Rapport fra tilsyn med Institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoller og behandling av klager på bruk av tvang ved Rostad Ungdomsheim 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoller og behandling av klagere på bruk av tvang

Formålet med tilsynet er å undersøke om institusjonen gjennom sin internkontroll sikrer at myndighetskravene i forhold til å skrive en tvangsprotokoll er oppfylt. Videre at protokollen tilfredsstiller kravene til et enkeltvedtak etter forvaltningslovens bestemmelser der rettighetsforskriften krever dette.

Det ble ikke avdekket avvik eller merknader under systemrevisjonen.

Hanne Dyrstad
revisjonsleder

Ingunn Riseth
revisor

Kine Beate Olsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Rostad Ungdomsheim i perioden 17.10.2012 -12.12.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjonene etter barnevernlovens §§ 2-3 og 5-7, jf. tilsynsforskriftens § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Rostad Ungdomsheim er godkjent for inntil 16 barn og unge, i alderen 9-18 år ved inntak, plassert i henhold til barnevernloven §§ 4-4 femte ledd, 4-12 og 4-24 første ledd, tredje alternativ. Institusjonen er også godkjent for plassering etter §§ 4-6 samt 4-26, dersom intensjonen er etterfølgende langtidsplassering.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17.10.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 12.12.2012.

Intervjuer
Fire personer ble intervjuet og tilsynet hadde i tillegg en samtale med institusjonsleder. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 12.12.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoller og behandling av klager på bruk av tvang. Formålet med tilsynet var å undersøke om institusjonen gjennom sin internkontroll sikret at myndighetskravene i forhold til å skrive en tvangsprotokoll er oppfylt. Det vil si om institusjonen har styringstiltak som sikrer at tvangsprotokoller blir ført på en slik måte at de oppfyller kravet til enkeltvedtak der rettighetsforskriften krever dette.

5. Funn

• Det ble ikke avdekket noen avvik under systemrevisjonen
• Det ble ikke avdekket noen merknader under systemrevisjonen

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester av 17.juli 1992 nr 100.
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon av 15.11.2011 nr 1103.
• Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling av 11.12.2003 nr 1564.
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner av 10.06.2008 nr 580.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningen av 10.02.1967.
• Internkontrollforskriften

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Liste over ansatte
• Skriftlig rutine for utfylling av tvangsprotokoller
• Vedtak om godkjenning fra Bufetat

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Stillingsbeskrivelser
• Perm for nyansatte
• Sjekkliste for oppstart av nyansatte
• Opplæringsplan

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel ble sendt ut første gang 24.8.2011, men tilsynet ble avlyst. Nytt varsel ble sendt ut 10.7.2012, men også denne gangen ble tilsynet avlyst. Siste og endelige varsel ble sendt ut 17.10.2012.
• Brev datert 14.9.2011 fra Rostad Ungdomsheim med dokumentasjon i forbindelse med tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder: Hanne Dyrstad
Revisor: Kine Beate Olsen
Revisor: Ingunn Riseth