Rapport fra tilsyn med Institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoller og behandling av klager på bruk av tvang ved Spillumheimen ungdomsheim 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoller og behandling klager på bruk av tvang.

Formålet med tilsynet var å undersøke om institusjonen gjennom sin internkontroll sikret at myndighetskravene i forhold til å skrive en tvangsprotokoll er oppfylt. Videre at protokollen tilfredsstiller kravene til et enkeltvedtak etter forvaltningslovens bestemmelser der rettighetsforskriften krever dette.

Under tilsynet ble det avdekket ett avvik.

Avvik

• Institusjonen har ikke et system som sikrer at tvangsprotokoller blir skrevet i henhold til kravene i forvaltningsloven vedrørende enkeltvedtak.

Hanne Dyrstad
revisjonsleder

Kine Beate Olsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Spillumheimen ungdomsheim i perioden 10.07.2012 -15.11.2012 . Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med lov om barneverntjenester etter barnevernlovens §§ 2-3 og 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke. rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter. ved intervjuer og andre undersøkeIser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Spillumheimen ungdomsheim er godkjent for inntak av barn i alderen 12-18 år ved inntak. plassert utenfor hjemmet med hjemmel i barnevernloven§§ 4-4 femte ledd. 4-12 og 4-6. Det er i alt 7 kvalitetssikrede plasser ved institusjonen, hvorav en akutt. Den 7. plassen er imidlertid forbeholdt situasjoner med overlapp i forbindelse med inn- og utflytting.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.07.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 15.11.2012.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet og tilsynet hadde en samtale med styrer.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt den 15.11.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoller og behandling av klager på bruk av tvang. Formålet med tilsynet var å undersøke institusjonen gjennom sin internkontroll sikret at myndighetskravene i forhold til å skrive en tvangsprotokoll er oppfylt. Det vil si om institusjonen hadde styringstiltak som sikret at tvangsprotokoller ble ført på en slik måte at de oppfylte kravet til enkeltvedtak der rettighetsforskrift:en krever dette.

5. Funn

Det ble avdekket ett avvik.

Avvik:

Institusjonen har ikke et system som sikrer at tvangsprotokoller blir skrevet i henhold til kravene i forvaltningsloven vedrørende enkeltvedtak

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om barneverntjenester § 5-9, Forvaltningsloven § 17, Forvaltningslovens § 24, Forvaltningslovens § 25 og internkontrollforskriften § 12.

Avviket bygger på følgende observasjoner, herunder intervju:

• Ved gjennomgang av Il tvangsprotokoller fant tilsynet at 9 var for dårlig utfylt i fht. reglene om enkeltvedtak i forvaltningsloven. Det som hovedsakelig var mangelfullt var beskrivelse av hva som var situasjonen forut for tvangsbruken, hva som ble gjort for å forhindre tvang, og hvordan selve tvangsbruken ble gjennomført.
• Institusjonen har heller ikke i tilstrekkelig grad sannsynliggjort at vilkårene i bestemmelsene i rettighetsforskriften er oppfylt, f.eks om det foreligger nødverge eller en begrunnet mistanke.
• Ved gjennomgang av tvangsprotokollene fant vi flere tilfeller med bruk av feil hjemmel ved føring av tvangsprotokoller.
• Det var ikke kjent for de ansatte om de kan endre/slette opplysninger i en tvangsprotokoll.
• Det kom frem gjennom intervju at det ikke ble gitt noen systematisk opplæring i forvaltningsloven.
• Gjennom intervju og dokumentasjon kom det frem at det ikke har blitt gitt tilstrekkelig opplæring i rettighetsforskriften
• Ansatte vet at det finnes et avviksskjema, men det er ikke en felles forståelse for når og hvorfor dette skal anvendes. Avvikssystemet blir i liten grad benyttet til forbedring.
• Barnets syn på tvangsbruken fremkommer ikke i 6 av Il tvangsprotokoller.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr 100.
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon av 15.11.2011 nr 1103.
• Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling av 11.12.2003 nr 1564.
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barnevern institusjoner av 10.06.2008 nr 580.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningen av 10.02.1967.
• Internkontrollforskriften

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Liste over ansatte
• Arbeidsbeskrivelser
• Kompetanseplan
• Rutiner for tilbakeføring ved rømming.
• Skriftlige rutiner i forbindelse med føring av tvangsprotokoll.
• Mal for tvangsprotokoll
• Vedtak om godkjenning fra Bufetat
• Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
• Dagsrapport
• Kveldsrapport
• Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:
• Varsel ble sendt 10.07.2012
• Etterspurt dokumentasjon ble mottatt 20.08.2012
• Mail vedrørende program ble sendt den 12.11.2012

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Revisjonsleder: Hanne Dyrstad
Revisor: Kine Beate Olsen