Rapport fra tilsyn med institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoller og behandling av klager på bruk av tvang ved Karienborg ungdomsheim 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoller og be andling klager på bruk av tvang.

Formålet med tilsynet er å undersøke om institusjonen gjennom sin intemkon roll sikrer at myndighetskravene i forhold til å skrive en tvangsprotokoll er oppfylt. Vider at protokollen tilfredsstiller kravene til et enkeltvedtak etter forvaltningslovens bestemmelser der rettighetsforskriften krever dette.

Under tilsynet ble det avdekket ett avvik:

Avvik

• Institusjonen har ikke et system som sikrer at tvangsprotokoller blir skrevet i henhold til kravene i forvaltningsloven vedrørende enkeltvedtak.

Hanne Dyrstad
revisjonsleder

Kine B. Olsen
revisor

Ingunn Riseth
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Karienborg Ungdomsheim i perioden 28.09.2012- 28.11.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjonene etter barnevernlovens §§ 2-3 og 5-7, jf tilsynsforskriftens § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de området tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Karienborg Ungdomsheim er godkjent for i alt 5 barn i alderen 12-18 år plassert utenfor hjemmet med hjemmel i barnevernlovens §§ 4-4 5. ledd og 4-12. Institusjonen er godkjent for en 6. beboer i forbindelse med kortere overlapp. Institusjonen har gitt en ytterligeirepresisering av målgruppen innenfor samme plasseringshjemler og aldersgrupper. Denne gir spesifikke problemer som ungdom kan ha og som institusjonen kan bistå med, og hvem som faller utenfor målgruppen.

Institusjonen har spisskompetanse innenfor familieterapi, og tilbyr samtaler og familieveiledning ved ønske om dette. Veiledning kan gis både på institusjonen og i hjemmet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.09.2012. Oversikt over dokumenter virksomheteni,har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 28.ll.2012.

Intervjuer
4 personer ble intervjuet og vi hadde en samtale med avdelingsleder.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt den 28.11.2012

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoller og behandling av klager på bruk av tvang. Formålet med tilsynet var å undersøke om institusjonen gjennom sin internkontroll sikret at myndighetskravene i forhold til å skrive en tvangsprotokoll er oppfylt. Det vil si om institusjonen har styringstiltak som sikrer at tvangsprotokoller blir ført på en slik måte at de oppfylte kravet til enkeltvedtak der rettighetsforskriften krever dette.

5. Funn

Det ble avdekket 1 avvik:

• Institusjonen har ikke et system som sikrer at tvangsprotokoller blir skrevet i henhold til kravene i forvaltningsloven vedrørende enkeltvedtak

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om barneverntjenester § 5-9, Forvaltningsloven § 17, Forvaltningslovens § 24, Forvaltningslovens § 25 og internkontrollforskriften § 12.

Avviket bygger på følgende observasjoner, herunder intervju:

• Ved gjennomgang av 18 tvangsprotokoller fant tilsynet at 12 var for dårlig utfylt ifht. reglene om enkeltvedtak i fvl. Det som hovedsakelig var mangelfullt var beskrivelse av hva som var situasjonen forut for tvangsbruken, hva som ble gjort for å forhindre tvang, og hvordan selve tvangsbruken ble gjennomført. Det var også vanskelig å se om vilkårene i bestemmelsene var oppfylt, f. eks nødverge og begrunnet mistanke.
• Ansatte er ikke kjent med hva de kan endre/ slette i en tvangsprotokoll.
• Ansatte har ikke fått opplæring i forvaltningsloven.
• Ansatte vet at det finnes et avviksskjema, men det er ikke en felles forståelse for når og hvorfor dette skal anvendes. Det blir i liten grad benyttet.
• Barnets syn fremkommer ikke i 8 av 18 tvangsprotokoller.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester av 17.juli 1992 nr 100.
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon av 15.11.2011 nr 1103.
• Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling av 11.12.2003 nr 1564.
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner av 10.06.2008 nr 580.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningen av 10.02.1967.
• Internkontrollforskriften

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Godkjenningsvedtak fra Bufetat
• Sjekkliste for nytilsatte/studenter
• Rutine for føring av tvangsprotokoll
• Institusjonsplan
• Stillingsbeskrivelser

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Referat fra personalmøter
• Dagsrapporter
• Rutineperm
• Delegasjonsreglement

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel ble sendt ut 28.09.2012 og 17.10.12
• Brev datert 13.09.2012 fra Karienborg ungdomsheim med oversendelse av dokumentasjon i forbindelse med tilsynet
• Brev datert 06.11.2012 fra Karienborg Ungdomsheim med ytterligere dokumentasjon.
• E-post korrespondanse 22.11.2012 i forbindelse med oppsett av program

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder: Hanne Dyrstad
Revisor: Ingunn Riseth
Revisor: Kine Beate Olsen