Helsetilsynet

Fylkesmannen i Nordland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de funn som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet finner grunnlag for å gi to avvik og en merknad til kommunen.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Forsvarlig tildeling av avlastning og støttekontakttjenester
  • Sikring av at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter

Avvik 1.

Kommunen har ingen skriftlig informasjon, hverken i form av informasjon på kommunens hjemmeside eller informasjonsbrosjyrer/-foldere, som gir kommunens innbyggere kjennskap til tjenestene støttekontakt og avlastning.

Avvik 2.

Flakstad kommune sikrer ikke at støttekontakter får jevnlig oppfølging og veiledning under utførelsen av oppdraget

Merknad 1.

Flakstad kommune har et forbedringspotensiale knyttet til akuttsituasjoner og behov for avlastning til unge brukere.

25.11.09

Berit Kjølmoen
revisjonsleder
Finn Asbjørn Trones
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Flakstad kommune. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Nordland gjennomfører inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Flakstad kommune har ca 1 400 innbyggere, og ligger i Lofoten. Ramberg er senter i kommunen.

Ansvar og forvaltning av støttekontakt- og avlastningstjenester er lagt til hhv Nav, kommunalsjef for Helse/Næring og kommunalsjef for Pleie/Omsorg.

Avlastningstilbud til unge kjøpes i nabokommunen. Evt avlastning for eldre vil bli gitt i kommunens sykehjem.

Kommunen har det siste året gjort store organisatoriske endringer.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.01.09 med berammet tilsyn 6. og 7. mai. Tilsynet ble etter ønske fra kommunen utsatt til høsten 2009 og nytt varsel ble sendt 11.08.09.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i

kapitlet dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 18.11.09.

Intervjuer
Tilsynet intervjuet 7 personer, 6 ansatte i kommunen og 1 oppdragstaker (støttekontakt).

Sluttmøte ble avholdt den 19.11.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med områdene avlastning og støttekontakt, som er hjemlet i lov om sosiale tjenester §§ 4-2 b og 4-2 c, jf. § 4-3.

Område 1 og 2; forsvarlig tildeling av avlastning og støttekontakt:

  • Om kommunen sikrer at aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden
  • Om kommunen sikrer at avlastning og støttekontakt tildeles uavhengig av alder og diagnose
  • Om kommunen sikrer at det skjer en relevant utredning av alle søkere
  • Om kommunen sikrer at alle søkere vurderes individuelt
  • Om kommunen sikrer at det ikke kreves vederlag for avlastning
  • Om kommunen sikrer at vedtak iverksettes snarest mulig og utføres i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrer at midlertidige tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles, og at alternative tiltak alltid iverksettes ved akutte behov

Område 3; Sikring av at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området

5. Funn

Tilsynet finner grunnlag for å gi to avvik og en merknad til kommunen.

Avvik 1.

Kommunen har ingen skriftlig informasjon, hverken i form av informasjon på kommunens hjemmeside eller informasjonsbrosjyrer/-foldere, som gir kommunens innbyggere kjennskap til tjenestene støttekontakt og avlastning.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester §§ 3-5 og 4-1
  • Forvaltningsloven § 11 første ledd

Avviket er basert på informasjon gitt i intervjuer.

Avvik 2.

Flakstad kommune sikrer ikke at støttekontakter får jevnlig oppfølging og veiledning under utførelsen av oppdraget.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester §§ 2-3 og 2-1
  • Internkontrollforskriften § 4 annet ledd bokstav c og g
  • Avviket er basert på informasjon gitt i intervjuer:
  • Kommunen har ikke innarbeidet prosedyrer som sikrer at det blir gjennomført jevnlig veiledning og opplæring av støttekontakter under utførelsen av oppdraget.
  • I intervju ble det opplyst at støttekontakter ikke får jevnlig oppfølging.
  • I intervju fremkom det at mer oppfølging/veiledning hadde vært ønskelig.

Det er ikke opplyst at det finnes rutiner for tilbakerapportering til øverste ledelse når det fremkommer at støttekontakter ikke får jevnlig veiledning og opplæring.

Kommentar:
Kommunen må sikre at støttekontakter får jevnlig oppfølging/veiledning. Tjenesteyterne bør motiveres til engasjement og deltakelse i arbeidet med opplæring/veiledning og tilbakemeldinger bør tas på alvor. Kommunen har til enhver tid det faglige ansvaret for tjenestene som utøves. Jevnlig oppfølging er nødvendig for at kommunen skal ha oversikt over hvordan tjenestene utføres slik at det kan settes inn tiltak hvis det er behov for det.

Tilsynet ble gjort kjent med at det i forbindelse med tilsynet er etablert rutiner for oppfølging av støttekontakter. Det er noe usikkert hvor godt kjent disse er i de tre etater som har ansvaret for støttekontaktvirksomheten.

Merknad 1.

Flakstad kommune har et forbedringspotensiale knyttet til akuttsituasjoner og behov for avlastning.

Kommunen disponerer ikke egen avlastningsbolig for unge brukere, og har ikke tilgjengelig privat avlastning som kan fange opp avlastningsbehov. Kommunen kjøper avlastningstjenester i annen kommune for å dekke dette behovet. Så lenge denne ordningen fungerer så vil et akutt avlastningsbehov kunne innfris. Imidlertid er det en viss fare for svikt dersom det oppstår et akutt avlastningsbehov som hjelpeapparatet i annen kommune ikke er i stand til å ivareta. Da vil kommunens mangel på egne avlastningstiltak kunne føre til at man ikke klarer å innfri lovens krav på dette området. Tilsynet anbefaler at kommunen iverksetter egne tiltak som fanger opp eventuelle behov for akutt avlastning for unge brukere.

Når det gjelder eldres behov for avlastning, så fremstår disse som gode, jf. bruk av evt avlastningsplasser i kommunens sykehjem.

6. Regelverk

  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Lov av 12. desember 1991 om sosiale tjenester mv.
  • Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i helse- og sosialtjenesten.
  • Forskrift av 27. juni 2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Delegasjonsreglement
  • Oversikt over Prioriteringsteam Avlastning - Støttekontakt
  • Kopi av 6 vedtak vedrørende støttekontakt
  • Kopi av 2 vedtak vedrørende avlastning
  • Rutiner tildeling/oppfølging støttekontakt og avlastning fra hhv Nav, psykisk helse og pleie- og omsorg

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Nordland

  • Varsel om tilsyn av hhv 28.01.09 og 11.08.09
  • Dokumenter fra kommunen mottatt 26.10.09
  • Program for gjennomføring av tilsynet av 04.11.09
  • Diverse e-poster og telefonsamtaler med kontaktperson i kommunen angående praktisk tilrettelegging av tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, samt hvilke personer som ble intervjuet under tilsynet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Solvår Tellebon

Veileder i Nav

X

X

Egil Heitmann

Rådmann

X

X

X

Solveig Solli

Avdelingsleder Nav

X

X

Ole Bakkejord

Kommunalsjef

X

X

X

Vigdis E Pedersen

Avdelingsleder

X

X

X

Susann Skjerpen

Støttekontakt

X

Randi Gregersen

Kommunalsjef

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok Berit Kjølmoen, revisjonsleder og Finn Asbjørn Trones, revisor.