Rapport fra tilsyn med kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved NAV Verdal 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Ved tilsynet er det undersøkt om kommunen i NAV sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Tilsynet er avgrenset til:

• Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling ved at tjenesten er tilgjengelig for potensielle deltakere, at det informeres om tjenesten, og at det gjennomføres forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutningsprosesser knyttet til behandling av søknader om KVP
• Om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet ved at innholdet og omfanget i programmene er forsvarlige. I dette ligger hensynet til den enkeltes behov og forutsetninger, at programmets innhold støtter opp om formålet og at oppfølging av deltakerne er forsvarlig. I tillegg må det sikres jevnlig evaluering og justering av tiltakene underveis dersom det er behov for dette. Programmets varighet skal også etterleves.

Denne rapporten beskriver avvik som ble funnet innen reviderte områder. Det ble funnet ett avvik:

Avvik 1:

Kommunen i NAV sikrer ikke forsvarlig tilgjengelighet og tildeling av kvalifiseringsprogrammet

Vedrørende kommunens styringssystem har tilsynet vist til at avviket kan henge sammen med mangler ved internkontroll på området kvalifiseringsprogrammet.

Dato:

Anne Lise Mathisen
revisjonsleder

Grethe Juul og Marita
Heimstad revisor

Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen underskrift

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Verdal i perioden 24. og 25. april 2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Verdal kommune har om lag 14200 innbyggere og etablerte fylkets første NAV-kontor høsten 2006. Rådmannens stab består av tre kommunalsjefer, hvorav kommunalsjef velferd blant annet har ansvar for kommunale tjenester i NAV.

NAV Verdal har 2 avdelinger: Mottak og Oppfølging. Oppfølgingsavdelingen er inndelt i flere team som ivaretar både statlige og kommunale oppgaver, og der ansatte i stor grad jobber på tvers av teamene. To av teamene arbeider spesielt med ungdom og minoriteter.

NAV Verdal har en person som følger opp selve programmet, og står for tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet. NAV Verdal oppgir at de fra 01.04.13 få en ny ansatt.

Partnerskapsavtalen mellom NAV i kommunen og NAV fylke ble sist revidert i august 2011. Tilsynet er orientert om partnerskapsavtalen var hovedtema på partnerskapsmøte i mai 2013.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 08.02.13. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet «Dokumentunderlag».

Åpningsmøte ble avholdt 24.04.13

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet «Dokumentunderlag».

Sluttmøte ble avholdt 25.04.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Deltakelse i kvalifiseringsprogrammet er en rettighet dersom vilkår hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 29 er oppfylt. Formålet er å bidra til at flere i målgruppen kommer i arbeid.

Statens helsetilsyn har derfor bestemt at det i 2013 og 2014 skal føres et landsomfattende tilsyn med kommunen i NAV sitt ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Det føres i 2013 tilsammen 100 tilsyn, hvorav fire i Nord-Trøndelag.

Tilsynene gjennomføres etter felles mal, og vil inngå i Statens Helsetilsyns oppsummering av situasjonen på landsbasis.

Tilsynet er avgrenset til å undersøke om kommunen i NAV sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet.

5. Funn

Det ble funnet 1 avvik:

Avvik 1:

Kommunen i NAV sikrer ikke forsvarlig tilgjengelighet og tildeling av kvalifiseringsprogrammet.

Underkrav 1: Tilgjengelighet

Hjemmel:

Avvik fra lov om sosiale tjenester i NAV §§ 17, 29, 4, 5 og forvaltningsloven § 11, og forskrift om internkontroll i kommunalt NAV §§ 4 og 5.

Lovgrunnlaget for kravet om at tjenesten KVP skal være tilgjengelig kan utledes etter tolkning av flere bestemmelser, blant annet av rettighetsbestemmelsen i STL. § 29 om rett til å delta i kvalifiseringsprogram forutsatt at inngangsvilkårene er oppfylt. I Ot.prp. 70 (2006- 2007) redegjøres for at KVP skal være en rettighet og at rettighetsfestingen skal bidrar til at ordningen blir tilgjengelig.

Forsvarlighetskravet i STL. § 4 underbygger lovgrunnlaget om tilgjengelighet i STL. § 29. Det fremgår av Rundskriv 35 at kravet om forsvarlighet forutsetter at tjenestene er tilgjengelige for alle som har et hjelpebehov.

For å overholde kravet om tilgjengelighet må kommunen sikre at det gis informasjon om tjenesten.

Kommunens plikt til å informere om KVP er hjemlet i STL. § 17 og fvl. § 11.

Avviket bygger på:

• Det gjennomføres ikke systematisk vurderinger av om langtidsmottakere av økonomisk stønad kan være aktuelle for deltakelse i KVP. Det informeres derfor ikke systematisk om rettigheten til KVP for disse.
• I gjennomgåtte mapper for langtidsmottakere av økonomisk stønad, er det ikke dokumentert om det er foretatt vurderinger av om deltakelse i KVP kan være aktuelt.
• Det er ikke foretatt egen risiko- og sårbarhetsanalyse i forhold til tildelingsprosessen når det gjelder KVP
• Det finnes ingen egen plan for hvordan informasjonsplikten og identifikasjonsarbeidet skal ivaretas.

6. Regelverk

• Lov 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) med forskrift til forvaltningsloven (forvaltningsforskriften)
• FOR 2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforval tingen
• Rundskriv Hovednr. 35 - lov om sosiale tjenester i NAV
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad av 21.desember 2011

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart over NAV Verdal
• Partnerskapsavtale
  2.1. Partnerskapsavtalen mellom arbeid-s og velferdsetaten Nord- Trøndelag og Verdal kommune.
  2.2. Avtale om drift og forvaltning av eiendom/drift av NAV Verdal mellom arbeid og velferdsetaten Nord-Trøndelag og Verdal kommune.
• Oversikt over ansatte på tjenesteområde kvalifiseringsprogrammet
• Oversikt over oppgavefordeling ved NAV Verdal
  4.1 Oversikt oppgavefordeling oppfølgingsavdelingen
  4.2 Oversikt oppgavefordeling mottaksavdeling
• Opplæringsplan
  5.1. Virksomhetsplan NAV VERDAL
  5.2. Aktivitetsplan for innføring av standard arbeidsrettet brukeroppfølging 1. halvår 2013
• Rutiner, prosedyrer på tjenesteområdet.
  6.1. Standard arbeidsrettet brukeroppfølging
  6.2. 7.6b Søknad om kvalifiseringsprogram
  6.3. Rutine kvalifiseringsprogram søknad og tildeling
• Annet materiale som Nav Verdal mener er relevant for tilsynet
  7.1. Informasjon gitt vedrørende KVP
  7.2. Individuell plan
  7.3. Ønske om individuell plan
  7.4. Frammøteskjema KVP
  7.5. Egenmelding KVP
  7.6. Søknadsskjema for deltakelse i Kvalifiseringsprogrammet
  7.7. Informasjon om oppmøte og føring av frammøteskjema Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
• Delegasjonsreglement
• Mapper på de 16 siste langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp
• Mappene til alle som har vært deltakere i KVP siden oppstarten.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

Mail fra Fylkesmannen ved Anne Lise Mathisen 09.04.13. Det ble etterspurt dokumentasjon på vedtak og program på de siste 16 deltakerne av kvalifiseringsprogram ved NAV Verdal. Denne ble oversendt fra NAV Verdal 15.04.13

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over

hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Anne Lise Mathisen, Grethe Juul og Marita Heimstad.

I tillegg deltok Anders Kise fra Arbeids- og Velferdsdirektoratet som observatør.

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet