Helsetilsynet

Helsetilsynet i Nordland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • organisering av arbeidet med samfunnsmedisinske oppgaver
  • kommunens prosedyrer vedrørende godkjenning av virksomheter
  • kommunens prosedyrer vedrørende tilsyn med virksomheter
  • kommunens saksbehandlingsrutiner i klagesaker etter kommunehelsetjenesteloven kap 4a
  • kommunens smittevernberedskap, inkludert pandemisk influensa
  • hvordan kommunen sikrer at helsehensyn ivaretas i kommunalt planarbeid og saksbehandling

Det ble funnet ett avvik og gitt to merknader

Avvik 1:

Saltdal kommune har ikke sørget for rutiner som sikrer medisinsk faglig vurderinger i plansaker

Merknad 1:

Saltdal kommune kan forbedre rutinene for å sikre oppfølging og avslutning av tilsynssaker der det er fattet vedtak om retting mv.

Merknad 2:

Saltdal kommune bør oppdatere smittevernplanen

Dato: 1. desember 2009

Hege Meldal
revisjonsleder
Eli Løkken
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Saltdal kommune i perioden 18. februar 2009 – 1. desember 2009. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Nordland gjennomfører i inneværende år

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Saltdal kommune hadde per 1. januar 2009 4727 innbygger.

Saltdal kommune har 11 organisatoriske enheter under strategisk ledelse (rådmann/ass.rådmann), i tillegg til sentraladministrasjonen.

Kommuneoverlegen i 48 % stilling leder enhet for helse og medisinsk rehabilitering, og til denne enheten hører helsestasjon, legetjeneste, jordmortjeneste, fysikalske tjenester, ergoterapi, miljørettet helsevern og en serviceenhet ansvarlig for fellestjenester. Kommuneoverlegen er smittevernlege og ansvarlig for miljørettet helsevern samt har budsjettansvar for sin enhet. I tillegg har Saltdal kommune ytterligere 5 kommuneleger ansatt i ulike % -andeler. Kommuneoverlegen har etter rådmannens subdelegering myndighet til å fatte vedtak etter kommunehelsetjenesteloven kap 4a.

Saltdal kommune har siden begynnelsen av 1990-tallet vært tilknytta en interkommunal ordning for miljørettet helsevern i Salten. Denne enheten heter i dag Helse – og miljøtilsyn Salten IKS og utfører tilsyn og sakforberedelser for Saltdal kommune.

Enhet for bygg og teknisk drift har ansvaret for blant annet drift av de kommunale vannverk og avløpsanlegg; drift, vedlikehold og reinhold av de kommunale bygningene; drift av idrettsanlegg og reinhold og rydding av parker og friareal.

Enhet for plan og utvikling er delt inn i fire ulike fagområder der planenheten arbeider med byggesaker, kommuneplaner, kart, hovedplan VVA og ulike prosjekter.

I kommunen er det fire kommunale og to private barnehager, to grunnskoler og en videregående skole. Alle er godkjent av kommunen etter forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager. Ellers er det i kommunen mange overnattingssteder, 10 camping/caravanoppstillingssteder, tre svømmebasseng, frisørsalonger, solarier, flyktninge- og asylmottak. Kommunen har videre mangearta næringsvirksomhet knytta til jordbruk, skogsdrift og ulik type industri, herunder en virksomhet med kjøletårn. Det er seks kommunale og fire private vannverk i kommunen, og kommunen tar vannprøvene fra alle vannverkene. Saltdal kommune er tilknytta det interkommunale avfallsselskapet IRIS.

Saltdal kommune er gjennomfartsåre for trafikken nord-sør langs E6 samt for trafikken til Sverige via Junkerdalen. Nordlandsbanen går gjennom kommunen. Dette medfører spesielle utfordringer med hensyn til beredskap vedr. trafikkulykker på vei, jernbane og i tunneler.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt18. februar 2009. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke holdt.

Åpningsmøte ble holdt 13. mai 2009.

Intervjuer
10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble holdt 13. mai 2009.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet:

  • organisering av arbeidet med samfunnsmedisinske oppgaver
  • kommunens prosedyrer vedrørende godkjenning av virksomheter
  • kommunens prosedyrer vedrørende tilsyn med virksomheter
  • kommunens saksbehandlingsrutiner i klagesaker etter kommunehelsetjenesteloven kap. 4a
  • kommunens smittevernberedskap, inkludert pandemisk influensa
  • hvordan kommunen sikrer at helsehensyn ivaretas i kommunalt planarbeid og saksbehandling

5. Funn

Avvik 1:

Saltdal kommune har ikke sørget for rutiner som sikrer medisinsk faglig vurderinger i plansaker

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov av 19.11.82 n5 66 om helsetjenesten i kommunene:

§ 1-3a: Kommunen skal planlegge, organisere og legge til rette for at kommunen, helsetjenesten og helsepersonell kan oppfylle krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.

og forskift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4.

Det vises også til

§ 1-4: Helsetjenesten skal medvirke til at helsemessige hensyn blir ivaretatt av andre offentlige organer hvis virksomhet har betydning for helsetjenestens arbeid. Slik medvirkning skal skje blant annet gjennom råd og uttalelser og ved deltakelse i plan- og samarbeidsorganer som blir opprettet. Helsetjenesten skal av eget tiltak gi informasjon om de forhold som er nevnt i annet ledd, første punktum til de offentlige organer som har ansvar for iverksetting av tiltak som kan virke inn på helsen.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

  • kommunen involverer ikke helsetjenesten i alle plansaker. Dette ble bekrefta under intervju.
  • kommunen ikke har ikke skriftlige retningslinjer eller muntlige rutiner for å sikre helsetjenestens involvering i plansaker
  • det er uklart hvem som vurderer hvilke plansaker som skal sendes til helsetjenesten
  • sak om ballbinge og Femmer`n viser at helsetjenesten ikke har vært involvert i prosessen på et hensiktsmessig tidspunkt og at dette har hatt uheldige konsekvenser
  • disse uheldige konsekvensene er kjent i kommunen, men er ikke avviksbehandla for unngå gjentakelser
  • det kom fram under intervju at kommunen ikke har sørget for at innholdet i § 1-4 er kjent i for relevante enheter i kommunen slik at helsetjenesten gis mulighet til å oppfylle § 1-4

Merknad 1:
Saltdal kommune kan forbedre rutinene for å sikre oppfølging og avslutning av tilsynssaker der det er fattet vedtak om retting mv.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

  • det er uklare rutiner for om det er Saltdal kommune eller Helse- og miljøtilsyn Salten IKS som skal følge opp enkeltsaker der det fattet vedtak. Dette går fram av tilsendte sakspapirer og bekreftes under intervju
  • det er i enkelte saker derfor ukjent om vedtakene faktisk er fulgt opp av virksomhetene

Merknad 2:
Saltdal kommune bør oppdatere smittevernplanen

Merknaden bygger på følgende observasjon:

  • smittevernplanen er ikke revidert siden 1999

Kommentar:
Tilsynet har for øvrig merket seg at kommunen har god oversikt over helsetilstanden i befolkningen og de faktorer i miljøet som kan påvirke folks helse samt at kommunen i samarbeid med Helse – og miljøtilsyn Salten IKS driver et systematisk og risikobasert tilsynsarbeid innenfor miljørettet helsevern.

6. Regelverk

  • Lov av 19.11.1982 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 30.03.1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov av 05.08.1994 om vern mot smittsomme sykdommer
  • Lov av 23.06.2000 om helsemessig og sosial beredskap
  • Forskrift av 25.04.2003 om miljørettet helsevern
  • Forskrift av 01.12.1995 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
  • Forskrift av 13.06.1996 for badeanlegg, bassengbad og badstu m.v.
  • Forskrift av 06.05.1998 om hygienekrav for frisør-, hudpleie-, tatoverings- og hulltakingsvirksomhet m.v.
  • Forskrift av 11.10.2005 om smittefarlig avfall fra helsetjeneste og dyrehelsetjeneste m.v.
  • Forskrift av 21.11.2003 om strålevern og bruk av stråling
  • Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 04.12.2001 om vannforsyning og drikkevann
  • Forskrift av 04.07.2003 om gjødselvarer mv. av organisk opphav
  • Forskrift av 21.12.2000 om skadedyrbekjempelse

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart Saltdal kommune, udatert
  • Organisasjonskart Saltdal helsesenter, udatert
  • Delegasjonsreglement Saltdal kommune, vedtatt i KS-sak 80/03, 2. februar 2003
  • Subdelegering av myndighet fra rådmann til enhet for helse og medisinsk rehabilitering, 21. oktober 2004
  • Oversikt ansatte enhet helse og medisinsk rehabilitering per 1. januar 2009
  • Stillingsbeskrivelse/oversikt over arbeidsoppgaver kommuneoverlegen, udatert
  • Lederavtale mellom rådmann og kommuneoverlegen, 28. juni 2008
  • Stillingsbeskrivelser daglig leder og overingeniør Helse- og miljøtilsyn Salten, 20. februar 2006 og 22. juli 2007
  • Retningslinjer for daglig leder Helse- og miljøtilsyn Salten, 6. juni 2005
  • Selskapsavtale Helse- og miljøtilsyn Salten, gjeldende fra 1. januar 2006
  • Styrets årsberetning 2008, Helse- og miljøtilsyn Salten
  • Strategier Helse- og miljøtilsyn Salten, vedtatt av styret våren 2009
  • Årsmelding enhet for helse og medisinsk rehabilitering 2008, Saltdal kommune
  • 1.1 Målsetting, enhet for helse og medisinsk rehabilitering, fra kvalitetssystemet, mai 2003, 1.2 Kvalitetsarbeid, mai 2003, 1.3 Rammer for kvalitetsarbeidet mai 2003, 1.4 Organisering av kvalitetsarbeidet mai 2003, prosedyrer 1.4.1 – 1.4.2. mai 2003, 1.5. Dokumentstyring mai 2003, 2.1 Organisasjonskart helse- og sosialetaten april 2001
  • Infeksjonskontrollprogram sykehjem og hjemmetjenesten – MRSA og norovirus april/mai 2004
  • Møtereferat samarbeidsmøte Saltdal kommune og Helse- og miljøtilsyn Salten, 26. september 2006 og 26. januar 2005
  • Arbeidsplan miljørettet helsevern Saltdal 2006, 2007, 2008 og 2009
  • Oversiktsliste badstu, camping, fiskecamp. og solarium Saltdal 5. januar 2007
  • Arbeidsplanlegger Helse- og miljøtilsyn 2009
  • Tilsynsplan miljørettet helsevern Salten – med risikovurderinger og prioriteringer, vedlagt liste over aktuelle virksomheter i Saltdal, fra 2008
  • Diverse korrespondanse mellom Saltdal kommune, Helse- og miljøtilsyn Salten og virksomheter i forbindelse med tilsyn (Røkland skole svømmebasseng, grunnskoler, Saltdal videregående skole, barnehage ved mottakssenteret, sentrum solstudio, skytebane Prestmoen, kattehold, ballbinge, Femmer`n, Nordnes camp og bygdesenter, Graddis fjellstue, Rognan mottakssenter, Norlandia hotell) i perioden 2004 - 2009
  • Resultat av radonmålinger 1991 – 2003
  • Godkjenningsvedtak skoler og barnehager 1999
  • Kommuneplanens arealdel – uttalelse fra kommuneoverlegen februar 2008
  • Referat fra redningsøvelser i Saltdal kommune, 14. mai 2008 og 18. september 2008
  • Helse- og sosialberedskapsplan for akutte og/eller ekstraordinære situasjoner, 19. januar 2005
  • Kommunal smittevernplan, 1. juni 1999
  • Andre styringsdokumenter og planer for drift av de ulike delene av helsetjenesten
  • Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
  • Varslingsliste offentlige myndigheter/andre aktuelle høringsinstanser – plansaker
  • Innholdsfortegnelse kvalitetssystemet enhet helse og medisinsk rehabilitering, juni 2006
  • 1.0 Stillingsbeskrivelser ledende helsesøster, familieveileder, helsesøster, flyktningehelsesøster og sekretær enhet for helse og medisinsk rehabilitering, januar 2009

Annen dokumentasjon som Helsetilsynet har hatt tilgang til:

  • stillingsbeskrivelser/arbeidsfordeling rådmann og ass. rådmann – fra internett www.saltdal.kommune.no
  • hovedoppgaver/beskrivelser av enhetene bygg og teknisk drift, helse- og medisinsk rehabilitering og enhet for plan og utvikling - fra internett www.saltdal.kommune.no
  • brev ang. smittevernplan og plan for helsemessig og sosial beredskap, fra Helsetilsynet i Nordland til Saltdal kommune 27. februar 2004
  • brev ang. smittevernplan og plan for helsemessig og sosial beredskap, fra Saltdal kommune til Helsetilsynet i Nordland, 10. mars 2004.
  • rapport fra beredskapstilsyn Saltdal kommune, 9. februar 2009, Fylkesmannen i Nordland
  • vannverksopplysninger fra vannverksregisteret for Saltdal kommune per 1. januar 2009
  • diverse informasjon fra internett ang. mottakssenter i Saltdal, www.hero.no

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Nordland:

  • varsel om tilsyn, fra Helsetilsynet i Nordland til Saltdal kommune, 18. februar 2009
  • brev fra Saltdal kommune med oversendt dokumentasjon, 27. mars 2009
  • brev fra Saltdal kommune med oversendt dokumentasjon, 1. april 2009
  • program for tilsynet, fra Helsetilsynet i Nordland til Saltdal kommune, 23. april 2009
  • brev fra Saltdal kommune med oversendt dokumentasjon, udatert, innregistert hos Helsetilsynet 27. april 2009
  • brev fra Saltdal kommune med oversendt dokumentasjon, udatert, innregistert hos Helsetilsynet 4. mai 2009
  • diverse e-post korrespondanse vedr. intervjutidspunkt for ulike personer

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Anna Welle

rådmann

Magne Franing

kommuneoverlege

x

x

x

Stein Kaare Orø

driftsingeniør

x

x

x

Rigmor Håkonsen

sykepleier

x

x

x

Arne Hals

enhetsleder plan og utvikling

x

x

x

Anders Krane

rådmannskontoret

x

Kjell Gunnar Skodvin

kommunelege

x

x

x

Eli Knutsen

kvalitetsrådgiver

x

x

Annie Louise Franing

ledende helsesøster

x

x

x

Katalin Nagy

daglig leder, Helse og miljøtilsyn Salten IKS

x


1. Rådmann Anna Welle ble intervjuet over telefon fredag 8. mai 2009

2. Daglig leder Katalin Nagy ble intervjuet mandag 11. mai 2009

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
ass. fylkeslege Eli Løkken, revisor
seniorrådgiver Hege Meldal, revisjonsleder