Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • organisering av arbeidet med samfunnsmedisinske oppgaver
  • kommunens prosedyrer vedrørende godkjenning av virksomheter
  • kommunens prosedyrer vedrørende tilsyn med virksomheter
  • kommunens saksbehandlingsrutiner i klagesaker etter kommunehelsetjenesteloven kap. 4a
  • kommunens smittevernberedskap, inkludert pandemisk influensa
  • hvordan kommunen sikrer at helsehensyn ivaretas i kommunalt planarbeid og saksbehandling

Det ble funnet et avvik og gitt en merknad:

Avvik 1:

Leirfjord kommune er ikke organisert slik at kommunen, helsetjenesten og helsepersonell kan oppfylle lovgivers krav mht miljørettet helsevern.

Merknad 1:

Leirfjord kommune har et forbedringspotensiale mht. å klargjøre rutiner som sikrer medisinsk faglig rådgivers uttalelse i saksbehandling av reguleringsplan og lignende.

Dato: 12. mars 2010

Hege Meldal
revisjonsleder
Solveig Mollnes
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Leirfjord kommune i perioden 18. februar 2009 - 12. mars 2010. Revisjonen inngikk som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Nordland gjennomførte i 2009.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller
  • forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Leirfjord kommune hadde per 1. januar 2009 2 088 innbyggere.

Leirfjord kommune har tre organisatoriske enheter under rådmannen: helse- og sosialetaten, ressurs- og utviklingsetaten og oppvekst- og kultturetaten. Plan og miljø ligger i sentraladministrasjonen sammen med fellestjenestene og økononomienheten.

Helse- og sosialetaten er delt inn i fire sjølstendige avdelinger der den enkelte leder er direkte underlagt rådmannen. Kommuneoverlege i 100 % stilling leder helseavdelinga. Til helseavdelinga hører helsestasjon, legetjeneste, jordmortjeneste, fysikalske tjenester, psykiatritjenester og miljørettet helsevern. Kommuneoverlegen er kommunens smittevernlege. Kommunen har stillingshjemler for tre leger, og ved tilsynet var stillingene som kommuneoverlege og kommunelege 1 besatt, samt turnuslegestillingen.

Kommuneoverlegen har etter rådmannens subdelegering myndighet til å fatte vedtak etter kommunehelsetjenesteloven kap. 4a og lov om strålevern.

Leirfjord var fram til høsten 2007 tilknytta en interkommunal ordning for miljørettet helsevern der Alstahaug kommune var arbeidsgiver og vertskommune for en teknisk hygienisk ingeniør. Arbeidet utført for Leirfjord kommune, tilsvarte ca 10 % stilling.

Ressurs- og utviklingsetaten har ansvaret for blant annet drift og vedlikehold av kommunale vannverk og avløpsanlegg samt drift, vedlikehold og reinhold av idrettsanlegg og friareal og kommunale bygninger. Denne etaten er også ansvarlig for byggesaker, reguleringsplaner og kommunale delplaner.

Ansvaret for forsøplingssaker og overordna kommuneplaner ligger hos plan- og miljøkonsulenten. Leirfjord er tilknytta det interkommunale avfallsselskapet SHMIL.

I Leirfjord er det tre kommunale barnehager, fire kommunale grunnskoler, en idrettshall og ett svømmebasseng. Det er tre kommunale og fem private vannverk i kommunen, og kommunen tar vannprøver i henhold til prøvetakingsplan i de kommunale vannverkene.

Leirfjord kommune er en skog- og jordbrukskommune, men har også enkelte industribedrifter knytta til fiskeoppdrett, verksted og transportnæring. Leirfjord kommune er gjennomfartsåre for trafikken fra E6 til R 17 og i området er det varierende veistandard og mange tunneler.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18. februar 2009. Tilsynet var opprinnelig planlagt til 6. mai 2009, men ble etter henstilling fra Leirfjord kommune flytta til 29. september 2009. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke holdt.

Åpningsmøte ble holdt 29. september 2009.

Intervjuer

Fem personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført befaring som en del av tilsynet.

Sluttmøte ble holdt 29. september 2009.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet:

  • organisering av arbeidet med samfunnsmedisinske oppgaver
  • kommunens prosedyrer vedrørende godkjenning av virksomheter
  • kommunens prosedyrer vedrørende tilsyn med virksomheter
  • kommunens saksbehandlingsrutiner i klagesaker etter kommunehelsetjenesteloven kap. 4a
  • kommunens smittevernberedskap, inkludert pandemisk influensa
  • hvordan kommunen sikrer at helsehensyn ivaretas i kommunalt planarbeid og saksbehandling

5. Funn

Avvik 1:

 Leirfjord kommunes arbeid innen miljørettet helsevern er ikke planlagt og organisert slik at det sikres at kommunen, helsetjenesten og helsepersonell kan oppfylle lovpålagte oppgaver.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om helsetjenesten i kommunene:

  • § 1-3a: Kommunen skal planlegge, organisere og legge til rette for at kommunen, helsetjenesten og helsepersonell kan oppfylle krav fastsatt i eller i medhold av lov
  • eller forskrift.

og forskift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4.

Det vises også til kommunehelsetjenesteloven § 3-5.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

  • det er uklart hvor mye ressurser som er avsatt til arbeid innen miljørettet helsevern
  • kommuneoverlegens stillingsbeskrivelse er ikke spesifisert mht hvilke medisinsk faglige oppgaver, herunder samfunnsmedisinske oppgaver, som inngår i stillingens ansvarsområde
  • kommunen har ikke system som sikrer nyansatte tilgang til historisk informasjon (arkiv) innen miljørettet helsevern. Det opplyses at slik informasjon antagelig ligger i fjernarkivet.
  • kommunen kan ikke legge fram dokumentasjon på at skoler og barnehager er godkjent. Dette angivelig fordi det er uklart hvor slik dokumentasjon oppbevares.
  • kommunen har ikke vurdert avbøtende tiltak da tjenestene fra Alstahaug kommune innen miljørettet helsevern opphørte i 2007
  • kommunen har ikke interne rapporteringsrutiner som kan fange opp manglende oppfølging av miljørettet helsevern
  • oppdatert plan for tilsyn etter kommunehelsetjenesteloven kap 4a kan ikke framlegges
  • oppdatert oversikt over tilsynsobjekter kan ikke framlegges
  • oppfølging av tilsynsrapporter med vedtak av 2. november 2008 kan ikke dokumenteres
  • det kan ikke dokumenteres at barnehager og skole er godkjent etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.

Merknad 1:

Leirfjord kommune har et forbedringspotensial mht. å klargjøre og implementere rutiner som sikrer medisinsk faglig rådgivers uttalelse i saksbehandling av reguleringsplaner og lignende.

  • merknaden bygger på opplysninger som kom fram i flere intervju

6. Regelverk

  • Lov av 19.11.1982 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 30.03.1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov av 05.08.1994 om vern mot smittsomme sykdommer
  • Lov av 23.06.2000 om helsemessig og sosial beredskap
  • Forskrift av 25.04.2003 om miljørettet helsevern
  • Forskrift av 01.12.1995 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
  • Forskrift av 13.06.1996 for badeanlegg, bassengbad og badstu m.v.
  • Forskrift av 06.05.1998 om hygienekrav for frisør-, hudpleie-, tatoverings- og hulltakingsvirksomhet m.v.
  • Forskrift av 11.10.2005 om smittefarlig avfall fra helsetjeneste og dyrehelsetjeneste m.v.
  • Forskrift av 21.11.2003 om strålevern og bruk av stråling
  • Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 04.12.2001 om vannforsyning og drikkevann
  • Forskrift av 04.07.2003 om gjødselvarer mv. av organisk opphav
  • Forskrift av 21.12.2000 om skadedyrbekjempelse

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • delegasjonsreglement for Leirfjord kommune, sist endret 12. september 2006, med detaljerte delegeringer fra kommunestyre til rådmann og videre intern delegering fra rådmann til kommuneoverlegen/kommunelege I
  • organisasjonskart
  • stillingsbeskrivelse kommunelege I/kommuneoverlege, 30. november 2005
  • stillingsbeskrivelse kommunelege II, 11. november 2003
  • årsmelding Leirfjord kommune 2008
  • (foreløpig) kommunal beredskapsplan for pandemisk influensa, udatert
  • smittevernplan for Leirfjord kommune 2009 – 2012, juni 2009
  • plan for kommunal kriseledelse, revidert 24. januar 2005
  • innspill fra kommuneoverlegen vedr. helsemessige betraktninger vedr. skolestruktur, 26. oktober 2008

Dokumentasjon som Helsetilsynet i Nordland har hentet fra andre kilder:

  • utskrift fra vannverksregisteret, Nasjonalt folkehelseinstitutt, 22. september 2009
  • utskrift fra Mattilsynets oversikt over vannverk, 22. september 2009
  • brev til Helsetilsynet fra Leirfjord kommune vedr. godkjenning av smittevernplan, datert 8. november 2004
  • utskrift fra Leirfjord kommunes internettsider vedr. skoler og barnehager,
  • kommuneplanens arealdel og kommuneplanens strategidel, 22. september 2009
  • tidligere relevant korrespondanse mellom Leirfjord kommune og Fylkesmannen i Nordland:
  • o sak vedr. forsøpling i hyttefelt, Brennskaret, 14. mars 2008
    o dokumenter i sak vedr. reguleringsendring Løkvika havn sommeren 2009
  • dokumentasjon innhenta fra den interkommunale ordningen innen miljørettet helsevern, med Alstahaug kommune som vertskommune:
  • o brev fra kommuneoverlegen i Alstahaug datert 3. september 2009
    o brev fra avd. ing. til Leirfjord kommune datert 21. november 2004, ang. oversikt over saker under arbeid
    o årsrapport fra den interkommunale ordningen, 5. januar 2001
    o forslag til framdriftsplan for miljørettet helsevern i Leirfjord, 5. januar 2001
    o vedtak vedr. utbedringer ved svømmebassenget ved Leland, 16. januar 2007
    o brev vedr. tilsyn ved svømmebassenget ved Leland, 18. desember 2006
    o brev vedr. tilsyn ved Kvitneset camping og marina, 13. august 2007

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • internkontroll perm for helsetjenesten
  • prosedyre 7.09.06.01 Håndtere ulovlig forsøpling, udatert
  • kopi av klor og pH-målinger svømmebasseng, august- september 2009
  • kommuneoverlegens innspill til kommuneplan, helse og sosialdel, udatert

Dokumentasjon som Leirfjord kommune sendte i etterkant av tilsynet:

  • rapporter fra tilsyn med grendeskoler og oppvekstsentra, datert 2. november 2008

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Nordland:

  • varsel om tilsyn, brev fra Helsetilsynet til Leirfjord kommune, 18. februar 2009
  • anmodning om utsettelse, brev fra Leirfjord kommune til Helsetilsynet, 24. februar 2009
  • brev om ny dato for tilsyn, fra Helsetilsynet til Leirfjord kommune, 25. mars 2009
  • purring vedr. manglende oversendelse av dokumentasjon, fra Helsetilsynet til Leirfjord kommune, 19. august 2009
  • diverse korrespondanse i tidsrommet august – september vedr. ytterligere flytting av tilsynet
  • program for tilsynet, brev fra Helsetilsynet til Leirfjord kommune, 11. september 2009
  • dokumentasjon fra Leirfjord kommune, mottatt 24. september 2009 og 2. november 2009
  • e-post 3. desember 2009 til rådmann der Helsetilsynet etterlyser dokumentasjon som kommunen forespeila å ettersende: dokumentasjon på godkjenning av barnehager og skoler samt prosedyrer 7.03.12 og 7.07.09 fra kommunens IK-system

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Runar Kristiansen

rådmann

Terje Evertsen

leder ressurs- og
utviklingsenhet

X

X

X

Marte Wig

ledende helsesøster

X

X

X

Siri Urnes Hovland

kommuneoverlege

X

X

X

Anna-Lisa Bårdgård

plan- og miljøkonsulent

X

X

X

¹ rådmann Runar Kristiansen ble intervjuet over telefon mandag 28. september 2009

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

underdirektør Solveig Mollnes, revisor

seniorrådgiver Hege Meldal, revisjonsleder