Helsetilsynet

Helsetilsynet i Nordland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • organisering av arbeidet med samfunnsmedisinske oppgaver
  • kommunens prosedyrer vedr. godkjenning av virksomheter
  • kommunens prosedyrer vedr. tilsyn med virksomheter
  • kommunens saksbehandlingsrutiner i klagesaker
  • kommunens beredskapstiltak vedr. pandemisk influensa
  • hvordan kommunen sikrer at helsehensyn ivaretas i kommunalt planarbeid og saksbehandling

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Det ble funnet to avvik og gitt to merknader:

Avvik 1:

Vågan kommunes arbeid innen samfunnsmedisin, herunder miljørettet helsevern, blir ikke planlagt og organisert, slik at praksis sikrer at kommunen oppfyller alle lovpålagte samfunnsmedisinske plikter.

Avvik 2:

Vågan kommune ivaretar ikke ansvaret sitt som tilsynsmyndighet innen miljørettet helsevern.

Merknad 1:

Vågan kommune bør gjøre smittevernplan, inkludert beredskap vedr. pandemisk influensa, bedre kjent i egen organisasjon, samt oppdatere og revidere smittevernplanen, herunder også beredskapen vedr. pandemisk influensa, i henhold til Nasjonal beredskapsplan for pandemisk influensa og utkast til plan for massevaksinasjon.

Merknad 2:

Vågan kommune har mangelfulle rutiner for å ivareta helsehensyn i planarbeid.

1.oktober 2008

Hege Meldal
revisjonsleder
Leif Anders Stuevold
revisor

 

 

Solveig Mollnes
revisor

 

 

1. Innledning


Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Vågan kommune i perioden 11. mars 2008 – tidspunkt for endelig rapport. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Nordland gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vågan kommune hadde per 1. januar 2008 8 945 innbyggere.

Kommunen er organisert med sju stabs- og støtteenheter og 22 resultatenheter i linje under rådmann og kommunalsjefer. Stillingen som kommunalsjef var på tidspunktet for tilsynet vakant. Hver enhet ledes av en enhetsleder. Kommunelege 1 i 50 % stilling leder helseenheten og er smittevernlege, medisinsk faglig rådgiver, ansvar for drift av det kommunale legekontoret og ansvarlig for organisering av legevakt og fastlegenes tilpliktning. Det er tre kommunelege 2-stillinger i kommunen. Oppgavene i skolehelsetjeneste, helsestasjon, flyktningehelsetjeneste og tilsynslegefunksjon på sykehjem er fordelt på disse og på fastleger i kommunen. Det er etablert en egen flyktningehelsetjeneste som organisatorisk er tilknytta flyktningekontoret.

Delegasjonsreglementet, sist endret av kommunestyret 11. april 2007, delegerer vedtaksmyndighet til rådmannen etter kommunehelsetjenesteloven kap 4a, smittevernloven § 4-1 og tobakksskadeloven. Administrativt delegasjonsreglement for Vågan kommune, datert 10. januar 2006, gir en generell videredelegering av vedtaksmyndighet til enhetslederne, og presisert at leder for helseenheten gis vedtaksmyndighet etter kommunehelsetjenestelovens kap 4a, smittevernloven § 4-1, tobakksskadeloven, forskrift om rotteutrydding, drikkevannforskriften og strålevernforskriften.

I følge stillingsbeskrivelsen til kommunelege 1 er stillingsinnehaver kommunens medisinsk faglige rådgiver, og den som skal iverksette tiltak eller kommunehelsetjenesteloven kap 4a, smittevernloven kap 4 og tobakksskadeloven.

Kommunen har planlagt en organisatorisk endring som vil skje ved at rådmannens stab skal styrkes med ytterligere en kommunalsjef, og ved at det skal opprettes en ny lederstilling for helse- og habiliteringsenheten. Begge kommunalsjefene vil være på plass i løpet av høsten 2008.

Vågan kommune har plan for kommunal kriseledelse, sist revidert 9. februar 2007 og plan for helsemessig og sosial beredskap, sist revidert 10. februar 2006. Risiko- og sårbarhetsanalysen beredskapsplanverket bygger på ble sist revidert 23. mars 2007. Kommunen har smittevernplan; gjeldende versjon er fra april 2007. Denne inneholder et eget kapittel om influensapandemi.

Kommuneplanens samfunnsdel for perioden 2003-2015 ble vedtatt 24. februar 2003. Planprogrammet for arealdelen av kommuneplanen ble fastsatt 21. desember 2006. Reguleringsplaner fremmes i all hovedsak av private aktører. Kommunen har gjort barnetråkkregistreringer. Det er utpekt barn og unges talsperson i kommunen.

I kommunen er det sju kommunale barnehager, 12 private barnehager, ni kommunale grunnskoler, to private grunnskoler, en leirskole, en folkehøgskole og en videregående skole. Svømmebasseng finnes ved grunnskolene i Henningsvær, Digermulen og Svolvær og ved folkehøgskolen. Anlegget ”Våganhallen” benyttes både til idrett og kulturaktiviteter.

Drikkevannsforsyninga består av fem kommunale vannverk med UV-behandling, derav to godkjenningspliktige. Ingen er godkjent av Mattilsynet. I tillegg kommer omtrent 10 private vannverk av varierende størrelse, derav to godkjenningspliktige, som heller ikke er godkjent. Det er etablert rutiner som sikrer at kommunelege 1 får melding ved påvisning av avvikende drikkevannskvalitet.

I området Svolvær/Kabelvåg er det kommunalt avløpssystem. Både fra dette og alle øvrige private anlegg i kommunen går avløpsvann ubehandla ut i havet.

Det er registrert tre virksomheter som kan spre Legionella med aerosol i Vågan kommune.

Vågan kommune er tilknytta Lofoten interkommunale avfallsselskap (LAS), og avfallsdeponiet ligger i nabokommunen Vestvågøy. I Vågan kommune har LAS en miljøstasjon i Osan ved Svolvær. Det er tømmestasjon for bobiltoaletter i tilknytning til en campingsplass.

I kommunen er det stor aktivitet i fiskerinæring, turisme og handel, og det finnes en større virksomhet innen betongindustri.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11. mars 2008. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøtet ble holdt 10. juni.

Intervjuer
Sju personer ble intervjuet.

Dokumentasjon

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble holdt 10. juni.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • organisering av arbeidet med samfunnsmedisinske oppgaver
  • kommunens prosedyrer vedr. godkjenning av virksomheter
  • kommunens prosedyrer vedr. tilsyn med virksomheter
  • kommunens saksbehandlingsrutiner i klagesaker
  • kommunens beredskapstiltak vedr. pandemisk influensa
  • hvordan kommunen sikrer at helsehensyn ivaretas i kommunalt planarbeid og saksbehandling

5. Funn

Det ble ved revisjonen funnet grunnlag for å gi to avvik og to merknader.

Avvik 1:

Vågan kommunes arbeid innen samfunnsmedisin, herunder miljørettet helsevern, blir ikke planlagt og organisert, slik at praksis sikrer at kommunen oppfyller alle lovpålagte samfunnsmedisinske plikter.

Avvik frå kommunehelsetjenesteloven § 1-3a: Kommunen skal planlegge, organisere og legge til rette for at kommunen, helsetjenesten og helsepersonell kan oppfylle krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.

Det vises også til:

  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 3 (internkontroll) og 4 (innholdet i internkontrollen)

Avviket bygger på følgende:

  • det er ikke samsvar mellom delegasjonsreglement, stillingsbeskrivelse for kommunelege 1, stillingsbeskrivelse til ledende helsesøster/helsesøstre og gjeldende praksis. I stillingsbeskrivelser til ledende helsesøster og helsesøstre er ikke arbeid med miljørettet helsevern nevnt, men det er helsesøstrene som utfører tilsyn med skoler og barnehager. I årsmelding for 2007 er miljørettet helsevern beskrevet som en av helsesøstertjenestens hovedoppgaver.
  • det er ikke definert og formalisert hvordan kommunikasjon og samarbeid mellom helsesøstertjenesten og kommunelege 1 skal være innen miljørettet helsevern
  • enkelte barnehager i kommunen er på grunnlag av blant annet helsesøstrenes tilsyn godkjent etter lov om barnehager av hovedutvalget for kultur og oppvekst. Samarbeid mellom kommunelege 1 og helsesøstertjenesten for godkjenning av skoler og barnehager etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler er ikke etablert
  • ansvars- og oppgavefordeling mellom kommunelege 1 og flyktningehelsetjenesten innen miljørettet helsevern er ikke avklart.
  • det bekreftes i intervju at det oppfattes som uklart hvem som har ansvaret for miljørettet helsevern, inkludert prioritering av oppgaver, rapportering og oppfølging og avslutning av saker/tilsyn

Avvik 2:

Vågan kommune ivaretar ikke ansvaret sitt som tilsynsmyndighet innen miljørettet helsevern.

Avvik fra kommunehelsetjenesteloven § 4a-2: Kommunestyret skal ha tilsyn med de faktorer som er nevnt i § 4a-1, første ledd. Innen miljørettet helsevern skal kommunestyret utøve den virksomhet og treffe de avgjørelser som det er tillagt i lov eller i medhold av lov.

Det vises også til:

  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 (innholdet i internkontrollen)
  • forskrift om miljørettet helsevern § 6 (tilsyn, se også merknader til bestemmelsen)
  • forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager §§ 6 og 25 (godkjenning og tilsyn)
  • forskrift om hygienekrav for frisør-, hudpleie-, tatoverings- og hulltakingsvirksomheter § 8 (tilsyn)
  • forskrift om badeanlegg, bassengbad og badstu mv § 19 (tilsyn)
  • forskrift om skadedyrbekjempelse § 5-2 (tilsyn)
  • forskrift om vannforsyning og drikkevann § 16 (tilsyn og vedtak)
  • forskrift om strålevern og bruk av stråling § 42 (tilsyn)
  • forskrift om smittefarlig avfall fra helsetjeneste og dyrehelsetjeneste § 9 (vedtaks- og tilsynsmyndighet)

Avviket bygger på følgende:

  • kommunen har ikke godkjent barnehager og skoler
  • planlagt tilsyn etter kommunehelsetjenesteloven kap 4a kan ikke dokumenteres
  • det finnes ingen oversikt over tilsynsobjekter
  • det finnes ingen tilsynsplan med tilhørende risikovurderinger
  • ovennevnte anførte punkter ble bekreftet i intervju

Helsetilsynets kommentar:
Kommunen skal føre tilsyn og fatte vedtak vedrørende alle virksomheter som kommer inn under miljørettet helsevern, jf. kommunehelsetjenesteloven og forskrifter gitt i medhold av denne loven. Dette innebærer at kommunen på en rekke områder (for eksempel skoler, barnehager, avløpsrenseanlegg, svømmebasseng) må føre tilsyn med egen virksomhet, dvs. at kommunen er eier og driver av virksomheter som de også har tilsynsansvaret for. I tillegg har kommunen tilsynsansvar for private virksomheter

Merknad 1:

Vågan kommune bør gjøre smittevernplan, inkludert beredskap vedr. pandemisk influensa, bedre kjent i egen organisasjon, samt oppdatere og revidere smittevernplanen, herunder også beredskapen vedr. pandemisk influensa, i henhold til Nasjonal beredskapsplan for pandemisk influensa og utkast til plan for massevaksinasjon.

Merknaden bygger på følgende funn:

  • i intervju gis uttrykk for at innholdet i smittevernplanen var lite kjent i organisasjonen
  • beskrivelsen av henholdsvis Mattilsynets og kommunens oppgaver og tilhørende lovverk er ikke oppdatert
  • smittevernplanen og beredskapstiltak vedr. pandemisk influensa er mangelfull mht beskrivelse av lokale tiltak for blant annet massevaksinasjon
  • smittevernplanen har ikke distribusjonslister for smittevernplanen internt i kommunen

Helsetilsynets kommentar:
Lov om vern mot smittsomme sykdommer § 7-1 tredje ledd sier at tiltak og tjenester for å forebygge smittsomme sykdommer eller motvirke at de blir overført skal utgjøre et eget område i planen for kommunens helsetjeneste. Videre presiserer § 7-2 annet ledd bokstav a) at kommunelegen skal utarbeide forslag til plan for helsetjenestens arbeid med vern mot smittsomme sykdommer, herunder beredskapsplaner og – tiltak, organisere og lede dette arbeidet. Nasjonal beredskapsplan for pandemisk influensa presiserer at den kommunale smittevernplanen skal inneholde beredskapstiltak ved influensapandemi. Det er ikke et krav at det må lages en separat beredskapsplan for pandemisk influensa, men kommunens beredskap i forhold til pandemisk influensa må vurderes ut i fra det samla planverket (smittevernplan, plan for helsemessig og sosial beredskap, plan for kriseledelse og lignende).

Merknad 2:

Vågan kommune har mangelfulle rutiner for å ivareta helsehensyn i planarbeid.

Merknaden bygger på følgende:

  • helsetjenesten er ikke rutinemessig involvert i arbeidet med kommuneplan, arealplan eller reguleringsplaner
  • helsetjenesten er ikke med i prosjektgruppe som jobber med kommuneplan
  • helsetjenesten står ikke på sjekkliste over høringsinstanser i forbindelse med reguleringsplaner
  • ovennevnte forhold bekreftes i intervju

Helsetilsynets kommentar:
Lov av 19.11.82 nr 66 om helsetjenesten i kommunene § 1 annet ledd angir at helsetjenesten skal medvirke til at helsemessige hensyn blir ivaretatt av andre offentlige organer hvis virksomhet har betydning for helsetjenestens arbeid. Videre at slik medvirkning blant annet kan skje gjennom råd og uttalelser og ved deltakelse i plan- og samarbeidsorganer som blir oppretta. Samme paragraf pålegger helsetjenesten av eget tiltak å gi informasjon om de forhold som er nevnt i annet ledd, første punktum, til de offentlige organer som har ansvaret for iverksetting av tiltak som kan ha innvirkning på helsa.

Forskrift om miljørettet helsevern § 4 anfører at kommunen skal arbeide for å fremme folkehelse og bidra til å sikre befolkningen mot faktorer i miljøet som kan ha negativ innvirkning på helsen, blant annet ved å ivareta hensynet til helse og trivsel i planlegging etter plan- og bygningsloven og godkjenning av virksomheter etter annet lovverk.

6. Regelverk

  • Lov av 19.11.1982 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 30.03.1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov av 05.08.1994 om vern mot smittsomme sykdommer
  • Lov av 23.06.2000 om helsemessig og sosial beredskap
  • Forskrift av 25.04.2003 om miljørettet helsevern
  • Forskrift av 01.12.1995 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
  • Forskrift av 13.06.1996 for badeanlegg, bassengbad og badstu m.v.
  • Forskrift av 06.05.1998 om hygienekrav for frisør-, hudpleie-, tatoverings- og hulltakingsvirksomhet m.v.
  • Forskrift av 11.10.2005 om smittefarlig avfall fra helsetjeneste og dyrehelsetjeneste m.v.
  • Forskrift av 21.11.2003 om strålevern og bruk av stråling
  • Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 04.12.2001 om vannforsyning og drikkevann
  • Forskrift av 04.07.2003 om gjødselvarer mv. av organisk opphav
  • Forskrift av 21.12.2000 om skadedyrbekjempelse

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • organisasjonskart
  • delegasjonsreglement, vedtatt K-styre 1. desember 2004, revidert K-styre 11. april 2007
  • administrativt delegasjonsreglement, vedtatt 10. januar 2006
  • stillingsbeskrivelse helsesøster, ansettelsesutvalg 27. februar 2003
  • stillingsbeskrivelse ledende helsesøster, ansettelsesutvalg 27. februar 2003
  • stillingsinstruks kommunelege 1, udatert
  • brevmal datert 1. juni 2006 fra Vågan kommune til aktuelle virksomheter ang. innmelding av kjøletårn
  • godkjenning av Nordlys barnehage, Hovedutvalg for kultur og oppvekst, 26. oktober 2007
  • inspeksjonsrapport fra helsesøster Nordlys barnehage, 16. november 2007
  • brannteknisk kontroll Nordlys barnehage, 22. oktober 2007
  • brev datert 1. april 2008 fra Mattilsynet til Vågan kommune vedr. tilsyn med Svolvær/Kabelvåg vannverk
  • brev datert 8. april 2008 fra Vågan kommune til Mattilsynet vedr. Svolvær/Kabelvåg vannverk
  • rapport fra kommunelege I vedr. gymnastikkundervisning Skrova skole, datert 14. november 2007
  • kommunale rutiner for kvalitetssikring av beredskapsarbeidet, 1. utgave 3. desember 1999, med vedlegg
  • utdrag av plan for kriseledelse, side 14
  • utskrift fra www.vagan.kommune.no – organisering av legetjenesten, miljørettet helsevern og helsesøstertjenesten, 12. mai 2008
  • smittevernplan for Vågan kommune, revidert april 2007
  • internt notat vedr. rutiner ved vannanalyseresultat, datert 5. oktober 2005
  • årsmelding 2006 – enheten helse
  • notat – diverse dokumentasjon til Helsetilsynets besøk, datert 15. mai 2008

Dokumentasjon som ble hentet fra internett av Helsetilsynet i Nordland i forkant av revisjonsbesøket:

  • plan for helsemessig og sosial beredskap, K-styre 018/2005, 25. mai 2005, revidert 10. februar 2006
  • kommuneplanens arealdel, 21. desember 2006
  • strategisk uviklingsplan for Vågan 2003-2015, K-styre 002/2003, 24. februar 2003
  • plan for kommunal kriseledelse, revidert 9. februar 2007
  • organisasjonsmodell
  • informasjon om vann- og avløp og renovasjon

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • årsmelding 2007
  • handlingsplan 2008-2011, 4. juni 2007
  • handlingsplan 2008-2011, budsjett 2008, K-styre 12. desember 2007
  • liste over høringsinstanser reguleringsplaner, 2007
  • sjekkliste for kommunale areal-, regulerings- og bebyggelsesplaner, Fylkesmannen i Nordland, eksempel Rekeøya industriområde, 10. april 2008
  • reguleringsplan Rekeøya – førstegangsbehandling – hovedutvalg for næring, plan og utvikling, 30. april 2008
  • rapport vedr. masseuttak BEsenteret Kabelvåg, fra Kilde akustikk, mars 2008
  • handlingsplan 2007-2010 – programområde helsetjenesten
  • ros-analyse, revidert 23. mars 2007
  • plansystemet/planhjulet side 11 – 23, utdrag av større dokument, udatert
  • oversikt over barnehager i Vågan, 20. august 2007
  • oversikt grunnskoler i Vågan kommune, 1. oktober 2007
  • barnehagene i Vågan, kvantitet og kvalitet, vurdering etter tilsynsbesøk, hovedutvalg for kultur og oppvekst, 3. april 2001
  • tilsyn på barnehageområdet, plan for Vågan kommune, Hovedutvalg for kultur og oppvekst, 30. mai 2008
  • befaring/regodkjenning av Osanstua barnehage (bygningsmyndighetene), 19. november 1997
  • korrespondanse mellom Rentokil, kommunelege I og flyktningehelsetjenesten vedr. skadedyrbekjempelse, mai-september 2006
  • internt notat - oversikt over bedrifter som kan spre legionella med aerosol, 8. desember 2005
  • brev fra Kilde akustikk ang. støy fra produksjonshall i boligområdet Kabelvåg, 5. Februar 2008

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Nordland:

  • brev datert 11. mars 2008 med varsel om tilsyn fra Helsetilsynet i Nordland til Vågan kommune
  • brev datert 23. april 2008 med nytt varsel om tilsyn fra Helsetilsynet i Nordland til Vågan kommune
  • brev datert 15. mai 2008 med dokumentasjon fra Vågan kommune til Helsetilsynet i Nordland
  • brev datert 27. mai 2008 med program for tilsynet fra Helsetilsynet i Nordland til Vågan kommune

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Rolf G. Nicolaisen

rådmann

x

x

x

Morten Bain

kommunelege 1

x

x

x

Hilde Rolandsen

ledende helsesøster

x

x

x

Bjørn Skulbru

VA-ingeniør

x

x

Grete Granli

jordbrukssjef

x

x

x

Trude Mørk

kommuneplanlegger

x

x

x

Trygve Bjørgaas

kommunelege II

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Hege Meldal, ass.fylkeslege Leif Anders Stuevold og underdirektør Solveig Mollnes