Rapport fra tilsyn med rettighetsforskriftens krav til protokollføring ved bruk av tvang, informasjon om klageadgang og tilsynsvirksomhetens virksomhet ved Sollia barne- og familiesenter 2010

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om institusjonen sikrer at kravene til protokollføring i rettighetsforskriften etterleves.
• Om institusjonen sikrer at klageadgangen og tilsynsmyndighetens virksomhet gjøres kjent for dem det gjelder.

Det ble ikke gitt avvik eller merknader under tilsynet.

Dato: 30.12.2010

Trond Gården
revisjonsleder

Lise Tymi
revisor

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sollia barne- og familiesenter i perioden 16.06.2010 – 30.12.2010. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sollia barne- og familiesenter er en statlig barneverninstitusjon, lokalisert i Sortland kommune. Institusjonen har en barnhjemsavdeling og en foreldre-barn avdeling. Systemrevisjonen omfatter bare barnehjemsavdelingen.

Barnehjemsavdelingen har plass til 6 barn i alderen 0-12 år. Institusjonen tar i mot barn som er plassert i henhold til lov om barneverntjenester §§ 4-4 femte ledd, 4-6, 4-12 og 4-8 jfr. 4-9.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.06.2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 11.11.2010.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 11.11.2010.

Hva tilsynet omfattet

• Om institusjonen sikrer at kravene til protokollføring i rettighetsforskriften etterleves.
• Ominstitusjonen sikrer at klageadgangen og tilsynsmyndighetens virksomhet gjøres kjent for dem det gjelder.

Systemrevisjonen omfatter kun de bestemmelsene i rettighetsforskriften som omhandler krav om protokollføring. De tilfeller der det er krav om vedtak, men ikke protokollføring, faller utenfor.

Funn

Det ble ikke funnet avvik under tilsynet.

Det ble ikke gitt merknader under tilsynet.

Andre observasjoner

• Institusjonen har rutiner for føring av tvangsprotokoller som sikrer at disse føres innen forsvarlig tid etter hendelsen. Rutinene er beskrevet i rutineperm som er tilgjengelig for ansatte. Nestleder gjennomgår og evaluerer tvangsbruken med de berørte miljøterapeutene i forbindelse med protokollføringen. Ved behov bringes erfaringene også inn i ansattegruppen.
• Beboere informeres om klage- og tilsynsordningen ved inntak. Det er nylig innført rutine som også skal sikre at foreldre kjenner til klageadgang og tilsynsordningen.
• Institusjonen har system for avvikshåndtering.
• Institusjonen har introduksjonsprogram for nytilsatte der gjennomgang av rutiner er en del av opplæringen. Det foretas også årlige gjennomganger av rutiner. Ansatte gis opplæring i rettighetsforskriften.

Tilsynet har for øvrig merket seg at det kan være en motsetning mellom beboernes rett til, og informasjon om klage, og det enkelte barns behov for å legge uheldige hendelser bak seg. Noen ganger går det litt tid mellom en tvangshendelse og tidspunkt for ferdigstillelse av rapport. Spesielt mindre barn har fokus på nåtiden, og etter hendelsen er det gjerne et miljøterapeutisk etterarbeid som inkluderer en gjennomgang av hva som har skjedd og hvorfor, og eventuelle alternativer for at slikt ikke skal skje på nytt. Når så rapporten er ferdigskrevet skal denne gjennomgås med barnet og spørsmålet om klage tas opp. Under tilsynet framkom det at enkelte barn på tidspunkt for gjennomgang av rapporten har lagt hendelsen bak seg og enten ikke vil snakke om dette og/eller føler ubehag ved at dette skal tas opp på nytt. Noen gir også uttrykk for skam i disse situasjonene.

Tilsynsmyndigheten vil ta opp problemstillingen med barnehjemmene og vurdere om det også skal drøftes med Statens helsetilsyn.

Regelverk

• barnevernloven § 5-9 om rettigheter under opphold i institusjon
• rettighetsforskriften § 8 om kontroll av beboernes korrespondanse
• rettighetsforskriften § 16 om ransaking av rom og eiendeler
• rettighetsforskriften § 17 om beslaglegging og tilintetgjøring
• rettighetsforskriften § 18 om tvang i akutte faresituasjoner
• rettighetsforskriften § 19 om tilbakeføring ved rømming
• rettighetsforskriften § 25 om klage over bruk av tvang
• rettighetsforskriften § 26 om andre henvendelser om brudd på forskrifte

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• institusjonsplan for 2010, herunder
  - oversikt over ansatte
  - stillingsbeskrivelser
  - kompetanseoversikt
  - kompetanseplan
  - rutiner ved skriving av tvangsprotokoller
  - rutiner for håndtering av beboere og foresattes klageadgang
  - oversikt over internkontroll ved Sollia barne- og familiesenter

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• tvangsprotokoller fra nov. 2009 – nov. 2010
• journal for beboere som er berørt av tvangsbruken samme periode
• skriftlig observasjoner vedr. aktuell beboere samme dato som tvangsprotokollene
• avvikskjema knyttet til reviderte tema nov. 2009 – nov. 2010.
• institusjonenes rutineperm

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• 16.06.2010 – varsel om tilsyn
• 31.08.2010 – endring av dato for tilsyn
• 14.102010 – oversendelse fra institusjonen med etterspurte dokumenter
• 29.102010 – program for tilsynet.

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Trond Gården og Lise Tymi