omsorgstjenester i avlastningsboligen

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Kommunehelsetjenesteloven§ 1-3, § 1-3a, Sosialtjenestelovens kap. 4 og kvalitetsforskriften§ 3.

Avviket bygger på følgende funn:

• Det er ikke vurdert hvilke rutiner og prosedyrer som er nødvendig for å sikre at driften ved avlastningsboligen følger lover og regler. Følgende mangler innebærer risiko, svikt i tjenesteytingen:
• Ansvarsfordelingen bolig/det enkelte barns foresatte er ikke avklart og skriftliggjort i avtaler.
• Journalføring er fordelt på mange områder, permer, noe i profil og på gullapper.
• Kommunen har ikke et fungerende system for rapportering av avvik.
• Det er mangelfull forståelse for hva avvik kan være, hvordan det rutinemessig skal rapporteres, og at kunnskap fra avviksrapporteringen skal systematiseres med sikte på forebygging og læring.
• Det er ikke utarbeidet kompetanseplan som bygger på kartlegging av konkrete behov ved boligen.

Avvik 3

Frosta kommune sikrer ikke at ernæringssituasjonen rutinemessig jevnlig blir evaluert.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Sosialtjenesteloven § 4-3 jf. §4-2. Kvalitetsforskriften § 3. Internkontrollforskriften § 4 c.

Avviket bygger på følgende funn:

• Kommunen har ikke selvstendige faglige vurderinger/evalueringer av ernæringsmessige behov.

6. Regelverk

• Lov 30. mars nr. 15. 1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunen kommunehelsetjenesteloven)
• Lov 13. desember 1991 nr. 8 om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven)
• Lov 2. juli 1999 nr 64 om helsepersonell
• Forskrift 2l.desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift 20. desember 2002. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften)
• Forskrift 27.juni 2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgtjenestene for tjenesteyting (kvalitetsforskriften)
• Forskrift 30. april2008 nr. 320 om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp
• Sosial- og helsedirektoratets rundskriv IS-9/2008- Legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over organisasjonen
• Informasjon om avlastningsboligen
• Informasjon om barna
• Ukeplan for avlastningsboligen
• Turnus
• Rutiner for legemiddelhåndtering
• Vedtak om avlastning
• Service-erklæring for enhet pleie og omsorg
• Langsiktige mål for økonomiperioden 2007-2010

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Brukermapper
• Journalsystemet Profil
• Intern arbeidsperm
• Dagbøker mellom hjem-avlastning
• Prosedyreperm
• Referat fra basismøter
• Referat fra personalmøter

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Diverse e-poster mellom revisjonsleder og kommunens kontaktperson i tilsynsperioden.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon/stilling	Åpningsmøte	Interviu	Sluttmøte
Anne Mille Røttereng	Enhetsleder	X	X
Liv Leth Olsen	Avdelingsleder	X	X	X
Heidi Kvam	Assistent		X
Maria Raaket	Hjelpepleier		X
Dagrun Reinås	Omsorgsarbeider		X
Aud Irene Saltvik	Hjelpepleier		X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisorleder: Thea Hennie Kveinå
Revisor: Paul Andre Andersson