Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen - behandling av søknader om økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i Nav - §§ 18 og 19 ved Meløy kommune v/Nav Meløy 2010

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen – stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Dette var igjen avgrenset til temaene forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger og ivaretakelse av taushetsplikten.

Tilsynet hadde fokus på tre underemner:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger i forhold til stønad

Følgende avvik ble gitt

• Meløy kommune sikrer ikke at søknader om økonomisk stønad avgjøres etter en konkret individuell vurdering.

Dato: 09.12.2010

Audun Hole
revisjonsleder

Hildegunn Estensen og Liv Berit Nybakk
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Meløy kommune v/Nav Meløy i perioden 18.06.2010 – 09.12.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Meløy kommune er en kystkommune midt i Nordland fylke. Det bor rundt 6.700 innbyggere i kommunen. Administrasjonssted er Ørnes, der også Nav-kontoret ligger.

Nav Meløy ble etablert i mai 2009, og det ble i den sammenheng inngått samarbeidsavtale mellom Meløy kommune og Nav Nordland. Nav-kontoret ledes av Nav-leder. Han rapporterer til kommunalsjefen i kommunen vedr. forvaltningen av lov om sosiale tjenester i Nav, og er ellers en del av rådmannens ledergruppe.

Nav Meløy er delt i to avdelinger, Fag 1- korttidsoppfølging og Fag 2 -langtidsoppfølging. Forvaltningen av lov om sosiale tjenester i Nav er lagt til avdeling for korttidsoppfølging. Det er fire ansatte som for tiden forvalter lov om sosiale tjenester i Nav, alle kommunalt ansatt.

Den ene av disse er flyktningekonsulent som kun behandler søknader om økonomisk hjelp fra flyktninger.

I tillegg til de to nevnte avdelinger er det et fysisk mottak, betjent av en mottaksvakt. Mottaksvaktordningen rullerer mellom de statlig ansatte i avdeling for korttidsoppfølging. Henvendelser i mottak gjeldende økonomisk sosialhjelp blir i hovedsak videreformidlet til de som jobber med sosiale tjenester i Nav, som igjen har en vaktordning seg imellom i forhold til disse oppgavene.

Nav-leder har etter delegasjon fra rådmannen myndighet til å fatte vedtak i klientsaker i henhold til lov om sosiale tjenester i Nav. Denne myndighet er ikke delegert videre til saksbehandlerne. Nav-leder er også faglig ansvarlig, og deltar i drøftinger i utfordrende enkeltsaker. Saksbehandlerne har for øvrig egne drøftingsmøter to ganger pr. uke.

Det er en koordinator på hver av faggruppene. Koordinatoren på Fag 1 er stedfortreder for Nav-leder. Vedkommende har ingen oppgaver i forhold til forvaltningen av lov om sosiale tjenester i Nav.

På tidspunkt for tilsynet var Nav-leder langtidssykemeldt. I hans sted hadde kommunalsjefen myndighet til å fatte vedtak og deltok på drøftinger med saksbehandlerne en gang pr. uke.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.06.2010.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 11.11.2010.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 12.11.2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen – stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Dette var igjen avgrenset til temaene forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger, samt ivaretakelse av taushetsplikten.

Tilsynet var delt i tre underemner:

• hvordan henvendelser/søknader håndteres
• hvordan kartlegging/innhenting av relevante opplysninger skjer
• hvordan vurdering og beslutninger gjøres

5. Funn

Avvik 1:

Meløy kommune sikrer ikke at søknader om økonomisk stønad avgjøres etter en konkret individuell vurdering.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, jf. §§ 21, 22 og 26, forvaltningsloven § 24 samt krav til internkontroll i lov om sosiale tjenester § 5.

Avviket bygger på følgende:

• Kommunen praktiserer bruk av rekvisisjon og utbetaling til kreditor uten at det foreligger særlige forhold som tilsier at dette er nødvendig. Dette framgår av vedtak og bekreftes av intervju.
• Kommunen gir ingen begrunnelse i vedtaket når økonomisk stønad gis som varer og tjenester i form av rekvisisjon og utbetaling til kreditor. Dette framgår av vedtak og bekreftes av intervju.
• Kommunen foretar ingen konkret vurdering før det tas refusjon i etterbetaling av trygdeytelser. Dette framgår av vedtak og bekreftes av intervju.
• Kommunen har ikke utarbeidet et internkontrollsystem som fullt ut tilfredsstiller krav til systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid i tjenesten. Dette framgår av innsendte styringsdokumenter og bekreftes av intervju.

Kommentar:

Vedr. bruk av rekvisisjon og utbetaling til kreditor:

Det framgår av lov om sosiale tjenester i Nav § 21, første ledd at økonomisk stønad gis som bidrag, lån, garanti for lån, eller varer og tjenester. Det presiseres i fjerde ledd at stønadsformen varer og tjenester kun kan nyttes hvis det på grunn av særlige forhold må antas at stønadsmottakeren ikke vil bruke stønaden i samsvar med vilkår som er fastsatt etter § 20. Både rekvisisjon til et bestemt formål og betaling direkte til kreditor er å betrakte som varer og tjenester.

Vedr. refusjon i etterbetaling av trygdeytelser:

I henhold til § 26 i lov om sosiale tjenester i Nav kan kommunen kreve hel eller delvis refusjon i etterbetaling av trygdeytelser, til dekning av egne utlegg til samme formål og for samme tidsrom.

Når vedtaket om etterbetaling foreligger må det foretas en konkret vurdering av om vilkåret for refusjon er oppfylt. Videre må stønadsmottakers økonomiske situasjon vurderes. Avgjørelsen av om det skal tas refusjon vil være et enkeltvedtak som kan påklages.

Vedr. internkontrollsystemet:

Det framgår av § 5 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen at kommunen skal føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter kapittel 4 i loven er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Kommunen må kunne gjøre rede for hvordan den oppfyller denne plikten.

Det framgikk av intervjuene at det har vært lite fokus på internkontroll etter etableringen av Nav, selv ikke etter at det ble et krav om internkontroll, i og med ikrafttredelse av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen 01.01.2010. I de innsendte styringsdokumentene var det lite som pekte mot et aktivt internkontrollsystem. Det som fantes av prosedyrer var ikke oppdatert etter etablering av Nav-kontor, herunder saksbehandlingsprosedyrer. Det kunne heller ikke spores at kommunen har gjort risikovurderinger i forhold til situasjoner hvor det er fare for svikt, eksempelvis ved sykdom.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) med forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften)
• FOR 2002-12-20 nr. 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Rundskriv 1-34/2001 – Sosial og helsedepartementet, Sosialtjenestelovens kapittel 5
• Rundskriv A-68 av 21.12.09 – Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Meløy kommune og Nav Nordland
• Driftsavtale mellom Meløy kommune og Nav Nordland
• Organisasjonskart for Nav Meløy med avdelinger, stillinger og ansvarsområder
• Organisasjonskart for Meløy kommune
• Delegasjonsbrev til Nav-leder fra rådmann
• Oversikt over ansatte i Nav-Meløy som forvalter lov om sosiale tjenester i Nav
• Meløy kommunes årsmelding for 2008 vedr. de reviderte områder
• Nav-Meløy sosial – Årsmelding 2009
• Kopi av alle vedtak om tildelt økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 for tidsrommet 30.05 – 18.06. 2010
• Kopi av alle vedtak om avslag på økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 for tidsrommet 30.05 – 18.06. 2010
• Notat vedr. rusarbeidet i Meløy kommune
• Kopi av formularer som benyttes i saksbehandlingen, eksempelvis søknadsskjema maler osv.
• Kort redegjørelse vedr. saksbehandlingsprosessene.
• Oversikt over satser for økonomisk sosialhjelp

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Ubehandlede søknader

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 18.06.10
• Brev til kommunen med anmodning om dokumentasjon datert 15.09.10
• Brev fra kommunen vedlagt etterspurte dokumenter datert 22.10.10
• Program for gjennomføringen av tilsynet datert 01.11.10

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Audun Hole, Hildegunn Estensen og Liv Berit Nybakk

Fra Statens helsetilsyn deltok som observatør:
Sverre Nesheim