Helsetilsynet

Fylkesmannen i Nordland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
Innledning
Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
Gjennomføring
Hva tilsynet omfattet
Funn
Regelverk
Dokumentunderlag
Deltaker ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de funn som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynetfinner grunnlag for å gi tre avvik og to merknader til kommunen.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Forsvarlig tildeling av avlastning og støttekontakttjenester

Sikring av at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter

Avvik 1.

Kommunen har ingen skriftlig informasjon, hverken i form av informasjon på kommunens hjemmeside eller informasjonsbrosjyrer/-foldere, som gir kommunens innbyggere kjennskap til tjenestene støttekontakt og avlastning.

Avvik 2.

Tiltakene støttekontakt og privat avlastning løper uten gyldige vedtak.

Avvik 3.

Evenes kommune sikrer ikke at støttekontakter og private avlastere får jevnlig oppfølging og veiledning under utførelsen av oppdraget

Merknad 1.

Usikkerhet om støttekontakttjenesten når alle brukergrupper.

Merknad 2.

Det kan synes som om miljøarbeidertjenesten, psykiatri, erstatter rettighetsbaserte støttekontakttjenester.

17.12.09

Berit Kjølmoen
revisjonsleder
Finn Asbjørn Trones
revisor

 

 

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Evenes kommune. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Nordland gjennomfører inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om

sosiale tjenester § 2-6. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Evenes kommune har ca 1 400 innbyggere, og ligger i Ofoten. Bogen i Ofoten er senter i kommunen.

Ansvar og forvaltning av støttekontakt- og avlastningstjenester er lagt til hhv pleie- og omsorgsetaten og helse- og sosialtjenesten. I helse- og sosialtjenesten er tre etater, områder, tillagt ansvar for tildeling av primært støttekontakt, men avlastning kan også tildeles av disse. Tilsynet ble gjort kjent med at kommunen har planer om å kanalisere saksbehandling av disse tiltakene til et område innenfor helse- og sosialtjenesten.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11.08.09 med berammet tilsyn 19. og 20. oktober. Tilsynet ble etter ønske fra kommunen utsatt til senere på høsten 2009 og nytt varsel ble sendt 04.11.09.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i

kapitlet dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 01.12.09.

Intervjuer

Tilsynet intervjuet sju personer, seks ansatte i kommunen og en oppdragstaker (støttekontakt).

Sluttmøte ble avholdt den 02.12.09.

Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med områdene avlastning og støttekontakt, som er hjemlet i lov om sosiale tjenester §§ 4-2 b og 4-2 c, jf. § 4-3.

Område 1 og 2; forsvarlig tildeling av avlastning og støttekontakt:

  • Om kommunen sikrer at aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden
  • Om kommunen sikrer at avlastning og støttekontakt tildeles uavhengig av alder og diagnose
  • Om kommunen sikrer at det skjer en relevant utredning av alle søkere
  • Om kommunen sikrer at alle søkere vurderes individuelt
  • Om kommunen sikrer at det ikke kreves vederlag for avlastning
  • Om kommunen sikrer at vedtak iverksettes snarest mulig og utføres i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrer at midlertidige tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles, og at alternative tiltak alltid iverksettes ved akutte behov

Område 3; Sikring av at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området

Funn

Tilsynet finner grunnlag for å gi tre avvik og to merknader til kommunen.

Avvik 1

Evenes kommune har ingen skriftlig informasjon, hverken i form av informasjon på kommunens hjemmeside eller informasjonsbrosjyrer/-foldere, som gir kommunens innbyggere kjennskap til tjenestene støttekontakt og avlastning.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester §§ 3-5 og 4-1
  • Forvaltningsloven § 11 første ledd

Avviket er basert på informasjon gitt i intervjuer.

Avvik 2. 

Tiltakene støttekontakt og privat avlastning løper uten gyldige vedtak.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester §§ 8-1, 8-4
  • Forvaltningslovens § 17
  • Internkontrollforskriftens § 4 annet ledd, b,c og g

Avviket er basert på følgende informasjon:

  • Kommunen foretar ikke en regelmessig gjennomgang og oppfølging av egne vedtak knyttet til støttekontakt og avlastning for barn, privat avlastning
  • Kommunen har ikke innarbeidet prosedyrer som sikrer at det blir gjennomført jevnlig veiledning og opplæring av støttekontakter under utførelsen av oppdraget.
  • I intervju ble det opplyst at støttekontakter ikke får jevnlig oppfølging.
  • I intervju fremkom det at mer oppfølging/veiledning hadde vært ønskelig.
  • Det er ikke opplyst at det finnes rutiner for tilbakerapportering til øverste ledelse når det fremkommer at støttekontakter ikke får jevnlig veiledning og opplæring.

Avvik 3

Evenes kommune sikrer ikke at støttekontakter og private avlastere får jevnlig oppfølging og veiledning under utførelsen av oppdraget

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester §§ 4-3 og 4-2c, samt § 8-1
  • Forvaltningslovens kapittel 4 og 5

Avviket er basert på informasjon gitt i intervjuer.

Kommentarer til avvikene 2 og 3:

Kommunen opplyser at støttekontaktvedtak/avlastningsvedtak videreføres uten at det fattes formelt vedtak om forlengelse av ordningene. Dette innebærer at tiltakene løper uten at kommunen har rettssikret avgjørelsene i vedtaks form.

Kommunen skal sikre at det foretas en relevant og individuell vurdering før støttekontakttiltaket/avlastningstiltaket (eventuelt) iverksettes. Dette skal rettsikres i enkeltvedtak, slik at bruker orienteres om hvilke forhold det er lagt vekt på i vurderingen av saken, herunder hvilke premisser som ligger til grunn for kommunens beslutning. Dette vil medføre at bruker blir i stand til å vurdere om det ligger en tilfredsstillende individuell vurdering til grunn for tiltaket, samt om vedtaket er tilpasset den enkeltes livssituasjon. Et skriftlig vedtak vil også rettssikre klagers muligheter for å anke på kommunens avgjørelse.

Kommunen har til enhver tid det faglige ansvaret for tjenestene som utøves. Jevnlig oppfølging av støttekontakter og private avlastere er nødvendig for at kommunen skal ha oversikt over hvordan tjenestene utføres, slik at det kan settes inn tiltak hvis det er behov for det.

Tilsynet ble gjort kjent med at det i forkant av tilsynsbesøket er etablert rutiner for oppfølging av støttekontakter. Det er noe usikkert hvor godt kjent disse er i de tre etater, områder, som har ansvaret for støttekontaktvirksomheten.

Merknad 1.

Usikkerhet om støttekontakttjenesten når alle brukergrupper.

Kommentar:

Evenes kommune har et forbedringspotensiale når det gjelder å sikre at alle aktuelle brukergrupper får kjennskap til kommunens tjenestetilbud. Kommunen samarbeider med nabokommunen om tjenester/tiltak til rusmiddelmisbrukere, og det er usikkerhet omkring informasjonen til disse.

Merknad 2.

Det kan synes som om miljøarbeidertjenesten, psykiatri, erstatter rettighetsbaserte støttekontakttjenester.

Kommentar:

Evenes kommune bør se nærmere på miljøarbeidertjenestens tilbud og vurdere dette opp mot den enkelte brukers behov for støttetiltak utover ordinær arbeidstid.

Regelverk

  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Lov av 12. desember 1991 om sosiale tjenester mv.
  • Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i helse- og sosialtjenesten.
  • Forskrift av 27. juni 2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten.

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Kopi av 1 vedtak vedrørende støttekontakt
  • Kopi av 4 vedtak vedrørende avlastning

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Nordland

  • Varsel om tilsyn av hhv 11.08.09 og 04.11.09
  • Dokumenter fra kommunen mottatt hhv 09.10.09 og 05.11.09
  • Program for gjennomføring av tilsynet av 04.11.09
  • Diverse e-poster og telefonsamtaler med kontaktpersonene i kommunen angående praktisk tilrettelegging av tilsynet

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, samt hvilke personer som ble intervjuet under tilsynet.

Deltakere ved tilsynet
Navn Funksjon/stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte

Gunnar Bergvik

Helse- og sosialleder

X

X

X

Karl Edvardsen

Avdelingsleder

X

X

X

Synnøve Helgesen

Leder psykisk helse

X

X

X

Kristina Simonsen

Avdelingsleder

X

X

X

Steinar Sørensen

Rådmann

X

X

X

Jardar Jensen

Ordfører

X

Bjørnulf Ragnarsøn

Støttekontakt

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok Berit Kjølmoen, revisjonsleder og Finn Asbjørn Trones, revisor.