Helsetilsynet

Sammendrag

Det er gjennomført tilsyn den 5. og 6.mai 2010 med hjemmetjenestene i Ballangen kommune.

Tilsynet har undersøkt følgende forhold:

Kommunens evne til å identifisere og følge opp mulig utvikling av demenssykdom hos hjemmeboende eldre, avgrenset til de med vedtak om praktisk bistand og/eller hjemmesykepleie. Herunder eventuelt samarbeid med fastlegene om utredning/kartlegging ved spørsmål om demensdiagnose, og om kommunen samarbeider med fastlegene om oppfølgning av demenssykdom

Kommunens ivaretakelse av grunnleggende behov hos personer med demenssykdom avgrenset til:

  • individuell tilrettelegging og brukermedvirkning
  • kontinuitet og regelmessighet
  • forebygging og behandling av underernæring

Kommunens evne til å identifisere og følge opp endrede behov for tjenester hos hjemmeboende eldre med demenssykdom

Det ble påpekt to avvik og gitt en merknad innen de reviderte områdene.

Avvik 1:

Kommunen har ikke etablert et system som sikrer at brukere av hjemmetjenestene blir identifisert og fulgt opp ved mistanke om demenssykdom.

Avvik 2:

Kommunen har ikke etablert et system som sikrer at endringer i behov hos personer med demens fanges opp.

Merknad 1:

Kommunen kan bli bedre til fortløpende og systematisk å kartlegge ernæringsmessig risiko hos hjemmeboende eldre med vedtak om hjemmetjenester

Dato: 11.06.2010

Benthe Westgaard
revisjonsleder
Mona Paulsen Foss
revisor

 

 

Berit Kjølmoen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved hjemmetjenestene ”åpen omsorg” i Ballangen kommune i perioden 03.03.2010 – 11.06.2010. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland gjennomfører i inneværende år og er en del av ”eldresatsningen”, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn

Tilsynet omfatter både helse- og sosialtjenestene og gjennomføres som et felles tilsyn mellom Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket hjemlet i sosialtjenesteloven § 2-6 og tilsynsloven § 2, jf kommunehelsetjenesteloven § 6-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ballangen kommune har pr 1.1. 2010 i alt 2616 innbyggere. Brukere av hjemmetjenestene fordeler seg slik: 99 personer får hjemmesykepleie, 36 personer har kun hjemmehjelp, mens 65 personer har vedtak på både hjemmehjelp og hjemmesykepleie.

Det er etablert samarbeid mellom hjemmesykepleien og legetjenesten. Hjemmesykepleien har faste møter en gang pr måned med legetjenesten. Muntlig avtale med lege gir hjemmesykepleien mulighet for å ta kontakt ved behov utover dette faste møte.

Hjemmetjenestene samles to ganger i uken til felles rapporteringsmøter. Det er etablert fleksible ordninger ordninger mellom praktisk bistand og hjemmesykepleien, hjemmehjelperne går inn i turnus i helgene og avhjelper med oppgaver for hjemmestykepleien.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 03.03.2010.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 05.05.2010.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjonen som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 06.05.2010

 

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet har undersøkt om kommunale pleie- og omsorgstjenester identifiserer og følger opp mulig utvikling av demenssykdom hos hjemmeboende eldre i egen bolig, herunder omsorgsbolig, og eventuelt samarbeider med fastlegen om utredning og kartlegging ved spørsmål om demensdiagnose.

Tilsynet har videre undersøkt om kommunen ivaretar personer med demenssykdom sine grunnleggende behov avgrenset til:

  • individuell tilrettelegging og brukermedvirkning
  • kontinuitet og regelmessighet i tjenestene
  • forebygging og behandling av underernæring

Tilsynet har også undersøkt kommunens evne til å identifisere og følge opp endrede behov for tjenester hos hjemmeboende eldre med demenssykdom.

Helsetilsynet i Nordland har i tillegg gjennomført tilsyn med de deler av fastleges virksomhet som omhandler utredning, behandling og oppfølging av pasienter med demenssykdom. Dette tilsynet ble gjennomført 04.05.2010.

5. Funn

Det ble avdekket to avvik og gitt en merknad under tilsynet:

Avvik 1:

Kommunen har ikke etablert et system som sikrer at brukere av hjemmetjenestene blir identifisert og fulgt opp ved mistanke om demenssykdom

Avvik fra:

  • Kommunehelsetjenesteloven § 2-1 jf §§ 1-3a, 6-2 og 6-3
  • Sosialtjenesteloven § 2-3
  • Kvalitetsforskriften § 3 Internkontrollforskriften § 4

Avvik bygger på følgende observasjon:

  • Hjemmetjenesten er ikke involvert i utredning ved mistanke om demens
  • Det er etablert samarbeidsmøter mellom kommunens fastleger og hjemmesykepleien, men tilsynet fant det ikke dokumentert i pasientjournaler eller i ”bok for legemøter” at mistanke om demenssykdom ble vurdert/formidlet til fastlegene
  • Hjemmetjenesten var ikke kjent med at noen av deres pasienter var diagnostisert med demenssykdom. De var ikke kjent med at flere av pasientene de antok hadde demenssykdom jf tilsendt liste, allerede var diagnostisert av pasientenes fastlege
  • Det er ikke dokumentert i journalen om pasientene er utredet og diagnostisert for demenssykdom
  • Ved intervju og gjennomgang av journaler fremkommer det at utredningsverktøy utarbeidet av Nasjonalt kompetansesenter for aldring og helse eller tilsvarende, er lite kjent og ikke er tatt i bruk
  • Det er uavklart hvordan oppgavefordelingen mellom fastlege og hjemmesykepleien skal være i demensutredningen
  • Gjennom intervju fremkommer det at det er behov for kompetansehevende tiltak på demensområdet. Ved tilsynsbesøket fremkom det at en ansatt i hjemmetjenestene deltok på kompetansehevende Demensomsorgens ABC. Det var ikke etablert regelmessig internundervisning

Kommentar:

Kommunen har begrensede muligheter til å styre eller lede fastlegene. Det forventes imidlertid at kommunen har initiert og tilrettelagt for utvikling, etablering og vedlikehold av rutiner og prosedyrer for samhandling med legene.

Det er få krav som kan stilles til kommunens hjemmesykepleie når det gjelder medvirkning til selve utredningen av demenssykdom som er en legeoppgave (allmennlege og/eller spesialist­helsetjenestoppgave). Tjenesten må imidlertid ved behov, avtalt samarbeid og/eller etter initiativ fra fastlegene medvirke under utredningen ved observasjon og informasjon, jf. hlspl. 4 andre ledd, khl. § 1-3a og kvalitetsforskriften § 3.

Grundig legeundersøkelse er en forutsetning for å kunne vurdere den enkeltes tilstand og behov, og for å diagnostisere demens. Legen vil imidlertid kunne ha behov for gode observasjoner fra pleie- og omsorgstjenesten om pasienten og rammen rundt pasienten, hvis ikke slik informasjon gis av pasient og/eller pårørende. Legen vil også kunne være avhengig av samarbeid og gode rapporteringsrutiner med pleie- og omsorgstjenesten for å kunne sørge for en faglig forsvarlig medisinsk behandling og oppfølgning. Likeledes er hjemmesykepleien avhengig av informasjon fra fastlegene for å sikre at tjenestene rundt pasienter med demensdiagnose blir forsvarlig.

For å få til et godt samarbeid er det viktig at det er avklart hva fastlegen gjør og hva kommunenes helse- og sosialpersonell gjør i forbindelse med eventuell bistand ved utredning og kartlegging av sikkerhetsforhold i hjemmet, og ved oppfølging og behandling av demenssykdom. Tverrfaglig samarbeid kan være aktuelt ved utredning/kartlegging og særlig ved oppfølgingen av personer med demens. De aller fleste demenssykdommer er progredierende med et forløp over flere år. Det er derfor nødvendig at tjenestemottakere følges opp av kommunenes helse- og sosialpersonell for å vurdere hjelpebehovene i hjemmet, i tillegg til oppfølging fra fastlegene.

Nasjonalt kompetansesenter for aldring og helse har med støtte av Helsedirektoratet nylig revidert veilederen og verktøyene for utredning av demens i kommunehelsetjenesten. Se: http://www.aldringoghelse.no/?pageID=634. I utredningsverktøyet fremheves det at: ”Som hovedprinsipp anbefales at utredning ved mistanke om demens, utføres av pasientens lege (fastlege eller sykehjemslege) i samarbeid med personell fra helse- og omsorgstjenesten”.

Avvik 2:

Kommunen har ikke etablert et system som sikrer at endringer i behov hos personer med demens fanges opp.

Avvik fra:

  • Kommunehelsetjenesteloven § 2-1 jf §§ 1-3a og 6-2
  • Kvalitetsforskriften §3 Internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det er ikke etablert rutiner for å vurdere sykdomsutvikling hos pasienter med demenssykdom
  • Det er ikke etablert rutiner/system for regelmessig evaluering av tjenestetilbudet til alle brukere. I vedtakene for tildeling av tjenester fremkom det at tjenestetilbudet skulle evalueres ved endring og seinest innen ett år. Ved dokumentasjonsgjennomgang og intervju fremkom det at pasientene ikke fikk vurdert sitt tjenestetilbud i henhold til vedtak
  • Det er ikke etablert faste rutiner for samarbeid/informasjon mellom hjemmetjenestene og pårørende.
  • Ved intervju fremkommer det at hjelpebehovet vurderes kontinuerlig, dette er ikke dokumentert i journalen

Kommentar:

Personer med demens er sjelden i stand til selv å melde fra om endringer i behov. For å få ivaretatt sine grunnleggende behov er de avhengige av at andre fanger opp endringer. Ofte er det pårørende og/eller helse- og sosialpersonell i kommunene som gjør det.

Dette er en forutsetning for at tjenestemottagerne over tid får et helhetlig og forsvarlig tjenestetilbud. Kommunens oppfølging må bestå av daglig tilrettelegging, overvåking og evaluering av tjenestene og eventuelt utredning, beslutning og iverksetting av nye tjenester. Det er nødvendig at kommunene følger opp at tjenestene ytes som forutsatt i vedtak og pleie- og omsorgsplaner, og at endrede behov blir fanget opp. Det er nødvendig at tjenestene gjennomgår egne tiltak og evaluerer pleie- og omsorgsplaner i henhold til de enkelte planers krav til evaluering. Hjemmetjenestene bør evaluere tjenestene og tiltakene i fellesskap, og gjøre dette sammen med brukere med demens og/eller pårørende.

Merknad 1:

Kommunen kan bli bedre til fortløpende og systematisk å kartlegge ernæringsmessig risiko hos hjemmeboende eldre med vedtak om hjemmetjenester.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

  • Mangelfull kjennskap til nye faglige retningslinjer for forebygging og behandling av underernæring
  • Brukernes ernæringsstatus vurderes ikke rutinemessig ved innvilgelse av tjenester

Kommentar:

Ved de aller fleste demenssykdommer øker funksjonssvikten gradvis. Etter hvert vil personer med demens ha behov for bistand til å ivareta så godt som alle funksjoner i hverdagen. Personer med demens har sjelden mulighet til å vurdere egne behov, og er dermed sårbare fordi de er prisgitt kommunens ansatte og eventuelt pårørende når det gjelder ivaretakelse av helt grunnleggende behov, herunder ernæringsmessige forhold.

Helsedirektoratets faglige retningslinjer for forebygging og behandling av underernæring (IS-1580) beskriver hva som vil være faglig god praksis i forhold til de aktuelle problemstillingene. I følge retningslinjene skal alle beboere i sykehjem/institusjon og personer innskrevet i hjemmesykepleien vurderes for ernæringsmessig risiko ved innleggelse eller vedtak om tildeling av hjemmesykepleie, og deretter månedelig eller etter et annet faglig begrunnet individuelt opplegg.

6. Regelverk

Følgende lover og forskrifter blir lagt til grunn ved tilsynet:

  • Lov 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov av 19. november 1982 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 13.12.1991 om sosiale tjenester
  • Lov 2. Juli 1999 om helsepersonell m.v
  • Forskrift av 27. juni 2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
  • Forskrift av 21. desember 2000 om pasientjournal
  • Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i sosial- og helsetjeneste

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Aktuelle prosedyrer og rutiner for hjemmetjenesten
  • Kopi av 5 vedtak for tildeling av praktisk bistand og hjemmesykepleie
  • Anonymisert oversikt over antall eldre med mistanke om demenssykdom
  • Stillingsbeskrivelser for hjelpepleier og sykepleier
  • Navneliste over alle ansatte i hjemmetjenesten
  • Kompetanseplan – kompetanseløftet 2015
  • Delegasjon fra rådmann til enhetslederne

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 12 papirjournaler – kardex
  • Statistikk - oversikt over antall brukere i åpen omsorg
  • Bok for legemøter som inneholdt aktuelle problemstillinger vedrørende pasienter som ble drøftet i samarbeidsmøter mellom lege og hjemmesykepleien
  • Avviksskjema – 14 fra 2009, 2 fra 2010
  • Info til nyansatte/vikarer
  • Arbeidsrutiner for dag, kveld og natt
  • Arbeidsplan hjemmehjelp
  • Beskjedbok til arbeidstakerne
  • Referat fra personalmøter
  • Skjema for kartlegging av behov for tjenester fra hjemmetjenestene
  • Vedtaksperm – hjemmehjep
  • Dokumentasjon ”sporadiske bistand fra hjemmetjenestene”
  • Medisinkardex

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Nordland:

  • Brev av 03.03.10 fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland til Ballangen kommune med varsel om tilsyn
  • Brev av 16.04.10 fra Ballangen kommune med oversendelse av dokumenter
  • Brev av 12.04.10 fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland med program for tilsynet. Brevet ble også sendt på e-post samme dato til virksomheten
  • Diverse mail-korrespondanse av 09.04.10, 16.04.10, 29.04.10

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Eli A. Martinussen

Enhetsleder åpen omsorg

X

X

X

Merethe Kjølstad

Fagansvarlig sykepleier

X

X

X

Torill Jacobsen

Hjemmehjelp

 

X

X

Edvor F. Mentzen

Hjelpepleier

 

X

X

Nina Johannessen

Hjelpepleier

   

X

Tove Irene Arntzen

Hjemmehjelp

 

X

X

May Beathe Nyheim

Hjelpepleier

 

X

 

Guri Thorsteinsen

Sykepleier / demenskontakt

 

X

X

Inger Hanssen

Sykepleier

   

X

Anita Bolle

Sykepleier

   

X

Kitt Bruksås

Konsulent

   

X

Svenn Ole Wiik

Rådmann

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Berit Kjølmoen, seniorrådgiver Fylkesmannen i Nordland
Mona Paulsen Foss, seniorrådgiver/jurist Helsetilsynet i Nordland
Benthe Westgaard, seniorrådgiver Helsetilsynet i Nordland
Nils-Jørgen Myrbakk, rådgiver Helsetilsynet i Nordland (observatør)