Rapport fra tilsyn med kommunens oppfølging med barn i fosterhjem ved Indre Namdal barneverntjeneste, Grong kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem, herunder

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldrene

Det ble gitt ett avvik ved revisjonen:

Barneverntjenesten i Indre Namdal gjennomfører ikke grundig nok vurdering før antall besøk fosterhjemmet reduseres.

Dokumentet er elektronisk godkjent, og har derfor ingen signatur.

Dato: 15.08.13

Kirsti Myrvang
revisjonsleder

Kine Beate Olsen
revisor

Hanne S. Dyrstad
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Indre Namdal barneverntjeneste i Grong kommune i perioden 27.3.2013 -15.08.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester. Statens helsetilsyn har det overordnende ansvaret for tilsynet, og har bestemt metode og tema for det tilsynet.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten, jf lov om barneverntjenester § 2-3, fjerde ledd. Fylkesmannen skal føre tilsyn med lovligheten av kommunens oppfyllelse av plikter etter barnevernloven.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Indre Namdal barneverntjeneste er en interkommunalt organisert og består av kommunene Høylandet, Snåsa, Røyrvik, Lierne, Namsskogan og Grong kommune. Grong har vertskommuneansvar. Kommunene har pr 01.01.13 samlet 7295 innbyggere fordelt slik: Grong 2467, Høylandet 1277, Snåsa 674, Namsskogan 920, Lierne 1461 og Røyrvik 496 innbyggere.

Barneverntjenesten er samlokalisert og samorganisert med PPT for Indre Namdal. Kontorsted er i kommunehuset i Grong. Barneverntjenesten og PPT har felles administrativ leder og hver sin fagleder. Fagleder for barneverntjenesten er barnevernleder. Tjenesten er nylig omorganisert, med virkningsdato fra 1. juni 2013. Endringen består i blant annet i at barnevernleder har gått inn som administrativ leder for begge tjenestene. Stedfortreder for den administrative stillingen er fagleder for PPT. Stedfortreder for barnevernleder inngår i lederteam for barnevernet sammen med barnevernleder og innehar en nestlederfunksjon for barneverntjenesten. Det har i løpet av våren 2013 vært en skifte av barnevernleder.

Barnevernleder/administrativ leder rapporterer til kommunalsjef som sitter i rådmannens stab i Grong kommune. Rådmannen i Grong orienterer rådmennene i de øvrige kommunene om barneverntjenestens rapportering. Ved behov kalles barnevernleder inn til rådmannsmøtene for å orientere om situasjonen i tjenesten. Grong kommunes ledelse opplyser at rådmennene i de andre kommunene følger med barnevernsarbeidet. Tjenesten har pr 1.juni 6,10 saksbehandlerstillinger i tillegg til barnevernleder/adm.leder. Det er samlet gitt øremerkede midler til 1,75 stillinger i barneverntjenesten siden 2011.

Tjenesten har den siste tiden hatt store utfordringer som følge av høy sykemeldingsprosent samtidig som tjenesten har arbeidet med en omfattende omsorgssak overfor mange barn. For tiden er halvparten av bemanningen ute i sykemelding. Tjenesten har 31 barn med omsorgstiltak etter barnevernloven. Ved rapportering til BLD i 2012 viser kommunens tall at en tredjedel av barn i fosterhjem fikk lovpålagt oppfølging med fire fosterhjemsbesøk årlig.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.3.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet «Dokumentunderlag».

Åpningsmøte ble avholdt 25.juni.

Intervjuer

Seks personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 26.juni.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynets hovedtema er barneverntjenestens arbeid med barn som bor ifosterhjem. Tilsynets formål er å undersøke om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barns situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med kravene i barnevernloven. Tilsynet omfattet temaene:

Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet

• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldre
• Oppfølging av fosterbarnas biologiske foreldre

Lovkrav for området:

• Barnekonvensjonen
• Barnevernlovens § 4-22 med tilhørende forskrift om fosterhjem
• Barnevernlovens § 4-5, § 4-15 og 4-16 om planer for og oppfølging av tiltak
• Barnevernlovens § 6-3 om barns medvirkning
• Barnevernlovens § 2-1 med tilhørende forskrift om kommunens oppgaver og internkontroll

5. Funn

Avvik:

Barneverntjenesten i Indre Namdal gjennomfører ikke grundig nok vurdering før antall besøk i fosterhjemmet reduseres.

Avvik fra myndighetskrav i:

• Barnekonvensjonen
• Lov om barneverntjenester
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester

Avviket bygger på følgende:

• Kommunens ledelse har ikke utført risiko- og sårbarhetsanalyse på barnevernområdet.
• Kommunen har ikke et fungerende avvikssystem for og fange opp svikt, eller fare for svikt, i barneverntjenesten sine oppgaver.
• Dette har ført til at kommuneledelsen ikke har satt inn tilstrekkelige korrigerende tiltak til rett tid.
• I en periode med økte arbeidsoppgaver har manglende kompenserende tiltak ført til at ikke alle lovpålagte oppgaver er blitt fulgt.
• Kommunen har ikke utarbeidet kompetanseplan for barneverntjenesten .
• Kommunen gjennomfører ikke tilstrekkelig antall fosterhjemsbesøk i forhold til lovkravet.
• Ved reduksjon av fosterhjemsbesøk er det ikke dokumentert om barnet og fosterforeldrene har fått medvirket til avgjørelsen.
• Det er ikke dokumentert hvilke faglige vurderinger som ligger til grunn for reduksjonen i hver enkelt sak.
• Fosterhjemsavtalene gjennomgås ikke systematisk årlig.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Grong kommune har vertskommuneansvar for barneverntjenestene i Indre Namdal, og kommuneledelsen har ansvar for å lede den interkommunale barneverntjenesten. Rådmannen i kommunen sitter i rådmannsutvalget i Indre Namdal der alle seks kommunene i det interkommunale samarbeidet er representert.

Ledelsen i Grong kommune har blitt gjort kjent belastningene ibarneverntjenesten av barnevernleder. Rådmannsutvalget er blitt orientert av rådmannen i Grong. Til tross for dette er det ikke satt i gang en systematisk gjennomgang av barnevernets oppgaver for å avdekke områder med svikt, eller fare for svikt, i forhold til å oppfylle myndighetskravene. I en periode som kan betegnes som ekstraordinær i forbindelse med en svært omfattende barnevernssak og et høyt sykefravær, har det avgjørende betydning om virksomheten får satt inn kompenserende tiltak for å korrigere. Kommuneledelsen har overordnet ansvar for å sette inn nødvendige tiltak for å rette opp og forebygge overtredelse av barnevernlovgivningen.

Det er i løpet av våren 2013 foretatt omorganisering og økning av stillingshjemmel for barneverntjenesten, blant annet som følge av øremerkede midler fra Staten. Ansettelse foretas sommeren 2013, og det er forventet at nytilsatte kan begynne til høsten. Dette kan avhjelpe situasjonen, men burde vært effektuert tidligere for å sørge for at de lovpålagte oppgavene ble gjort.

Ved tilsyn med kommunene i 2011 fant Fylkesmannen at det var lite formell kontakt mellom barnevernledelse, administrativ ledelse, kommunalsjef og rådmann. Ved tilsynet nå i2013 ser Fylkesmannen en klar forbedring i forhold til dette. Det er blitt opprettet faste møtepunkt mellom de ulike nivåene, og det skrives referat der konklusjoner og beslutninger blir gjort kjent for ansatte. Dette har ført til merkbar endring iforhold til informasjonsflyt.

Barnevernstjenesten har på eget initiativ foretatt en vurdering av hvilke oppgaver som måtte nedprioriteres i forhold til barn under omsorg. Dette er kommunens ledelse blitt orientert om. Nedprioriteringen er kommet som en direkte følge av for mange arbeidsoppgaver i forhold til antall ansatte i jobb. Nedprioriteringen har ført til reduksjon i antall oppfølgingsbesøk i fosterhjemmene. Denne reduksjonen har ikke kommet som en følge av dokumenterte faglige vurderinger, og det er heller ikke dokumentert i hvilken grad barna eller fosterforeldre har fått uttale seg om reduksjonen. På denne måten har ikke det enkelte barn blitt gitt mulighet til å medvirke i avgjørelsen om å redusere besøkene i antall.

7. Regelverk

• Lov om barneverntjenester Forskrift om fosterhjem
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonsplan
• Årsmelding 2012
• Delegasjon
• Ansattoversikt
• Referat fra fagmøter
• Internmøter/internkontroll
• Internkontroll fosterhjem
• Relevante rutiner fosterhjem
• Kopi av seks saksmapper

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tre saksmapper

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn utsendt 27.3.2013
• Innsendt dokumentasjon fra Grong kommune
• Tidsplan for tilsynet tilsendt pr e-post

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hanne S. Dyrstad, Kine Beate Olsen og Kirsti Myrvang

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet