Rapport fra tilsyn med rettighetsforskriftens krav til protokollføring ved bruk av tvang og informasjon om klageadgang og tilsynsmyndighetens virksomhet ved Bodø ungdomshjem 2010

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om institusjonen sikrer at kravene til protokollføring i rettighetsforskriften etterleves.
• Om institusjonen sikrer at klageadgangen og tilsynsmyndighetens virksomhet gjøres kjent for dem det gjelder.

Det ble avdekket ett avvik under tilsynet:

Avvik:

Bodø ungdomshjem sikrer ikke at det føres tvangsprotokoll ved all bruk av tvang.

Dato: 13. desember 2010

Randi Gundersen
revisjonsleder  

Lise Tymi
revisor

Gry Roland Kjelstrup
revisor

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bodø ungdomshjem i perioden 03.11.2010 — 03.12.2010. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesrnannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barnevemtjenester § 2-3, 4. ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten spesielle forhold

Bodø ungdomshjem er en barneverninstitusjon for ungdom mellom 13 og 18 år som drives av Barne-, ungdoms- og familieetaten, region nord. Institusjonen ligger i Rønvikveien 9a/c i Bodø kommune. Bodø ungdomshjem har 3 avdelinger; avd. 1 med 6 plasser, avd. 2 med 1 plass og familie-nettverksenheten. Institusjonen tar imot ungdommer som er plassert i henhold til lov om barneverntjenester §§ 4-4, 5. ledd, 4-6, 4-12, 4-24, 4-25 og 4-26. På revisjonstidspunktet var det til sammen 6 beboere på institusjonen.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 03.11.2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 01.12.2010.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 02.12.2010.

Hva tilsynet omfattet

Om institusjonen sikrer at kravene til protokollføring i rettighetsforskriften etterleves.

Om institusjonen sikrer at klageadgangen og tilsynsmyndighetens virksomhet gjøres kjent for dem det gjelder.

Funn

Avvik:

Bodø ungdomshjem sikrer ikke at det føres tvangsprotokoll ved all bruk av tvang.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Rettighetsforskriftens §§ 18, 19, 22 og 24, samt internkontrollforskriftens § 12.

Avviket bygger på følgende:

• Det gjennomføres urinprøvekontroll uten at det føres tvangsprotokoll
• Det er iverksatt begrensninger i form av betingelser for samvær med foresatte
• Begrensningene er ikke ført i tvangsprotokoll.
• Det skrives ikke rapport etter rømming, dermed gis ikke beboer adgang til gjennomlesning og å komnie med uttalelse.
• Ved tilbakeføring mot beboers vilje skal det skrives tvangsprotokoll.
• Manglende rapportskriving gjør det uklart hvordan tilbakeføring er gjennomført.
• Institusjonen har en uklar forståelse av rettighetsforskriften §§ 13 og 18, dette medfører risiko for bruk av ulovlig fysisk tvang som ikke protokollføres.
• Nyansatte gis stort ansvar for egen opplæring.
• Nylig justert turnus gjør det vanskelig å samle personalgruppa, noe som medfører utfordringer knyttet til refleksjon og endring av praksis.

Kommentar:

I forbindelse med samvær er det satt betingelser: Ikke forlate foreldrehjemmet uten at noen fra familien er med Ikke anledning til å bruke Internett under samværet Beboerens PC skal tas hjem og forblir der.

Institusjonen kan ikke nekte beboerne å medbringe PC. Ved atferdsplasseringer kan PC inndras for en kortere periode dersom det er nødvendig ut fra formålet med plasseringen. Slik begrensning skal protokollføres.

For øvrig kan ikke institusjonen forutsette at foreldrehjernmet skal håndtere omtalte begrensninger ved samvær. Dersom institusjonen mener dette er nødvendig for å ivareta formålet med plasseringen, må det fattes beslutning om begrensninger etter reglene i rettighetsforskriften. Institusjonen må foreta en vurdering om begrensningene kan håndheves ved samvær eller evt. beslutte at samvær ikke kan gjennomføres i foreldre­hjemmet.

Det er en forståelse ved Bodø ungdomshjem om at det er adgang dl å benytte fysisk makt for å forhindre beboere i å forlate institusjonen uten at det er en akutt faresituasjon, når det er vedtatt begrensninger i bevegelsesfriheten. Begrepet "fysisk grensesetting" synes å være innarbeidet ved institusjonen. I fig § 13 er fysisk tvang eller makt ikke tillat verken i straffe-, behandlings- eller oppdragelsesøyemed og § 18 er en nødvergebestemmelse og hjemler ikke fysisk grensesetting

Andre forhold:

Institusjonen har nylig tatt i bruk avviksskjema, og har valgt å bruke det i forhold til avvik fra egne rutiner for protokollføring. I tillegg benyttes eget skjema for drøfting av tvangssituasjoner. Slik det er benyttet ser dette ut til å være et godt redskap for å identifisere og håndtere avvik fra rettighetsforskriften ved institusjonen.

Ved tilsyn i november 2010 ble det gjennomgått 5 tvangsprotokoller ang. ransaking av rom der beslutningen ikke var fattet av leder eller stedfortreder. På revisjonstidspunktet var rettighetsforskriftens bestemmelse om beslutningsmyndighet gjennomgått og de ansatte var kjent med hvem som har slik beslutningsmyndighet.

Institusjonen foretar jevnlig risiko- og sårbarhetsanalyser i forhold til utvalgte områder bl.a. knyttet til bruk av tvang. Ansatte bidrar med sin kunnskap og sine erfaringer ved utvelgelse av områder.

Institusjonen har startet arbeidet med å endre praksis og forståelse av §§ 13 og 18 etter at dette ble tatt opp ved tilsyn i november 2010, men dette er ikke godt nok implementert ved institusjonen.

Regelverk

barnevernloven § 5-9 om rettigheter under opphold i institusjon rettighetsforskriften § 8 om kontroll av beboernes korrespondanse rettighetsforskriften § 14 om kroppsvisitasjon rettighetsforskriften § 16 om ransaking av rom og eiendeler rettighetsforskriften § 17 om beslaglegging og tilintetgjøring rettighetsforskriften § 18 om tvang i akutte faresituasjoner rettighetsforskriften § 19 om tilbakeføring ved rømming rettighetsforskriften § 21 om begrensninger når det gjelder besøk rettighetsforskriften § 22 om begrensninger i bruk av telefon rettighetsforskriften § 23 om begrensninger i bevegelsesfrihet utenfor institusjonen rettighetsforskriften § 24 ved urinprøvetaking rettighetsforskriften § 25 om klage over bruk av tvang rettighetsforskriften § 26 om andre henvendelser om brudd på forskriften

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Introduksjonsmappe for nyansatte
• Møtestruktur
  Morgenmøte
  Ledermøte
  Saksmøte
  Fagmøte
  Gruppeveiledning
  Evaluering av strukturer
• Informasjon til foresatte om klagerett over bruk av tvang
• Informasjon til beboere på Bodø ungdomshjem om klagerett over bruk av tvang (post)
• Informasjon til beboere på Bodø ungdomshjem om klagerett over bruk av tvang (fysisk tvang)
• Skjema for drating av tvangssituasjoner
• Avviksskjema
• Prosedyre for internkontroll begrensning og tvang
• Handlingsplan for sikring av beboeres rettigheter i forhold til tvang og begrensninger
• Ukentlig sjekkliste — protokollføring og sikring av klageadgang etter rettighetsforskriften
• Institusjonsplan
  ledergruppens holdninger
  avdeling familie/nettverk
  plantegning
  bemanningsoversikt og kompetanse
  turnus
  organisasjonskart og oversikt over roller og oppgavefunksjoner
  prosedyrebeskrivelser knyttet til barns rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneveminstitusjon 
  - 8 beboernes korrespondanse 
  - 14 kroppsvisitasjon 
  - 16 ransaking av rom og eiendeler -
  - 17 beslaglegging og tilintetgjøring 
  - 18 tvang i akutte faresituasjoner 
  - 21 besøk i institusjonen 
  - 22 telefonbruk 
  - 23 begrensninger i adgangen til å bevege seg utenfor institusjonen 
  - 25 klage over bruk av tvang 
  - 26 andre henvendelser om brudd på forskriften
• Sjekkliste morgenmøte
• 10 avviksmeldinger fra 2010
• 34 tvangsprotokoller for 2010 (tilsendt i løpet av året)
• 13 drøftingsskjema for 2010 (tilsendt i løpet av året)

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Døgnrapporter for de to siste månedene for 2 av beboerne
• en ny tvangsprotokoll med drøftingsskjema

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• 12.05.10 e-post til institusjonen med forslag til tidspunkt for systemrevisjon
• 18.05.10 e-post fra institusjonen - aksept av foreslått tidspunkt
• 03.11.10  Varsel om systemrevisjon
• 16.11.10 oversendelse fra institusjonen med etterspurte dokumenter
• 17.11.10 e-post til institusjonen anmodning om ytterligere dokurnentasjon
• 23.11.10 e-post fra institusjonen med etterspurt dokumentasjon
• 24.11.10 oversendelse av dokumentasjon fra institusjonen - avviksmeldinger

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Randi Gundersen, Lise Tymi og Gry Roland Kjelstrup