Rapport fra tilsyn med helsestasjonstjenester for barn i aldersgruppen 0 til 6 år i Grong kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen undersøkte om kommunen sikrer at:

• alle barn  i aldersgruppen  O til 6 år får forsvarlige helsekontroller  i samsvar med nasjonale retningslinjer
• helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• helsestasjonen tilbyr et tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen spåkbakgrunn
• helsestasjonstjenesten  gir faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

Det ble ikke avdekket avvik på områdene som ble undersøkt. Det ble gitt en merknad.

Dato:  12.8.2013

Bente Kne Haugdahl
revisjonsleder

Tor-Finn Granlund
revisor

Toril Bjørken Skjørholm
revisor

Sigbjørn Holst
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Grong kommune i perioden 21.03.13 - 28.06.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt ieller imedhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt ieller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten  finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Grong kommune har ca. 2500 innbyggere. Det var ca. 25 fødsler i 2012.

Grong kommune er organisert i 3 avdelinger med rådmannen som øverste leder. Hver avdeling ledes av en kommunalsjef.

Det er en helsestasjon i Grong kommune. Helsestasjonen er organisert under Familiebasen, som består av helsestasjon, psykisk helseteam og ungdomsteam, og er ledet av kommunalsjef helse- og omsorg. Det er et asylmottak i kommunen, Hero mottakssenter, og helsestasjonen yter helsesøstertjenester ved mottaket.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt den 21.03.13. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt den 22.05.13. Det ble avholdt 8 intervjuer.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Grong helsestasjon.

Sluttmøte ble avholdt den 23.05.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet vurderte om Grong kommune har rutiner og prosedyrer som sikrer ivaretakelse av krav innen lovgivningen på følgende områder:

• Om kommunen  sikrer alle barn i aldersgruppen  0 til 6 år forsvarlige helsekontroller  i samsvar  med  nasjonale  retningslinjer
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• Om kommunen sikrer at helsestasjonen tilbyr et tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen spåkbakgrunn
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten  gir faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

5. Funn

Det ble ikke avdekket avvik under tilsynet. Det ble gitt en merknad.

Merknad:

Grong kommune har et forbedringspotensiale i systematisk styring og forbedringsarbeid i helsestasjonen.

Merknaden bygger på følgende funn:

• Det foreligger ingen stillingsinstrukser for andre enn faglig ansvarlig helsesøster
• Det er ikke etablert en arena for utveksling av erfaringer og kunnskap på systemnivå blant de ansatte, herunder også fysioterapeut, jordmor og lege
• Medisinskfaglig ansvarlig deltar ikke i planlegging eller evaluering av tjenesten
• Det foreligger ingen kompetanseplan for helsestasjonen
• Overføring av praksis til nyansatte/vikarer baseres i stor grad på muntlighet og egeninnsats
• Det er ikke tilrettelagt for at ansatte har tilgang til oppdaterte lover, forskrifter og nasjonale retningslinjer
• Det er ikke etablert et system for å evaluere prosedyrer
• Flere rutiner er ikke nedskrevet og eksisterende prosedyrer er utdaterte og ikke konsekvent datofestet eller underskrevet
• Det er ikke etablert et fungerende avvikssystem
• Det er ikke vurdert hvilke forhold som representerer et avvik
• Det er ingen meldte avvik fra helsestasjonsvirksomheten
• Det gjennomføres ikke risiko- og sårbarhetsvurderinger  for helsestasjonstjenesten

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

De anbefalte 14 helsekontroller gjennomføres

• Hjemmebesøk tilbys innen  14 dager etter hjemkomst
• Oppfølgingsbesøk  gjennomføres ved behov
• Helsestasjonstjenesten  bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar helhetlig tjenestetilbud både i kommunen og i samarbeid med spesialisthelsetjenesten
• Helsestasjonen tilbyr tjenester tilpasset språkbakgrunn

6. Regelverk

• Lov 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av l. januar 2012 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov av 2. juli  1999 om helsepersonell m.v
• Lov av 2. juli  1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Forskrift av 21. desember 2000 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i sosial- og helsetjeneste
• Forskrift om lovbestemt sykepleiertjeneste i kommunens helsetjeneste

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte
• Virksomhetsplan
• Organisasjonsplan
• Plan for helhetlig rehabilitering
• Introduksjonsprogram
• Kommuneplan
• Kompetanse- og rekrutteringsplan  for helse- og omsorgssektoren
• Rutiner for rusforebyggende arbeid i Indre Namdal
• Avtale for avdelings-/ enhetsledere
• Samarbeidsavtale mellom Grong kommune og Namsos sykehus
• Rutiner for asylsøkere
• Rutiner for jordmor  og hjemmebesøk jordmor/helsesøster
• Informasjonsbrosjyrer/serviceerklæringer: Individuell plan og koordinerende enhet Informasjon om jordmortjenesten
• Utvidet tilbud til gravide kvinner og nybakte mødre Modellkommuneforsøk
• Ammeprosedyre
• Skjema for vurdering av amming
• Aktivitetstilbud til småbarnsforeldre
• Forebygging rus/alkohol og kriser/vold i nære relasjoner
• Prosjekt for Indre Namdal barnevern, PPT, helsesøstrene og barnehagene
• Prosedyre for 2-årskontroll
• Prosedyre for 4-årskontroll i barnehagene

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 32 journaler
• To permer med prosedyrer og nasjonale retningslinjer
• Notat/referatbok  fra møter ifamiliebasen

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 21.03.13 fra Fylkesmannen i Nord-Trøndelag med varsel om tilsyn
• Oversendelse av dokumenter fra Grong kommune mottatt  17.04.13
• Brev av 22.04.13 fra Fylkesmannen i Nord-Trøndelag med program for tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Bente Kne Haugdahl, Tor-Finn Granlund, Toril Bjørken Skjørholm og Sigbjørn Holst

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet