Rapport fra tilsyn med barneverntjenestens arbeid tilknyttet meldinger og undersøkelser i Ballangen kommune 2010

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens oppgaver tilknyttet meldinger og undersøkelser i barneverntjenesten.

Det ble avdekket ett avvik og gitt en merknad i forbindelse med tilsynet:

Avvik:

Ballangen kommune sikrer ikke at undersøkelser i barnevernsaker gjennomføres snarest og senest innen tre måneder eller i særlige tilfeller innen seks måneder.

Merknad:

Kommunens praksis ved innhenting av samtykke og opplysninger i undersøkelsessaker kan føre til at undersøkelsen gjøres mer omfattende enn nødvendig.

Dato: 15.11.2010

Randi Gundersen
revisjonsleder Lise Tymi
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Ballangen kommune i perioden 06.04.2010 – 15.11.2010. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ballangen er en kommune i Ofoten med 2 616 innbyggere, derav 560 som er under 18 år (tall fra SSB per 01.01.2010). Ved utgangen av 1. halvår 2010 hadde kommunen hjelpetiltak for 14 barn og omsorgstiltak for 5 barn. Kommunen mottok 26 bekymringsmeldinger i 2009, hvorav 2 ble henlagt. 1. halvår 2010 mottok kommunen 18 bekymringsmeldinger, ingen av disse ble henlagt.

Kommunen har to stillingshjemler i barneverntjenesten, men har over tid slitt med å holde begge stillingene besatt. På tilsynstidspunktet hadde en av de ansatte sagt opp, og skulle slutte i kommunen kort tid etter tilsynet. Kommunen var i ferd med å ansette ny medarbeider i stillingen.

Fagleder barnevern er direkte underlagt rådmannen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 06.04.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 15.09.10.

Intervjuer

3 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet "Dokumentunderlag".

Sluttmøte ble avholdt 15.09.10.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema og presisering av tilsynet ble utformet på følgende vis:

Kommunens oppgaver tilknyttet meldinger og undersøkelser i barneverntjenesten, herunder kommunens praksis når det gjelder:

• vurdering av hva som er å anse som en ”melding” i barnevernlovens forstand
• tidspunktet for gjennomgang av meldinger
• terskelen for å åpne en undersøkelsessak
• tidspunktet for igangsettelse av en undersøkelsessak
• tidsforbruk i undersøkelsessaker
• innhenting av opplysninger
• anvendelse av forvaltningsloven
• internkontroll

Det ble herunder undersøkt om kommunen hadde rapporteringsrutiner på området, hvilke rutiner som var utarbeidet, hvordan søknader om hjelp ble behandlet og hvordan forvaltningslovens saksbehandlingsregler ble fulgt.

5. Funn

Avvik

Ballangen kommune sikrer ikke at undersøkelser i barnevernsaker gjennomføres snarest og senest innen tre måneder eller i særlige tilfeller innen seks måneder.

Avvik fra følgende myndighetskrav: barnevernloven § 6-9, jf. internkontrollforskriften § 4. Avviket bygger på følgende:

• Kommunen startet i perioden 01.01.10 – 30.06.10 atten nye undersøkelsessaker. På tilsynstidspunktet var seks av disse sakene fremdeles under undersøkelse, tremånedersfristen var utløpt i minst fire av sakene.
• Ballangen kommune har fra 1. halvår 2009 til og med 1. halvår 2010 brutt undersøkelsesfristen i ca 40 % av avsluttede undersøkelsessaker.
• Ballangen kommune avslutter ikke like mange undersøkelsessaker som de får inn. I perioden fra 1. halvår 2009 til og med 1 halvår 2010 fikk kommunen 42 nye undersøkelsessaker, mens det ble konkludert i 29 undersøkelsessaker. Lav gjennomstrømning av undersøkelsessaker over tid gir en indikasjon på fristbrudd.

Kommunens styringssystemer

Barneverntjenestens virksomhet er omtalt i kommunens årsmelding. Barneverntjenesten er også tema ved budsjettreguleringer dersom det er behov for å tilføre tjenesten økte midler. Utover dette gis det ikke noe særlig informasjon til politisk nivå om tilstanden innenfor barnevernet i kommunen.

Kommunen opplyser selv at de ikke har etablert et internkontrollsystem for barneverntjenesten. Det er blant annet ikke foretatt noen risiko- og sårbarhetsanalyse og ikke etablert et avvikshåndteringssystem som sikrer at feil og mangler fanges opp på en systematisk måte.

Det er ikke etablert faste rapporteringsrutiner mellom barnevernleder og rådmann, men barnevernleder gir skriftlig og muntlig informasjon ut fra eget initiativ. Kommunen har ikke iverksatt systematiske tiltak for rapportering til kommunens øverste ledelse om brudd på barnevernlovgivningen på det reviderte området.

Barnevernet benytter til en viss grad de systemer og maler som finnes i sitt saksbehandlingsprogram. Tjenesten benytter også de sentrale veilederne for saksbehandling på flere områder.

Kommunen har ikke opplæringsplan for de ansatte. Det er avsatt økonomiske midler til opplæring, men de ansatte opplyser at bemanningssituasjonen i tjenesten vanskeliggjør etter- og videreutdanning.

Merknad

Kommunens praksis ved innhenting av samtykke og opplysninger i undersøkelsessaker kan føre til at undersøkelsen gjøres mer omfattende enn nødvendig.

• Kommunen opplyser at de benytter en mal for samtykke fra foreldrene til å innhente opplysninger fra andre instanser. I 5 av de 7 siste sakene foreligger det imidlertid ikke skriftlig samtykke fra foreldrene til å innhente opplysninger. Barneverntjenesten opplyser at samtykket da er gitt muntlig.
• Kommunen har standardbrev som benyttes ved innhenting av opplysninger fra forskjellige instanser. Disse brevene har en liste med punkter som kan være relevante, listen justeres imidlertid ikke systematisk ut fra forholdene i den enkelte sak.
• Det opplyses i standardbrevet om hvorvidt foreldrene har samtykket til at det innhentes opplysninger.
• Det opplyses ikke om barneverntjenestens vurdering av sakens alvorlighetsgrad, men henvises til offentlige myndigheters opplysningsplikt.

Kommunens praksis kan føre til at det innhentes opplysninger uten at det foreligger samtykke der det er krav til dette og/eller at det innhentes opplysninger fra instanser om forhold som ikke er relevante for undersøkelsessaken.

6. Regelverk

• lov om barneverntjenester § 4-2 om meldinger
• lov om barneverntjenester § 4-3 om undersøkelser
• lov om barneverntjenester § 6-9 om tidsfrister for undersøkelser
• lov om barneverntjenester § 6-4 om innhenting av opplysninger
• lov om barneverntjenester § 6-5 om klage på barneverntjenestens vedtak
• lov om barneverntjenester § 6-1 om forvaltningslovens anvendelse
• lov om barneverntjenester § 2-1 om internkontroll
• lov om barneverntjenester § 6-7a om tilbakemelding til melder aktuelle forskrifter

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Årsregnskap og årsmelding 2009
• Kommunestyrevedtak om rullering av delegasjonsreglementet, sak 178/08.
• Dokumentmaler
• innkalling til samtale
• samtykkeerklæring innhenting av opplysninger
• samtykke til hjelpetiltak
• informasjon til offentlig melder – konklusjon på undersøkelse
• bekreftelse til offentlig melder på mottatt melding
• bekreftelse på mottatt melding fra privat melder
• gjennomgang og konklusjon av melding
• anmodning om opplysninger i undersøkelsessak (barnehage, helsestasjon, lege, politi, skole, BUP, PPT, utskrift fra straffe- og bøteregisteret)
• beslutning om utvidet undersøkelsestid
• møtereferat
• 1 henlagt bekymringsmelding
• De siste 5 meldingene der det er besluttet undersøkelse
• De siste 5 undersøkelsessakene der det er besluttet utvidet undersøkelsestid

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tilsettingsbrev fagleder barnevern
• Kopi av informasjon om status i barneverntjenesten fra barnevernleder til rådmannen.
• Ca 25 barnevernsmapper
• Informasjon om programvare HMS som kommunen vurderte å anskaffe.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• 06.04.10 - Varsel om tilsyn
• 08.07.10 – Purring oversendelse av dokumentasjon i forbindelse med tilsyn med barneverntjenesten
• 15.07.10 – mottatt dokumentasjon fra kommunen
• 27.08.09 – e-post fra kommunen med organisasjonskart og politisk vedtak om delegering av myndighet
• 01.09.10 – program for tilsynet sendt kommunen

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Seniorrådgiver Randi Gundersen og rådgiver Lise Tymi.