Rapport fra tilsyn i Narvik kommune – Nav-Narvik - etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen 2010

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen – stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Dette var igjen avgrenset til temaene forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger og ivaretakelse av taushetsplikten. Tilsynet hadde fokus på tre underemner:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger i forhold til stønad

Det ble funnet avvik på følgende områder:

Avvik 1

Narvik kommune, ved Nav – Narvik, sikrer ikke tilstrekkelig tilgjengelighet ved telefonhenvendelser.

Avvik 2

Narvik kommune, ved Nav – Narvik, ivaretar ikke taushetsplikten ved henvendelser i mottaket/ekspedisjonen.

Avvik 3

3.1 Narvik kommune, ved Nav – Narvik, fatter vedtak om økonomisk stønad gitt som rekvisisjon, uten at det gjøres individuelle vurderinger for denne stønadsformen.

3.2 Narvik kommune, ved Nav – Narvik, fatter vedtak om økonomisk stønad med direkte utbetaling til kreditor, uten at det gjøres individuelle vurderinger for denne utbetalingsmåten.

3.3 Narvik kommunes rutinemessige praksis ved bruk av rekvisisjon/utbetaling til kreditor fører til at man ulovlig tilkjennegir klientforhold, noe som er brudd på taushetspliktbestemmelsene.

Avvik 4

Kommunen, ved Nav – Narvik, praktiserer bruk av nødsats, kr. 50,- pr. dag inntil en måned sammenhengende.

Avvik 5

Narvik kommune, ved Nav – Narvik, praktiserer ulovlig innkreving av økonomisk stønad gitt til dekning av strømutgifter.

Dato:

Finn Asbjørn Trones
revisjonsleder Liv Berit Nybakk
revisor

 

 

Leif Aronsen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Narvik kommune, ved Nav – Narvik, i perioden 16.02.10 – 22.06.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Narvik kommune er en stor kommune i nord – norsk sammenheng, med ca 18.500 innbyggere. Befolkningen arbeider i hovedsak i servicenærningene, en mindre andel i industrien – blant annet i forhold til utskipning av malm over Narvik havn.

Kommunen har stram økonomi og er i gang med innsparingstiltak, blant annet som følge av Terrasaken.

Narvik kommune inngikk samarbeidsavtale med Nav Nordland i 2007 gjennom etablering av Nav – Narvik. Etaten er organisert i 3 avdelinger; avdeling for mottak og kortidssoppfølging, avdeling for oppfølging over tid, samt økonomi og tjenesteavdeling med ansvar for blant annet merkantile funksjoner, gjeldsrådgivning mv.

Nav – leder er øverste leder av Nav – Narvik. Hver av de tre avdelingene ledes av avdelingsledere som igjen har overordnet ansvar i forhold til tjenesteyting, personell og budsjett.

Når det gjelder tjenesteproduksjon etter lov om sosiale tjenester i Nav, så er det ved Nav – Narvik faglig leder med særskilt ansvar for å kvalitetssikre vedtak i kort- og langtidsavdelingen. Faglig leder paraferer også vedtak etter lov om sosiale tjenester i Nav.

Ytterst i front har kontoret eget mottak hvor publikum kan henvende seg for å få informasjon, eventuelt treffe kurator/saksbehandler om nødvendig. Publikum kan også henvende seg på telefon til Nav – Narvik via de regionsvise kundesentrene.

Det er omlag 20 ansatte på Nav - Narvik som har ansvar i forhold til forvaltningen av lov om sosiale tjenester i Nav. De fleste av disse er kommunalt ansatt. Rundt 10 - 12 av kuratorene/saksbehandlerne forvalter daglig loven innenfor det reviderte tilsynsområdet. To av disse er plassert i mottaket (avdeling for korttidsoppfølging), resterende på avdeling for oppfølging over tid.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.02.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 15.06.10.

Intervjuer

Tilsynet intervjuet 10 ansatte ved Nav – Narvik

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Under tilsynet ba Fylkesmannen om dokumentinnsyn til særskilte brukere.

Sluttmøte ble avholdt 16.06.10.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen – stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Dette var igjen avgrenset til temaene forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger, samt ivaretakelse av taushetsplikten.

Tilsynet var delt i tre underemner:

1. hvordan henvendelser/søknader håndteres

2. hvordan kartlegging/innhenting av relevante opplysninger skjer

3. hvordan vurdering og beslutninger gjøres

Det ble funnet avvik innenfor områdene 1 og 3, hvordan henvendelser/søknader håndteres og hvordan vurderinger og beslutninger gjøres.

5. Funn

 

 

Avvik 1

Narvik kommune, ved Nav – Narvik, sikrer ikke tilstrekkelig tilgjengelighet ved telefonhenvendelser.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester i Nav § 17, jf. §§ 18 og 19, samt § 5, jf. internkontrollforskriften §§ 4 og 5, jf. forvaltningslovens § 11.

Avviket bygger på følgende:

• Det fremgår av intervju at Nav – Narvik fremstår som lite tilgjengelig for mange brukere, da de ikke kommer gjennom på telefon til sin saksbehandler. Dette skyldes at saksbehandlere i avdeling oppfølging over tid skjermer seg for inngående telefoner som følge av saksbehandling, møtevirksomhet, planlegging, opplæring mv. Telefonen blir ”fysisk avstengt” som følge av koblingen mellom dataprogram (outlook) og telefon.
• Omfanget av skjermingen er vanskelig å tallfeste, men dokumentasjon fra intervju tilsier at den er for omfattende. Det ble vist til at skjerming i noen tilfeller kan foregå gjennom store deler av dagen, i enkelte tilfeller opp mot en uke i strekk på enkelte saksbehandlere.

Avvik 2:

Narvik kommune, ved Nav – Narvik, ivaretar ikke taushetsplikten ved henvendelser i mottaket/ekspedisjonen.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester i Nav § 44, jf. forvaltningsloven § 13, samt internkontrollforskriftens § 5, jf. § 4.

Avviket bygger på følgende:

Det fremgår av tilsynets befaring i ekspedisjonen på Nav – Narvik, samt på bakgrunn av intervju med ansatte, at lokalitetene i front ikke ivaretar kravet om taushetsplikt når publikum gjør personlige henvendelser i ekspedisjonen på Nav – kontoret.

Ekspedisjonen, som er plassert ved inngangsdøren, betjenes av to ansatte – Nav – verter - som håndterer henvendelser fra publikum. Plasseringen er ugunstig, da all trafikk inn og ut av Nav – kontoret passerer disken. Det er vanskelig å unngå at forbipasserende har mulighet for å høre hva som blir sagt ved disken.

Det danner seg ofte kø i nærheten av skranken, blant annet som følge av at mottaket ikke har kølappssystem som sikrer køordning. Publikum som har ærender i kundemottaket blir da stående i ”ventesone” for å sikre at de ikke mister sin plass i køen. Da avstanden mellom ”ventesone” og disk bare er noen få meter, kan de overhøre hva som sies ved disken, mellom bruker og Nav – vert.

Avvik 3:

3.1 Narvik kommune, ved Nav – Narvik, fatter vedtak om økonomisk stønad gitt som rekvisisjon, uten at det gjøres individuelle vurderinger for denne stønadsformen.

3.2 Narvik kommune, ved Nav – Narvik, fatter vedtak om økonomisk stønad med direkte utbetaling til kreditor, uten at det gjøres individuelle vurderinger for denne utbetalingsmåten.

3.3 Narvik kommunes rutinemessige praksis ved bruk av rekvisisjon/utbetaling til kreditor fører til at man ulovlig tilkjennegir klientforhold, noe som er brudd på taushetspliktbestemmelsene.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester i Nav § 22, jf. § 21, samt § 44.

Avviket bygger på følgende:

• Det fremgår av intervju og vedtak at økonomisk stønad innvilges som rekvisisjon, uten at det foreligger særskilte grunner for dette nedfelt i vedtaket. Det samme gjelder utbetaling til kreditor (strømleverandør, huseier), her fremkommer det heller ikke særskilt begrunnelse i vedtak.
• Det går frem av intervju at det benyttes rekvisisjon og utbetaling til kreditor for å sikre at pengene brukes til tiltenkt formål.
• Praksisen er rutinemessig, hvilket er i strid med lovens krav om individuell/særskilt begrunnelse for denne type stønadsform/utbetalingsmåte.

Avvik 4:

Kommunen, ved Nav – Narvik, praktiserer bruk av nødsats, kr. 50,- pr. dag inntil en måned sammenhengende.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, jf. § 4.

Avviket bygger på følgende:

• Det fremgår av intervju og vedtak at økonomisk stønad til nødhjelp kan ytes opp til en måned sammenhengende etter en dagsats på kr. 50,-. Denne utmålingen vurderes som uforsvarlig lav over en så lang periode, jf. at nødhjelp gis under forutsetning av at stønadsmottaker er helt uten midler til livsnødvendigheter.
• Tjenester som ytes etter lov om sosiale tjenester i Nav skal være forsvarlige. En nødsats brukt over et så langt tidsrom ivaretar ikke stønadsmottakers rett til forsvarlig ytelse.
• Utmåling av økonomisk stønad skal gjøres etter en individuell vurdering av stønadsmottakers behov. En standardisert praksis med kr. 50,- pr. dag opp til en måned ivaretar ikke lovens krav om individuell utmåling av stønad.

Avvik 5:

Narvik kommune, ved Nav – Narvik, praktiserer ulovlig innkreving av økonomisk stønad gitt til dekning av strømutgifter.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Det foreligger ikke hjemmel i lov om sosiale tjenester i Nav.

Avviket bygger på følgende:

• For stønadsmottakere hvor det er tatt hensyn til strømutgifter i utmålingen, eller som har mottatt økonomisk bidrag direkte til strømutgifter, sendes det særskilt brev fra kommunen til kraftleverandør at eventuelt overskytende kronebeløp på årsavlesningen for strømforbruket skal transporteres direkte til kommunen.
• Denne praksisen fremgår ikke av stønadsmottakerens vedtak, men fremstår som en administrativ rutine, ifølge intervju og rutinebeskrivelser.
• Rutinen er formalisert i egen brevmal, jf. kommunens styringsdokumenter/rutinebeskrivelser på området.
• Rutinen er ulovlig, da lov om sosiale tjenester ikke gir hjemmel for denne type ”refusjon”/inndriving av økonomisk sosialhjelp.

6. Regelverk

LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen

LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) med forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften)

FOR 2002-12-20 nr. 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

Rundskriv 1-34/2001 – Sosial og helsedepartementet, Sosialtjenestelovens kapittel 5

Rundskriv A-68 av 21.12.09 – Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Narvik kommune og Nav – Nordland
• Driftsavtale mellom Narvik kommune og Nav – Nordland
• Organisasjonskart med stillinger, avdelinger, ansvar mv.
• Narvik kommunes ansvarsfordeling for enhetene
• Delegasjonsbrev til Nav – leder fra rådmann
• Oversikt over ansatte i Nav – Narvik som forvalter lov om sosiale tjenester i Nav
• Narvik kommunes årsmelding for 2008 og 2009
• Kopi av alle vedtak om tildelt økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 for tidsrommet 01.02 – 15.02 2010
• Kopi av alle vedtak om avslag på økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 for tidsrommet 01.02 – 15.02 2010
• Rutinebeskrivelser i tilknytning til henvendelser og behandling av saker vedrørende økonomisk stønad etter §§ 18 og 19
• Handlingsplan for HMS – arbeidet for Nav – Narvik
• Kompetanseplan 2010 for ansatte ved Nav – Narvik
• Avsjekkskjema for ansatte ved Nav – Narvik
• Sikkerhetsrutiner og avviksskjema for vold/trusler mot virksomheten
• Oversikt over brukerutvalg ved Nav – Narvik, konstitueringsdokument og beskrivelse av brukermedvirkning på systemnivå
• Rutinebeskrivelser knyttet til nye medarbeidere – opplæringsprogram, møtevirksomhet, evalueringsprosedyrer

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tilsynet fikk innsyn i journalnotater, vedtak etc. til enkeltbruker med fokus på journalføring, begrunnelser mv.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Melding om tilsyn ble meldt i brev av 16.02.10
• Forespørsel om dokumentasjon ble meldt i brev av 30.04.10
• Den 03.06.10 sendte Fylkesmannen brev til Nav – Narvik vedrørende program til tilsynet
• Diverse e – poster og telefoner mellom tilsynet og Nav – Narvik vedrørende samordning av tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Kjell Karlsen	avdelingsleder kortidsavdelingen	X	X	X
Nina Holthe	avdelingsleder oppfølgingsavdelingen	X	X	X
Barbro Holmstad	sosialkurator korttidsavdelingen	X	X	X
Grete Solvoll	sosialkurator korttidsavdelingen	X	X	X
Grethe Jarhelle	1 konsulent korttidsavdelingen	X	X
Karin M. Pedersen	fagansvarlig	X	X	X
Rigmor Mathisen	saksbehandler oppfølgingsavdelingen	X	X	X
Ellinor Guldbrandsen	sosialkurator oppfølgingsavdelingen		X	X
Trine Olsen	sosialkurator oppfølgingsavdelingen			X
Linda Hegge	Nav - leder	X	X	X
Wiggo Lauritzen	rådmann		X	X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Liv Berit Nybakk, Leif Aronsen og Finn Asbjørn Trones

Kopi: Nav – Narvik, Kongens gate 51, 8514 Narvik