Helsetilsynet

Hovedmeny

Historisk arkiv Dette innholdet er arkivert og vil ikke bli oppdatert.

Fylkesmannen i Nordland


Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen har gjennomført tilsyn som systemrevisjon med avlastnings- og støttekontakttjenester i Steigen kommune. Tilsynet er en del av landsomfattende tilsyn med kommunene i 2007.

Systemrevisjonen omfatter følgende områder:

  • Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av avlastningstjenester.
  • Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester.
  • Om kommunen sikrer at personer som utfører slike oppdrag har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å ivareta oppdraget på en forsvarlig måte.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Avvik 1:

Steigen kommune fatter ikke vedtak vedrørende tildeling av avlastningstjenester i bokollektivene Toppen og Nygårdheim.

Avvik 2:

Steigen kommune kan ikke dokumentere helhetlig/tilfredsstillende internkontroll på det reviderte området.

Merknad 1:

Kommunen har ikke systematiske rutiner for opplæring, oppfølging og veiledning av støttekontakter og avlastere.

Merknad 2:

Kommunen viser til rutiner (mer enn behov) ved tildeling av volumet på støttekontakttjenester. Det er også et rutinemessig/fast kostnadstak på utgiftsdekning til støttekontakten, som kun dekker utgifter til bensin.

Dato:

Finn Asbjørn Trones
revisjonsleder
Berit Kjølmoen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Steigen kommune. Revisjonen inngår i landsomfattende tilsyn og som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Steigen kommune har ca 2.700 innbyggere, hvor Leinesfjord er kommunens senter. Det er en langstrakt og forholdsvis stor kommune geografisk sett, med forholdsvis spredt bosetting.

Når det gjelder støttekontakt- og avlastningstjenester så tildeles dette både av hjemmetjenesten (helse og omsorg) og sosialtjenesten. Helse og omsorg utarbeider saksframlegg for støttekontakttjenester til eldre, men selve vedtaket skrives av sosialtjenesten. Videre fatter hjemmetjenesten vedtak om avlastning til eldre i institusjon (kommunens sykehjem), samt boligene Toppen og Nygårdheimen. Sosialtjenesten fatter vedtak vedrørende tildeling av støttekontakter og avlastning. Avlastning foregår både i kommunal og privat regi.

Pr. 10. mai 2007 mottok 42 personer støttekontakttjenester.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17.04.07.

Formøte ble vurdert, men ikke ansett som nødvendig.

Åpningsmøte ble avholdt den 16. oktober 2007

Intervjuer
Tilsynet intervjuet 6 personer.

Sluttmøte ble avholdt 17.oktober 2007.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om kommunen oppfyller de krav som framgår av sosialtjenesteloven og forvaltningsloven med hensyn på:

  • Informasjon om tjenestetilbudet
  • Forsvarlig utredning og tildeling
  • Informasjon/opplæring til, oppfølging og veiledning av oppdragstakerne

5. Funn

Det ble funnet grunnlag for to avvik og to merknader.

Avvik 1.

Kommunen fatter ikke vedtak når det tildeles avlastning i Nygårdheimen og Toppen omsorgsenheter.

Avviket bygger på informasjon fra intervju.

Kommentar:
Kommunen fatter ikke vedtak når det tildeles avlastning i Nygårdheimen og Toppen omsorgsenheter. Dette er i strid med forvaltningslovens krav til saksbehandling, jf. spesielt kap. 5 – om vedtaket, jf. §§ 23, 24 og 25. Det vises også til lov om sosiale tjenester § 8-1, jf. 8-6.

Avvik 2.

Steigen kommune kan ikke dokumentere tilfredsstillende internkontroll på det reviderte området.

Avvik bygger på informasjon fra intervju samt gjennomgang av framlagt dokumentasjon.

Kommentar:
Kommunen skal føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter kapittel 4 i sosialtjenesteloven er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Kommunen skal kunne redegjøre for hvordan den oppfyller denne plikten.

Under intervju fremgår det at kommunen ikke kan dokumentere at det foreligger oppdatert og tilgjengelig dokumentasjon på det revidere området. Det vises i denne forbindelse til at internkontrollen skal dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. Dokumentasjons skal til enhver tid være oppdatert og tilgjengelig, jf. forskrift om internkontroll, § 5.

Merknad 1.

Kommunen har ikke systematiske rutiner for opplæring, oppfølging og veiledning av støttekontakter og avlastere.

Merknaden bygger på informasjon fra intervju.

Kommentar.
Det fremgår av intervju at kommunen ikke har faste prosedyrer for hvordan den sikrer at støttekontakter og avlastere får nødvendig opplæring, oppfølging og veiledning. I den grad dette ivaretas så fremstår det som sporadisk og tilfeldig, eksempelvis ved innlevering av timelister hvor ansatt spør ”hvordan det går”. Det gis uttrykk for at det er behov for mer systematisk opplæring innenfor dette området, spesielt i forhold til støttekontakter, for å sikre at kvaliteten blir best mulig ivaretatt innen denne type tjenester. Jf. lov om sosiale tjenester § 2-1, samt internkontrollforskriftens § 4 c.

Merknad 2.

Kommunen viser til rutiner (mer enn behov) ved tildeling av volumet på støttekontakttjenester. Det er også et rutinemessig/fast kostnadstak på utgiftsdekning til støttekontakten, som kun dekker utgifter til bensin.

Merknaden er basert på informasjon fra intervju, samt gjennomgang av dokumentasjon.

Kommentar.
Det fremgår at det er rutinene som er styrende for omfanget av volumet på støttekontakter. Det er en praksis at tildelingen ligger på 2 – 3 timer pr. uke, sjelden mer. Tilsynet vurderer at denne rutinen i forhold til utmåling kan bli for styrende. Risikoen for svikt vurderes som stor, noe som i enkelte tilfelle vil kunne medføre at brukere ikke får den hjelpen en har behov for/rett til.

Det er også en fast praksis at ingen støttekontakter får dekket mer enn kr. 300,- pr. måned i utgifter som støttekontakt. Når det ikke anledning til å gjøre unntak fra denne rutinen vil det også på dette området kunne være fare for svikt, sett i forhold til at det kan være brukere som har behov for et aktivitetsomfang ut over dette taket.

Tilsynet viser også til at utgiftstaket kun tar i betraktning bensinutgifter til støttekontakten, og ikke utgifter til andre aktiviteter, som for eksempel kino, kafe, svømming, teater mv. Da det forutsettes at støttekontakten skal dekke disse utgiftene selv, vil dette kunne innebære at brukeren blir avskåret fra å delta på slike aktiviteter, noe som kan være i strid med formålet med støttekontaktordningen for enkelte brukere.

Det vises i denne forbindelse til at det er overordnet i sosialtjenesteloven at kommunen skal fremme økonomisk og sosial trygghet, samt at den enkelte skal ha mulighet til å leve og bo selvstendig, og til å ha en aktiv og meningsfylte tilværelse i fellesskap med andre. Hjelpen skal utformes på bakgrunn av den enkeltes individuelle behov, jf lov om sosiale tjenester § 1-1.

6. Regelverk

  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Lov av 12. desember 1991 om sosiale tjenester mv.
  • Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i helse- og sosialtjenesten.
  • Forskrift av 27. juni 2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten.
  • Forskrift av 23. desember 2004 om individuell plan.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Årsmelding Steigen kommune
  • Årsmelding helse- og omsorg - Steigentunet
  • Kopi av 5 siste vedtak vedrørende støttekontakt og avlastning både på helse- og omsorg, og i sosialtjenesten, med innsyn i respektive mapper,
  • Organisasjonskart
  • Søkerlister for de to siste årene med kommentarer
  • Plan for psykisk helsearbeid
  • Søknad individuell plan
  • Søknadsskjema støttekontakt
  • Dataprosedyre for innkommende dokumenter, saksutredning, vedtak og iverksetting/oppfølging av vedtak
  • Lovhjemler mv. ved saksbehandling (internt dokument)

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn av 17. april 2007
  • Dokumenter fra kommunen oversendt 08.05 og 10.05 2007
  • Program for gjennomføring av tilsynet av 10. oktober 2007
  • Diverse e-poster og telefoner med kontaktperson i kommunen vedrørende praktisk tilrettelegging av tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Tove F. Simonsen

Avdelingsleder hjemmetj.

X

X

X

Elin Skogvold

Saksbehandler sosialkontoret

X

X

X

Britt Myhre

Sosialleder

X

X

X

Hugo Albertsen

Nestleder klientutvalget

X

Kjell Arntsen

Steigen formannskap

X

X

Roy Hansen

Rådmann

X

Bodil Friis

Fagkoordinator helse- og omsorg

X

X

X

Bente Berg Sivertsen

Leder Sykehjem og omsorgsbolig

X

X

X

Anna Sofie Lorentsen

Kurator

X

Eli Harildstad

Kommunalsjef

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Berit Kjølmoen og Finn Asbjørn Trones