Helsetilsynet

Fylkesmannen i Nordland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de funn som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet finner grunnlag for å gi tre avvik og to merknader til kommunen.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Forsvarlig tildeling av avlastning og støttekontakttjenester
  • Sikring av at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter

Avvik 1

Hattfjelldal kommune fatter vedtak om støttekontakt uten at tiltaket iverksettes i praksis.

Avvik 2


Kommunen tilbyr ikke avlastningstjenester/fatter ikke vedtak angående privat avlastning.

Avvik 3

Kommunen krever vederlag for avlastningstjenester.

Avvik 4

Vedtak om støttekontakt iverksettes uten egeninitiert/systematisk oppfølging og evaluering fra kommunen i vedtaksperioden.

Merknad 1

Kommunen har forbedringspotensiale med hensyn til å informere innenfor områdene avlastnings- og støttekontakttjenester.

Merknad 2

Kommunen har forbedringspotensiale med hensyn til å synliggjøre at det er gjort en relevant utredning når vedtak fattes.

2. desember 2008

Finn Asbjørn Trones
revisjonsleder
Berit Kjølmoen
revisor

 

 

1. Innledning 

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Hattfjelldal kommune i perioden 22.09 – 26.11 2008. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Nordland gjennomfører i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov omsosiale tjenester § 2-6. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kommunen har ca 1.450 innbyggere, og ligger på indre Helgeland.

Kommunen har organisert tilsynsområdet i tre sektorer, miljøarbeidertjenesten, institusjonstjenesten og hjemmetjenesten. Øverste leder for tildeling av støttekontakt- og avlastningstjenester er lagt til PRO - leder.

Kommunen opplyser at den pr. 19.10.08 har den 6 aktive avlastningstiltak og 17 aktive

støttekontakttiltak. Under gjennomføringen av tilsynet (25. – 26. november 2008) opplyser kommunen at avlastningstiltakene er 2. Disse er i institusjon, se for øvrig kommentarer under punktet avvik og merknader.

Gjennomføring
Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.09.08.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i

kapitlet dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 25.11.08.

Intervjuer
Tilsynet intervjuet 7 personer, 4 ansatte i kommunen og 3 oppdragstakere (to støttekontakter og en avlaster).

Sluttmøte ble avholdt den 26.11.08.

3. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med områdene avlastning og støttekontakt som er hjemlet i lov om sosiale tjenester §§ 4-2 b og 4-2 c, jf. § 4-3.

Område 1 og 2; forsvarlig tildeling av avlastning og støttekontakt:

  • Om kommunen sikrer at aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden
  • Om kommunen sikrer at avlastning og støttekontakt tildeles uavhengig av alder og diagnose
  • Om kommunen sikrer at det skjer en relevant utredning av alle søkere
  • Om kommunen sikrer at alle søkere vurderes individuelt
  • Om kommunen sikrer at det ikke kreves vederlag for avlastning
  • Om kommunen sikrer at vedtak iverksettes snarest mulig og utføres i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrer at midlertidige tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles, og at alternative tiltak alltid iverksettes ved akutte behov

Område 3; Sikring av at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og  ferdigheter innenfor det aktuelle området

4. Funn

Tilsynet finner grunnlag for å gi tre avvik og to merknader til kommunen.

Avvik 1.

Hattfjelldal kommune fatter vedtak om støttekontakt uten at tiltaket iverksettes i praksis.

Avviket bygger på informasjon fra intervju.

Myndighetskrav.

  • Utgangspunktet er at virkningene av et forvaltningsvedtak inntrer når vedtaket er truffet. Kommunen skal dermed sikre at tjenesten ytes fra det tidspunkt (og for den perioden) vedtaket angir, eller snarest mulig etter at underretning om vedtaket er gitt. Dette følger av ulovfestet forvaltningsrett og indirekte av forvaltningslovens § 42, samt sosialtjenestelovens §§ 4-3 og 4-2 c.

Kommentar.
Kommunen opplyser at det i en del tilfeller fattes vedtak om støttekontakt uten at tjenesten iverksettes i praksis. Vedtak kan også i noen tilfeller løpe uten at det tiltaket fungerer i praksis, eksempelvis når støttekontakt slutter i vedtaksperioden. Dette har sammenheng med at det generelt er vanskelig å rekruttere støttekontakter, samt at problematikken hos enkelte brukere noen ganger fører til at det kan være vanskelig å engasjere og holde på støttekontaktene.

Avvik 2.

Kommunen tilbyr ikke avlastningstjenester/fatter ikke vedtak angående privat avlastning.

Avviket bygger på informasjon fra intervju.

Myndighetskrav.
Det er et krav i loven at kommunen skal ivareta behovet for privat avlastning. Når kommunen ikke ivaretar dette myndighetskravet for alle som har behov for denne tjenesten, så er dette brudd på lov om sosiale tjenester § 4-2 b, jf. § 4-3.

Kommentar.
Det foreligger udekkete behov for privat avlastning, jf. at kommunen opplyser at den i dag mangler private avlastere. Pr. dags dato gjelder dette 3 til 4 familier i kommunen. Det foreligger derfor ikke avlastningstjenester/vedtak om privat avlastning overfor disse familiene.

Avvik 3.

Kommunen tar betalt for avlastningstjenester.

Avviket bygger på informasjon fra intervju og dokumentasjon.

Myndighetskrav.
Avlastning er en vederlagsfri tjeneste. Myndighetskravet følger av lov om sosiale tjenester § 11-2 annet ledd, jf. forskriftene til lov om sosiale tjenester § 8-2 første ledd nr. 3.

Kommentar.
Det opplyses at det fattes vedtak om korttidsopphold i sykehjem i tilfeller hvor det søkes om avlastning/foreligger behov for avlastningstjenester i institusjon. Kommunen viser til at det i disse tilfellene skulle vært fattet vedtak om avlastningsopphold ved omsorgssenteret/sykehjemmet. Dette fører at det tas betaling for en tjeneste som i utgangspunktet ikke skulle vært vederlagsberegnet. Det anføres fra kommunens side at svikten kan tilbakeføres til saksbehandlingsrutinene på området, samt dataprogrammet som benyttes i forhold til innvilgelse av plass på kommunens sykehjem/omsorgssenter.

Avvik 4.

Vedtak om støttekontakt iverksettes uten egeninitiert/systematisk oppfølging og evaluering (av bruker og støttekontakt) fra kommunen i vedtaksperioden.

Avviket bygger på informasjon fra intervju.

Myndighetskrav.
Kommunen skal sikre at det skjer en jevnlig og systematisk evaluering og oppfølging av iverksatte vedtak. Dette for å evaluere behovet til bruker samt sikre at støttekontaktene følges opp i forhold til veiledning og opplæring. Revisjonskriteriene følger av internkontrollforskriftens § 4, jf. bokstavene a, c, d, e, g og h.

Kommentar.
Kommunen opplyser at de mangler systematiske rutiner på dette området. Støttekontaktvedtak kan løpe over lang tid, uten at kommunen på eget initiativ følger opp bruker og støttekontakt. Det foreligger heller ikke etablerte rutiner vedrørende tilbakemeldinger fra støttekontakt. I praksis innebærer dette at støttekontakttiltak kan løpe over mange måneder, uten at kommunen har oversikt over hvordan tiltaket fungerer. Det er derfor ikke rutiner for å avdekke eventuelle behov for justeringer av tiltaket.

Merknad 1.

Kommunen har forbedringspotensiale med hensyn til å informere innenfor områdene avlastnings- og støttekontakttjenester.

Myndighetskrav.
Det følger av sosialtjenestelovens § 4-1 at kommunen har plikt til å informere aktivt om sine tjenester. Dette understøttes av samme lovs § 3-5, hvor det er vist til at sosialtjenesten skal spre kunnskap om sosiale forhold og tjenester i kommunen.

Kommentar.
Kommunen viser til at de er i endringsfase hva angår forbedring av informasjon om sine tjenester. Blant annet skal det utarbeides mer skriftlig materiell, samt at kommunens hjemmeside skal bli mer informativ på det reviderte området.

Tilsynet har ikke kunnet avdekke at det foreligger skriftlig informasjon (eksempelvis foldere, brosjyrer mv) innenfor støttekontakt- og avlastningstjenester. På kommunens hjemmeside er det kun opplyst om avlastning, tilbud om støttekontakt er ikke nevnt.

Manglende kunnskap om avlastning og støttekontakttjenester kan være en årsak til at mange som har behov for disse tjenestene ikke tar kontakt med hjelpeapparatet. Det er derfor viktig at kommunen sikrer at relevant informasjon om tjenestene når ut til publikum.

Merknad 2.

Kommunen har forbedringspotensiale med hensyn til å synliggjøre at det er gjort en relevant utredning når vedtak fattes.

Myndighetskrav.
En relevant utredning skal sikre at kommunen beskriver og vurderer den omsorgstrengendes livssituasjon. Dette følger av lov om sosiale tjenester § 8-1 og forvaltningslovens § 17, hvor det blant annet er vist til at alle relevante forhold som berører vedtaket skal belyses.

Kommentar.
Det følger av dokumentasjon (vedtak) og intervju at utredningen i vedtakene kan gjøres noe mer omfattende. For brukerne kan det være vanskelig å forstå hva som ligger til grunn for vedtaket, når den skriftlige begrunnelse ikke i stor nok grad viser hva avgjørelsen bygger på.

5. Regelverk

  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Lov av 12. desember 1991 om sosiale tjenester mv.
  • Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i helse- og sosialtjenesten.
  • Forskrift av 27. juni 2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten.

6. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Årsmelding Hattfjelldal kommune, 2007
  • Organisasjonskart
  • Kopi av 8 siste vedtak vedrørende støttekontakt og avlastning i de ulike sektorene
  • Kopi av vedtak om korttidsopphold på kommunens sykehjem
  • Oversikt over ansatte i Hattfjelldal kommune innenfor det reviderte området
  • Oversikt over navn på støttekontakter
  • Kopi av oppdragsavtaler
  • Utskrift av oppdragstakere i kommunen
  • Rutinebeskrivelser innenfor områdene støttekontakt og avlastning

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Nordland

  • Varsel om tilsyn av 22. september 2008
  • Dokumenter fra kommunen mottatt 19.10.08
  • Program for gjennomføring av tilsynet av 07.11.08
  • Diverse e-poster og telefonsamtaler med kontaktperson i kommunen angående praktisk tilrettelegging av tilsynet

7. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, samt hvilke personer som ble intervjuet under tilsynet.

Deltakere ved tilsynet
Navn Funksjon/stilling  Åpningsmøte Intervju Sluttmøte

Sissel M. Bue

PRO - leder

X

X

X

Turi Thorsteinsen

Enhetssleder
sykehjem

X

X

X

Kristin Johansen

Enhetsleder hjemmetjenesten

X

X

X

Ruth Vesterbukt

Miljøterapeut

X

X

Britt Hansen

Avlaster

X

Ruth K. Reinfjell

Støttekontakt

X

X

Stig Granås

Støttekontakt

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok Berit Kjølmoen, revisor og Finn Asbjørn Trones,  revisjonsleder.