Helsetilsynet

Helsetilsynet i Nordland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

  • organisering av arbeidet med samfunnsmedisinske tjenester
  • kommunens prosedyrer vedrørende godkjenning av virksomheter
  • kommunens prosedyrer vedrørende tilsyn med virksomheter
  • kommunens beredskapstiltak vedrørende pandemisk influensa
  • hvordan sikres at helsehensyn blir ivaretatt i kommunalt planarbeid og saksbehandling

Rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Det ble funnet et avvik og gitt en merknad:

Avvik 1:

Vestvågøy kommune ivaretar ikke sitt ansvar som tilsynsmyndighet innen miljørettet helsevern.

Merknad 1:

Kommunen bør revidere smittevernplanen, herunder også den delen som omhandler beredskap for pandemisk influensa, i henhold til nasjonale faglige og administrative retningslinjer.

9. september 2008

Hege Meldal
revisjonsleder
Leif Anders Stuevold
revisor

 

 

Solveig Mollnes
revisor

 

 

1. Innledning


Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med samfunnsmedisinske oppgaver i Vestvågøy kommune 11.03.08 – dato for endelig rapport. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Nordland gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler de avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vestvågøy kommune hadde per 1. januar 2008 10 710 innbyggere.

Kommunen er organisert med en helseenhet ledet av enhetsleder, under rådmann og to ass. rådmenn. Enhetsleder helse er leder for bl.a. legetjenesten og er nærmeste overordnede til kommunelegene. Kommunelege I i 60 % stilling har bl.a. ansvar for miljørettet helsevern, smittevernarbeid, helsemessig beredskap og kvalitetssikringsarbeid. Kommunelege I i 40 % stilling er stedfortreder for kommunelege I i dennes fravær og er ansvarlig for legevakt og turnusveiledning.

I Vestvågøy kommune er det 20 barnehager, 10 grunnskoler, 2 videregående skoler/fagskoler, 4 kommunale vannverk og en rekke private små vannverk, 4 svømmebasseng og en rekke overnattingssteder og campingsplasser. Kommunen har et avløpsrenseanlegg, øvrige avløpsledninger ledes ut i havet. Det er etablert rutiner som sikrer at kommunelege I/smittevernlegen blir varsla ved avvikende drikkevannskvalitet.

Vestvågøy er tilknytta Lofoten interkommunale avfallsselskap (LAS), og avfallsdeponiet ligger på Haugen i Vestvågøy kommune. I tillegg er det en miljøstasjon på Storeidøy like utenfor Leknes. Det er tømmestasjon for bobiltoalett på Esso-stasjonen på Leknes.

Vestvågøy kommunes kommuneplan, samfunnsdelen, ble vedtatt i 2000 og gjelder i perioden 2000-2012, mens planprogrammet for kommuneplanens arealdel ble vedtatt 12. desember 2006. Vestvågøy kommune er med i prosjektet Helse i plan, og dette prosjektet er forankra i utviklingsenheten.

I Vestvågøy kommune er det stor aktivitet innen primærnæringene samt turisme og handelsvirksomhet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt den 11.03.08. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble holdt den 07.05.08.

Intervjuer

Det ble i alt gjennomført intervju med 10 personer under tilsynsbesøket.

Resultatdokumentasjon

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Der finnes også oversikt over dokumenter som ble gjennomgått 07.-08.05.08.

Sluttmøte ble holdt den 08.05.08.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet:

  • organisering av arbeidet med samfunnsmedisinske tjenester
  • kommunens prosedyrer vedrørende godkjenning av virksomheter
  • kommunens prosedyrer vedrørende tilsyn med virksomheter
  • kommunens beredskapstiltak vedrørende pandemisk influensa
  • hvordan sikres at helsehensyn blir ivaretatt i kommunalt planarbeid og saksbehandling

5. Funn

Det ble ved revisjonen funnet grunnlag for å gi ett avvik og en merknad.

Organisering av arbeidet med samfunnsmedisinske tjenester

Lov av 19.11.82 nr 62 om helsetjenesten i kommunene § 1-3a sier at kommunen skal planlegge, organisere og legge til rette for at kommunen, helsetjenesten og helsepersonell kan oppfylle krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.

Vestvågøy har et generelt delegasjonsreglement der vedtakskompetanse innen for de ulike fagområder er delegert ned til enhetsleder. Enhetsleder helse har videredelegert vedtaksmyndighet etter kommunehelsetjenesteloven kap. 4a til kommunelege I.

Vestvågøy har en kommunelege I i 60 % stilling og en kommunelege I i 40 % stilling. Ansvars- og oppgavefordeling mellom dem er klart definert.

Henvendelser og klager innen miljørettet helsevern går til kommunelege I.

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader på dette området.

Kommunens prosedyrer vedrørende godkjenning av virksomheter og tilsyn med virksomheter

Kommunen skal føre tilsyn og fatte vedtak vedrørende alle virksomheter som kommer inn under miljørettet helsevern, jf. kommunehelsetjenesteloven og forskrifter gitt i medhold av denne loven. Dette innebærer at kommunen på en rekke områder (for eksempel skoler, barnehager, avløpsrenseanlegg, svømmebasseng) må føre tilsyn med egen virksomhet, dvs. at kommunen er eier og driver av virksomheter som de også har tilsynsansvaret for. I tillegg har kommunen tilsynsansvar for private virksomheter.

Avvik 1:

Vestvågøy kommune ivaretar ikke sitt ansvar som tilsynsmyndighet innen miljørettet helsevern.

Avvik fra kommunehelsetjenesteloven § 4a-2: Kommunestyret skal ha tilsyn med de faktorer som er nevnt i § 4a-1, første ledd. Innen miljørettet helsevern skal kommunestyret utøve den virksomhet og treffe de avgjørelser som det er tillagt i lov eller i medhold av lov.

Det vises også til:

  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 (innholdet i internkontrollen)
  • forskrift om miljørettet helsevern § 6 (tilsyn, se også merknader til bestemmelsen)
  • forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager §§ 6 og 25 (godkjenning og tilsyn)
  • forskrift om hygienekrav for frisør-, hudpleie-, tatoverings- og hulltakingsvirksomheter § 8 (tilsyn)
  • forskrift om badeanlegg, bassengbad og badstu mv § 19 (tilsyn)
  • forskrift om skadedyrbekjempelse § 5-2 (tilsyn)
  • forskrift om vannforsyning og drikkevann § 16 (tilsyn og vedtak)
  • forskrift om strålevern og bruk av stråling § 42 (tilsyn)
  • forskrift om smittefarlig avfall fra helsetjeneste og dyrehelsetjeneste § 9 (vedtaks- og tilsynsmyndighet)

Avviket bygger på følgende:

  • kommunen har ikke godkjent videregående skoler og grunnskoler. Bare en barnehage er godkjent.
  • det ble ikke dokumentert at det var gjennomført systematisk tilsynsaktivitet.
  • oversikt over tilsynsobjekter, som var utarbeidet, var mangelfull.
  • det var ikke laget tilsynsplan med tilhørende risikovurderinger.
  • ovennevnte anførte punkter ble bekreftet i intervju.

Helsetilsynet i Nordlands kommentar:
Kommunehelsetjenesteloven § 4a-2 pålegger kommunen en generell tilsynsoppgave innen miljørettet helsevern, og i forskrifter gitt med hjemmel i lovens § 4a-1 er det sagt eksplisitt at kommunen skal føre tilsyn på aktuelle områder. Tilsynsansvaret gjelder også kommunale virksomheter. Som tilsynsmyndighet skal kommunen påse at virksomhetene følger regelverket og at internkontrollpliktige virksomheter fører tilfredsstillende kontroll med egen virksomhet. Tilsynsplikten innebærer bl.a. at kommunen skal ha oversikt over hvilke virksomheter den skal føre tilsyn med, gjennomføre tilsyn etter fastsatt plan og risikobasert analyse og følge opp at avvik blir lukket.

Kommunens beredskapstiltak vedrørende pandemisk influensa

Merknad 1:

Kommunen bør revidere smittevernplanen, herunder også den delen som omhandler beredskap for pandemisk influensa, i henhold til nasjonale faglige og administrative retningslinjer.

Merknaden bygger på følgende:

  • smittevernplanen er ikke oppdatert siden den ble godkjent. Dette ble bekreftet i intervju
  • smittevernplanen inneholder ikke rutiner for revidering/oppdatering
  • det framgår av intervju at beredskapstiltakene vedr. pandemisk influensa ikke er oppdatert i henhold til Nasjonal beredskapsplan for pandemisk influensa og utkast til plan for massevaksinasjon

Helsetilsynet i Nordlands kommentar:
Lov om vern mot smittsomme sykdommer § 7-1 tredje ledd sier at tiltak og tjenester for å forebygge smittsomme sykdommer eller motvirke at de blir overført skal utgjøre et eget område i planen for kommunens helsetjeneste. Videre presiserer § 7-2 annet ledd bokstav a) at kommunelegen skal utarbeide forslag til plan for helsetjenestens arbeid med vern mot smittsomme sykdommer, herunder beredskapsplaner og – tiltak, organisere og lede dette arbeidet. Nasjonal beredskapsplan for pandemisk influensa presiserer at den kommunale smittevernplanen skal inneholde beredskapstiltak ved influensapandemi. Det er ikke et krav at det må lages en separat beredskapsplan for pandemisk influensa, men kommunens beredskap i forhold til pandemisk influensa må vurderes ut i fra det samla planverket (smittevernplan, plan for helsemessig og sosial beredskap, plan for kriseledelse og lignende).

Tilsynet har for øvrig merket seg at kommunen har et gjennomarbeidet planverk innen smittevern og helsemessig og sosial beredskap.

Hvordan sikres at helsehensyn blir ivaretatt i kommunalt planarbeid og saksbehandling

Lov av 19.11.82 nr 66 om helsetjenesten i kommunene § 1 annet ledd angir at helsetjenesten skal medvirke til at helsemessige hensyn blir ivaretatt av andre offentlige organer hvis virksomhet har betydning for helsetjenestens arbeid. Videre at slik medvirkning blant annet kan skje gjennom råd og uttalelser og ved deltakelse i plan- og samarbeidsorganer som blir oppretta. Samme paragraf pålegger helsetjenesten av eget tiltak å gi informasjon om de forhold som er nevnt i annet ledd, første punktum, til de offentlige organer som har ansvaret for iverksetting av tiltak som kan ha innvirkning på helsa.

Forskrift om miljørettet helsevern § 4 anfører at kommunen skal arbeide for å fremme folkehelse og bidra til å sikre befolkningen mot faktorer i miljøet som kan ha negativ innvirkning på helsen, blant annet ved å ivareta hensynet til helse og trivsel i planlegging etter plan- og bygningsloven og godkjenning av virksomheter etter annet lovverk.

Vestvågøy har innarbeidet rutiner for å ivareta helsehensyn i planer ved at kommunelege I rutinemessig får oversendt alle aktuelle saker (reguleringsplaner med mer).

Helsetilsynet har for øvrig merket seg at Vestvågøy synes opptatt av forebyggende helsearbeid i alle de organisatoriske ledd Helsetilsynet var i kontakt med under tilsynet.

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader på dette området.

6. Regelverk

  • Lov av 19.11.1982 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 30.03.1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov av 05.08.1994 om vern mot smittsomme sykdommer
  • Lov av 23.06.2000 om helsemessig og sosial beredskap
  • Forskrift av 25.04.2003 om miljørettet helsevern
  • Forskrift av 01.12.1995 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
  • Forskrift av 13.06.1996 for badeanlegg, bassengbad og badstu m.v.
  • Forskrift av 06.05.1998 om hygienekrav for frisør-, hudpleie-, tatoverings- og hulltakingsvirksomhet m.v.
  • Forskrift av 11.10.2005 om smittefarlig avfall fra helsetjeneste og dyrehelsetjeneste m.v.
  • Forskrift av 21.11.2003 om strålevern og bruk av stråling
  • Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 04.12.2001 om vannforsyning og drikkevann
  • Forskrift av 04.07.2003 om gjødselvarer mv. av organisk opphav
  • Forksrift av 21.12.2000 om skadedyrbekjempelse

7. Dokumentunderlag


Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • organisasjonskart over kommunen og helsetjenesten
  • delegasjonsreglement
  • oversikt over ansatte som arbeider med samfunnsmedisin og miljørettet helsevern
  • stillingsbeskrivelse for kommunelege I
  • oversikt over godkjenningspliktige og ev. meldepliktige virksomheter
    -  register over virksomheter som meldte inn innretninger i 2005 i relasjon til legionella
    -  adresseliste alle barnehager per januar 2008
    -  adresseliste alle skoler per april 2008
  • eksempler på godkjenningsvedtak
    -  midlertidig godkjenning av Leknes barnehage for bygging/rehabilitering
    -  midlertidig godkjenning for oppstart drift Leknes barnehage
    -  endelig godkjenning Fygle barnehage
  • eksempler på tilsynsrapporter og tilhørende saksbehandling
    -  eksemplar av skjema for søknad om godkjenning av skole og barnehage, brukes også ved tilsyn
    -  kopi av søknadsskjema for Tommeliten barnehage og Leknes skole med kommentar fra tilsyn
  • eksempler på saksbehandling i forbindelse med klager
  • eksempler på kommunale planer og rutiner for utarbeidelse av planer
    -  årshjulshendelser
    -  mal resultatdokument
    -  eksempel på resultatdokument
    -  ruspolitisk handlingsplan 2004-2008
    -  plan for helsesøstertjenesten 2008-2012
  • smittevernplan, plan for pandemisk influensa, andre beredskapsplaner av relevans for pandemisk influensa
  • plan for helsemessig og sosial beredskap
  • planprogram – kommuneplanens arealdel
  • kommuneplan 2000-2012
  • skriftlige prosedyrer / rutiner fra kommunens internkontrollsystem som er relevant for samfunnsmedisinske oppgaver
    -  gradering av dokumenter
    -  organisering av klagebehandling
    -  rutiner saksbehandling i websak-innholdsfortegnelse
    -  veileder for saksbehandling
    -  forberedelse av saker til politisk behandling
    -  pressereglement
    -  kriseledelsens informasjonsopplegg
  • annen relevant dokumentasjon
    -  takling av meldt tilfelle av meningitt hos voksen vinteren 2008
    -  samfunnsmedisinsk engasjement i beredskapsarbeid – POSOM-kurs
    -  medikamenthåndtering – endrede rutiner og dokumenter det arbeides med p.t.
    -  rutiner utarbeidet for legetjenestens arbeid med barn av psykisk syke

Dokumentasjon gjennomgått under revisjonen:

  • ansvars- og arbeidsfordeling – avklaring av gråsoner mellom ulike enheter, revidert 15. oktober 2006
  • kvalitetssikringsdokument for vann- og avløp, siste revisjon 3. oktober 2007
  • kommunens årlige planleggings- og rapporteringsrutiner (styringsdokument 2007 og 2008)
  • virksomhetsplan 2008 – utviklingsenheten
  • lederavtale for enhetsledere – enhetsleder helse
  • saksbehandling av støyplage fra verksted/terminalbygg
  • risiko- og sårbarhetsanalyse, vedtatt 27. mai 2003, oppdatert 13. juli 2006
  • oversikt over godkjent og midlertidige godkjente barnehager

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Nordland:

  • Brev av 11.03.08 med varsel om tilsyn
  • Brev av 18.04.08 fra Vestvågøy vedlagt etterspurte dokumenter
  • Brev av 25.04.08 fra Helsetilsynet med program for tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Hans Kristian Dolmen

arealplanlegger

X

X

Nils Kaltenborn

plan- og utviklingssjef

X

X

Nils Olav Hagen

rådmann

X

X

X

Anne-Marie Gaino

ass. rådmann

X

X

X

Åse Wrålsen

planlegger/
folkehelsekoordinator

X

X

Jan Hana

kommunelege I

X

X

X

Betty Pettersen

kommunelege I

X

X

X

Tove Gjernes

enhetsleder helse

X

X

X

Terje Johansen

enhetsleder vann/avløp

X

X

X

Elisabeth Torbjørnrud

helsesøster

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Hege Meldal, ass. fylkeslege Leif Anders Stuevold og underdirektør Solveig Mollnes. Seniorrådgiver Solveig Johnsen Hovet deltok som observatør.