Helsetilsynet

Fylkesmannen i Nordland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de funn som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet finner grunnlag for å gi to avvik og to merknader til kommunen.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Forsvarlig tildeling av avlastning og støttekontakttjenester
  • Sikring av at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter

Avvik 1.

Hemnes kommune fatter vedtak om støttekontakt uten at tiltaket iverksettes i praksis.

Avvik 2.

Vedtak om støttekontakt iverksettes uten egeninitiert/systematisk oppfølging og evaluering fra kommunen i vedtaksperioden.

Merknad 1.

Kommunen har forbedringspotensiale med hensyn til å informere innenfor områdene avlastnings- og støttekontakttjenester.

Merknad 2.

Kommunen har forbedringspotensiale med hensyn til å synliggjøre at det er gjort en relevant utredning når vedtak fattes.

1. desember 2008

Finn Asbjørn Trones
revisjonsleder
Berit Kjølmoen
revisor

 

 

1. Innledning

 

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Hemnes kommune i perioden 30.04 –  19.11 2008. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Nordland gjennomfører i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kommunen har ca 4.500 innbyggere, og ligger på indre helgeland.

Kommunen har organisert tilsynsområdet i tre sektorer. Helsetjenesten fatter vedtak om støttekontakter ut fra et helse- og rus/psykiatri - behov. Omsorgstjenesten innvilger avlastning i institusjon/sykehjem. Miljøtjenesten ivaretar avlastning utenfor institusjon samt i avlastningsenheter. Det innvilges også støttekontakt til ulike brukergrupper.

Kommunen opplyser at pr. 27.05.08 så har den 20 aktive avlastningstiltak og 95 aktive støttekontakttiltak.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 30.04.08.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 18.11.08.

Intervjuer
Tilsynet intervjuet 9 personer, 7 ansatte i kommunen og 2 oppdragstakere (to støttekontakter).

Sluttmøte ble avholdt den 19.11.08.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med områdene avlastning og støttekontakt som er hjemlet i lov om sosiale tjenester §§ 4-2 b og 4-2 c, jf. § 4-3.

Område 1 og 2; forsvarlig tildeling av avlastning og støttekontakt:

  • Om kommunen sikrer at aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden
  • Om kommunen sikrer at avlastning og støttekontakt tildeles uavhengig av alder og diagnose
  • Om kommunen sikrer at det skjer en relevant utredning av alle søkere
  • Om kommunen sikrer at alle søkere vurderes individuelt
  • Om kommunen sikrer at det ikke kreves vederlag for avlastning
  • Om kommunen sikrer at vedtak iverksettes snarest mulig og utføres i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrer at midlertidige tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles, og at alternative tiltak alltid iverksettes ved akutte behov

Område 3; Sikring av at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området

5. Funn

Tilsynet finner grunnlag for å gi to avvik og to merknader til kommunen.

Avvik 1.

Hemnes kommune fatter vedtak om støttekontakt uten at tiltaket iverksettes i praksis.

Avviket bygger på informasjon fra intervju.

Kommentar:
Kommunen opplyser at det i en del tilfeller fattes vedtak om støttekontakt uten at tjenesten iverksettes i praksis. Dette har sammenheng med at det generelt er vanskelig å rekruttere støttekontakter, samt at problematikken hos enkelte brukere noen ganger fører til at man trenger noe lengre tid på å engasjere støttekontakter.

Utgangspunktet er at virkningene av et forvaltningsvedtak inntrer når vedtaket er truffet. Kommunen skal dermed sikre at tjenesten ytes fra det tidspunkt vedtaket angir, eller snarest mulig etter at underretning om vedtaket er gitt. Dette følger av ulovfestet forvaltningsrett og indirekte av forvaltningslovens § 42, samt sosialtjenestelovens §§ 4-3 og 4-2 c.

Avvik 2.

Vedtak om støttekontakt iverksettes uten egeninitiert/systematisk oppfølging og evaluering (av bruker og støttekontakt) fra kommunen i vedtaksperioden.

Avviket bygger på informasjon fra intervju.

Kommentar:
Kommunen opplyser at de mangler systematiske rutiner på dette området. Støttekontaktvedtak kan løpe over lang tid, uten at kommunen på eget initiativ følger opp bruker og støttekontakt. Det foreligger heller ikke etablerte rutiner vedrørende tilbakemeldinger fra støttekontakt. I praksis innebærer dette at støttekontakttiltak kan løpe over mange måneder, uten at kommunen har oversikt over hvordan tiltaket fungerer. Det er derfor ikke rutiner for å avdekke eventuelle behov for justeringer av tiltaket.

Kommunen skal sikre at det skjer en jevnlig og systematisk evaluering og oppfølging av iverksatte vedtak. Dette for å evaluere behovet til bruker samt sikre at støttekontaktene følges opp i forhold til veiledning og opplæring. Revisjonskriteriene følger av internkontrollforskriftens § 4, jf. bokstavene a, c, d, e, g og h.

Merknad 1.

Kommunen har forbedringspotensiale med hensyn til å informere innenfor områdene avlastnings- og støttekontakttjenester.

Kommentar:
Kommunen viser til at de er i endringsfase hva angår forbedring av informasjon om sine tjenester. Blant annet skal det utarbeides mer skriftlig materiell, samt at kommunens hjemmeside skal bli mer informativ på det reviderte området.

I dag er det kun miljøtjenesten som har lagt ut informasjon om avlastnings- og støttekontakttjenester på kommunens hjemmeside. Det er heller ikke utarbeidet skriftlig materiell, med unntak av sykehjemmenes serviceerklæring hvor avlastning er nevnt.

Manglende kunnskap om avlastning og støttekontakttjenester kan være en årsak til at mange som har behov for disse tjenestene ikke tar kontakt med hjelpeapparatet. Det er derfor viktig at kommunen sikrer at relevant informasjon om tjenestene når ut til publikum.

Det følger av sosialtjenestelovens § 4-1 at kommunen har plikt til å informere aktivt om sine tjenester. Dette understøttes av samme lovs § 3-5, hvor det er vist til at sosialtjenesten skal spre kunnskap om sosiale forhold og tjenester i kommunen.

Merknad 2.

Kommunen har forbedringspotensiale med hensyn til å synliggjøre at det er gjort en relevant utredning når vedtak fattes.

Kommentar:
Det følger av dokumentasjon (vedtak) og intervju at utredningen i vedtakene kan gjøres noe mer omfattende. For brukerne kan det være vanskelig å forstå hva som ligger til grunn for vedtaket, når den skriftlige begrunnelse ikke i stor nok grad viser hva avgjørelsen bygger på.

En relevant utredning skal sikre at kommunen beskriver og vurderer den omsorgstrengendes livssituasjon. Dette følger av lov om sosiale tjenester § 8-1 og forvaltningslovens § 17, hvor det blant annet er vist til at alle relevante forhold som berører vedtaket skal belyses.

6. Regelverk

  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Lov av 12. desember 1991 om sosiale tjenester mv.
  • Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i helse- og sosialtjenesten.
  • Forskrift av 27. juni 2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Årsmelding Hemnes kommune, 2007 og 2006
  • Organisasjonskart
  • Oversikt over hvordan kommunen er organisert mht. avlastning og støttekontakter
  • Kopi av 8 siste vedtak vedrørende støttekontakt og avlastning i de ulike sektorene
  • Oversikt over ansatte i Hemnes kommune innenfor det reviderte området
  • Oversikt over navn på støttekontakter
  • Egensøknad (søknadsskjema) støttekontakt og omsorgstjenester

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Nordland

  • Varsel om tilsyn av 30. april 2008
  • Purring på oversendelse av dokumenter angående tilsynet, datert 04.08.08
  • Dokumenter fra kommunen mottatt 05.09.08 og 16.10.08
  • Program for gjennomføring av tilsynet av 28.10.08
  • Diverse e-poster og telefonsamtaler med kontaktperson i kommunen angående praktisk tilrettelegging av tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, samt hvilke personer som ble intervjuet under tilsynet.

Deltakere ved tilsynet
Navn Funksjon/stilling Åpningsmøte  Intervju Sluttmøte

Dag Brygfjell

Enhetsleder helsesektoren

X

X

X

Karin Flostrand

Avdelingsleder
omsorgstjenesten

X

X

X

Sissel Helen Olsen

Avdelingssykepleier
omsorgstjenesten

X

X

X

Nadia Bjørkheim

Avdelingsleder miljøtjenesten

X

X

X

Bjørn - Thore Jensen

Enhetsleder miljøtjenesten

X

X

X

Ragnhild Fineide

Enhetsleder omsorgstjenesten

X

X

X

Eva Fossland Ervik

Støttekontakt

X

X

Marlen Eriksen

Støttekontakt

X

Hanne Skjefstad

Psykisk helsearbeid

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok Berit Kjølmoen, revisor og Finn Asbjørn Trones, revisjonsleder.