Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Nordland og Helsetilsynet i Nordland gjennomførte tilsyn med Stadion avlastning i Bodø kommune i perioden 22. – 23. September 2009.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sosiale behov
  • Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer
  • Pleie- og omsorg tilpasset den enkeltes behov
  • Legemiddelhåndtering
  • Fysisk tilrettelegging

Det ble funnet ett avvik fra gitte myndighetskrav.

Avvik:

Deler av legemiddelhåndteringen er ikke i samsvar med forskrift om legemiddelhåndtering

Dato: 23.11.2009

Audun Hole
revisjonsleder
Berit Kjølmoen
revisor

 

 

Benthe Westgaard
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon vedStadion avlastning i perioden 19.5.2009 – 23.11.2009. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet som Helsetilsynet og Fylkesmannen i Nordland gjennomfører i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6 og lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bodø kommune hadde pr 1.4.2009 totalt 46638 innbyggere.

Kommuneadministrasjonen er inndelt i en sentraladministrasjon og tre avdelinger med underliggende kontorer. Hver avdeling ledes av en kommunaldirektør. Stadion avlastning ligger under helse- og sosialavdelingen. Den er organisert i en enhet sammen med en annen avlastningsbolig og et dagsenter.

Bodø kommune har lagt tildeling av sosiale tjenester til et eget tildelingskontor.

Stadion avlastning har plass til 4 brukere om gangen, og har til sammen 9 barn til avlastningsopphold av forskjellig varighet. Det gis også avlastningsopphold til brukere over 18 år.

Avlastningsboligen har 9,5 årsverk fordelt på ca 15 ansatte.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 19.5.2009. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 21.9.2009.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Stadion avlastning.

Tilsynet har forut for tilsynsbesøket gjennomført telefonintervju med pårørende (foreldre) til tre barn som har tilbud i avlastningsboligen.

Sluttmøte ble avholdt 22.9.2009.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelser om kommunen sikrer at barn i barne- og avlastningsboligen får dekket sine behov for helse- og sosialtjenester innenfor fem ulike områder.

Det er kommunens tjenesteyting mens barna oppholder seg i barne- og avlastningsboligene som undersøkes.

Tilsynet undersøkte hvorvidt kommunen planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov, herunder om tjenesteytingen er tilpasset barnets kommunikasjonsferdigheter.

Videre omfattet tilsynet om kommunen ivaretar barn med særlig ernæringsmessige utfordringer, herunder om de ansatte har tilstrekkelig kinnskap om barnas ernæringsbehov, og om måltidene planlegges og gjennomføres etter barnets behov.

Tilsynet omfattet også pleie og omsorg tilpasset den enkeltes behov. Vi så på hvorvidt boligen og kommunen vurderer behov for helsehjelp og sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse.

Dette innebærer også at boligen mottar informasjon om medisinsk behandling, avklarer ansvars- og oppgavefordeling og utfører nødvendig pleie- og omsorgstiltak.

Tilsynet undersøkte videre legemiddelhåndtering i avlastningsboligene. Formålet var å undersøke om kommunen sikret forsvarlig legemiddelhåndtering. Det ble undersøkt hvordan virksomheten mottok medikamenter og registrerte barnets legemiddelbruk ved ankomst til boligen, og hvordan evt. endringer i legemiddelbehandlingen, etter legebesøk eller sykehusopphold, ble fanget opp, dokumentert og kommunisert til personalet i boligen. Det ble også undersøkt hvordan kommunen planlegger og organiserer håndteringen av legemidler, om ansvars og oppgavefordelingen var klar, om personalet hadde tilstrekkelig kompetanse og om de hadde fått nødvendig opplæring.

5. Funn

Avvik 1:

Deler av legemiddelhåndteringen samsvarer ikke med de formelle kravene i forskrift om legemiddelhåndtering.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Legemiddelhåndteringsforskriften §§ 4 og 7 første ledd.

Avviket bygger på følgende:

  • Gjennom intervju fremkom det at det blir istandgjort legemidler i avlastningsboligen
  • Avlastningsboligen har ikke tilgjengelig autorisert helsepersonell for istandgjøring av legemidler, noe som er et krav etter legemiddelhåndteringsforskriften.
  • Ansvaret for legemiddelhåndtering er ikke forankret i virksomhetens ledelse, men er delegert via fullmakt fra foreldrene til brukerne
  • Det legges for stor vekt på medvirkning fra brukernes foreldre til opplæring i håndteringen av legemidlene

6. Regelverk

  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v.
  • forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp av 3. april 2008 nr. 320
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. Mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonsplan
  • Oversikt over ansatte i avlastningsboligen
  • Avviksprotokoll og avviksmeldinger for 2009
  • Handlingsplan for avdelingen
  • Årsmelding for 2008
  • Lederavtale for virksomhetsleder
  • Oversikt over bemanningsfaktor ovenfor brukere
  • Informasjonsmapper for alle brukere
  • ”arbeidsperm” inneholdende rutiner, prosedyrer og informasjon knyttet avlastningstjenesten
  • ”informasjonsperm” inneholdende HMS-planer samt informasjon og rutiner knyttet til brukere av avlastningsboligen
  • HMS-håndbok
  • Personalhåndbok for Bodø kommune

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Brukermapper for alle brukerne.
  • Felles ukeplan for aktiviteter. Viste hvem som skulle på hvilke aktiviteter på dag og ettermiddag.
  • ”Rødbok” med opplysninger angående personalet og vakter
  • Ukemenyer og hvem-liker-hva-perm
  • Referater fra personalmøter
  • Møtebok for Kvalitetsrådet
  • Opplæringsperm
  • Dagbok for føring av brukernes opphold i boligen

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Brev av 19.05.09 fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland til Bodø kommune med varsel om tilsyn
  • Oversendelse av dokumenter fra Stadion avlastning i brev av 06.07.09 samt forsendelse av dokumentasjon mottatt den 14.08.09
  • Brev av 31.08.09 fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland med program for tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Trude Line Ottesen

Virksomhetsleder

X

Eva Helliksrud

Miljøterapeut

X

X

X

Mona Borlaug

Miljøarbeider

X

X

X

Laila Irene Eide

Fagkoordinator

X

Lillian Fritzon

Stedfortreder kommunaldir.

X

Kathrine L. Hansen

Miljøterapeut

X

X

Anne Katrine Oulie

Pleiemedarbeider

X

Laila Hansen

Miljøarbeider

X

X

Ingunn Lie Mosti

Kommunaldirektør

X

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Benthe Westgaard, seniorrådgiver, Helsetilsynet i Nordland
Berit Kjølmoen, Seniorrådgiver, Fylkesmannen i Nordland
Audun Hole, rådgiver/jurist, Fylkesmannen i Nordland