Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen - behandling av søknader om økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i NAV - §§ 18 og 19 2010

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen – stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Dette var igjen avgrenset til temaene forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger og ivaretakelse av taushetsplikten. Tilsynet hadde fokus på tre underemner:
• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger i forhold til stønad

Det ble funnet 2 avvik og gitt 1 merknad:

Avvik 1

1.1 Brønnøy kommune, ved NAV – Brønnøy, følger ikke lovens hovedregel om kontantutbetaling av økonomisk sosialhjelp.

1.2 Brønnøy kommunes, ved NAV – Brønnøy, fravik fra lovens hovedregel om kontantutbetaling fører til at man ulovlig tilkjennegir relasjon mellom bruker og kommunen. Dette er brudd på taushetspliktsbestemmelsene.

Avvik 2

Brønnøy kommune, ved NAV – Brønnøy, benytter uforsvarlig lave sosialhjelpsnormer i utmålingen av økonomisk stønad.

Merknad 1

Brønnøy kommune, ved NAV – Brønnøy, fatter vedtak hvor vurderinger/begrunnelser enkelte ganger framstår som noe mangelfulle.

Dato: 06.01.11

Finn Asbjørn Trones
revisjonsleder Marina Angell
revisor

 

 

Audun Hole
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjonsmetodikk i Brønnøy kommune, ved NAV – Brønnøy, i perioden 07.04. – 01.12 2010. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Brønnøy kommune er en relativt stor kommune i nord – norsk sammenheng med rundt 7.600 innbyggere. De fleste innbyggerne bor i Brønnøysund, som også er det største tettstedet i regionen. Her er gode kommunikasjoner, med lufthavn, anløp av hurtigrute og veiforbindelse til E6. Næringsgrunnlaget i Brønnøy kommune er i hovedsak knyttet til servicenæringer. De siste årene har det vært vekst i tilknytning til oljevirksomhet i kommunen. En mindre andel av befolkningen er sysselsatt innenfor primærnæringen.

Brønnøy kommune inngikk samarbeidsavtale med NAV Nordland november 2009 gjennom etablering av NAV – Brønnøy. Etaten er organisert i 3 avdelinger, avdeling for mottak og avdeling for langtid, samt arkiv- og postavdeling med ansvar for blant annet merkantile funksjoner, regnskap, rapporteringer mv. NAV leder er også leder av nabokommunens NAV – kontor, NAV Vevelstad.

Prosessen rundt etableringen av NAV – Brønnøy har hatt flere utfordringer underveis. Den kanskje største utfordringen har vært knyttet til lokaliseringen, som ifølge NAV leder har utløst behov for ombygginger, blant annet i forhold til hensiktsmessige lokaliteter, møterom mv. Rådmann anfører også at ansatte burde vært bedre ivaretatt i NAV - prosessen, spesielt i planleggingstiden før den faktiske etableringen av NAV kontoret. NAV Brønnøy har også hatt en del sykefravær det siste året, med påfølgende restanseproblematikk.

Ytterst i front har NAV – Brønnøy eget mottak hvor publikum kan henvende seg for å få informasjon, eventuelt treffe kurator/saksbehandler i tilfeller hvor dette vurderes som nødvendig. Publikum kan også gjøre henvendelser på telefon til kontoret via de regionsvise kundesentrene.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 07.04.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 31.11.10.

Intervjuer

Tilsynet intervjuet 6 ansatte ved NAV – Brønnøy, i tillegg til rådmann i Brønnøy kommune.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Under tilsynet ba Fylkesmannen om særskilt dokumentinnsyn, herunder de 10 siste vedtak om avslag på økonomisk stønad.

Sluttmøte ble avholdt 01.12.10.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen – stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Dette var igjen avgrenset til temaene forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger, samt ivaretakelse av taushetsplikten.

Tilsynet var delt i tre underemner:

• hvordan henvendelser/søknader håndteres
• hvordan kartlegging/innhenting av relevante opplysninger skjer
• hvordan vurdering og beslutninger gjøres

Det ble funnet avvik innenfor område 3, hvordan vurderinger og beslutninger gjøres.

5. Funn

Avvik 1

1.1 Brønnøy kommune, ved NAV – Brønnøy, følger ikke lovens hovedregel om kontantutbetaling av økonomisk stønad til bruker.

1.2 Brønnøy kommunes rutinemessige praksis i forhold til utbetaling til kreditor fører til at man ulovlig tilkjennegir klientforhold. Dette er brudd på taushetspliktbestemmelsene i loven.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 21 og 22, samt § 44. Jf. også forvaltningslovens § 13 og 24.

Avviket bygger på følgende:

• Det fremgår av intervju og vedtak at økonomisk stønad utbetales til kreditor (strømleverandør, huseier mv) uten at det er vist til særskilte grunner i vedtaket for å fravike lovens hovedregel om kontantutbetaling.

• Praksisen fremstår som rutinemessig, hvilket er i strid med lovens krav om individuell/særskilt begrunnelse for denne type stønadsform/utbetalingsmåte.

Kommentar:

Utgangspunktet er at hovedregelen om kontantutbetaling til søker skal følges når stønaden skal utbetales. Fravik fra hovedregelen, herunder at ytelsen skal utbetales i form av varer og tjenester, kan kun iverksettes i tilfeller hvor det foreligger særlige grunner for å anta at ytelsen ikke vil benyttes i henhold til tiltenkt formål. Dette skal i så fall fremgå av kommunens vedtak ved at det konkretiseres hva antakelsen bygger på.

Lovens krav om særskilt begrunnelse for å fravike hovedregelen skal blant annet sikre at taushetsplikten overfor bruker blir ivaretatt. Fravik fra hovedregelen om kontantutbetaling skal derfor kun praktiseres når det foreligger særskilt grunnlag (hjemmel) for dette.

Avvik 2

2.1 Brønnøy kommune, ved NAV Brønnøy, praktiserer bruk av uforsvarlige sosialhjelpsnormer i utmålingen av økonomisk stønad.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 18 og 19, jf. § 4.

Avviket bygger på følgende:

• Det fremgår av intervju og vedtak at Brønnøy kommune praktiserer utbetaling av økonomisk stønad etter korttidsnormer opp til tre måneder sammenhengende. Disse sosialhjelpsnormene fraviker vesentlig fra statlig veiledende normer. For enslige utgjør de 70 % av veiledende satser, for ektepar/samboere 54 %.

Kommentar:

Tjenester som ytes etter lov om sosiale tjenester i NAV skal være forsvarlige. Så vidt lave sosialhjelpsnormer brukt over så langt tidsrom ivaretar ikke stønadsmottakers rett til forsvarlig ytelse.

Utmåling av økonomisk stønad skal gjøres etter en individuell vurdering av stønadsmottakers behov. Brønnøy kommunes bruk av korttidsnormer ivaretar ikke lovens krav om individuell utmåling av hjelpebehovet.

Merknad 1

1.1 Brønnøy kommune, ved NAV Brønnøy, fatter vedtak om økonomisk stønad uten at avgjørelsene er godt nok opplyst/utredet.

Myndighetskrav: forvaltningslovens §§ 17 og 24.

• Det fremgår av enkelte vedtak at det foreligger noe manglende skriftliggjøring/redegjørelse av brukers livssituasjon/behov.

• Omfanget fremstår som relativt sporadisk på bakgrunn av alle vedtakene Fylkesmannen har gjennomgått.

Kommentar:

Lovens krav om relevant utredning/relevant begrunnelse vil som regel være større i saker hvor klager får avslag eller bare delvis medhold på søknaden. Brønnøy kommune bes vær bevisste på dette forholdet, slik at alle vedtak sikres optimalt med hensyn til utrednings- og opplysningsplikten i loven.

6. Internkontroll

Ifølge lov om sosiale tjenester i NAV § 5 er kommunen forpliktet til å føre internkontroll innenfor det reviderte området, jf. kapittel 4 i loven. Kommunen må kunne redegjøre for hvordan dette lovkravet ivaretas.

Det fremgår av intervju at det foreligger relativt gode praktiske rutiner ved NAV Brønnøy som skal sikre at lovens krav ivaretas. Imidlertid har det vært forholdsvis lite fokus på skriftlighet rundt internkontrollen, også etter at kravet ble formalisert i lov fra 01.01.10. Det foreligger noe skriftlig materiale rundt prosedyrer, men et oversiktlig og helhetlig skriftlig ik-system er ikke dokumentert fremlagt. Fylkesmannen anbefaler større skriftlighet rundt internkontrollen, noe som også vil redusere risikoen for svikt innenfor det reviderte området.

Fylkesmannen ber også NAV Brønnøy vurdere rutiner rundt underskrivelse av vedtak. Ifølge intervju paraferes vedtak av saksbehandler og avdelingsleder, noe som i utgangspunktet bør være nok for å sikre kvaliteten på avgjørelsene. Imidlertid fremgår det at den ene av lederne har marginal erfaring med forvaltning av lov om sosiale tjenester i NAV. Fylkesmannen ber derfor Brønnøy kommune ved NAV Brønnøy vurdere hensiktsmessige tiltak slik at rutinen med to underskrifter (saksbehandler og avdelingsleder) sikres reell kvalitet.

Fylkesmannen vurderer også at Brønnøy kommune som arbeidsgiver bør være mer aktiv i sin kontakt med NAV Brønnøy. Tilsynet anbefaler økt formalisert og regelmessig kontakt mellom NAV ledelse og rådmann/kommunen, spesielt i forhold til råd og veiledning, rapporteringer, avklaringer, økonomi mv. Det vises her særskilt til at det må legges til grunn at NAV Brønnøy fortsatt er i en implementeringsfase, da det er relativt kort tid siden kontoret ble etablert.

7. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) med forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften)
• FOR 2002-12-20 nr. 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Rundskriv 1-34/2001 – Sosial og helsedepartementet, Sosialtjenestelovens kapittel 5
• Rundskriv A-68 av 21.12.09 – Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonsplan og tjenesteflyt ved NAV Brønnøy
• Virksomhetsplan NAV Brønnøy
• Beskrivelser av arbeidsprosesser for mottak og oppfølging ved NAV Brønnøy
• Oppfølging i NAV Brønnøy – flytskjema, informasjon, dokumentflyt mv
• Forslag til opplæringsplan våren 2010
• Driftsavtale mellom Brønnøy kommune og NAV – Nordland
• Samarbeidsavtale mellom Brønnøy kommune og NAV – Brønnøy
• Årsmelding 2009 Brønnøy kommune
• Socio – elektronisk remittering i Brønnøy kommune
• Organisasjonskart med stillinger, avdelinger, ansvar mv.
• Egenerklæringsskjema
• Kopi av alle vedtak om tildelt økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 for tidsrommet 24.05 – 04.06 2010
• Kopi av alle vedtak om avslag på økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 for tidsrommet 10.05 – 04.06 2010
• Rutinebeskrivelser i tilknytning til henvendelser og behandling av saker vedrørende økonomisk stønad etter §§ 18 og 19
• Oversikt over sosialhjelpsnormer

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tilsynet ba om utskrift av de 10 siste vedtakene (avslag) etter §§ 18 og 19

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Melding om tilsyn ble meldt i brev av 07.04.10
• Forespørsel om dokumentasjon ble meldt i brev av 09.06.10
• Endring av tilsynsdatoer, jf. brev av 23.08.10
• Program for tilsynet, jf. brev av 17.11.10
• Diverse e – poster og telefoner mellom tilsynet og NAV – Brønnøy vedrørende samordning av tilsynet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Arne Kvensjø	Rådmann		X
Jomar Hesimark	NAV leder	X	X	X
Helge Lund	Avdelingsleder	X	X
Torill M. Fjelldal	Sosialkurator/saksbehandler	X	X	X
Solvor S. Nicolaisen	Sosialkurator/saksbehandler	X	X
Kari Aakerøy	1. konsulent	X	X	X
Aud Helene Dragland	Områdesjef Helse og velferd	X		X
Anne Merete Johnsen	Sosialkurator/saksbehandler	X	X	X
Judith Ø. Lorentzen	Controller	X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Audun Hole, Marina Angell og Finn Asbjørn Trones

Kopi: NAV Brønnøy, 8905Brønnøysund