Rapport fra tilsyn med Undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn ved Steinkjer kommune, barneverntjenesten 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Gjennomføring av undersøkelser. Herunder fire undertema

• Sikrer kommunen at det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse
• Sikrer kommunen barns rett til medvirkning i undersøkelsesperioden
• Sikrer kommunen at det er foretatt en forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes.
• Sikrer kommunen at undersøkelsene blir gjennomført innenfor lovpålagte frister.

Evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn. Herunder tre undertema

• Sikrer kommunen at det gjennomføres en tilstrekkelig evaluering.
• Sikrer kommunen at barnet lar medvirke i evalueringsfasen.
• Sikrer kommunen en faglig forsvarlig vurdering før man konkluderer undersøkelsen.

Dato:

Hanne Dyrstad
revisjonsleder

Roar Veiseth,
revisor

 

Kirsti Myrvang,
revisor

 

 

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved barneverntjenesten i Steinkjer kommune i perioden 28.01.11- 22.03.11. Revisjonen inngår som en del av et landsomfattende tilsyn i

2011. Det vil si at alle fylkene fører tilsyn med samme tema, og at temaet er plukket ut av Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenestene i kommunen etter lov om barneverntjenester § 2-3 4. ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid utenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

Beskrivelse av virksomheten spesielle forhold

Barneverntjenesten i Steinkjer kommune er en av de største barneverntjenestene i fylket. Den inngår ikke i formelt interkommunalt samarbeid, men har samarbeid på IKT og kompetanseheving innen barnevernfeltet med Verran og Inderøy kommune. Steinkjer har en organisering med 3 team, hvert team med en fagkonsulent som teamleder. Det er et undersøkelsesteam, et tiltaksteam og et omsorgsteam. De ansatte som hører til de ulike teamene sitter på samme kontor. Dette bidrar til samhold, og mindre terskel for å spørre andre om hjelp. De siste årene har kommunen hatt vanskeligheter med å få stabil bemanning i fagkonsulentstillingene.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.01.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 21.03.11.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt den 22.03.11.

Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med 2 hovedtema:

1. Gjennomføring av undersøkelser. Herunder fire undertema

• Sikrer kommunen at det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse?
• Sikrer kommunen barns rett til å få medvirke i undersøkelsesperioden?
• Sikrer kommunen at det er foretatt en forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes?
• Sikrer kommunen at undersøkelsene gjennomføres innenfor lovpålagte frister.?

2. Evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn. Herunder tre undertema

• Sikrer kommunen at det gjennomføres en tilstrekkelig evaluering.?
• Sikrer kommunen at barnet f'ar medvirke i evalueringsfasen.?
• Sikrer kommunen en faglig forsvarlig vurdering før man konkluderer undersøkelsen?

Funn

Det ble avdekket to avvik.

Avvik 1.

Kommunen sikrer ikke at undersøkelsene gjennomføres innen lovpålagte frister.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Barnevernloven § 6-9 som lyder" En undersøkelse etter § 4-3 skal gjennomføres snarest og senest innen 3 måneder. I særlige tilfeller kan fristen være seks måneder.

Avviket bygger på følgende:

• Av kommunens rapportering for 20 l O fremgår det at det var fristoversittelser i i8 saker i siste kvartal.
• Gjennom intervju kom det frem at det er økende antall, ca 25 fristoversittelser første kvartal 2011.

Avvik 2.

Kommunen sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tilstrekkelig grad.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Barnevernloven§ 4-5. Hvor det fremgår "Når hjelpetiltak vedtas, skal barneverntjenesten utarbeide en tidsavgrenset tiltaksplan. Barneverntjenesten skal holde seg orientert om hvordan det går med barnet og foreldrene, og vurdere om hjelpa er tjenlig, eventuelt om det er nødvendig med nye tiltak, eller om det er grunnlag for omsorgsovertagelse. Tiltaksplanen skal evalueres regelmessig"

Barnevernloven§ 6-3. Hvor det fremgår "Et barn som er fylt 7 år, og yngre barn som e ri

stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å uttale seg før det tas avgjørelser i sake som berører han eller henne. Barnets mening skal tillegges vekt i samsvar med barnets alder og modenhet."

Avviket bygger på følgende:

Undertema 1.Gjennomføres det en tilstrekkelig evaluering.

Ved gjennomgang av 10 mapper så vi at 5 av 10 barn har ok tiltaksplan, 2 mangler tiltaksplan og 2 er for dårlig innholdsmessig. I en mappe skulle det vært 4 tiltaksplaner, men vi fant bare to.

I forhold til evaluering finner ikke Fylkesmannen at kommunen har skriftlige rutiner for å innhente informasjon i fra flere kilder før evaluering. F. eks skole, barnehage, støttekontakt, besøkshjem.

I 6/1O mapper finner vi ikke at barneverntjenesten har innhentet informasjon i fra andre instanser i forbindelse med evalueringen.

Kommentar:

Selv om det ikke foreligger skriftlige rutiner for å innhente opplysninger i fra andre instanser trenger ikke dette å innebære et avvik i seg selv så lenge at barneverntjenestens praksis er i samsvar med myndighetskravene. Ved gjennomgang av mapper fant vi at i over halvpartene av mappene manglet det dokumentasjon på at barneverntjenesten hadde innhentet opplysninger i fra andre instanser. Gjennom intervju kom det frem at det er litt opp til hver enkelt saksbehandler om man innhenter informasjon i fra samarbeidsinstanser eller ikke.

Det innhentes derfor ikke systematisk informasjon i fra flere kilder før det evalueres.

Undertema 2. Sikres barns medvirkning under evalueringen.

Gjennom intervju kom det frem at barneverntjenesten som regel snakker med barna i evalueringsfasen, men det gjøres noe ulikt fra saksbehandler til saksbehandler.

Tilsynet finner at kommunen ikke har rutiner for å dokumentere at samtaler med barna

er gjennomført, eller en vurdering på hvorfor samtaler med barna ikke er gjennomført. Det vises i denne sammenheng til:

I 6/10 mapper er det ikke dokumentert noen samtale med barn, eller vurdering av hvorfor det ikke er snakket med barnet. I 2 av mappene finner vi spor av samtaler med barn, men i liten grad knyttet opp mot evaluering. I 2 mapper er det evaluert sammen med barna.

Undertema 3. Foretar barneverntjenesten en forsvarlig vurdering før evaluering avsluttes.

I journalen til barna finner vi mest faktabeskrivelser. Vi finner ikke faglige

vurderinger i fra barnevernets side om hva de mener om tiltakets effekt, om tiltakene er tjenlig ut i fra målene som er satt. Eller om nye tiltak burde vært forsøkt. Dette begrunnes med:

I 10 mapper finner vi ikke tilstrekkelig dokumentasjon på barneverntjenestens subjektive mening. Vi finner det ikke dokumentert hvorvidt barneverntjenesten finner at tiltakene har hatt effekt. Vi finner ikke at delmålene i tiltaksplanen er evaluert. Vi finner få faglige vurderinger av hvorvidt barneverntjenesten vurderer tiltak etter bvl § 4-12.

I 9/10 mapper finner vi ikke hvem som er ansvarlig for oppfølgningene av barna og foreldrene.

Fylkesmannen finner at kommunen ikke har et funksjonelt avvikssystem. Det fanges f. eks ikke opp svikt i forhold til at samtaler med barn og samarbeidsinstanser ikke dokumenteres systematisk i forbindelse med evaluering. Det fanges heller ikke opp at barneverntjenestens faglige vurderinger ikke er dokumentert i forbindelse med evaluering.

Vurdering av virksomhetens styringssystem

Barneverntjenesten i Steinkjer kommune har ikke et funksjonelt avvikssystem. Det vil si at internt i barneverntjenesten føres det ikke avvik på feil eller forglemmelser etc som meldes til barnevernleder og videre opp til avdelingsleder og rådmann. Mangel på et slikt system har medført at kommunen ikke har fanget opp ulike svikt i organisasjonen, fått satt inn korrigerende tiltak og lukket avviket. En svikt som er gjennomgående er manglende dokumentasjon på at barnverntjenesten har latt barn medvirke i både undersøkelsesfasen og evalueringsfasen. Det er også manglende journalføring i forhold til om det er innhentet informasjon i fra andre samarbeidsinstanser.

Ledelsen i kommunen informerte på sluttmøtet om at man jobber med å lage et slikt avvikssystem og at dette skal implementeres i kommunen i løpet av april.

Regelverk

• Barnevernloven §§ 4-3, 4-5, 6-3 og 6-9
• FN' s barnekonvensjon art 12
• Forvaltningsloven §§ 11 d og 17
• Internkontrollforskriften

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Vi så på 17 mapper med undersøkelser 10 siste som var henlagt og 7 siste som hadde ført til tiltak.
• Vi så på 10 mapper med evaluering av hjelpetiltak
• Vi fikk tilsendt en prosedyreperm herunder:
  organisasjonskart delegasjonsreglement liste over ansatte
  rutiner for gjennomføring av undersøkelser sjekklise undersøkelser
  fremdriftsplan undersøkelser
  rutiner for hjelpetiltak
  evalueringsskjema tiltakskonsulent
  evalueringsskjema for tiltaksplan
  eks på tiltaksplan.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Det ble gjennomgått de samme 10 mapper inne på Akos for å se om noe dokumentasjon ikke var lagt i mappene.
• Rutinepermen ble gjennomgått
• Vi så i 2 notatbøker.

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag:

• Mail med oversendelse av program datert 03.03.2011
• Mail med tilbakemelding i fra kommunen datert 03.03.2011.

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon l stilling	Åpningsmøte	Interv.iu	Sluttmøte
Torunn Austheim	Rådmann	X		X
Ingeborg Laugsand	Avdelingsleder Helse og rehabilitering	X	X	X
Gunlaug Rønsberg	Bamevernleder	X	X	X
Janne Siri Brandtzæg	Bamevernkonsulent	X	X
Tone Holmstrand	Saksbehandler barnevern	X	X
Anne B. Wohlan	Bamevernkonsulent	X	X	X
Bente Skagen Egge	Tiltakskonsulent		X	X
MonicaRømo	Bamevernkonsulent
Liv Bente Lønnum	Bamevernkonsulent	X		X
Kari Skjellegrind	Bamevernkonsulent	X		X
Inger H. Helbostad	Bamevernkonsulent	X	X	X
Terje Haugseth	Bamevernkonsulent	X	X	X
Marie Finstad	Barnevernarbeider	X		X
Åshild Aune	Saksbehandler omsorgteam	X		X
Inger Kristine Hatlegjerde	Fagkonsulent undersøkelses team og tiltaksteam	X	X
Silje L. Jenssen	Forebyggende barnevern	X		X
Anne Tangen				X
Hilde G. Elli				X
Siv Skjerve Lello				X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Roar Veiseth, Kirsti Myrvang og Hanne Dyrstad

Ida Stuberg deltok som observatør.