Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland gjennomførte i perioden 06.03.08 – 10.07.08 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Sømna kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider for å bidra til at utsatte barn får tilstrekkelige tjenester. For helsetjenesten var tilsynet avgrenset til skolehelsetjeneste og psykisk helsetjeneste.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene samt kommentarer til styringssystemet.

Avvik 1:

Sømna kommune sørger ikke for at det i samarbeidet om utsatte barn utarbeides tiltaksplaner i saker hvor det vedtas hjelpetiltak.

Merknad 1:

Sømna kommune sikrer ikke at alle søknader om tjenester til barnevernet behandles som en melding etter barnevernloven.

Merknad 2:

Sømna kommune har et forbedringspotensial vedrørende beskyttelse av personsensitive opplysninger når saker drøftes anonymt mellom tjenestene.

Merknad 3:

Sømna kommune sikrer ikke at nyansatte i barnevern-, helse- og sosialtjenesten raskt får nødvendig kunnskap om hverandres virksomhet

Dato: 10.07.08

Trond Gården
revisjonsleder
Berit Kjølmoen
revisor

 

 

Eli Løkken
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 06.03.08 til 10.07.08 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver.  Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester.  De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sømna kommune ligger ved kysten, helt sør på Helgeland. Kommunen har ca 2100 innbyggere. Offentlig tjenesteyting har flest sysselsatte, men av øvrige næringer er det jordbruk som preger kommunen.

I Sømna ligger Nord-Norges største meieri, kommunen har et rehabiliteringssenter og lokaliserer også en pensjonistskole. Kommunen har 2 barne- og ungdomsskoler og 5 barnehager. Ved utgangen av 2007 hadde kommunen 507 innbyggere mellom 0 og 17 år.

I kommunen er barneverntjenester og sosiale tjenester lokalisert i et felles kontor som ledes av en barnevern- og sosialleder og hvor de ansatte arbeider på tvers av fagfeltene. Skolehelsetjenesten ligger under helsestasjonstjenesten som er en egen enhet og ledes av ledende helsesøster. Psykiatritjenesten er organisert under enheten pleie- og omsorg.

Ved utgangen av 2007 hadde kommunen 15 barn som mottok hjelpetiltak og to barn under omsorg.

Kommunen har i 2008 gjennomført brukerundersøkelser for en rekke tjenesteområder og vil benytte dette som et utviklingsverktøy. Det er også gjennomført medarbeiderundersøkelse i kommunen.

Den siste tid har det vært arbeidet med å få på plass en årsplan for kommunen som også inkluderer tiltaksplaner for de ulike tjenester.

Det nevnes også at kommunen i år har igangsatt et prosjekt for styrking av det forebyggende arbeidet opp mot barn og unge i kommunen. 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 06.03.08.

Åpningsmøte ble avholdt 26.05.08.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet, en av disse på telefon forut for tilsynet.

Oversikt over kommunens dokumentasjon som er gjennomgått i forbindelse med revisjonen er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 27.05.08.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider for å bidra til at utsatte barn får tilstrekkelige tjenester. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunens side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det undersøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring ved utarbeidelse av individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste.  Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. 

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.


5. Funn

Generelt
De tjenester som var omfattet av revisjonen hadde alle tradisjoner for kommunikasjon og samhandling overfor barn og unge. Barneverntjenesten og sosialtjenesten er en egen enhet og har derfor en særlig tett kontakt. Det er etablert samarbeidsmøter som følges opp og dokumenteres gjennom referater. Det framgår også at de som deltar i dette samarbeidet følger opp sine forpliktelser og deltar regelmessig.

Avvik 1:

Sømna kommune sørger ikke for at det i samarbeidet om utsatte barn utarbeides tiltaksplaner i saker hvor det vedtas hjelpetiltak.

Avvik fra:

Barnevernloven § 4-5 jfr. forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005.

Det heter i barnevernloven § 4-5:

”Når hjelpetiltak vedtas, skal barneverntjenesten utarbeide en tidsavgrenset tiltaksplan. Barneverntjenesten skal holde seg orientert om hvordan det går med barnet og foreldrene, og vurdere om hjelpen er tjenlig, eventuelt om det er nødvendig med nye tiltak.”

Avviket bygger på følgende:

Det var ikke utarbeidet tiltaksplan i noen av de 11 sakene fra barnevernet som ble gjennomgått under tilsynet.

Gjennom intervjuer framkom at de fleste hjelpetiltakene ikke var ledsaget av en tiltaksplan

Det er ikke rutiner for at kommunens ledelse gjennomgår halvårsrapporter i barnevernet

Kommunen har ikke sørget for at tjenesten har etablert et avvikshåndteringssystem

Tilsynsmyndighetens kommentarer:

I samarbeidet med flere instanser overfor usatte barn og unge er dokumentasjon, målsetting, ansvarsfordeling og evaluering helt sentralt. Tiltaks- og omsorgsplaner representerer en skriftliggjøring av en systematisk arbeidsform i barnevernet. At arbeidet er systematisk betyr at det er preget av en bevisst refleksjon, at det er en meningsfull og logisk sammenheng mellom de ulike elementene i arbeidet, at arbeidet følger en hensiktsmessig framdrift og at nødvendige justeringer foretas underveis. I barnevernarbeid innebærer

systematikk også at personene arbeidet angår, herunder samarbeidsparter fra andre kommunale tjenester, er involvert i arbeidsprosessen og innforstått med tiltakets målsetting. Dette vanskeliggjøres vesentlig dersom barnevernet ikke klargjør hjelpetiltakets hensikt i en tiltaksplan. Barneverntjenesten har vært klar over denne mangelen i lang tid, men kommunen har ikke et avvikssystem som kunne ha fanget dette opp.

Merknad 1:

Sømna kommune sikrer ikke at alle søknader om tjenester til barnevernet behandles som en melding etter barnevernloven.

Merknaden bygger på følgende:

Når barneverntjenesten mottar søknad om leksehjelp blir ikke dette registrert som en melding til barnevernet.

Det er i barneverntjenesten ikke utarbeidet en egen kompetanseplan med tilhørende opplæring innenfor områder der det er behov for dette.

Kommunen har ikke sørget for at tjenesten har etablert et avvikshåndteringssystem

Tilsynsmyndighetens kommentarer:

Etter barnevernloven § 4-2 skal barneverntjenesten snarest, og senest innen en uke, gjennomgå innkomne meldinger og vurdere om meldingen skal følges opp med undersøkelser etter § 4-3.

I retningslinjer for saksbehandlingen i barneverntjenesten Q-1036B heter det følgende under punkt 3.1.1:

”§ 4-2 kommer til anvendelse uavhengig av om meldingen er fremsatt skriftlig eller muntlig, og uavhengig av om melderen er en offentlig ansatt eller en privatperson. Bestemmelsen kommer videre til anvendelse når en privat part (foreldre, barn) selv ber om et tiltak fra barneverntjenesten, uavhengig av om vedkommende har utformet henvendelsen som en formell søknad eller ikke.”

Det samme følger forutsetningsvis av rutinehåndbok for barneverntjenesten (Q-1101B) punkt 3.4.4. bokstav a.

Det er kjent at en betydelig andel av meldingene til barnevernet kommer fra foreldrene selv eller fra barnet. Dette kan være i form av en generell anmodning om bistand eller i form av en søknad om et konkret tiltak, herunder økonomisk bistand. En søknad skal selvsagt behandles etter forvaltningslovens regler, men skal som det framgår også håndteres som en melding. Dette gjelder også om søknaden er framsatt gjennom en annen offentlig instans. Årsaken til dette er at søknaden kan være et uttrykk for at omsorgssituasjonen for barnet eller barna ikke er tilstrekkelig. Om det skal igangsettes undersøkelse må vurderes konkret i det enkelte tilfelle. Dersom familien er ukjent for barnevernet vil det vanlige være å gjennomføre en samtale eller et hjemmebesøk etter at søknaden er mottatt, i den hensikt å avklare om det finnes andre forhold som bør følges opp. I andre tilfeller kan kjennskap til familien eller andre forhold gjøre det forsvarlig å henlegge meldingen og behandle søknaden på vanlig vis.

Dersom søknader til barneverntjenesten ikke også behandles som en melding, og undersøkelse vurderes, kan det føre til at utilfredsstillende omsorgsforhold for barn ikke blir avdekket.

Etter barnevernloven § 4-4 kan hjelpetiltak gis i mange ulike former. Leksehjelp kan være et aktuelt og hensiktsmessig tiltak. Om slike tjenester skal hjemles i sosialtjenesteloven, barnevernloven eller annet lovverk må avgjøres konkret ut fra sakens opplysninger. Kommer henvendelsen til barneverntjenesten må den uansett behandles som en melding jfr. det som er anført ovenfor.

Merknad 2:

Sømna kommune har et forbedringspotensial vedrørende beskyttelse av personsensitive opplysninger når saker drøftes anonymt mellom tjenestene.

Merknaden bygger på følgende:

  • I intervju framkom det at forhold vedrørende klienter/pasienter som en ønsket å drøfte anonymt med en annen tjeneste, likevel ble identifisert fordi ansatte i kommunens barnevern-, helse- og sosialtjenester hadde god kjennskap til kommunens innbyggere.
  • Sømna kommune har ikke kompetanseplan på fagområdene barnevern-, sosial-, skolehelse- og psykiatritjeneste.
  • Sømna kommune har ikke sørget for at de aktuelle tjenester har etablert et avvikshåndteringssystem.

Tilsynsmyndighetens kommentarer:

Ansatte i barnevern-, helse- og sosialtjenestene har etter sine respektive lovverk

taushetsplikt om noens personlige forhold som de blir kjent med gjennom arbeidet. Dette

hindrer de ansatte i å dele slike opplysninger med andre forvaltningsorganer dersom det ikke foreligger særlig lovhjemmel for dette, eller at de som opplysningene angår har samtykket til at opplysningene deles med andre tjenesteorgan.

I et tverrfaglig samarbeid kan det være nyttig å drøfte problemstillinger tilknyttet enkeltklienter/pasienter med andre tjenestenivå. Dersom ikke klienten eller pasientens identitet blir avslørt kan dette skje uhindret av taushetsplikten. I en liten kommune vil de kommunalt ansatte i større grad kjenne innbyggerne enn i en stor kommune. Risikoen for at klienter eller pasienters identitet blir avslørt under anonyme drøftinger blir derfor høyere. Den enkelte klient eller pasient har den samme rett til beskyttelse av personsensitive opplysninger uavhengig av bosted og kommunestørrelse. Dersom det under en anonym drøfting framkommer at den som blir konsultert identifiserer personen eller familien som saken omhandler, må derfor drøftingen avbrytes. Den som blir kontaktet har en plikt til å informere den annen part dersom pasienten eller klienten identifiseres.

Dette er utfordringer som særlig gjør seg gjeldende i små lokalsamfunn. For å forebygge at taushetsbelagte opplysninger urettmessig viderebringes, må det i større grad enn ellers søkes innhentet samtykke fra den opplysningene angår før slike drøftinger finner sted. Det vil også være mulig å rådføre seg med tjenesten i en annen kommune eller annen konsultativ instans utenfor kommunen.

Felles prosedyrer for håndtering av slike problemstillinger vil kunne redusere risikoen for at personlige opplysninger blir formidlet urettmessig.

En fungerende og implementert avvikshåndtering bidrar til at feil blir fanget opp og forbedringer kan finne sted. Det er i slike systemer viktig at alle er klar over hvordan avviksrapportering skal skje, hvem det skal rapporteres til og hvordan avviksrapportene blir håndtert. Systematisk kunnskap om avvik vil også være en viktig kilde for kommunens ledelse i oppfølging av den enkelte tjeneste. Det er av vesentlig betydning at det ikke bare finnes et formelt system for avviksrapportering, i form av skjema osv, men at det i den enkelte tjeneste også er en felles forståelse for betydningen av slike rutiner.  De ansvarlige for slike systemer må også sikre rutiner for tilbakemelding og lukking av avvik.

I Sømna kommune er det iverksatt arbeid på overordnet nivå med generell kompetanseoppbygging. Dette har imidlertid ikke inkludert de spesifikke fagområdene i deltjenestene. Når det er få ansatte innenfor det enkelte fagområdet øker risikoen for at det oppstår ”hull” i kjennskapen til regelverk og styringsdokumenter. Det er derfor nyttig å gjøre en kartlegging og ha en plan for oppbygging og vedlikehold av kompetanse innenfor den enkelte tjeneste. Det vises her til internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584 og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731. Begge forskriftene pålegger tjenestene å ha en internkontroll som sørger for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor fagområdet, samt å skaffe seg oversikt over områder der det er fare for svikt eller manglende oppfyllelse av myndighetskrav.

Merknad 3:

Sømna kommune sikrer ikke at nyansatte i barnevern-, helse- og sosialtjenesten raskt får nødvendig kunnskap om hverandres virksomhet.

Merknaden bygger på følgende:

Kommunen har ikke et introduksjonsprogram for nyansatte

Det fremkom under intervju at nyansatte ikke får systematisk informasjon om samarbeidende tjenesters ansvarsområder

Det er for de aktuelle deltjenestene, bortsett fra psykiatritjenesten, ikke utarbeidet informasjonsbrosjyrer eller lignende om virksomheten; herunder opplysninger om oppgaver, bemanning og tilgjengelighet

Tilsynsmyndighetens kommentar:

Små kommuner som Sømna er oversiktlige. Allikevel vil det, hvis kommunen ikke har tilrettelagt for kontakt, ta noe tid før nyansatte blir kjent med sine samarbeidspartnere og blir fullt operative. De vil ha behov for orientering om kommunens organisering, oppgavefordeling, samarbeidspartnere osv. Uten introduksjonsprogram vil slik informasjon lett kunne bli tilfeldig og ufullstendig.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten og forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter barnevernloven pålegger kommunen å sikre og dokumentere at de etterlever myndighetskrav, jf. også bvl. § 2-1 2 ledd, tilsynsloven § 3 og sotjl. § 2-1.

Internkontrollforskriften inneholder spesifikke krav til styring og ledelse. Barnevernloven og helse- og sosiallovgivningen for øvrig inneholder regler som både dreier seg om innhold i tjenesten og krav til styring og ledelse. Disse må sees i sammenheng med kravene til internkontroll. Styringssystemet skal være slik planlagt og organisert at aktiviteter ved den utføres, vedlikeholdes og kontrolleres i samsvar med gjeldende regelkrav.

Tilsynet avdekket grunnleggende mangler ved Sømna kommunes styring av de undersøkte tjenesteområdene.

  • Det er ikke utarbeidet introduksjonsprogram for nyansatte eller kompetanseplaner for å sikre at de ansatte har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter.
  • Det er så langt i liten grad laget prosedyrer for fagutøvelse og samarbeid med andre tjenester. 
  • Kommunen har ikke etablert rapporteringsrutiner som sikrer ledelsen oversikt over den faglige driften og måloppnåelse innen de forskjellige deltjenestene.
  • Det finnes ikke et fungerende avvikshåndteringssystem.

Det vises for øvrig til avviket samt merknadene 1 – 3.

7. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Årsrapport 2007 for de aktuelle deltjenester (psykiatritjenesten 2006)
  • Organisasjonskart
  • Arbeidsbeskrivelser for sosialleder, fagansvarlig psykiatritjenesten, ledende helsesøster samt skolelege
  • Oversikt over ansatte i de aktuelle deltjenester
  • Samarbeidsavtale mellom barnehager og barneverntjenesten
  • Prosjektbeskrivelse ”Styrking av forebyggende arbeid opp mot barn og unge”
  • Retningslinjer vedr tverretatlig samarbeid for barn og unge i Sømna
  • Retningslinjer/Informasjon turnuslege
  • Generell sjekkliste ved introduksjon av nye leger, vikarer og turnusleger
  • Brev fra kommunelege til foreldre med barn/ungdom som følges opp av PPT
  • Internkontroll for barneverntjenesten i Sømna kommune
  • Rutinebeskrivelser psykiatritjenesten i Sømna kommune
  • 2 referat vedr arbeidet med individuell plan i Sømna kommune
  • Mal + veileder til bruk for utarbeidelse av individuell plan i psykiatritjenesten
  • ADHD Rutiner ved utredning og oppfølging
  • Veileder for medisinsk vurdering av barn og ungdom fra Helgelandssykehuset
  • Skolehelsetjenesten i Sømna - Informasjonsskriv
  • Disposisjon for utarbeiding av individuell plan fra helsesøstertjenesten
  • Skriv vedr systematisk gjennomgang av driften og resultater fra helsestasjonen i Sømna kommune
  • Brukerundersøkelse for bedre skolehelsetjeneste til elever ved ungdomsskolen i Sømna kommune
  • Brukerundersøkelse for bedre helsestasjon i Sømna kommune
  • Sømna kommune - Brukerundersøkelsen 2008

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 11 saksmapper fra barneverntjenesten
  • 2 saksmapper fra sosialtjenesten
  • Journaler for 5 barn i skolehelsetjenesten
  • 7 journaler fra psykisk helse
  • Brosjyre for psykisk helsearbeid i Sømna
  • Referat fra tverrfaglige samarbeidsmøter 2008
  • Inntaksrutiner i psykiatrien, samt ”førstesamtaleskjema”
  • Skjema over ”årshjulet” – balansert målstyring

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • 06.03.08 – varsel om tilsyn fra fylkesmannen og helsetilsynet Nordland
  • 21.04.08 – oversendelse av dokumentasjon fra kommunen
  • 30.04.08 – brev til kommunen med program for tilsynet
  • 30.05.08 – foreløpig rapport fra fylkesmannen og helsetilsynet
  • 10.07.08 - endelig rapport

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Mona Solli

Fagansvarlig psykiatritjenesten

X

X

X

Anne N. Kristiansen

Barnevernkonsulent

X

X

Astrid K. Sævik

Sosial- og barnevernleder

X

X

X

Bodil Solli Thorkildsen

Helsesøster

X

X

X

Berit Sund

Ledende helsesøster

X

X

X

Mona Haugsjø Handeland

Kommunalsjef

X

X

X

Rolf Petter Larsen

Sosialkonsulent

X

Rolf Jørgen Bredesen

Kommunelege 1

X

X

Edmund Dahle

Ordfører

X

Fra  tilsynsmyndighetene deltok:
Seksjonsleder Trond Gården, rådgiver Berit Kjølmoen og ass. fylkeslege Eli Løkken