Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten Kommunens arbeid med undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn i Verran kommune 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Gjennomføring av undersøkelse etter lov om barnevemtjeneste
• Evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn

Fylkesmannen er tilsynsmyndighet overfor kommunenes arbeid etter lov om bamevemtjenester. Statens helsetilsyn er Fylkesmannens overordnede faglige instans for tilsynet. Dette tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen har funnet ett avvik ved tilsynet:

Kommunen sikrer ikke at det måles effekt av tiltak til hjemmeboende barn, og det dokumenteres ikke om barna får medvirke i evalueringsprosessen. Barnevernfaglige vurderinger dokumenteres i manglende grad ved evaluering.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg at kommunen har gode prosedyrer som etterfølges når det gjelder undersøkelser.

Dato: 19.09.12

Kirsti Myrvang
revisjonsleder

Hanne S. Dyrstad

 

Unni Røstad Pedersen

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Verran kommune i perioden 23.02.12 -

19.09.12. Revisjonen inngår som en del av et landsomfattende tilsyn i 2011 og 2012. Det vil si at alle fylkene fører tilsyn med samme tema. Temaet er valgt av Statens helsetilsyn som er Fylkesmannens overordnede faglige instans på tilsyn med barnevernområdet.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lov barneverntjenester § 2-3, 4. ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten- spesielle forhold

Barneverntjenesten i Verran kommune er en av de minste barneverntjenestene i Nord­ Trøndelag. For tiden er det 3 stillingshjemler ved tjenesten. Kommunen fikk øremerkede midler fra staten til styrking av saksbehandlerkapasiteten både i 2011 og 2012.

Kommunen har nylig foretatt en omorganisering, og barneverntjenesten er fra 2012 organisert i en forebyggende enhet sammen med fysio/ergoterapitjeneste, legetjeneste, helsestasjon og PPT. Den forebyggende enheten ledes av driftsleder som rapporterer til rådmann. Barnevernleder leder det barnevernfaglige arbeidet og har ansvar og myndighet til å fatte akuttvedtak. Barneverntjenesten har hatt stabil bemanning de siste to årene, etter flere år med turnover og sykmeldinger.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.03.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 27.03.12

Intervjuer

Fem personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 28.03.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med to hovedtema:

1. Gjennomføring av undersøkelser

• Om kommunen sikre at det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse
• Om kommunen sikrer barns rett til å få medvirke i undersøkelsesperioden
• Om kommunen sikrer at det foretas en forsvarlig vurdering før undersøkelsen avsluttes

2. Evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn.

• Om kommunen sikrer at det gjennomføres en tilstrekkelig evaluering
• Om kommunen sikrer at barnet får medvirke i evalueringsfasen
• Om kommunen sikrer en faglig forsvarlig vurdering før man avslutter evalueringen

5. Funn

Det ble avdekket ett avvik ved hjelpetiltak til hjemmeboende barn:

Kommunen sikrer ikke at det måles effekt av tiltak til hjemmeboende barn, og det dokumenteres ikke om barna får medvirke i evalueringsprosessen. Barnevernfaglige vurderinger dokumenteres i manglende grad.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

-Barnevernloven § 4-5; <<Når jelpetiltak vedtas, skal barneverntjenesten utarbeide en tidsavgrenset tiltaksplan. Barnevern(jenesten ska/følge nøye med på hvordan det går med barnet og foreldrene, og vurdere om hjelpen er (jenlig, eventuelt om det er nødvendig med nye tiltak eller om det er behovfhr omsorgsovertagelse. Tiltak!Jplanen skal evalueres regelmessig.»

- FN's barnekonvensjon, artikke112; barns rett til å bli hørt.

- Barnevernloven§ 6-3: Barn som er fylt 7 år, og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å uttale seg før det tas avgjørelser i en sak som berører han eller henne. Barnets mening skal tillegges vekt i samsvar med barnets alder og modenhet.

- Forvaltningslovens § 11d; " ...muntlige opplysninger av betydningfhr saken skal så vidt mulig nedtegnes eller protokolleres".

- Videre forutsetter samme lov § 17 og 18 en indirekte skriftlighet for at partene skal kunne gjøre seg kjent med sakens opplysninger og sakens dokumenter.

- Forskrift om internkontroll for kommunenes oppgaver etter lov om barneverntjenester (internkontrollforskriften) bokstav a, e, f, g og h

Avviket bygger på:

Utilstrekkelig evaluering:

Ikke alle barn har tiltaksplan, og de tiltaksplanene som foreligger har varierende kvalitet i forhold til innhold. Tjenesten har i november 2011/mars 2012 utarbeidet skriftlig rutine på at ingen vedtak signeres av barnevernleder før tiltaksplan foreligger, men Fylkesmannen ser at rutinen så langt ikke er etterlevd. Det er også nedfelt at alle tiltaksplaner bør evalueres minst en gang pr kvartal. Ikke alle tiltaksplaner er dokumentert evaluert. Evalueringene som er gjort er ikke i tilstrekkelig grad knyttet mot mål og tiltak utarbeidet i tiltaksplan, og det foretas ikke regelmessig evaluering etter oppsatte tidspunkt i tiltaksplaner. Ved foretatte evalueringer, har tjenesten hentet informasjon fra aktuelle instanser, men barnevernets faglige vurderinger er manglende. Under halvparten av de sakene Fylkesmannen vurderte var evalueringen foretatt sammen med dem tiltaket gjelder. Tilsynsmyndigheten har ikke funnet at kommunens ledelse etterspør i tilstrekkelig grad hvordan barneverntjenesten evaluerer.

Manglende ivaretagelse av barns rett til medvirkning ved evaluering:

Kommunen har skriftlige rutiner på at barn skal delta i evaluering ut fra alder og modenhet. Det dokumenteres isvært liten grad om barn er informert om eget tiltak, om barn er gitt mulighet til å uttale seg og hva som er barnets syn. Det framkommer i liten grad om barneverntjenesten har vurdert om barnet bør høres. I kommunens skriftlige rutiner framkommer det også at tiltaksplaner skal utarbeides sammen med den tiltaket gjelder, men tilsynsmyndigheten finner ikke at dette er gjort i tilstrekkelig grad i Verran.

Forsvarlig vurdering før undersøkelsen konkluderes:

Det er i manglende grad barnevernfaglige vurderinger om tiltak har effekt, om nye tiltak burde vært forsøkt eller om det bør vurderes tiltak om omsorgsovertagelse. Det er manglende dokumentasjon på hvilken beslutning som tas i sakene etter evaluering.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

Angående undersøkelsesfasen: Tilsynsmyndigheten har merket seg at tjenesten er i gang med en omorganisering, og at tjenesten har prioritert å starte med forbedring av praksis når det gjelder undersøkelser etter barnevernloven. Kommunen har gode skriftlige prosedyrer, maler og rutiner i forhold til undersøkelsesarbeidet, og tilsynsmyndigheten ser at kommunen arbeider godt med undersøkelser, spesielt i forhold til å la barn medvirke under undersøkelsesfasen. Det ble ikke avdekket avvik på tema undersøkelse.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Tilsynsmyndigheten mener at virksomheten ikke har tilstrekkelige tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen når det gjelder evaluering av hjelpetiltak ti hjemmeboende barn. Uten nevnte tiltak vil det i praksis være vanskelig å følge og om nødvendig korrigere slik at det sikres at lovgivningen overholdes.

Kommunen har utarbeidet rutiner i forhold til undersøkelse og evaluering av igangsatte hjelpetiltak, men kommunens ledelse etterspør ikke i tilstrekkelig grad om de konkrete rutinene følges, eller hva som skal til for at tjenesten skal kunne følge rutinene.

Kommunens ledelse etterspør ikke konkret hvor det er fare for svikt i tjenesten. Ved ekstraordinære situasjoner er det ekstra viktig å ha slik oversikt. Fylkesmannen vurderer at en tjeneste med tre ansatte er i en spesiell sårbar i forhold til å komme opp i ekstraordinære situasjoner ved for eksempel fravær.

Det blir ikke foretatt regelmessige, konkrete vurderinger om barneverntjenestens virksomhet er i samsvar med kravene som loven stiller. Dette kommer til syne i forhold til evaluering av hjelpetiltakene. Hjelpetiltak som ikke fungerer som de skal kan være til mer skade enn hjelp overfor de barna det gjelder. Kommunen må følge med på hvordan barneverntjenesten gjennomfører evalueringene gjennom å ha oversikt på om rutiner blir implementert og fungerer hensiktsmessig.

Konsekvensen av manglende styringssystem er at barneverntjenesten er overlatt til å styre seg selv i stor grad, og uten at ledelsen har skaffet seg oversikt over sårbare områder. Det er ikke etablert et system for å melde fra om avvik når det gjaldt evaluering av tiltak, og kommuneledelsen var ikke kjent med at evaluering av hjelpetiltak var et sårbart område med fare for svikt.

Dersom tiltaksplaner er mangelfulle og ikke evalueres systematisk og jevnlig, kan konsekvensen være at barn ikke får de tiltakene som er hensiktsmessig og riktig ut fra de behovene de har til en hver tid. Manglende evaluering kan føre til at tiltak går over lang tid uten å ha en hensikt, og kan i verste fall være skadelig for barnet og familien.

Dersom barn ikke får mulighet til å medvirke i evaluering av egen sak gjennom for eksempel samtaler og observasjoner, er det sannsynlig at barneverntjenesten ikke får belyst barnets situasjon godt nok. Det vil da være vanskelig å foreta en helhetlig og barnevernfaglig god nok evaluering, slik at videre tiltak kan justeres, avsluttes eller fortsette som før.

Dersom barneverntjenesten ikke legger til grunn faglig forsvarlig vurdering av hva som er barnets beste i saken, og sørger for at vurderingene dokumenteres, vil det kunne bli tilfeldig hva som styrer tiltaket videre.

7. Regelverk

• Barnevernloven§§ 4-3, 4-5 og 6-9
• FN's barnekonvensjon artikkel 12
• Forvaltningsloven §§ Il d, 17 og 18
• Forskrift om internkontroll for kommunenes oppgaver etter lov om barneverntjenester

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Reglementsamling for Verran kommune, reglement for kommunestyre og formannskap i Verran
• Delegasjonsreglement
• Vedtak; oppnevning av barnevernleder og stedfortreder
• Årsmelding for barneverntjenesten i Verran 2010 og 2011
• Beskrivelse av kvalitetssikring og internkontroll
• Kompetanseplan for barneverntjenesten i Verran
• Målsetting for barneverntjenesten
• Prosedyrer angående saksbehandling og journalføring i barneverntjenesten
• Prosedyre angående barnevernets rett og plikt til å foreta undersøkelser
• Prosedyre angående innskrenket adgang til visse opplysninger
• Mal for melding om administrativt vedtak
• Prosedyre for planlegging og organisering av undersøkelsen
• Maler for beslutning om undersøkelse og innkalling til førstesamtale
• Orienteringsskriv om undersøkelse etter barnevernloven
• Sjekkliste undersøkelse, oversikt over gangen/framdriftsplan i en undersøkelsessak
• Prosedyre for kartlegging i undersøkelsessak
• Prosedyre for midtveisevaluering i undersøkelsen
• Samtykkeskjema, skjema for fritak av taushetsplikten
• Prosedyre for samarbeid med andre forvaltningsorgan
• Mal for innkalling til undersøkelsesmøte
• Framgangsmåte i undersøkelsesmøte, mal for referat fra undersøkelsesmøte
• Maler for innhenting av opplysninger i barnevernssak
• Prosedyre for pålegg om å gi opplysninger til barneverntjenesten
• Prosedyre for iverksetting, oppfølging og avslutning av hjelpetiltak
• Prosedyre angående kriterier og krav til innhold i enkeltvedtak
• Prosedyre angående enkeltvedtak/tiltaksplaner
• Oversikt over aktuelle hjelpetiltak etter barnevernloven
• Maler for administrativ beslutning og tiltaksplan
• Mal for evaluering av tiltaksplan
• Mal og prosedyre ved henvisning til BUP
• Prosedyre for avslutning av frivillige hjelpetiltak
• Samtykkeskjema for avslutning av hjelpetiltak

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Gjennomgang av 7 saksmapper der hjelpetiltak hadde vært i gang minimum ett år.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Lisbeth Ystmark	Driftsleder	X	X	X
Inger Kristine Vada Hatlegjerde	Saksbehandler	X	X	X
Siv Elin Lorentzen	Barnevernleder	X	X	X
Rakel Andersen	Saksbehandler	X	X	X
Jacob Br. Almlid	Rådmann		X	X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Unni Røstad, Pedersen, Hanne S. Dyrstad og Kirsti Myrvang med sistnevnte som revisjonsleder.