Avlastning. Stikkprøvetilsyn med den kommunale saksbehandlingen i Namdalseid kommune 2011

Viser til vårt brev av 27.04.11 om tilsynet, og påfølgende kontakt med kommunens oppnevnte kontaktperson, Endre Mølsleth.

Tilsynet med saksbehandlingen på området avlastning er gjennomført som et stikkprøvetilsyn i tråd med veileder fra Statens helsetilsyn.

Formålet har vært å undersøke om kommunen gjennom saksbehandlingen ivaretar behovet for avlastning for personer som har omsorg for eldre. Avlastning er regulert i sosialtjenesteloven, men i noen tilfeller dekkes også avlastningsbehov indirekte gjennom at den eldre ut fra egne behov iar korttidsplass etter kommunehelsetjenesteloven. Tiltakene er likevel forskjellige:

• Avlastning tilbys omsorgsytere når behovet primært er omsorgsyters behov for avlastning. Omsorgsyter mottar tjenesten og vedtaket (selv om tjenesten kan innebære at omsorgsmottaker for eksempel gis opphold i sykehjem).
• Korttidsopphold tilbys omsorgsmottaker når behovet primært gjelder dennes helsemessige behov. Omsorgsmottaker mottar da tjenesten og vedtaket.

Tjenestene avlastning og korttidsopphold er hjemlet i hver sin lov, har ulik målgruppe, klageinstans og ulike økonomiske konsekvenser. Det kan for eksempel kreves egenandel for korttidsopphold, men ikke for avlastning. Det er viktig at den enkelte sak er forsvarlig utredet og individuelt vurdert, slik at riktig hjelpeform settes inn.

Det presiseres at dette tilsynet gjelder kommunens saksbehandling, ikke tjenestetilbudet til den enkelte bruker.

Tilsynsteamet har bestått av rådgiver/jurist Marita Heimstad, rådgiver/sykepleier Bente Kne Haugdahl og seniorrådgiver/sosionom Kirsti K. Mørkved.

Kommunen v/kontaktperson Endre Mølsleth er gjort kjent med tilsynets vurderinger i telefonmøte med tilsynsteamet den 04.10.2010.

Stikkprøvetilsynet i Namdalseid kommune

Namdalseid kommunes brukerkontor utreder og fatter vedtak om avlastning.

Tilsynet ba om å få oversendt all dokumentasjon i samtlige saker som var behandlet fra og med 2009, der avlastningstiltak knyttet til eldre er innvilget, delvis innvilget eller avslått. Vi mottok i alt 9 saker, og iflg kommunen var det på oversendelsestidspunktet (l0.06.2011) ikke mottatt nye søknader i inneværende år.

Av de 9 sakene gjaldt 5 avlastning, og resterende 4 omhandlet korttidsopphold.

Tilsynstema

A. Om søknader

Kommunen har søknadsskjema med avkryssing for ulike tiltak, men tiltaket 'avlastning' går ikke fram. I praksis blir det da avkrysset for "korttidsopphold".

Søknadsskjema forelå bare i to av sakene. I øvrige saker var det vist til 'henvendelse om' uten at søknad var nedtegnet eller henvendelsen datert. Kommunen sier i oversendelsesbrevet at man klar over at søknadene burde vært skriftliggjort.

Generelt: Et tydelig søknadskjema, samt vekt på riktig informasjon og veiledning til aktuelle søkere vil være en god sikkerhet mot misforståelser og feil i saksbehandlingen. Det vises til at kommunen etter sosialtjenestelovens § 3-5 og kommunehelsetjenestelovens § 2-1 har plikt til å informere befolkningen om kommunens helse- og sosialtjenester, hvordan disse er organisert og hvordan en går fram for å søke. Dette kan blant annet ivaretas gjennom generell informasjon (nettside, brosjyrer, direkte kontakt), at aktuelle tiltak framgår av søknadsskjema, og informasjon underveis i søknadsprosessen.

B. Om Forsvarlig utredning og individuell vurdering

Utredningsplikten:

Generelt: Utredningsplikten følger av forvaltningslovens § 17. Sakene skal være så godt opplyst som mulig, slik at vedtak treffes på riktig grunnlag. Når det gjelder avlastning vil det, avhengig av situasjonen i den enkelte sak, være relevant å kartlegge både omsorgsyter og omsorgsmottakers situasjon med hensyn til omsorgsarbeidets tyngde, særlige bistandsbehov, avlastningsbehov, bosituasjon, andre hjelpetiltak mv. Avlastning evt korttidsopphold skal tildeles på bakgrunn av en konkret og individuell vurdering, som bygger på opplysninger i utredningen.

Gjennomgangen viser av vedtak om avlastning gjennomgående er rettet mot omsorgsmottaker, mens hvem som har behov for avlastningen ikke alltid går fram. Vedtakene skulle vært rettet mot omsorgsyter, som trenger avlastningen.

Det foreligger lite eller ingen kartlegging og vurdering av forhold ved omsorgsyters situasjon som har betydning for avlastningsbehovet. IPLOS-kartlegginger av omsorgsmottakere foreligger, men dette er ikke tilstrekkelig for å belyse omsorgsbyrden og avlastningsbehovet hos pårørende.

Kommunen må legge mer vekt på å avklare hvem som primært har behovet når hjelpebehov framkommer, og behandle sakene ut fra dette.

Individuell vurdering:

Ovennevnte uklarheter rundt målgruppe reflekteres også i den videre behandlingen av sakene: Vurderinger, spesielt rundt omsorgsyters situasjon mangler eller er svært mangelfullt beskrevet. Dokumentasjonen i sakene er sparsom og tyder på at muntlig kontakt med partene rundt behov ikke alltid nedtegnes. Dette bør skje rutinemessig.

C. Vedtak; begrunnelse, innhold, informasjon om klageadgang

Vedtakene er tydelige med hensyn til hva som innvilges, når hjelpen ytes og for hvor lang tid. Men det gjøres en del feil når vedtakene utformes:

Det nyttes gjennomgående feil adressat (omsorgsmottaker i stedet for omsorgsyter).

Fylkeslegen oppgis som klageinstans vedr avlastningsvedtak, men riktig klageinstans for vedtak etter sosialtjenesteloven er Fylkesmannen.

Enkelte vedtak er ikke påført "unntatt offentlighet".

Ettersom ingen avslag foreligger og kun 2 søknader er dokumentert, kan tilsynet vanskelig vurdere om vedtakene samsvarer med søknadene, og om kravet til begrunnelse ivaretas i tilfeller der søknader avslås eller bare delvis imøtekommes.

Begrunnelse for vedtak skal iflg. forvaltningslovens § 25 inneholde:

• De regler vedtaket bygger på
• De faktiske forhold vedtaket bygger på
• De hovedhensyn som har vært avgjørende for skjønnsutøvelsen

Kommunen viser i alle vedtak til både sosialtjenestelov og kommunehelsetjenestelov. Dette er unødvendig og kan virke forvirrende for mottaker. Vedtak om avlastning skal hjemles i sosialtjenestelov og vedtak om korttidsopphold skal hjemles i kommunehelsetjenesteloven.

Oppsummering / til oppfølging

Det må tas en gjennomgang med aktuelle ansatte for avklaring av praktiske og juridiske forskjeller på tiltakene avlastning og korttidsopphold

Kommunen må sikre at søknader, og annen relevant informasjon rutinemessig nedtegnes og dateres.

Vedtaksmalene som nyttes for avlastning og korttidsopphold bør gjennomgås for å sikre at innholdet blir korrekt i forhold til vedtatt tiltak, og at unødig innhold tas ut.

Fylkesmannen og Helsetilsynet ber om kommunens tilbakemelding vedr. hvordan de påviste svakhetene ved saksbehandlingen vil bli håndtert.

Vi ber om kommunens skriftlige tilbakemelding innen 01.12.2011.

Med hilsen

Marit Dybdal Kverkild (e.f.)
Fylkeslege
Sosial-, helse- og barnevernavdelingen Kirsti K. Mørkved
seniorrådgiver
Sosial-, helse- og barnevernavdelingen

Kopi til:

Kommunens kontakperson (pr. e-post)
Statens helsetilsyn Postboks 8128 Dep 0032 OSLO