Rapport fra tilsyn med Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, behandling av søknader om økonomisk stønad ved Rana kommune v/Nav-Rana 2010

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Økonomisk stønad i medhold av §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, med fokus på:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger, vedtak og utbetaling av stønad

Det ble konstatert ett avvik og gitt en merknad:

Avvik:

Rana kommune ved Nav- Rana ivaretar ikke taushetsplikt ved henvendelser i mottak/ekspedisjon.

Merknad:

Kommunen ved Nav - Rana praktiserer rekvisisjon og utbetaling til kreditor på særskilt grunnlag. Dette fremgår imidlertid ikke i tilstrekkelig grad av de aktuelle vedtak. Vedtakene bør tydeliggjøres på dette punkt.

Dato: 13.desember 2010.

Leif Aronsen
revisjonsleder

Finn Asbjørn Trones
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Rana kommune v/Nav-Rana i perioden 7.april - 14.oktober 2010. Tilsynet er landsomfattende. Det innebærer at tema for tilsynet er fastsatt av sentrale myndigheter, Statens helsetilsyn. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen§ 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Tilsynet vurderer virksomhetens praksis. Dersom det konstateres avvik vurderer tilsynet også de tiltak mv., den internkontroll, som er iverksatt for å forebygge svikt.

Revisjonen omfattet undersøkelser om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser, som for eksempel gjennomgang av klientjournaler.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nav - Rana ble etablert med virkning fra november 2008. De kommunale tjenestene i kontoret er senere justert, sist ved kommunestyrets vedtak av 9.juni 2009, og utgjør etter dette minimumsløsningen som er satt i Nav-loven.

Kontoret har enhetlig ledelse. Stedfortreder for Nav-leder har fagansvar for de kommunale tjenestene.

Nav – Rana er organisert i mottaksavdeling, oppfølgingsavdeling, stabsfunksjoner og fellestjenester. Enhetene har brei kompetanse og består av medarbeidere både fra stat og kommune. Mottaksavdelingen har 18 stillinger, herav 6 kommunale. I oppfølgingsavdelingen er det 24 stillinger, herav 7 kommunale. Fellestjenesten har 2 kommunale og 4 statlige stillinger.

Rana er en industrikommune med ca 25.000 innbyggere. Kommunen strekker seg over 4436 km2, og er landets 4.største i utstrekning.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 7.april 2010.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 13.oktober 2010.

Intervjuer 10 personer ble intervjuet herunder Nav-leder, samt helse og sosialsjef (i rådmannens sted).

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Under tilsynet ble et utvalg klientmapper gjennomgått.

Det ble gjennomført befaring ved lokalene til Nav-kontoret.

Sluttmøte ble avholdt 14.oktober.

4. Hva tilsynet omfattet

Området for tilsynet var økonomisk stønad i medhold av §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfelle. Samt de saksbehandlingsreglene som følger av forvaltningsloven ved behandling av stønad som nevnt.

Temaet var videre avgrenset til forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger samt ivaretakelse av taushetsplikt, og avgrenset til:

• Hvordan henvendelser/søknader håndteres
• Hvordan kartlegging/innhenting av relevante opplysninger skjer
• Hvordan vurderinger foretas og beslutninger treffes.

5. Funn

Avvik:

Rana kommune ved Nav- Rana ivaretar ikke taushetsplikt ved henvendelser i mottak/ekspedisjon.

Avviket bygger på følgende:

• Tilsynets befaring i ekspedisjonen/mottaket.
• Intervju med medarbeidere.
• Planløsningen framstår som minimal, med korte avstander mellom mottak av henvendelser, ventesone og kø område i ekspedisjonen/mottaket.

Selv om det var høy bevissthet med hensyn på å ivareta taushetsplikten under de rådende forhold, blant annen ved etablering av lydsone og markeringsstriper, så var ikke disse tiltakene tilstrekkelige.

Merknad:

I vedtak hvor kommunen utbetaler stønaden som rekvisisjon eller som varer og tjenester (direkte til kreditor), kan kommunens avgjørelse i enkelte tilfelle være noe mangelfulle på utrednings- og beslutningssiden.

Merknaden bygger på følgende:

• Utbetaling til kreditor skal grunngis og det skal fattes særskilt vedtak om dette, jf lov om sosiale tjenester i Nav § 21.
• De fleste av kommunens vedtak ivaretar lovens krav på dette området.
• Dog viser at lite mindretall av avgjørelsene av Nav-Rana burde utredet sakene noe mer. Det skal gis særskilt begrunnelse for hvorfor kommunen ønsker å fravike lovens hovedregel om kontant utbetaling. Hvorfor en gjør dette, tidligere erfaringer med misbruk, brudd på eventuelle vilkår mv. Disse vedtakene har mangler i forhold til dette lovkravet.
• Rana kommune v/Nav-Rana bes også ta beslutningen om utbetalingsmåte inn under punktet Vedtak, ikke bare vise til skjematisk oppsett i ”tabell” som viser formål, periode, utbetalingsmåte (til søker, til kreditor, som rekvisisjon mv). Dette vil tydeliggjøre utbetalingsmåten overfor søker, slik at det ikke er tvil om hvordan stønaden utbetales. Som regel gjøres dette.

6. Regelverk

• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) med forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften)
• FOR 2002-12-20 nr. 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Rundskriv 1-34/2001 – Sosial og helsedepartementet, Sosialtjenestelovens kapittel 5
• Rundskriv A-68 av 21.12.09 – Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtalen mellom Nav Nordland og Rana kommune, sist revidert 17.mars 2010.
• Beskrivelse av ledelse og stabsfunksjoner i Nav Rana av 6.november 2009, herunder oppsett over medarbeidere som arbeider med forvaltning av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen v/Nav Rana.
• Beskrivelse av hovedstruktur og organisering.
• Rapporter fra Nav Rana til kommunen for 2010.
• Alle vedtak i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 18 og 19 for perioden 31.mai – 4.juni 2010, i alt 59 vedtak.
• Skjema for søknad om økonomisk stønad.
• Beskrivelse av saksgang fra søknad til vedtak og utbetaling.
• Rutinebeskrivelse for håndtering av krisesøknader.
• Orientering om klinetutvalget.
• Kompetanseplan og HMS plan.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tilsynet gjennomgikk et utvalg av journalnotater for enkeltbrukere med fokus på sikring av kvalitet og ivaretakelse av nødvendig informasjon.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Tilsynet ble meldt i brev av 16.februar 2010.
• Anmodning om dokumentasjon, brev fra Fylkesmannen av 4.august 2010.
• Dokumenter fra Rana kommune av 13.september 2010.
• Program for tilsynet av 21.september 2010.
• Diverse korrespondanse pr e-post.
• Justert program av 4.ooktober 2010.

8. Tilsynet har ellers merket seg følgende

Klientutvalg:

Kommunen har klientutvalg. Utvalget behandler blant annet klager i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Videre kan utvalget beslutte å få seg forelagt saker til kontroll/gjennomgang.

Fullmakten fra kommunen til Nav Rana for forvaltning av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen er gitt til Nav leder. Her framkommer ingen opplysninger eller henvisninger til klientutvalget. Der framsto som om utvalgets tidligere rolle/oppgaver overfor sosialtjenesten var videreført også etter at myndigheten var delegert til Nav leder, og uten at dette synes å være tatt stilling til på prinsipielt grunnlag. Tilsynet fikk inntrykk av at klager og kontrollsaker ble sendt utvalget nærmest av gammel vane.

”Annulering av søknader:”

Rana kommune v/Nav Rana benytter betegnelsen ”Annulering av søknad” i de tilfelle der søknad om stønad blir avslått med begrunnelse i at det ikke, etter purringer, er levert dokumentasjon som etterspurt. De aktuelle enkeltvedtak fyller forvaltningslovens krav til enkeltvedtak, men betegnelsen ”annulering av søknad” kan gi grunnlag for misforståelser.

Lovhenvisninger:

I en del av sakene/vedtakene tilsynet gjennomgikk var det henvist til bestemmelsene i lov om sosiale tjenester. Dette hadde ikke noen betydning for utfallet av sakene. Tilsynet registrerte at kontoret var inne i en prosess med justering av sine maler/standardoppsett for behandling av saker i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

”Bakvakttelefon - sosialtelefon.”

For å være tilgjengelig på telefon hadde kontoret etablert en bakvaktsordning ved henvendelser om kommunale tjenester i Nav. Dersom den aktuelle sakebehandler ikke var tilgjengelig ble henvendelsen satt over til bakvaktstelefonen. Denne ble betjent av saksbehandlere etter en oppsatt vaktordning. Overfor tilsynet ble det gitt uttrykk for en del frustrasjon over denne ordningen, og at dette egentlig burde ivaretas ved en opprusting av fellestjenesten ved Nav kontoret.

Internkontroll under utvikling, rapporteringssystem m.v.

Kontoret var inne i en prosess for oppdatering og utvikling av IK for de kommunale tjenestene. På bakgrunn av omfanget av disse tjenestene framsto grad av skriftliggjøring som beskjeden, det gjelder også i forhold til rapporteringer. Tilsynet likevel fikk inntrykk av tjenesten holdt god kvalitet, båret oppe av ”drøftingsmøter” og god kompetanse.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

9. Deltakere ved tilsynet

Fra tilsynsmyndigheten deltok:
Finn Asbjørn Trones revisor 
Leif Aronsen revisjonsleder