Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland


Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Nordland og Helsetilsynet i Nordland gjennomførte tilsyn med Torvhauan avlastning i Vestvågøy kommune i perioden 29. – 30. september 2009.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sosiale behov
  • Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer
  • Pleie- og omsorg tilpasset den enkeltes behov
  • Legemiddelhåndtering
  • Fysisk tilrettelegging

Det er ikke avdekket avvik under dette tilsynet, men det ble gitt en merknad.

Merknad:

Kommunen har et forbedringspotensiale når det gjelder systematisk innhenting av informasjon om barnets ulike behov og rutiner for hva som skal dokumenteres i brukerpermene.

Dato: 23.11.2009

Audun Hole
revisjonsleder
Benthe Westgaard
revisor

 

 

Berit Kjølmoen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Torvhauan avlastning for barn i perioden 19.05.2009 - 23.11.2009. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet og Fylkesmannen i Nordland gjennomfører i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Helsetilsynet.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosial- og helsetjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6 og lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter

tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres

tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vestvågøy kommune har pr 1.1.2009 totalt 10706 innbyggere.

Strategisk ledelse består av rådmann og tre kommunalsjefer for henholdsvis Oppvekst, Helse og Omsorg og Næring og Administrasjon.

Torvhauan barne- og avlastningsbolig var tidligere organisert i en egen enhet, men ble fra 1.1.2009 organisert som en avdeling inn under hjemmetjenestene. Hjemmetjenesten består av i at 12 avdelinger som ledes av enhetsleder, og hver avdeling har egen avdelingsleder.

Torvhauan barne- og avlastningsbolig har pr dato 7 barn under 18 år som får tilbud om avlastning. Lengde på avlastningsopphold varierer fra annen hver uke til hver tredje helg. Det er ett barn under 18 år som bor fast i barneboligen.

Det er i alt 15.8 årsverk tilknyttet Torvhauan barne- og avlastningsbolig, disse årsverk er fordelt på 38 personer.

Tilsynet har vært avgrenset til tjenesteyting for barn på avlastning.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 19.05.2009.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 29.9.2009.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Torvhauan avlastning.

Tilsynet har forut for tilsynsbesøket gjennomført telefonintervju med pårørende (foreldre) til tre barn som får tilbud i avlastningsboligen.

Sluttmøte ble avholdt 30.9.2009.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelser om kommunen sikrer at barn i barne- og avlastningsboligen får dekket sine behov for helse- og sosialtjenester innenfor fem ulike områder.

Det er kommunens tjenesteyting mens barna oppholder seg i barne- og avlastningsboligene som undersøkes.

Tilsynet undersøkte hvorvidt kommunen planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov, herunder om tjenesteytingen er tilpasset barnets kommunikasjonsferdigheter.

Videre omfattet tilsynet om kommunen ivaretar barn med særlige ernæringsmessige utfordringer, herunder om de ansatte har tilstrekkelig kunnskap om barnas ernæringsbehov, og om måltidene planlegges og gjennomføres etter barnets behov.

Tilsynet omfattet også pleie og omsorg tilpasset den enkeltes behov. Vi så på hvorvidt boligen og kommunen vurderer behov for helsehjelp og sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse. Dette innbærer også at boligen mottar informasjon om medisinsk behandling, avklarer ansvars- og oppgavefordeling og utfører nødvendig pleie- og omsorgstiltak.

Tilsynet undersøkte videre legemiddelhåndtering i avlastningsboligen. Formålet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig legemiddelhåndtering. Det ble undersøkt hvordan virksomheten mottar medikamenter og registrerer barnets legemiddelbruk ved ankomst til boligen, og hvordan ev. endringer i legemiddelbehandlingen, etter legevaktbesøk eller sykehusopphold blir fanget opp, dokumentert og kommunisert til personalet i boligen. Det ble også undersøkt hvordan kommunen planlegger og organiserer håndteringen av legemidler; - om ansvars- og oppgavefordelingen er klar, om personalet har tilstrekkelig kompetanse og om de har fått nødvendig opplæring.

Til sist ble det undersøkt om boligen var fysisk tilrettelagt med bakgrunn i barnets behov.

5. Funn

Det er ikke funnet avvik for tilsynets områder.

Merknad 1:

Kommunen har et forbedringspotensiale når det gjelder systematisk innhenting av informasjon om barnets ulike behov og rutiner for hva som skal dokumenteres i brukerpermene.

Merknaden er bygget på følgende:

  • Gjennom intervju fremkom det at det ikke var klare rutiner for de ansatte hvilken informasjon om barnet som skal innhentes før avlastningsoppholdet starter
  • Ved gjennomgang av de ulike brukermapper fremkom det at det var varierende kvalitet på hva som var dokumentert rundet den enkelte bruker
  • Brukerpermene hadde ulik oppbygging. Ansvar for hva som skulle dokumenteres var i hovedsak primærkontaktens ansvar

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

  • Informasjon innhentes om sosiale behov og det tilrettelegges for å delta i aktiviteter tilpasset den enkelte
  • Ansatte i boligen kommuniserer med barna på en tilfredsstillende måte
  • Ernæringsutfordringer blir ivaretatt på en forsvarlig måte - menyplan
  • Boligen har oversikt over barnets medisinske behandling og sykdomshistorikk
  • Avklart ansvarsforholdet mellom foreldrene og avlastningen
  • Ansvaret for legemiddelhåndtering er tydelig plassert
  • Det er utarbeidet skriftlige rutiner for utdeling av legemidler
  • Boligen er fysisk tilrettelagt for å yte tjenester til dagens brukere
  • Avviksmeldinger blir fulgt opp og aktivt håndtert til forbedringsarbeid
  • Virksomheten har et system som sikrer at ansatte opplæres til å ivareta brukernes særskilte behov

6. Regelverk

  • Lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
  • Forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000
  • Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp
  • Lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • Forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • Lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • Lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Oversikt ansatte
  • Organisasjonsplan for hjemmetjenesten
  • Kompetanseplan for Vestvågøy kommune 2009 – 2012
  • Avviksstatistikk Torvhauan avlastning
  • Resultatdokumentasjon Torvhauan avlastning og barnebolig
  • Reglement for delegert myndighet
  • Håndbok og arbeidsperm for HMS-arbeid
  • Klientinformasjon
  • Enkeltvedtak knyttet til tildeling av avlastning

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Brukerpermer – 7 stykker. Inneholdt ulik informasjon om det enkelte barnet, blant annet medisinske opplysninger, kartlegging av aktivitetsbehov og ernæringssituasjon
  • Kontaktbøker – 2 stykker, informasjon mellom hjem og avlastning
  • Rapportark for hver bruker, i daglig bruk
  • Kriseplan for hver bruker – Oversikt om viktige opplysninger til den enkelte
  • ”Eva-bok” rutiner for daglig gjøremål, planlagt 6 uker frem i tid
  • Menyplan for 6 uker
  • Nattevaktsperm- rutiner for hver bruker natt og morgen
  • Referat fra ”husmøter” og personalmøter
  • Turnus
  • Medisinperm, inneholdt oppdatert legemiddeloversikt for hver bruker smat skjema for gitt medisin
  • Sjekkliste – gjennomført opplæring for nyansatte
  • Prosedyrer for primærkontakt for primærkontakt
  • Prosedyrer for avvikshåndtering i forhold til kvalitetsforskriften

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Nordland:

  • Brev av 19.05.09 fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland til Vestvågøy kommune med varsel om tilsyn
  • Oversendelse av ulik dokumenter fra Torvhauan i brev av 18.06.09, 08.07.09 og 13.07.09
  • Brev av 28.08.09 fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland med program for tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Lars Pleym Ludvigsen

Enhetsleder

X

X

X

Hilde Dahl Kristoffersen

Leder

X

X

X

Geir Helge Nygård

Miljøterapeut

X

X

X

Merethe Hagen

Hjelpepleier

X

X

X

Britt Amundsen

Fagarbeider

X

X

X

Tone-Lill Larsen

Assistent

X

X

X

Mads Tangen

Fagarbeider

X

X

X

Åse Wrålsen

Kommunalsjef

X

X

X

Betty Pettersen

Kommuneoverlege

X

Anne Lise Haakestad

Kommunalsjef

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Audun Hole rådgiver/jurist Fylkesmannen i Nordland
Berit Kjølmoen seniorrådgiver Fylkesmannen i Nordland
Benthe Westgaard seniorrådgiver Helsetilsynet i Nordland