Helsetilsynet

Fylkesmannen i Nordland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
Innledning
Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
Gjennomføring
Hva tilsynet omfattet
Funn
Regelverk
Dokumentunderlag
Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de funn som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet finner grunnlag for å gi to avvik og to merknader til kommunen.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Forsvarlig tildeling av avlastning og støttekontakttjenester
  • Sikring av at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter

Avvik 1.

Kommunen fatter ikke vedtak/iverksetter ikke vedtak om støttekontakttjenester i juli måned grunnet avvikling av ferie til oppdragstakere. Dette er i strid med sosialtjenestelovens krav om at det skal gjøres individuelle vurdering med hensyn til eventuelle behov for støttekontakttiltak.

Avvik 2.

Vedtak om støttekontakt iverksettes uten egeninitiert/systematisk oppfølging og evaluering fra kommunen i vedtaksperioden.

Merknad 1.

Kommunen har forbedringspotensiale med hensyn til å informere om avlastningstilbudet overfor kommunens innbyggere.

Merknad 2.

Kommunen har en standardisert praksis (øvre tak) på hva som godkjennes av utgifter til støttekontakt. Denne praksisen kan komme i konflikt med hensyn til individuell utforming av støttekontakttiltak overfor enkeltbrukere.

15.06.09

Finn Asbjørn Trones
revisjonsleder
Randi Gundersen
revisor

 

 

Hildegunn Estensen
revisor

 

 

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Bø kommune. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Nordland gjennomfører inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kommunen har ca 2.800 innbyggere, og ligger i Vesterålen. Den er preget av store avstander med forholdsvis spredt bosetting. Straumsjøen er senter i kommunen.

Helse- og sosialsjef har overordnet ansvar for støttekontakt- og avlastningstjenester. Forvaltningen av støttekontaktordningen er lokalisert i Nav. Psykiatritjenesten utreder selv sine brukere, men det formelle vedtaket fattes i Nav.

Avlastning ytes som privat avlastning og i kommunal avlastningsenhet. Faglig ansvar er tillagt leder for åpen omsorg. Det gir også avlastning i institusjon for eldre, hvor beslutningsmyndigheten er tillagt sykehjemmets inntaksteam.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.02.09.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 08.06.09.

Intervjuer
Tilsynet intervjuet 7 personer, 5 ansatte i kommunen og 2 oppdragstakere (to støttekontakter).

Sluttmøte ble avholdt den 09.06.09.

Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med områdene avlastning og støttekontakt, som er hjemlet i lov om sosiale tjenester §§ 4-2 b og 4-2 c, jf. § 4-3.

Område 1 og 2; forsvarlig tildeling av avlastning og støttekontakt:

  • Om kommunen sikrer at aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden
  • Om kommunen sikrer at avlastning og støttekontakt tildeles uavhengig av alder og diagnose
  • Om kommunen sikrer at det skjer en relevant utredning av alle søkere
  • Om kommunen sikrer at alle søkere vurderes individuelt
  • Om kommunen sikrer at det ikke kreves vederlag for avlastning
  • Om kommunen sikrer at vedtak iverksettes snarest mulig og utføres i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrer at midlertidige tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles, og at alternative tiltak alltid iverksettes ved akutte behov

Område 3; Sikring av at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området

Funn

Tilsynet finner grunnlag for å gi to avvik og to merknader til kommunen.

Avvik 1.

Kommunen fatter ikke vedtak/iverksetter ikke vedtak om støttekontakttjenester i juli måned grunnet avvikling av ferie til oppdragstakere. Dette er i strid med sosialtjenestelovens krav om at det skal gjøres individuelle vurdering med hensyn til eventuelle behov for støttekontakttiltak.

Avviket bygger på informasjon fra skriftlige vedtak samt intervju.

Myndighetskrav.

  • Kommunen skal sikre at det skjer en individuell vurdering ved søknad om støttekontakttiltak, slik at tiltaket tilpasses den enkelte brukers individuelle behov. Revisjonskriteriene følger av lov om sosiale tjenester § 4-2 b, jf. § 4-3, samt § 8-1. Det vises også til forvaltningslovens kapittel 4 og 5, spesielt §§ 17, 24 og 25.

Kommentar.
På bakgrunn av intervju og utskrift av vedtak fremgår det at kommunen ikke fatter vedtak om støttekontakttjenester for juli måned. Dette begrunnes med at alle oppdragstakerne på støttekontaktområdet skal avvikle ferie i denne perioden.

Dokumentasjon (enkeltvedtak) viser at brukere har fått innvilget støttekontakt for hele 2009, med unntak av juli måned, noe som har sammenheng med ferieavviklingen til støttekontaktene i kommunen. Disse vedtakene må rettssikres, da kommunens begrunnelse for ikke å iverksette tiltakene for juli måned er ugyldig. Jf. at det skal gjøres individuelle vurderinger med hensyn til eventuelle behov for støttekontakttiltak, jf. sosialtjenestelovens § 4-2 c, jf. § 4-3.

Fylkesmannen har forståelse for at noen av disse brukerne delvis vil kunne fanges opp av frivillige ordninger i kommunen. Imidlertid vil slike ordninger bare være et supplement til støttekontakttiltak som hjemles i sosialtjenesteloven. Slik kommunens standardiserte praksis fremstår på dette området, så vil dette kunne medføre at brukere ikke innvilges støttekontakt i juli måned, selv om de i dette tidsrommet kan ha behov for/rett til å få tildelt denne ordningen med hjemmel i sosialtjenestelovens § 4-2 c, jf. § 4-3.

Kommunen gis frist til 1. juli 2009 for å lukke dette avviket.

Avvik 2.

Vedtak om støttekontakt iverksettes uten egeninitiert/systematisk oppfølging og evaluering (av bruker og støttekontakt) fra kommunen i vedtaksperioden.

Avviket bygger på informasjon fra intervju.

Myndighetskrav.

  • Kommunen skal sikre at det skjer en jevnlig og systematisk evaluering og oppfølging av iverksatte vedtak. Dette for å evaluere behovet til bruker, samt sikre at støttekontaktene følges opp i forhold til veiledning og opplæring. Revisjonskriteriene følger av internkontrollforskriftens § 4, jf. bokstavene a, c, d, e, g og h.

Kommentar.
Kommunen opplyser at de mangler systematiske rutiner på dette området. Støttekontaktvedtak kan løpe over lengre tid, uten at kommunen på eget initiativ følger opp bruker og støttekontakt. Det foreligger heller ikke etablerte rutiner vedrørende tilbakemeldinger fra støttekontakt. Kommunen følger i denne forbindelse ikke egne retningslinjer på området.

Merknad 1.

Kommunen har forbedringspotensiale med hensyn til å informere om avlastningstjenester overfor kommunens innbyggere.

Myndighetskrav.

  • Det følger av sosialtjenestelovens § 4-1 at kommunen har plikt til å informere aktivt om sine tjenester. Dette understøttes av samme lovs § 3-5, hvor det er vist til at sosialtjenesten skal spre kunnskap om sosiale forhold og tjenester i kommunen.

Kommentar.
Tilsynet har ikke kunnet avdekke at det foreligger skriftlig informasjon (eksempelvis foldere, brosjyrer mv) om avlastningstjenester. På kommunens hjemmeside er det kun informert om støttekontaktordningen, mens tilbud om avlastningstiltak ikke er nevnt.

Kommunen anfører at det bør informeres mer aktivt og utadrettet om avlastningstjenestene. Det opplyses at det vil bli iverksatt tiltak for å forbedre informasjonen på dette området.

Fylkesmannen er innforstått med at ansatte i pleie- og omsorgstjenesten i mange tilfeller vil kunne avdekke eventuelle avlastningsbehov gjennom daglig kontakt med brukerne. Allikevel kan man ikke se bort fra at manglende utadrettet informasjon om avlastning kan føre til at personer med avlastningsbehov ikke fanges opp av hjelpeapparatet. Det er derfor viktig at kommunen sikrer at relevant informasjon om tjenestene når ut til kommunens innbyggere.

Merknad 2.

Kommunen har en standardisert praksis (øvre tak) på hva som godkjennes av utgifter til støttekontakt. Denne praksisen kan komme i konflikt med hensyn til individuell utforming av støttekontakttiltak overfor enkeltbrukere.

Det vises i denne forbindelse til at det fremgår av retningslinjer for støttekontaktordningen at oppdragstakere får dekket inntil kr. 500,- pr. måned, som skal dekke utgifter til bensin, kafébesøk, inngangsbilletter mv.

Riktignok kan det i særlige tilfeller ytes månedlig beløp ut over kr. 500,-, men da må det foreligge særskilt søknad om dette, jf. opplysninger gitt under intervju samt kommunens egne retningslinjer.

Fylkesmannen ber kommunen gjøre individuelle vurderinger av fastsetting av kostnadsdekning til støttekontakt, samtidig som søknad om støttekontakt vurderes. Det er brukers behov som primært bør danne grunnlaget for betingelsene til oppdragstakeren (utgiftsdekningen til støttekontakten). En for standardisert praksis på dette området vil kunne komme i konflikt med utformingen og omfanget av tiltaket overfor bruker, jf. at det skal gjøres individuelle vurderinger av brukers behov i utformingen av tiltak etter sosialtjenesteloven, i dette tilfellet støttekontakttjenester, jf. § 4-2 c, jf. § 4-3, samt § 8-1.

Regelverk

  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Lov av 12. desember 1991 om sosiale tjenester mv.
  • Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i helse- og sosialtjenesten.
  • Forskrift av 27. juni 2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten.

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Utskrift av deler av årsrapport fra Bø kommune, 2008 og 2007
  • Organisasjonsskisse
  • Kopi av 8 siste vedtak vedrørende støttekontakt
  • Kopi av 2 vedtak vedrørende avlastning
  • Retningslinjer for støttekontakttiltak
  • Ik – håndbok helse – og sosialetaten, utskrift av saksbehandlingsrutiner vedrørende støttekontakt, versjon fra 2001
  • Utskrift av Bø kommunes internettsider angående informasjon om det reviderte tilsynsområdet
  • Kopi av skjema til bruk i søknad om støttekontakt
  • Kopi av skjema til bruk i søknad om oppdrag som støttekontakt
  • Oversikt over støttekontakter

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Nordland

  • Varsel om tilsyn av 18. februar 2009
  • Dokumenter fra kommunen mottatt 30.04.09
  • Program for gjennomføring av tilsynet av 07.05.09
  • Diverse e-poster og telefonsamtaler med kontaktperson i kommunen angående praktisk tilrettelegging av tilsynet

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, samt hvilke personer som ble intervjuet under tilsynet. 

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Jim Gundersen

Helse- og sosialsjef

X

X

Finn Kveldstad

Nav - leder

X

X

X

Barbro Larsen

Førstekonsulent

X

X

X

Kurt Dahl

Leder Bø – heimen

X

X

Fred Hansen

Leder åpen omsorg

X

X

Hillgunn Ellingsen

Sekretær

X

X

X

Sture Pettersen

Ordfører

X

Jørn Andersen

Støttekontakt

X

Bjørg Pettersen

Støttekontakt

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hildegunn Estensen, revisor, Randi Gundersen, revisor og Finn Asbjørn Trones, revisjonsleder.