Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester - behandling av søknader om økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i Nav - §§ 18 og 19 ved Bodø kommune Nav Bodø 2010

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen – stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Dette var igjen avgrenset til temaene forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger og ivaretakelse av taushetsplikten. Tilsynet hadde fokus på tre underemner:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger i forhold til stønad

Det ble funnet to avvik og gitt en merknad:

Avvik 1

Bodø kommune, ved Nav Bodø praktiserer bruk av rekvisisjon/utbetaling til kreditor uten at det er begrunnet i særskilte forhold.

Avvik 2

Bodø kommune sikrer ikke at kravet til at saken skal være så godt opplyst som mulig er tilfredsstilt.

Merknad 1

Bodø kommunes bruk av normoverskudd kan føre til at utmålt økonomisk stønad blir uforsvarlig lav.

Dato: 17.01.2011

Audun Hole
revisjonsleder

Liv Berit Nybakk
revisor

 

Finn Asbjørn Trones
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bodø kommune/Nav Bodø i perioden 26.5.2010 - 17.1.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2010.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten

Bodø kommune er den største kommunen i Nordland med ca 47000 innbyggere. Nav Bodø er dermed ett av de aller største i Nord-Norge. Befolkningen er hovedsakelig sysselsatt innen offentlig administrasjon, servicenæringer, helsevirksomhet og forsvaret.

Bodø kommune inngikk samarbeidsavtale med Nav Nordland i 2009 gjennom etablering av Nav Bodø. Etaten er organisert i 4 fagavdelinger og en stabsavdeling; avdeling for mottak og jobbsenter, avdeling for marked og samfunn samt to oppfølgingsavdelinger.

Behandling av søknader etter sosialtjenesteloven i Nav er lagt til de to oppfølgingsavdelingene og avdelingen for mottak og jobbsenter. Nav Bodø opplyser at det er 27 ansatte som forvalter søknader om sosialstønad. Telefonhenvendelser på dette saksområdet sluses fra call-senteret til en vakttelefon bemannet av saksbehandlere i disse avdelingene.

Navlederen er gitt en direkte innplassering til rådmannen i kommunen. Rapporteringer på sosialområdet er i følge styringsgruppens vedtak knyttet til Helse- og sosialavdelingen med kommunaldirektøren som leder.

3. Gjennomføring

Revisjonsvarsel ble utsendt 26.5.2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble holdt 19.10.2010 ved Nav Bodø.

Intervjuer

11 personer ble intervjuet ved Nav Bodø.

Det ble gjennomført en kort befaring i mottaket ved Nav Bodø.

Sluttmøte ble holdt 20.10.2010.

. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen – stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Dette var igjen avgrenset til temaene forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger, samt ivaretakelse av taushetsplikten.

Tilsynet var delt i tre underemner:

• hvordan henvendelser/søknader håndteres
• hvordan kartlegging/innhenting av relevante opplysninger skjer
• hvordan vurdering og beslutninger gjøres

5. Funn

Avvik 1:

Bodø kommune praktiserer bruk av rekvisisjon og utbetaling til kreditor uten at det er begrunnet i særlige forhold hos stønadsmottakeren.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 21 og 22, forvaltningsloven § 24 samt krav til internkontroll i lov om sosiale tjenester § 5.

Avviket bygger på følgende:

• Kommunen praktiserer bruk av rekvisisjon og utbetaling til kreditor uten at det foreligger særlige forhold som tilsier at dette er nødvendig. Dette framgår av vedtak og bekreftes av intervju.
• Kommunen gir ingen begrunnelse i vedtaket når økonomisk stønad gis som varer og tjenester i form av rekvisisjon og utbetaling til kreditor. Dette framgår av vedtak og bekreftes av intervju.

Kommentar:

Det framgår av lov om sosiale tjenester i Nav § 21, første ledd at økonomisk stønad gis som bidrag, lån, garanti for lån, eller varer og tjenester. Det presiseres i fjerde ledd at stønadsformen varer og tjenester kun kan nyttes hvis det på grunn av ”særlige forhold” må antas at stønadsmottakeren ikke vil bruke stønaden i samsvar med vilkår som er fastsatt etter § 20. Gjøres det et vedtak om å utbetale til kreditor eller pr. rekvisisjon skal dette begrunnes i vedtaket, og det skal vises til lovhjemmelen for unntaket.

Avvik 2:

Bodø kommune sikrer ikke at kravet til at saken skal være så godt opplyst som mulig er tilfredsstilt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningsloven § 17 jf. lov om sosiale tjenester i Nav § 41.

Avviket bygger på følgende:

• Gjennomgåtte saker om sosialstønad viser at vurderinger og begrunnelse for vedtak som hovedregel ikke skriftliggjøres. Dette fremgår heller ikke av journalnotater i sakene. Det opplyses i intervjuer at det ikke er system for å sikre at vurderinger i saken nedtegnes.
• I stor grad sendes vedtak ut uten begrunnelser.

Kommentar:

Ved fatting av vedtak etter § 18 og 19 er en stor del av vurderingene skjønnsmessig. Når slike vurderinger ikke fremgår av vedtak eller kan spores i saken mangler en vesentlig del av informasjonen som viser hva vedtaket bygger på. Vurderingen i saken er en del av saksopplysningen, som etter forvaltningsloven § 17 skal være så god som mulig. Den som mottar et vedtak etter sosialtjenesteloven § 18 og 19 har krav på å vite hva vedtaket bygger på. Uten at det er rutiner for å nedtegne vurderinger i saken eller i journalnotater vil det by på vanskeligheter å spore saksbehandlers vurdering. Det var ved Nav Bodø benyttet ”dugnadsdager” i stor utstrekning over lengre tid for å bygge ned restanser. Vedtak fra disse dugnadsdagene var spesielt mangelfulle. Dette viser at kommunen ikke har et internkontrollsystem som i tilstrekkelig grad fanger opp feil og mangler i saksbehandlingen.

Merknad 1:

Bodø kommunes bruk av normoverskudd kan føre til at utmålt økonomisk stønad blir uforsvarlig lav.

Merknaden er bygget på følgende:

• Kommunen ved Nav Bodø praktiserer bruk av normoverskudd i noen tilfeller i vurderingene av søknad om økonomisk stønad. Man viderefører da økonomisk overskudd fra tidligere måned(er), slik at overskuddet blir en del av inntektsgrunnlaget når stønad for neste periode skal vurderes. Praksisen er i utgangspunktet ikke i strid med lov, men brukes den rutinemessig står man i fare for at overføringen mer blir en regneprosedyre enn en individuell vurdering av brukers faktiske inntekter. Dette vil kunne føre til at vedtaket blir i strid med lov ved at stønaden blir uforsvarlig lav eller avslås.
• I noen få av de gjennomgåtte avgjørelsene fremstår bruk av normoverskudd som en rutinemessig prosedyre. Overskudd blir akkumulert over flere måneder, uten at det fremkommer individuelle vurderinger knyttet til bruken av normoverskuddet som søkers faktiske inntekt. Denne praksisen bekreftes også fra intervju med ansatte ved Nav Bodø, hvor det vises til at man i enkelte tilfeller kanskje bør være noe mer kritisk til hvordan normoverskudd praktiseres når en behandler søknader om økonomisk stønad.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Det framgår av § 5 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen at kommunen skal føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter kapittel 4 i loven er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Kommunen må kunne gjøre rede for hvordan den oppfyller denne plikten.

Det framgikk av intervjuene at det har vært lite fokus på internkontroll etter etableringen av Nav, selv etter at det ble et krav om internkontroll ved ikrafttredelse av lov om sosiale tjenester i Nav 01.01.2010. I de innsendte styringsdokumentene var det lite som pekte mot et aktivt internkontrollsystem. Det som fantes av prosedyrer var ikke oppdatert etter etablering av Nav-kontor, herunder saksbehandlingsprosedyrer.

Nav Bodø er Nordlands største Nav-kontor, og Fylkesmannen antar at det vil være behov for skriftliggjøring av rutiner rundt saksbehandling av søknader om økonomisk sosialstønad. Av intervju fremgikk det at det ble jobbet med dette på ledelsesnivå, uten at dette var gjennomført på lavere nivå. Fylkesmannen mener kommunen ved Nav Bodø har mye å hente på å systematisk utarbeide internkontroll på området for økonomisk sosialstønad.

7. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) med forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften)
• FOR 2002-12-20 nr. 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Rundskriv 1-34/2001 – Sosial og helsedepartementet, Sosialtjenestelovens kapittel 5
• Rundskriv A-68 av 21.12.09 – Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Bodø kommune og Nav Nordland
• Driftsavtale mellom Bodø kommune og Nav Nordland
• Organisasjonsplan for Nav Bodø
• Referat fra styringsgruppemøte for Nav Bodø
• Ansatteoversikt Nav Bodø
• Søknadsskjema for økonomisk sosialstønad
• Flytskjema for søknader og klager på økonomisk sosialstønad
• Forslag til Bystyret for endring av delegasjonsreglement for sosialtjenesten datert 22.10.2009
• Forslag til Bystyret for endring av utgiftsgrenser ved utmåling av økonomisk sosialstønad datert 22.10.2009
• Retningslinjer for utmåling av stønad til livsopphold datert 31.12.2009
• Veiledende stønadsnormer og utgiftsgrenser med virkning fra 1.1.2010
• 66 saker med vedtak om sosialstønad

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Ca 20 saksmapper i saker om sosialstønad

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Melding om tilsyn ble meldt i brev av 26.5.2010
• Forespørsel om dokumentasjon ble meldt i brev av 30.8.2010
• Den 4.10.2010 sendte Fylkesmannen program for tilsynet til Nav Bodø
• Diverse e – poster og telefoner mellom tilsynet og Nav Bodø vedrørende samordning av tilsynet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Vibeke Jensen		X
Alice Karlsen	Veileder	X		X
Gunn Dalhaug	Sekretær	X		X
Ann Karin Johansen	Sekretær	X	X	X
Kathrine Lønsetteig	Veileder	X		X
Mailen Solberg		X
Laila Holst		X		X
Nina Strandheim	Veileder	X		X
Karina Kristiansen	Veileder	X	X	X
Barbro Torbergsen	Veileder	X		X
Lena Stifjell	Rådgiver	X	X	X
Ann Kristin Sandseth	Rådgiver	X	X	X
Nina Westnes	Veileder	X
Renate Isaksen	Veileder	X		X
Trine Halstensen Olsen	Avd. leder	X	X	X
Berit Bygd Hedenstad	Avd. leder	X	X
Tor Egil Ertzaas	Avd. leder	X	X	X
Ingunn Lie Mosti	Kommunaldirektør	X	X	X
Ivar Karlsen	Navleder	X	X	X
Petter Bugge Richardsen	Avd. leder	X		X
Heidi Fagervik	Veileder	X		X
Marita Andreassen	Veileder			X
Lene E. Westermann	Veileder		X	X
Stine Renate Jacobsen	Veileder		X	X
Reidar H. Skogli	Rådgiver			X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Liv Berit Nybakk, Finn Asbjørn Trones og Audun Hole