Rapport fra tilsyn med helsestasjonstjenester for barn i aldersgruppen 0 til 6 år i Stjørdal kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen undersøkte om kommunen sikrer at:

• alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer
• helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• helsestasjonen tilbyr et tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen spåkbakgrunn
• helsestasjonstjenesten gir faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

Det ble funnet to avvik under tilsynet.

Avvik 1:

Stjørdal kommune sikrer ikke alle barn i aldersgruppen 0-6 år helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer.

Avvik 2:

Stjørdal kommune sikrer ikke at personvernet ivaretas når veiing og måling foretas på helsestasjonens venterom.

Dato: 18.10.13

Bente Kne Haugdahl
revisjonsleder 

Tor-Finn Granlund
revisor

Toril Bjørken Skjørholm
revisor

Sigbjørn Holst 
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Stjørdal kommune i perioden 21.03.13 - 18.10.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Stjørdal kommune har 22 395 innbyggere. Det var ca. 270 fødsler i 2012.

Stjørdal kommune har organisert helsestasjonen under enheten helse, som videre er organisert under etat omsorg, der ansvaret er delegert fra rådmann til etatsjef. Enheten helse ledes av enhetsleder, som også har administrativt ansvar for helsestasjonen. Det faglige ansvaret ved helsestasjonen er delegert til fagkoordinator.

Stjørdal kommune bosetter både kvoteflyktninger og flyktninger fra andre steder i landet. Stjørdal kommune er i et kommunesamarbeid (Væmesregionen) med kommunene Meråker, Tydal og Selbu, og har inngått forpliktende samarbeid i forhold til helse vedrørende Distriktsmedisinsk senter, Legevakt, Frisklivssentral og Forvaltningskontor. Avtalene er utarbeidet som samarbeidsavtaler med Stjørdal kommune som vertskommune. Væmesregionen bamevemtjeneste ble etablert i 2006 og omfatter kommunene Frosta, Meråker, Selbu, Stjørdal og Tydal.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt den 21.03.13.

Åpningsmøte ble avholdt den 02.09.13.

Intervjuer - 8 personer ble intervjuet

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Stjørdal helsestasjon.

Sluttmøte ble avholdt 03.09.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Gjennom tilsynet ble det undersøkt om Stjørdal kommune sikrer ivaretakelse av krav innen lovgivningen på følgende områder:

• Om kommunen sikrer alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• Om kommunen sikrer at helsestasjonen tilbyr et tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen spåkbakgrunn
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

5. Funn

Avvik 1:

Stjørdal kommune sikrer ikke alle barn i aldersgruppen 0-6 år helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-2 nr. lb, 4-1,4-2,jf. 12-5
• Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten§ 4
• Pasient- og brukerrettighetsloven § 6-1

Avviket begrunnes med følgende:

• Kommunen gjennomfører ikke alle anbefalte helsekontroller for barn i aldersgruppen 0-6 år i henhold til nasjonal retningslinje.
• 4-måneders kontroll gjennomføres ikke.
• 2-årskontroll gjennomføres uten lege.
• Det foreligger ingen risikovurdering eller faglig begrunnelse for hvorfor de anbefalte helsekontrollene ikke gjennomføres som anbefalt i nasjonal retningslinje.
• Det foreligger ikke stillingsinstrukser for andre enn fagkoordinator helsestasjon
• Det er ikke oppnevnt medisinskfaglig ansvarlig som kvalitetssikrer tjenesten på helsestasjonen.
• Det er ikke gjennomført analyser av risiko- og sårbarhet på de reviderte områdene.
• Svikt i tjenestene blir ikke fanget opp av avviksrapporteringssystemet i kommunen.
• Det foreligger ikke et system som sikrer at ansatte blir gjort kjent med nye/nyreviderte prosedyrer.

Avvik 2:

Stjørdal kommune sikrer ikke at personvernet ivaretas når veiing og måling foretas på helsestasjonens venterom

Avvik fra følgende myndighetskrav:

1. Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 c.
2. Helsepersonelloven § 21
3. Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten§ 4

6. Regelverk

• Lov 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av l.januar 2012 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov av 2. juli 1999 om helsepersonell m.v
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Forskrift av 3. april2003 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsestjenesten
• Forskrift av 21. desember 2000 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i sosial- og helsetjeneste
• Forskrift om lovbestemt sykepleiertjeneste i kommunens helsetjeneste

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Liste over ansatte
• Avvik
• Kompetanseplaner
• Tjenestetilbud i regi av helsestasjon/samarbeid med andre/helsestasjonstjenesten
• Kommuneplanens samfunnsdel2010-2022
• Ansettelseskontrakt for enhetsleder
• Funksjonsbeskrivelse fagkoordinator helsestasjon Stjørdal kommune
• Stillingsoversikt Helsestasjon pr. 1.9.2013
• Årsmelding
• Gruppearbeid høsten 2013, kvalitetssikring
• Intern kompetanseutvikling Stjørdal helsestasjon-våren 2013
• Plan for avdelingsmøter
• Introduksjonsprogram og sjekkliste for nyansatte
• Ny metodebok
• Gammel metodebok
• Diverse brosjyrer
• Sjekkliste veiing
• Helseopplysningsskjema ved skolestart
• Telefonskjema vedrørende melding om fødsel
• Samarbeidsavtaler mellom St. Olavs Hospital og Stjørdal kommune
• Samarbeidsavtale mellom Helse Nord-Trøndelag og Stjørdal kommune
• Møtereferat 14.03.13 samarbeidsmøte

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Journaler i HsPro
• Papirjournaler
• Forslag til retningslinjer for bruk av Ansvarsgruppe for barn, unge og voksne
• Mandat Samarbeidsteam barn og unge, Stjørdal kommune
• Retningslinjer Småbarnsteam Stjørdal kommune
• Henvisning til Fysio- og ergoterapitjenesten Barn og unge 0-18 år
• Årshjul2013/2014

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Bente Kne Haugdahl, Tor-Finn Granlund, Toril Bjørken Skjørholm og Sigbjørn Holst

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet