Avlastning. Stikkprøvetilsyn med den kommunale saksbehandlingen i Namsos kommune 2011

Viser til vårt brev av 27.04.11 og påfølgende kontakt med kommunens oppnevnte kontaktperson, Anneki M. Sørvig.

Tilsynet med saksbehandlingen på området avlastning er gjennomført som et stikkprøvetilsyn i tråd med veileder fra Statens helsetilsyn.

Formålet har vært å undersøke om kommunen gjennom saksbehandlingen ivaretar behovet for avlastning for personer som har omsorg for eldre. Avlastning er regulert i sosialtjenesteloven, men i noen tilfeller dekkes også avlastningsbehov indirekte gjennom at den eldre ut fra egne behov f'ar korttidsplass etter kommunehelsetjenesteloven. Tiltakene er likevel forskjellige:

• Avlastning tilbys omsorgsytere når behovet primært er omsorgsyters behov for avlastning. Omsorgsyter mottar tjenesten og vedtaket (selv om tjenesten kan innebære at omsorgsmottaker for eksempel gis opphold i sykehjem).
• Korttidsopphold tilbys omsorgsmottaker når behovet primært gjelder dennes helsemessige behov. Omsorgsmottaker mottar da tjenesten og vedtaket.

Tjenestene avlastning og korttidsopphold er hjemlet i hver sin lov, har ulik målgruppe, klageinstans og ulike økonomiske konsekvenser. Det kan for eksempel kreves egenandel for korttidsopphold, men ikke for avlastning. Det er viktig at den enkelte sak er forsvarlig utredet og individuelt vurdert, slik at riktig hjelpeform settes inn.

Det presiseres at dette tilsynet gjelder kommunens saksbehandling, ikke tjenestetilbudet til den enkelte bruker.

Tilsynsteamet har bestått av rådgiver/jurist Marita Heimstad, rådgiver/sykepleier Bente Kne Haugdahl og seniorrådgiver/sosionom Kirsti K. Mørkved.

Kommunen v/kontaktperson Anneki M. Sørvig er gjort kjent med tilsynets vurderinger i telefonmøte med tilsynsteamet den 04.10.2010.

Stikkprøvetilsynet i Namsos kommune

Namsos kommunes Brukerkontor for Helse- og omsorgstjenester utreder og fatter vedtak i saker om avlastning.

Tilsynet ba om å få oversendt all dokumentasjon i de siste 20 sakene som var behandlet, der avlastningstiltak knyttet til eldre er innvilget, delvis innvilget eller avslått. Vi mottok 20 saker (knyttet til 18 personer) der avlastning var innvilget. Det var ingen saker der søknad om avlastning var avslått, delvis innvilget, eller påklaget.

Tilsynstema

A. Om søknader

Utfylt søknad forelå i 18 av sakene, og for de 2 resterende var muntlig søknaden dokumentert i journalnotat.

Generelt vil søknadsskjemaenes utforming og informasjon kunne påvirke hvilken hjelpeform det søkes om til kommunen.

Innsendte saker viser 4 ulike varianter av søknadsskjema, hvorav minst 3 er i bruk i samme tidsrom. Skjemaene er ulike mht beskrivelse av tiltak og avkryssingsmulighet, og på to av dem vil søknad om avlastning måtte avkrysses som "korttidsopphold".

Videre brukes begrepene avlastning / korttidsopphold om hverandre i søknader, også der søknad synes utfylt med bistand fra ansatte. Søknaden undertegnes i noen saker av omsorgsmottaker i stedet for den som har behov for avlastningen, dvs. omsorgsyter.

Avlastning kan i prinsippet gis hvor som helst. Ett tydelig søknadsskjema, samt vekt på riktig informasjon og veiledning til aktuelle søkere vil være en god sikkerhet mot misforståelser og feil i saksbehandlingen.

Måten noen av søknadene er utfylt på kan tyde på at verken søker eller den som har bistått med søknaden har vært tilstrekkelig kjent med forskjellen på tiltakene avlastning og korttidsplass.

Ett tydelig søknadsskjema, samt vekt på riktig informasjon og veiledning til aktuelle søkere vil være en god sikkerhet mot misforståelser og feil i saksbehandlingen.

Generelt:

Kommunen har etter sosialtjenestelovens § 3-5 og kommunehelsetjenestelovens § 2-1 plikt til å informere befolkningen om kommunens helse- og sosialtjenester, hvordan disse er organisert og hvordan en går fram for å søke. Dette kan blant annet ivaretas gjennom generell informasjon (nettside, brosjyrer, direkte kontakt), at aktuelle tiltak framgår av søknadsskjema, og at det gis riktig informasjon i søknadsprosessen.

B. Om Forsvarlig utredning og individuell vurdering

Utredningsplikten:

Generelt: Utredningsplikten følger av forvaltningslovens § 17. Sakene skal være så godt opplyst som mulig, slik at vedtak treffes på riktig grunnlag. Når det gjelder avlastning vil det, avhengig av situasjonen i den enkelte sak, være relevant å kartlegge både omsorgsyter og omsorgsmottakers situasjon med hensyn til omsorgsarbeidets tyngde, særlige bistandsbehov, avlastningsbehov, bosituasjon, andre hjelpetiltak mv. Avlastning evt korttidsopphold skal tildeles på bakgrunn av en konkret og individuell vurdering, som bygger på opplysninger i utredningen.

Tilsynet fant at saksutredning foreligger i 15 av de 20 sakene, selv om disse i enkelte tilfeller må sies å være svært kortfattede. Det mangler oppdatert utredning og vurdering av behov i en del saker der tiltakene har vart over tid. !PLOS-kartlegging av omsorgsmottaker foreligger i alle saker.

Muntlige kontakter ser ut til å bli rutinemessig dokumentert. Synspunkter fra begge parter ser også ut til å være innhentet så langt dette er praktisk mulig.

Individuell vurdering:

Det foreligger kartlegging samt konkret og selvstendig vurdering av hver søknad, og omsorgsarbeidet belyses utfra begge parters (omsorgsyter og omsorgsmottakers) situasjon.

C. Vedtak; begrunnelse, innhold, informasjon om klageadgang

Vedtakene er tydelige mht omfang på avlastning og for hvilken periode, alternativt er det satt tidspunkt for evaluering.

Tilsynet fant imidlertid ikke alltid samsvar mellom søknad og vedtak:

Tilsynet fant ikke nærmere begrunnelser der vedtak ikke var i tråd med søknad.

Standardbegrunnelse l manglende begrunnelse kan bare nyttes i de tilfeller søker har levert en presis søknad som er imøtekommet i sin helhet.

Når det for eksempel innvilges rulleringsopphold med 2 uker avlastning og 3 uker hjemme, er dette et delvis avslag dersom det ble søkt om 2 uker avlastning og 2 uker hjemme. Avslag/delvis avslag må alltid begrunnes.

Med mindre søknaden om avlastning er helt presis i forhold til ønsket tid/omfang, er det viktig at det går fram av vedtaket hva kommunen har vektlagt og hvorfor vedtatt hjelp vurderes å ivareta behovet. Standardtekst om at søker fyller lovens vilkår og om regelverket er ikke tilstrekkelig.

Begrepet "rulleringsopphold" brukes i noen vedtak uten at det samtidig går fram om tiltaket gjelder avlastnings- eller korttidsopphold. Dette må gå fram av vedtaket.

Begrunnelse for vedtak skal iflg. forvaltningslovens § 25 inneholde:

• De regler vedtaket bygger på
• De faktiske forhold vedtaket bygger på
• De hovedhensyn som har vært avgjørende for skjønnsutøvelsen

Tilsynet fant at 19 av de 20 vedtakene var korrekt hjemlet i sosialtjenesteloven. Det siste kunne slik tilsynet tolker saksopplysningene også vært slik hjemlet, i stedet for som korttidsopphold fordi behovet oppsto som følge av omsorgsyters helseproblem. Men omsorgsmottaker var i aktuell sak riktig nok ikke avkrevd betaling for korttidsoppholdet.

Oppsummering / til oppfølging

Hovedinntrykket er at det stort sett foreligger gode, skriftlige utredninger i sakene.

Noen av disse kunne vært mer informative hva angår avveining av behov i samråd med partene.

Det er noe uklarhet vedr grenseoppgangen avlastning l korttidsopphold. Vurder behovet for intern runde med ansatte for å sikre korrekt informasjon utad og at begrepene brukes riktig.

Ta en gjennomgang av de ulike søknadsskjemaene, og bestem hvilket som skal gjelde.

Det sees eksempel på avlastning utenfor institusjon og det er bra. At avlastning kan gis i ulike former kan gjeme komme fram også i søknadsskjemaet.

Det er fint at kommunen i så stor grad klarer å gi regelmessige rulleringsopphold, men vær tydelige ivedtak på om rulleringsoppholdet er avlastnings- eller korttidsopphold.

Vær nøye med å begrunne vedtak der søknaden iutgangspunktet er upresis, eller der søknaden ikke imøtekommes fullt ut (eller avslås).

Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket ber om kommunens tilbakemelding vedr. hvordan de påviste svakhetene ved saksbehandlingen vil bli håndtert.

Vi ber om kommunens skriftlige tilbakemelding innen 01.12.2011.

Med hilsen

Marit Dybdal Kverkild (e.f.)
Fylkeslege
Sosial-, helse- og barnevernavdelingen Kirsti K. Mørkved
seniorrådgiver
Sosial-, helse- og barnevernavdelingen

Kopi til:

Statens helsetilsyn Postboks 8128 Dep 0032 OSLO
Kommunens kontaktperson (pr. e-post)