Helsetilsynet

Hovedmeny

Historisk arkiv Dette innholdet er arkivert og vil ikke bli oppdatert.

Helsetilsynet i Nordland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Helsetilsynet i Nordland gjennomførte 03.05.07 – 05.07.07, tilsyn med legevakttjenesten i Beiarn kommune. Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

  • Hvordan kommunen har sikret tilgjengelighet til lege(vakt) hele døgnet
  • Hvordan tilstrekkelig realkompetanse hos dem som deltar i legevaktarbeidet sikres
  • Hvordan tilstrekkelig kommunikasjon mellom legevakt og øvrig helsetjeneste sikres
  • Hvordan forsvarlig journalføring og øvrig dokumentasjon av henvendelser sikres

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Det ble funnet 1 avvik og gitt 2 merknader:

Avvik 1:

Beiarn kommune har ikke sikret at alle vakthavende leger er tilgjengelig i det lukkede kommunikasjonsnettet for helsetjenesten.

Merknad 1:

Henvendelser til legevakten kommer direkte til vaktlegen, ikke via en legevaktsentral. Denne ordningen kan ved ev. samtidighetskonflikter innebære en svekket sikkerhet for at henvendelser blir umiddelbart besvart.

Merknad 2:

Beiarn kommune kan med fordel etablere faste samarbeidsmøter eller andre rutiner for informasjonsutveksling med Bodø kommune, vedrørende den interkommunale legevakttjenesten med Skjerstad.

Dato: 05.07.07

ass. fylkeslege Eli Løkken
revisjonsleder
underdirektør Solveig Mollnes
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved legevakttjenesten i Beiarn kommune i perioden 12.02.07 – 05.07.07. Revisjonen er utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn og inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Nordland gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Beiarn kommune hadde 1148 innbyggere per 01.01.07. Kommunen har ansatt kommunelege I og kommunelege II i 75 % stillinger, og to legesekretærer i hhv. 100 % og 50 % stillinger.

Beiarn kommune har i mange år hatt legevaktsamarbeid med Skjerstad kommune, et samarbeid som ble fortsatt også etter at Skjerstad ble slått sammen med Bodø kommune i 2005. Fra kl. 08.00 til kl. 15.00 (sommer) /15.45 (vinter) betjenes befolkningen av legekontoret på Moldjord i Beiarn, og mellom kl. 15.00/15.45 og kl. 08.00 og i helger/høytider av lege i vakt. Vanligvis er det 3-delt vakt mellom to leger i Beiarn og en i Skjerstad. Inneværende år har det imidlertid vært 2-delt vakt mellom lege i Beiarn og lege i Skjerstad.

Kommunen har ikke legevaktsentral. Henvendelser til legevakten kobles direkte til vaktlegens mobiltelefon. Med svært få unntak er det dekning for mobiltelefon i hele kommunen. Kommunen har ett øyeblikkelig hjelp-nummer.

Det er få henvendelser til legevakten; 0-4 henvendelser per vakt på hverdager og inntil 8 per vakt i helger og høytider. Det er 2-3 henvendelser per måned på natt.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt12.02.07. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 03.05.07.

Intervjuer
6 personer ble intervjuet 03. - 04.05.07, en av dem på telefon. En person ble intervjuet den 11.05.07.

Resultatdokumentasjon
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved legekontoret i Beiarn.

Helsetilsynet gjennomgikk journaler for pasienter som hadde kontaktet legevaktlege ved legekontoret i Beiarn i perioden 27.03.07 – 30.04.07. Journalene ble gjennomgått vedrørende antall henvendelser per vakt, henvendelsestidspunkt, tidspunkt for konsultasjon, innholdet i konsultasjonen og om det var sendt epikrise. Helsetilsynet gjennomgikk også journaler for pasienter som hadde fått øyeblikkelig hjelp-time på dagtid i april måned 2007. Timelistene i april måned 2007 ble gjennomgått mht. hvor mange timer som var avsatt til øyeblikkelig hjelp, hvor mange timer som var brukt og alvorlighetsgraden i innvilgede øyeblikkelig hjelp-kunsultasjoner.

Det ble foretatt test av responstid ved èn henvendelse til legevakten om kvelden den 03.05.07 og èn henvendelse på dagtid den 04.05.07.

Sluttmøte ble avholdt 04.05.07.

4. Hva tilsynet omfattet

Hvordan kommunen har sikret tilgjengelighet til lege(vakt) hele døgnet, herunder:

  • om pasienter får raskt telefonisk kontakt med lege
  • om øyeblikkelig hjelp-kapasiteten ved legekontoret på dagtid er tilfredsstillende
  • om legevakten er dimensjonert og fungerer slik at behov for øyeblikkelig hjelp- konsultasjon/-sykebesøk utenom ordinær arbeidstid blir ivaretatt.

Hvordan tilstrekkelig realkompetanse i legevaktarbeidet hos dem som deltar i legevaktarbeidet sikres, herunder:

  • om de ansatte har nødvendig kompetanse vedrørende hvordan legevaken er organisert, i bruk av kommunikasjonsutstyr, om legevaktområdets geografi og gode nok norskkunnskaper
  • om de ansatte har kompetanse i bruk av akuttutstyr, samt generell medisinsk kompetanse.

Hvordan tilstrekkelig kommunikasjon mellom legevakt og øvrig helsetjeneste sikres, herunder:

  • om det sendes epikrise til fastlege når det er nødvendig
  • om det er etablert rutiner for samarbeid med andre deler av den kommunale helsetjenesten, så som hjemmesykepleien og psykiatritjenesten.

Hvordan forsvarlig journalføring og øvrig dokumentasjon av henvendelser sikres, herunder:

  • om det føres journal ved alle telefonhenvendelser der det gis medisinsk råd
  • om det føres tilstrekkelig journal ved konsultasjoner/sykebesøk.

5. Funn

Det ble ved revisjonen ikke funnet holdepunkter for at legevakttjenesten ikke er tilgjengelig for befolkningen i Beiarn hele døgnet. Det fremkom både i intervjuer under revisjonen og ved test av responstid at det er enkelt å oppnå telefonkontakt med legevakten. Det fremgikk av timeboken at det er avsatt mange øyeblikkelig hjelp timer på dagtid. Gjennomgang av journaler fra legevakt viste at det var lav terskel for å motta pasienter til konsultasjon.

Det ble ved revisjonen funnet grunnlag for å gi 1 avvik og 2 merknader.

Avvik 1:


Beiarn kommune har ikke sikret at alle vakthavende leger er tilgjengelig i det lukkede kommunikasjonsnettet for helsetjenesten.

Avvik fra: forskrift om krav til akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus § 8, jf. § 4, hvor det heter: De regionale helseforetakene og kommunene skal sørge for at helsepersonell i vaktberedskap er umiddelbart tilgjengelig i et felles, lukket, enhetlig og landsdekkende kommunikasjonsnett for helsetjenesten.

Det vises også til § 4 i forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

  • Det fremgikk av intervju at ikke alle leger i vakt bruker helseradioen.

Helsetilsynets kommentar:
Ved at helsepersonell i vakt er tilgjengelig i et lukket radionett styrkes mulighetene for effektiv samhandling mellom de ulike tjenestene i den akuttmedisinske kjeden. Det er derfor av vesentlig betydning at leger i vakt har erfaring med bruk av kommunikasjonsutstyret og alltid er tilgjengelig i dette kommunikasjonsnettet. I Beiarn kommune, hvor henvendelser kommer direkte til vakthavende lege og ikke til en legevaktsentral, er det spesielt viktig at vaktlegen også er kontinuerlig tilgjengelig på helseradioen.

Merknad 1:


Henvendelser til legevakten kommer direkte til vaktlegen, ikke via en legevaktsentral. Denne ordningen kan ved ev. samtidighetskonflikter innebære en svekket sikkerhet for at henvendelser blir umiddelbart besvart.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

  • Organisering av legevakt uten legevaktsentral fremgår av tilsendte dokumenter fra Beiarn kommune.
  • Det fremgikk av intervju at kommunen ikke har legevaktsentral, men at alle henvendelser til legevakten går direkte til vakthavende lege.

Helsetilsynets kommentar:
I henhold til forskrift om krav til akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus § 7 første ledd bokstav b) har kommunen ansvar for etablering og drift av LV-sentral. I forskriften § 10 er det nærmere sagt hvilke oppgaver en slik sentral skal ha. Her står det: ”LV-sentralene: a) skal motta og håndtere henvendelser via et fast legevaktnummer innenfor et fastsatt geografisk område, herunder prioritere, iverksette og følge opp henvendelser til lege i vaktberedskap......”

Det er en sentral oppgave for LV-sentralen å videreformidle henvendelser til vaktlege. En LV-sentral skal besvare alle henvendelser til legevakten og sørge for at alle som trenger det får den hjelp de skal ha, om så fra andre enn legen som har vakt, dersom denne er opptatt. I Beiarn kommune har man ikke LV-sentral. Alle henvendelser til legevakten kobles direkte til lege i vakt. Det fremgikk imidlertid ved gjennomgang av pasientjournaler og av intervju at det er få henvendelser per vakt og at man ikke har opplevd samtidighetskonflikter. På denne bakgrunn er Helsetilsynet i Nordland kommet til at den ordningen Beiarn kommune har, synes å ivareta de funksjoner en LV-sentral skal ha mht. tema for dette tilsynet. Vi er derfor kommet til at det ikke foreligger avvik fra regelverket på dette punkt. Vi anfører det likevel som en merknad i rapporten fordi det ikke kan utelukkes at samtidighetskonflikt kan oppstå og at ny pasient som henvender seg i verste fall ikke oppnår kontakt med vaktlegen, dersom legen er opptatt med annen pasient.

Merknad 2:

Beiarn kommune kunne med fordel etablere faste samarbeidsmøter eller andre rutiner for informasjonsutveksling med Bodø kommune, vedrørende den interkommunale legevakttjenesten med Skjerstad.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

  • Det fremkom i intervju at det ikke er faste møter mellom Bodø og Beiarn om legevaktsamarbeidet med Skjerstad, slik det var før 2005 da Skjerstad ble slått sammen med Bodø. Det var heller ikke etablert andre rutiner for informasjonsutveksling.

Helsetilsynets kommentar:
Legevaktordningen mellom Beiarn og Skjerstad (nå Bodø) har fungert i mange år. Et godt samarbeid mellom aktørene i tjenesten er en forutsetning for en rasjonell drift og for å kunne gi et godt legevakttilbud til befolkningen. For å sikre en hensiktsmessig tjeneste og redusere risiko for misforståelser, anbefaler Helsetilsynet at det igjen etableres samarbeidsmøter eller andre rutiner for informasjonsutveksling, mellom aktørene i tjenesten.

6. Regelverk

  • Lov av 30.03.1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov av 19.11.1982 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 02.07.1999 om pasientrettigheter
  • Lov av 02.07.1999 om helsepersonell m.v.
  • Forskrift av 18.03.2005 om krav til akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus
  • Forskrift av 14.04.2000 om fastlegeordning i kommunene
  • Forskrift av 21.12.2000 om pasientjournal
  • Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

7. Dokumentunderlag

Beiarn kommunes egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning, som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Årsmelding 2006 for legekontoret
  • Mål for legetjenesten
  • Organisasjonskart
  • Redegjørelse for hvordan legevaktsamarbeidet er organisert
  • Stillingsbeskrivelser
  • Oversikt over ansatte
  • Oversikt over leger som deltar i legevakt
  • Vaktlister for første halvår 2007 og for hele 2006
  • Generell sjekkliste ved introduksjon av nye leger
  • Opplæringsplan hjelpepersonell
  • Oversikt over internkontrollsystemets oppbygging
  • Relevante styrende dokumenter
  • Div. andre dokumenter
  • Utdrag av introduksjonspermen for nye leger/vikarer
  1. Velkommen til Beiarn kommune
  2. Generell sjekkliste ved introduksjon av nye leger/vikarer
  3. Aktuelle kart
  4. Orientering om legetjenesten i Beiarn kommune
  5. Orientering om journalsystem
  6. Oversikt over akuttutstyr ved legekontoret
  7. Orientering om medisinskap, medikamenter i låsbart skap
  8. Orientering om takster
  9. Orientering om Bodø Legevakt, interkommunalt mottak for volds- og overgrepsofre
  10.  Div. skjemaer
  11.  Skjemaer vedr. tvungent psykisk helsevern

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Brev av 04.05.07 til Eniro Norge AS Telenors Offisielle katalogutgiver

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Nordland:

  • Brev av 12.02.07 fra Helsetilsynet til Beiarn kommune, varsel om tilsyn
  • Oversendelse av 11.04.07 fra Beiarn kommune til Helsetilsynet
  • Brev av 20.04.07 fra Helsetilsynt til Beiarn kommune, program for tilsynet
  • Telefonkontakt med kontorsjef Dagfinn Mathisen

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Trond Mikkelsen

kommuneoverlege

X

Sylvi Rasch

avd.leder/helsesekretær

X

X

X

Kenneth Fernström

kommunelege I

X

Ole P. Nybakk

rådmann

X

X

Dagfinn Mathisen

kontorsjef

X

X

X

Morten Alris

kommunelege II

X

X

X

Marit Hansen

med. sekretær

X

X

X

Fra Helsetilsynet i Nordland deltok:
ass. fylkeslege Eli Løkken, revisjonsleder
underdirektør Solveig Mollnes, revisor