Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Nordland og Helsetilsynet i Nordland gjennomførte tilsyn med Dr. Ravns vei avlastning i Vefsn kommune i perioden 6. – 7. oktober 2009.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sosiale behov
  • Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer
  • Pleie- og omsorg tilpasset den enkeltes behov
  • Legemiddelhåndtering
  • Fysisk tilrettelegging

Det ble funnet ett avvik fra gitte myndighetskrav.

Avvik:

Kommunen sikrer ikke at barna i avlastningsboligen får ivaretatt sine behov for sosiale aktiviteter

Dato: 23.11.2009

Audun Hole
revisjonsleder
Benthe Westgaard
revisor

 

 

Berit Kjølmoen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved avlastningbolig i Dr. Ravns vei 6 i perioden 6.7.2009 - 23.11.2009. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet som Helsetilsynet og Fylkesmannen i Nordland gjennomfører i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen og helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6 og lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vefsn kommune har totalt 13342 innbyggere.

Kommunens avlastningsenhet er organisert i Miljøterapitjenesten under tjenesteområdet omsorg som har egen kommunalsjef. Avlastningsboligen har tidligere ligget som en egen enhet, men er nå sammen med andre tjenester for funksjonshemmede. Avlastningen har for tiden 8 brukere, hvorav 6 er under 18 år. Kommunen har ingen barn i barnebolig.

Det er for tiden 14 ansatte i boligen, de fleste stillingene er deltidsstillinger. Det er 9,21 årsverk i avlastningsboligen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 6.7.2009. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 6.10.2009.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Dr. Ravns vei.

Sluttmøte ble avholdt 7.10.2009.

Tilsynet har forut for tilsynsbesøket gjennomført telefonintervju med pårørende (foreldre) til tre barn som får tilbud i avlastningsboligen.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelser om kommunen sikrer at barn i barne- og avlastningsboligen får dekket sine behov for helse- og sosialtjenester innenfor fem ulike områder.

Det er kommunens tjenesteyting mens barna oppholder seg i barne- og avlastningsboligene som undersøkes.

Tilsynet undersøkte hvorvidt kommunen planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov, herunder om tjenesteytingen er tilpasset barnets kommunikasjonsferdigheter.

Videre omfattet tilsynet om kommunen ivaretar barn med særlige ernæringsmessige utfordringer, herunder om de ansatte har tilstrekkelig kunnskap om barnas ernæringsbehov, og om måltidene planlegges og gjennomføres etter barnets behov.

Tilsynet omfattet også pleie og omsorg tilpasset den enkeltes behov. Vi så på hvorvidt boligen og kommunen vurderer behov for helsehjelp og sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse. Dette innbærer også at boligen mottar informasjon om medisinsk behandling, avklarer ansvars- og oppgavefordeling og utfører nødvendig pleie- og omsorgstiltak.

Tilsynet undersøkte videre legemiddelhåndtering i avlastningsboligen. Formålet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig legemiddelhåndtering. Det ble undersøkt hvordan virksomheten mottar medikamenter og registrerer barnets legemiddelbruk ved ankomst til boligen, og hvordan ev. endringer i legemiddelbehandlingen, etter legevaktbesøk eller sykehusopphold blir fanget opp, dokumentert og kommunisert til personalet i boligen. Det ble også undersøkt hvordan kommunen planlegger og organiserer håndteringen av legemidler; - om ansvars- og oppgavefordelingen er klar, om personalet har tilstrekkelig kompetanse og om de har fått nødvendig opplæring.

Til sist ble det undersøkt om boligen var fysisk tilrettelagt med bakgrunn i barnets behov.

5. Funn

Avvik:

Kommunen sikrer ikke at barna i avlastningsboligen får ivaretatt sine behov for sosiale aktiviteter

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • sosialtjenesteloven § 4-2 jf, §4-3
  • kvalitetsforskriften § 3 andre ledd
  • Internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende:

  • Det gjennomføres i liten grad aktivitetstiltak i forhold til kartlagte behov og ønsker fra barna og foreldrene
  • Det utarbeides ikke individuelle aktivitetsplaner, eller aktivitetstiltak, i eller utenfor boligen
  • Det er opp til den enkelte tjenesteyter å iverksette aktiviteter, det finnes ingen retningslinjer eller plan for aktiviteter
  • Mangelen på aktiviteter har ikke blitt kartlagt eller evaluert av kommunen

Vurdering av virksomhetens styringssystem

Det fremgår av sosialtjenestelovens § 2-1 2. ledd at kommunen skal føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med myndighetskravene.

Tilsynet avdekket at det i avlastningsenheten var manglende kjennskap til kravet om internkontroll og at kommunens ledelse ikke etterspør om det føres internkontroll i virksomheten.

Avlastningsboligen gir tjenester til syke barn med alvorlige funksjonsnedsettelser. Tilsynet mener at dette skjerper kravene til en ryddig og klar internkontroll. Det ble imidlertid funnet gamle rutiner/prosedyrer i tillegg til at det manglet prosedyrer/rutiner på flere felter. Informasjonen som var samlet om brukerne manglet struktur og var uoversiktlig. Det var uklart hvilke oppgaver brukernes primærkontakter hadde. Opplæringen i forhold til hvert barn ble ikke dokumentert.

Det var nedsatt et kvalitetsutvalg som hadde i oppgave å utarbeide internkontrollrutiner, men dette var lite virksomt. Ellers var det i boligen igangsatt arbeid med revidering og utarbeiding av rutiner, men arbeidet hadde ikke kommet langt. Avvikssystemet var i varierende grad i bruk, og håndteringen av avvik var uklar.

Kommunen mente å ha et godt internkontrollsystem, men hadde vansker med å skille internkontroll etter helse- og sosiallovgivningen fra HMS-arbeid etter arbeidsmiljølovgivning.

6. Regelverk

  • Lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
  • Forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000
  • Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp
  • Lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • Forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • Lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart over kommunens administrative ledelse og enheten
  • Miljøterapitjenesten som avlastningsboligen er organisert under.
  • Oversikt av de ansatte som jobber i avlastningsboligen.
  • bemanningsfaktor i avlastningsboligen.
  • Oversikt over hvem av barna som er i avlastningsboligen samtidig.
  • Kort beskrivelse av det enkelte barn i avlastningsboligen.
  • Kopi av enkeltvedtak (for alle), individuell plan, ukeplaner, dagsplaner og aktivitetsskjema (der dette finnes) for det enkelte barn.
  • Kort beskrivelse av avlastningsboligens fysiske rammebetingelser.
  • Kopi av kommunens delegasjonsreglement.
  • Årsmelding og tertialrapport for 1.tertial 2009, samt årsmelding fra avdelingsleder i avlastningsboligen.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Brukerpermer til alle barna i avlastningsboligen med opplysninger om medisinske forhold, treningsbeskrivelser, mat og drikke, individuelle planer, rutiner ellers
  • Infoperm for nyansatte og vikarer; Inneholdt daglige rutiner i boligen
  • Rutineperm HMS
  • Dagsrapportbok med oversikt over vakter og personell pr dag, sammen med opplysninger om brukerne
  • Ukeplan med oversikt over hver vakt og hver bruker ukentlig
  • Cardex kort på 6 brukere
  • Månedsplan over aktiviteter i august
  • Liste over mat til brukere med spesielle ernæringsbehov
  • møtereferater

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland datert 6.7.2009
  • Dokumentasjon fra avlastningsboligen av 30.7.2009
  • Ytterligere dokumentasjon fra avlastningsboligen av 2.9.2009
  • Brev av 30.9.2009 fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland med program for tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Kjersti Benjaminsen

Avdelingsleder

X

X

X

Elisabeth Bogfjellmo

Enhetsleder

X

X

X

John-Arvid Heggen

Kommunalsjef

X

X

X

Karina Kristiansen

Hjelpepleier

X

X

X

Cecilie Larsen

Hjelpepleier

X

X

X

Kristine Hanssen

Hjelpepleier

X

X

X

Kine Vindstad

Vernepleier

X

X

X

Stine Mari Sørvig

Vernepleier

X

X

X

Irene Fjervoll

Politiker

X

Per Hansen

Politiker

X

Sverre Kulstad

Politiker

X

Torger Nilsen

Politiker

X

Magne Pettersen

Rådmann

X

Lena S Hansen

Politiker

X

Aud Søttar

Politiker

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Benthe Westgaard, seniorrådgiver, Helsetilsynet i Nordland
Berit Kjølmoen, Seniorrådgiver, Fylkesmannen i Nordland
Audun Hole, rådgiver/jurist, Fylkesmannen i Nordland