Rapport fra tilsyn med kommunenes arbeid med undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn ved Værnesregionen barneverntjeneste 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens arbeid med undersøkelser. Herunder fire undertema: Sikrer kommunen at de gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse. Sikrer kommunen barns rett til medvirkning i undersøkelsesperioden.

Sikrer kommunen at det er foretatt en forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes. Sikrer kommunen at undersøkelsene blir gjennomført innenfor lovpålagte frister

Evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn. Herunder tre undertema: Sikrer kommunen at de gjennomføres en tilstrekkelig evaluering.

Sikrer kommunen at barnet får medvirke i evalueringsfasen.

Sikrer kommunen en faglig forsvarlig vurdering før man konkluderer undersøkelsen.

Kirsti Myrvang
revisjonsleder

Hanne Dyrstad
revisor

Kine Beate Olsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Værnesregionen barneverntjeneste i perioden 02.03.11- 14.04.11. Revisjonen inngår som en del av et landsomfattende tilsyn i 2011. Det vil si at alle fylkene fører tilsyn med samme tema. Tema for tilsynet er valgt av Statens Helsetilsyn, som er overordnet myndighet på Fylkesmannens tilsynsoppgaver innen barnevern.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten i kommunene etter barnevernloven§ 2-3, 4. ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Værnesregionen barneverntjeneste er et samarbeid på barnevernområdet mellom fem kommuner; Stjørdal, Meråker og Frosta i Nord-Trøndelag og Tydal og Selbu i Sør-Trøndelag.

Samarbeidet er organisert etter vertskommunemodellen, med Stjørdal som vertskommune.

Stjørdal utøver arbeidsgiverfunksjonen for de ansatte og har ansvar for administrative støttefunksjoner.

Barneverntjenesten er organisert i 3 team med hver sin teamleder, teamene arbeider etter en generalistmodell.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 2.03.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 13.04.11.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 14.03.11.

4. Hva tilsynet omfattet

1. Kommunens arbeid med undersøkelser. Herunder fire undertema:

• Sikrer kommunen at de gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse. Sikrer kommunen barns rett til medvirkning i undersøkelsesperioden.
• Sikrer kommunen at det er foretatt en forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes. Sikrer kommunen at undersøkelsene blir gjennomført innenfor lovpålagte frister

2. Evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn. Herunder tre undertema:

• Sikrer kommunen at de gjennomføres en tilstrekkelig evaluering. Sikrer kommunen at barnet rar medvirke i evalueringsfasen.
• Sikrer kommunen en faglig forsvarlig vurdering før man konkluderer undersøkelsen.

5. Funn

Det ble avdekket 2 avvik:

Avvik 1:

Værnesregionen sikrer ikke at undersøkelsene gjennomføres innen lovpålagte frister, og det dokumenteres ikke i tilstrekkelig grad de vurderinger som ligger til grunn for konklusjon av undersøkelsen.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Barnevernloven § 6-9 som lyder: "En undersøkelse etter § 4-3 skal gjennomføres snarest og senest innen 3 måneder. I særlige tilfeller kan fristen være 6 måneder".
• Forvaltningsloven§ Il d; "muntlige opplysninger av betydning for saken skal så vidt mulig nedtegnes eller protokolleres". Videre forutsetter § 17 og 18 i samme lov en indirekte skriftlighet for at partene skal kunne gjøre seg kjent med sakens opplysninger og sakens dokumenter.

Avviket bygger på følgende:

• Av kommunenes rapportering for 20 l O framgår det at det var fristoversittelser i23 undersøkelsessaker i Væmesregionen siste halvår.
• Gjennom intervju kommer det fram at det er økende antall fristoversittelser første kvartal 20 Il.
• Mappegjennomgang og intervju synliggjør at bamevemtjenesten ikke systematisk dokumenterer sine faglige vurderinger før undersøkelser konkluderes

Avvik 2:

Værnesregionen sikrer ikke at alle barn med hjelpetiltak får utarbeidet tiltaksplan.

Kommunen oppfyller ikke kravet til dokumentasjon av barns medvirkning. Barneverntjenesten dokumenterer ikke barnevernfaglige vurderinger i forbindelse med evaluering.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Barnevernloven § 4-5 stiller krav til barneverntjenesten om at det skal utarbeides en tidsavgrenset tiltaksplan for alle barn med hjelpetiltak, planen skal evalueres jevnlig. Barnevernloven§ 6-3; "et barn som er fylt 7 år, og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å uttale seg før det tas avgjørelser i saker som berører han eller henne. Barnets mening skal tillegges vekt i samsvar med barnets alder og modenhet. Barns rett til å bli hørt er et grunnleggende prinsipp i FN's barnekonvensjon.
• Forvaltningsloven § 11 d; "muntlige opplysninger av betydning for saken skal så vidt mulig nedtegnes eller protokolleres." Videre forutsetter § 17 og 18 i samme lov en indirekte skriftlighet for at partene skal kunne gjøre seg kjent med saken opplysninger og sakens dokumenter.

Avviket bygger på følgende:

• Av kommunenes rapportering for 2010 fremgår det at 106 barn med hjelpetiltak i
• Værnesregionen ikke har fått utarbeidet tiltaksplan.
• Flertallet av tiltaksplanene som forelå har ikke målsettinger som er så tydelige at de er egnet for å evaluere etter. Det dokumenteres i liten grad om det er innhentet info fra samarbeidsinstanser og familie ved evaluering av hjelpetiltak
• Det dokumenteres i svært liten grad om barnet er informert om evaluering av eget - tiltak.
• Det dokumenteres i svært liten grad hva som er barnets syn, eller om barnet er gitt mulighet til å uttale seg.
• Det dokumenteres ikke hvorvidt barnevernet har vurdert om barnet bør høres eller ikke under evaluering av hjelpetiltaket
• Vi finner ikke faglige vurderinger fra barnevernet sin side om hva de mener om tiltakets effekt, om tiltakene er tjenlig ut i fra målene som er satt, eller om nye tiltak burde vært forsøkt.
• Vi finner ikke tilstrekkelig dokumentasjon på barneverntjenestens subjektive mening.
• Vi finner det ikke tilstrekkelig dokumentert faglige vurderinger av hvorvidt barneverntjenesten vurderer tiltak etter bvl § 4-12.
• Vi finner ikke tilstrekkelig dokumentert at barneverntjenesten har innhentet informasjon i fra andre instanser i forbindelse med evalueringen.
• Vi finner ikke tilstrekkelig dokumentert hvilken beslutning som tas i sakene etter gjennomført evaluering.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Værnesregionen har ikke et funksjonelt avvikssystem for den interkommunale barneverntjenesten. Internt i i tjenesten føres det ikke avvik på feil eller pålagte oppgaver som ikke utføres. Dermed blir ikke avvik varslet fra saksbehandler via teamleder og barnevernleder og opp til rådmannsnivå. Manglende avvikssystem medfører at kommunene ikke fanger opp svikt i organisasjonen, og at det dermed ikke settes inn tilstrekkelige korrigerende tiltak og avvikslukking.

En svikt som er gjennomgående er manglende dokumentasjon på at bar har fått medvirke i evalueringsfasen. Det er også manglende dokumentasjon på de faglige vurderinger som gjøres i forbindelse med undersøkelser, og de faglige vurderinger som legges til grunn for evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn.

Fylkesmannen ble under tilsynet informert om at Værnesregionen er i ferd med å utarbeide og innføre et funksjonelt avvikssystem. Det ble ikke gitt opplysninger om når man ventet at dette arbeidet skulle være ferdigstilt.

7. Regelverk

• Barnevernloven §§ 4-3, 4-5, 6-3 og 6-9.
• FN's barnekonvensjon artikkel 12
• Forvaltningsloven§§ 11 d, 17 og 18
• Internkontrollforskriften

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• 22 mapper med gjennomførte undersøkelser; der halvparten var blitt henlagt og halvparten hadde ført til tiltak.
• 12 mapper med evaluering av hjelpetiltak
• Virksomhetsplan for Værnesregionen barneverntjeneste
• Kompetanseplan for Værnesregionen barneverntjeneste
• Internkontroll for Værnesregionen barneverntjeneste
• Organisasjonskart
• Samarbeidsavtale for Værnesregionen barneverntjeneste og kommunene Stjørdal, Meråker, Selbu, Frosta og Tydal
• Liste over ansatte i barneverntjenesten
• Rutiner for undersøkelser
• Rutiner for tiltak

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Mappene med evaluering av hjelpetiltak.
• Journalnotat på dataprogrammet "Familia"

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel utsendt 02.02.11
• E-poster med avklaring om tidspunkt for intervju og andre praktiske avklaringer

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hanne Dyrstad, Kine Beate Olsen, Ida Stuberg og Kirsti Myrvang