Rapport fra tilsyn med samfunnsmedisin Sortland kommune 2010

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• organisering av arbeidet med samfunnsmedisinske oppgaver
• kommunens prosedyrer for godkjenning av virksomheter
• kommunens prosedyrer for tilsyn med virksomheter
• kommunens saksbehandlingsrutiner i klagesaker etter kommunehelsetjenesteloven kap. 4a
• kommunens smittevernberedskap, inkludert pandemisk influensa
• hvordan kommunen sikrer at helsehensyn ivaretas i kommunalt planarbeid og saksbehandling

Det ble funnet ett avvik og gitt en merknad:

Avvik 1:

Sortland kommune ivaretar ikke ansvaret sitt som tilsynsmyndighet innen miljørettet helsevern.

Merknad 1:

Organisering av arbeidet innen samfunnsmedisin og miljørettet helsevern bør gjennomgås, herunder bør ansvars- og oppgavefordeling mellom kommuneoverlegen og enhetsleder helse innen miljørettet helsevern presiseres.

Dato: 24. februar 2011

Hege Meldal
revisjonsleder

Solveig Mollnes
revisor

Nils Jørgen Myrbakk 
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Sortland kommune i perioden 28. april 2010 til 24. februar 2011. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Nordland gjennomfører i inneværende år

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sortland kommune hadde 1. januar 2010 9 819 innbyggere.

Sortland kommune har åtte resultatenheter under rådmannen. Enhetslederne rapporterer månedlig på økonomi og drift til rådmann, og rådmannen har møter med enhetslederne hver tredje uke. Helse- og familieenheten er delt inn i underenhetene psykiatri/rus, kommunalt legekontor, barnevern og helsestasjon. Kommuneoverlegen er plassert i en stabsfunksjon tilknytta enhetslederen, er ansatt i 40 % stilling og er tillagt funksjonen medisinsk faglig rådgiver med ansvar for blant annet kommunes arbeid i henhold til smittevernloven, lov om helsemessig – og sosial beredskap og forskrift om miljørettet helsevern. Det finnes stillingsbeskrivelser for alle aktuelle stillinger, som blant annet beskriver organisatorisk plassering og ansvarsområder.

Delegasjonsreglementet av 17. juni 2010 gir rådmannen vedtaksmyndighet etter lov om helsemessig – og sosial beredskap, lov om vern mot tobakkskader, kommunehelsetjenesteloven og smittevernloven. I det interne delegasjonsreglementet av 3. oktober 2003 videredelegerer rådmannen til enhetsleder for helse- og familieenheten. Utvalget for helse, sosial og omsorgs klientutvalg er klageorgan for klager etter kommunehelsetjenesteloven.¨

Kommuneplanens strategidel gjelder for perioden 2008 til 2020, mens kommunens arealplan for tettstedet Sortland er fra 1997 og arealplan for spredtbygde strøk er fra 2005.

Kommunen har plan for kommunal kriseledelse, smittevernplan og planer for arbeidet med pandemisk influensa som alle er revidert i løpet av de siste åra. Kommunen har prosedyrer for smittevernarbeidet på institusjoner og for flyktningehelsetjenesten.

I Sortland finnes sju kommunale og sju private barnehager, ni kommunale grunnskoler og en videregående skole, to større idrettshaller derav den ene har svømmebasseng. I tillegg finnes svømmebasseng ved Maurnes skole og Sortland videregående skole avd. Kleiva.

Sortland kommune driver seks kommunale vannverk, mens private eiere er ansvarlig for ytterligere seks vannverk. I kommunen er det et fåtall større kommunale avløpsanlegg og desto flere små private. Sortland kommune er tilslutta RenoVest IKS som er ansvarlig for håndtering av avfall fra privathusholdninger, innsamling og håndtering av slam og septikk, og de har også et tilbud til næringsdrivende.

Sortland kommune er et kommunikasjonsmessig knutepunkt i regionen. Næringslivet er sammensatt og består av ulike typer av offentlige virksomheter, handels- og servicenæringer, havbruksaktiviteter og tradisjonelle primærnæringer.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt ut 28. april 2010.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forkant av tilsynet er gitt i det kapitlet som heter Dokumentunderlag.

Formøteble ikke holdt.

Åpningsmøte ble holdt 28. september 2010.

Intervjuer

Ni personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i det kapitlet som heter Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført befaring.

Sluttmøte ble holdt 28. september 2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet:

• organisering av arbeidet med samfunnsmedisinske oppgaver
• kommunens prosedyrer for godkjenning av virksomheter
• kommunens prosedyrer for tilsyn med virksomheter
• kommunens saksbehandlingsrutiner i klagesaker etter kommunehelsetjenesteloven kap. 4a
• kommunens smittevernberedskap, inkludert pandemisk influensa
• hvordan kommunen sikrer at helsehensyn ivaretas i kommunalt planarbeid og saksbehandling

5. Funn

Avvik 1:

Sortland kommune ivaretar ikke ansvaret sitt som tilsynsmyndighet innen miljørettet helsevern.

Avvik fra kommunehelsetjenesteloven § 4a-2: Kommunestyret skal ha tilsyn med de faktorer som er nevnt i § 4a-1, første ledd. Innen miljørettet helsevern skal kommunestyret utøve den virksomhet og treffe de avgjørelser som det er tillagt i lov eller i medhold av lov.

Det vises også til:

• forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 (innholdet i internkontrollen)
• forskrift om miljørettet helsevern § 6 (tilsyn, se også merknader til bestemmelsen)
• forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager §§ 6 og 25 (godkjenning og tilsyn)
• forskrift om hygienekrav for frisør-, hudpleie-, tatoverings- og hulltakingsvirksomheter § 8 (tilsyn)
• forskrift om badeanlegg, bassengbad og badstu mv § 19 (tilsyn)
• forskrift om skadedyrbekjempelse § 5-2 (tilsyn)
• forskrift om vannforsyning og drikkevann § 16 (tilsyn og vedtak)
• forskrift om strålevern og bruk av stråling § 42 (tilsyn)
• forskrift om smittefarlig avfall fra helsetjeneste og dyrehelsetjeneste § 9 (vedtaks- og tilsynsmyndighet)

Avviket bygger på følgende funn som kom fram gjennom dokumentgjennomgang og intervju:

• ikke alle grunnskoler og videregående skoler er godkjent etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v
• kommunen har ikke oversikt over tilsynsobjekter
• det finnes ingen tilsynsplan
• det finnes ingen rutiner for gjennomføring og oppfølging av tilsyn
• det kan kun dokumenteres utført tilsyn i barnehager og enkelte skoler. Denne sparsomme tilsynsaktiviteten synes i stor grad å være hendelsesbasert og ikke planlagt og risikobasert.
• det er ikke etablert rutiner som sikrer nye medarbeidere tilgang til historisk materiale.
• Kommuneoverlegen hadde ikke fått det gamle arkivet vedr. tilsyn innen miljørettet helsevern
• vedtak i forbindelse med saksbehandling av godkjenningssøknader og i tilsynssaker er ikke utformet i henhold til forvaltningslovens bestemmelser

Merknad 1:

Organisering av arbeidet innen samfunnsmedisin og miljørettet helsevern bør gjennomgås, herunder bør ansvars- og oppgavefordeling mellom kommuneoverlegen og enhetsleder helse innen miljørettet helsevern presiseres.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Myndighet til å fatte vedtak etter kommunehelsetjenestelovens kap 4a er i internt reglement for delegasjon delegert fra rådmann til enhetsleder helse. I arbeidsbeskrivelse for kommuneoverlegen angis at vedtaksmyndigheten ligger hos kommuneoverlegen.
• Kommuneoverlegens plassering i organisasjonen som en rådgiver i stab helse, hennes stillingsbrøk og kontorsted gjør at det kan være utfordrende for kommunen å oppfylle kommunehelsetjenesteloven § 3-5
• Det synes uklart hvilke oppgaver innen miljørettet helsevern som tilligger henholdsvis enhetsleder helse, kommuneoverlegen og helsesøstertjenesten samt at det også er uklart hva som er kommunens forventninger til dette arbeidet

Helsetilsynet i Nordland har for øvrig merket seg at Sortland kommune har et oppdatert beredskapsplanverk for smittevernarbeidet og for vannverkene. Kommunen har også gjennomarbeida og gode rutiner for smittevernarbeidet i flyktningehelsetjenesten og i sykehjem. Videre synes det å foreligge gode driftsrutiner for både svømmebasseng og vannverk.

Helsetilsynet i Nordland har også merket seg at kommunen har rutiner som skal sikre at helsehensyn ivaretas i all planlegging samt at det er etablert en samspillgruppe som skal arbeide tverrfaglig med forebyggende og helsefremmende arbeid. Kommunen ser dermed ut til å ha et godt grunnlag for å imøtekomme kravene til helse-i-plan og helse-i-alt-vi-gjør- tankegangen i den nye folkehelseloven samt samhandlingsreformens intensjoner om tverrfaglig forebyggende og helsefremmende arbeid.

6. Regelverk

• Lov av 19.11.1982 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 30.03.1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 05.08.1994 om vern mot smittsomme sykdommer
• Lov av 23.06.2000 om helsemessig og sosial beredskap
• Forskrift av 25.04.2003 om miljørettet helsevern
• Forskrift av 01.12.1995 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. Forskrift av 13.06.1996 for badeanlegg, bassengbad og badstu m.v.
• Forskrift av 06.05.1998 om hygienekrav for frisør-, hudpleie-, tatoverings- og hulltakingsvirksomhet m.v.
• Forskrift av 11.10.2005 om smittefarlig avfall fra helsetjeneste og dyrehelsetjeneste m.v.
• Forskrift av 21.11.2003 om strålevern og bruk av stråling
• Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 04.12.2001 om vannforsyning og drikkevann
• Forskrift av 04.07.2003 om gjødselvarer mv. av organisk opphav
• Forskrift av 21.12.2000 om skadedyrbekjempelse

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart stab og støtte, udatert
• Organisasjonskart Sortland kommune, udatert
• Organisasjonskart helse og familie, udatert
• Delegasjonsreglement, 17. juni 2010
• Reglement for intern delegasjon fra rådmann til RE-lederne, siste revisjon 3. oktober 2010 og 19. november 2003
• Oversikt over ansatte som arbeider med samfunnsmedisin, udatert
• Arbeidsbeskrivelse kommuneoverlege, datert 17. november 2009
• Arbeidsbeskrivelse for ledende helsesøster, 23. august 2010
• Arbeidsbeskrivelse for helsesøster, 20. august 2010
• Oversikt over skoler, kommunale og private barnehager i Sortland kommune, udatert
• Søknad om godkjenning, Holmvannet barnehage avd. klubbhuset, 7. juni 2010
• Søknad om godkjenning, Vestmarka barnehage, 14. april 2010
• Søknad om godkjenning, Holand skole, 26. mai 2010
• Søknad om godkjenning, Lamarka skole, 19. november 2009
• Søknad om godkjenning, kulturskolen, 15. februar 2010
• Standard skjema for søknad om godkjenning av skoler og barnehager
• Smittevernplan for Sortland kommune, siste revisjon juli 2010
• Tuberkulosekontrollprogram Sortland kommune 24. august 2010
• Plan for kommunal kriseledelse, Sortland kommune, siste revisjon 21. april 2010
• Beredskapsplan for sorg og krisehåndtering, siste revisjon 14. mai 2009
• Pandemiberedskap, 29. april 2009
• Samarbeidsavtale mellom Mattilsynets distriktskontor for Vesterålen og kommunelegen i Sortland, 7. november 2008
• Arbeidsbeskrivelse kommunejordmor
• Prosedyrer for hjemmebesøk, nyankomne flyktninger med barn, 2. juli 2010
• Prosedyre for tuberkulosekontroll, 5. juli 2010
• Prosedyre for mottak av direkte bosatte flyktninger, 5. juli 2010
• Prosedyre for innhenting og overføring av helseopplysninger når flyktninger flytter til eller fra kommunen, 7. mai 2010
• Prosedyre for mottak av flyktninger fra mottak, 2. juli 2010
• Prosedyre for vaksinasjon av flyktninger og innvandrere, 8. juli 2010
• Adresseliste for medvirkning i planprosessen, 18. mai 2010
• R01-2, forhåndskonferanse i plansaker, 8. april 2002
• R01-01, retningslinjer for utarbeiding av regulerings- og bebyggelsesplaner, 2. april 2002
• Sjekkliste for kommunale areal-, regulerings- og bebyggelsesplaner, 27. mai 2005
• R01-011, sjekkliste for planlegging, 4. mars 2003
• Infeksjonskontrollprogram for Lamarktunet bo- og rehabiliteringssenter, siste revisjon 2009
• Prosedyrer ved infeksjonskontrollprogram og smittevern i omsorgstjenesten, inkludert prosedyrer for saksbehandling av klagesaker, avvikshåndtering og skjema for avviksregistrering
• Årsrapport 2009
• Kommunedelplan for fysisk aktivitet og naturopplevelser, 2010 – 2013
• Kommuneplan, strategidokument, 2008-2020
• Strategisk analyse 2011 – 2014, rådmannens forslag, 26. august 2010

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Evaluering etter brann i Kong Øysteinsvei 23, 11. mars 2010
• Samspillgruppa – mandat og møteinnkallinger
• Diverse saksmapper fra gammel arkiv vedr. miljørettet helsevern
• Sikkerhet og beredskapsplan for vannforsyning
• Driftshåndsbok for vannforsyning
• IK-håndbok vannforsyning
• Tilsynsrapporter fra Maurnes skole, Sortland barneskole, Jennestad skole, Strand skole m. fl
• Drifts- og vedlikeholdsinstruksjon Sortlandshallen, 9. oktober 2001
• Prosedyrer for vannprøver ved Maurnes skole, udatert
• Internkontroll for vannkvalitet ved terapibadet, 5. desember 2003
• Mal for saksgang i utslippssaker, udatert
• Mal for saksgang for forsøpling og avfallsopprydding, udatert
• Mal for saksgang for retting av feil ved slamavskillere, udatert
• Mal for saksgang for søknad om tillatelse til oppdrett, udatert

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Nordland:

• Varsel om tilsyn med samfunnsmedisin, 28. april 2010
• Oversendelse av dokumentasjon fra Sortland kommune til Helsetilsynet i Nordland,
• 19. august 2010 og 13. september 2010
• Program for tilsynet, 2. september 2010

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøtet og sluttmøtet og over hvilke personer som ble intervjuet.

1. intervjua over telefon 27. september 2010. Driftsleder Nils Nilsen var delvis tilstede under telefonintervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
rådgiver Nils Jørgen Myrbakk, underdirektør Solveig Mollnes og seniorrådgiver Hege Meldal