Rapport fra tilsyn med samfunnsmedisin Vega kommune 2010

Sammendrag

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• organisering av arbeidet med samfunnsmedisinske oppgaver
• kommunens prosedyrer for godkjenning av virksomheter
• kommunenes prosedyrer for tilsyn med virksomheter
• kommunens saksbehandlingsrutiner i klagesaker
• kommunenes smittevernberedskap
• hvordan kommunen sikrer at helsehensyn ivaretas i kommunalt planarbeid og saksbehandling

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Det ble funnet to avvik.

Avvik 1:

Vega kommunes arbeid innen samfunnsmedisin, herunder miljørettet helsevern, blir ikke planlagt og organisert slik at kommunen sikrer at alle lovpålagte plikter blir oppfylt.

Avvik 2:

 Vega kommune ivaretar ikke ansvaret sitt som tilsynsmyndighet innen miljørettet helsevern.

5. april 2011

Hege Meldal
revisjonsleder

Solveig Mollnes
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Vega kommune i perioden 28. april 2010 til5. april 2011. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Nordland gjennomfører i 2010.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vega kommune hadde 1. januar 2010 1 288 innbyggere.

Kommunens helsetjeneste består av resultatenhetene/driftsenhetene helsestasjon, hjemmetjeneste, institusjon og helse. Enhetslederne rapporter til driftsstyret for helse, pleie og omsorg på områdene fag og økonomi og i tillegg til rådmannen to ganger årlig. Driftsstyret er et politisk organ oppnevnt av kommunestyret og er et aktivt organ i kommunens ledelse og daglige drift. Driftsstyrets myndighetsområde og arbeidsoppgaver er beskrevet i reglement for driftsstyret vedtatt i kommunestyret 19. desember 2002.

Delegasjonsreglementet, vedtatt i kommunestyret 12. juni 2008, delegerer all myndighet, så langt loven tillater, etter kommunehelsetjenesteloven til driftsstyret for helse, pleie og omsorg. På generell basis delegeres all myndighet i h.h.t. forskrifter til rådmannen så framt dette ikke er i strid med delegasjonsreglementet for øvrig eller er av prinsipiell betydning. Rådmannen utarbeider sjøl retningslinjer for delegering av myndighet i administrasjonen og for utøving av myndighet.

Kommuneplanens samfunnsdel gjelder for 2007-2020 og ble vedtatt i juni 2006, mens kommuneplanens arealdel gjelder for 2008-2020. Det er etablert rutiner som skal sikre at helsehensyn ivaretas i alt kommunalt planarbeid. Kommunen har plan for kommunal kriseledelse, smittevernplan og plan for pandemisk influensa som alle er revidert siste år. Vega kommune har kommuneoverlege i 100 % stilling. Kommuneoverlegen er helsesjef og leder for helseenheten som omfatter lege- og fysioterapitjenesten. Kommunen har nylig inngått partnerskapsavtale med Nordland fylkeskommune om folkehelsearbeid og ansatt folkehelsekoordinator i 50 % stilling. Det er etablert et tverrfaglig folkehelseteam.

I Vega finnes en kommunal grunnskole og en kommunal barnehage med flere avdelinger. Grunnskolen har nylig gjennomgått omfattende renovering. Det pågår utbedringer i barnehagen der enkelte avdelinger derfor har midlertidige lokaler. Det er svømmebasseng ved grunnskolen.

I kommunen er det et kommunalt vannverk som er godkjent av Mattilsynet, samt et fåtall mindre, privateide vannverk. Vega kommune er tilknytta det interkommunale avfallsselskapet SHMIL.

Næringslivet domineres av jordbruk og turisme, men også noe aktivitet knytta til fiskeri og havbruksnæringa.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Varsel om tilsyn ble sendt ut 28. april 2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke holdt.

Åpningsmøte ble holdt 21.september 2010.

Intervjuer

Seks personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet som heter dokumentunderlag.

Sluttmøte ble holdt 21. september 2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet:

• organisering av arbeidet med samfunnsmedisinske oppgaver
• kommunens prosedyrer for godkjenning av virksomheter
• kommunens prosedyrer for tilsyn med virksomheter
• kommunens saksbehandlingsrutiner i klagesaker etter kommunehelsetjenesteloven kap. 4a
• kommunens smittevernberedskap, inkludert pandemisk influensa
• hvordan kommunen sikrer at helsehensyn ivaretas i kommunalt planarbeid og saksbehandling

5. Funn

Det ble ved tilsynet funnet grunnlag for å gi to avvik.

Avvik 1:

Vega kommunes arbeid innen samfunnsmedisin, herunder miljørettet helsevern, blir ikke planlagt og organisert slik at kommunen sikrer at alle lovpålagte plikter blir oppfylt.

Avvik frå kommunehelsetjenesteloven § 1-3a: Kommunen skal planlegge, organisere og legge til rette for at kommunen, helsetjenesten og helsepersonell kan oppfylle krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.

Det vises også til:

forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 3 (internkontroll) og 4 (innholdet i internkontrollen)

Avviket bygger på følgende funn kommet fram gjennom dokumentgjennomgang og intervju:

• det er uklart hvem som har vedtaksmyndighet etter kommunehelsetjenesteloven kap 4a og forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. Det er ikke samsvar mellom reglement for driftsstyret, delegasjonsreglement, smittevernplan og informasjon gitt i intervju om hvem som har delegert vedtaksmyndighet etter kommunehelsetjenesteloven kap. 4a
• ledende helsesøsters plassering i organisasjonen er ikke klart definert og kjent for alle i organisasjonen. Det er ikke samsvar mellom organisasjonskart og informasjon gitt i intervju vedr. dette
• det er ikke entydige rutiner for hvordan samarbeid og kommunikasjon mellom ledende helsesøster og den øvrige organisasjon skal være innen miljørettet helsevern. Det er ulike oppfatninger av om det er definert hvem som er riktig adressat for helsesøsters tilsynsrapporter fra barnehager og skoler, og det foreligger ingen rutiner for oppfølging av tilsynsrapportene
• kommuneoverlegen har ingen stillingsbeskrivelse, og det finnes heller ikke noe annet dokument som definerer vedkommendes ansvars- og arbeidsoppgaver
• kommunens arkiv- og saksbehandlingssystem oppfattes ikke som lett tilgjengelig for kommuneoverlegen
• kommunen har ikke definert hvor mye ressurser som er avsatt til arbeid med samfunnsmedisin, herunder miljørettet helsevern
• området samfunnsmedisin, herunder miljørettet helsevern, er ikke omtalt i årsmeldinger

Avvik 2:

Vega kommune ivaretar ikke ansvaret sitt som tilsynsmyndighet innen miljørettet helsevern.

Avvik fra kommunehelsetjenesteloven § 4a-2: Kommunestyret skal ha tilsyn med de faktorer som er nevnt i § 4a-1, første ledd. Innen miljørettet helsevern skal kommunestyret utøve den virksomhet og treffe de avgjørelser som det er tillagt i lov eller i medhold av lov.

Det vises også til:

• forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 (innholdet i internkontrollen)
• forskrift om miljørettet helsevern § 6 (tilsyn, se også merknader til bestemmelsen)
• forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager §§ 6 og 25 (godkjenning og tilsyn)
• forskrift om hygienekrav for frisør-, hudpleie-, tatoverings- og hulltakingsvirksomheter § 8 (tilsyn)
• forskrift om badeanlegg, bassengbad og badstu mv § 19 (tilsyn)
• forskrift om skadedyrbekjempelse § 5-2 (tilsyn)
• forskrift om vannforsyning og drikkevann § 16 (tilsyn og vedtak)
• forskrift om strålevern og bruk av stråling § 42 (tilsyn)
• forskrift om smittefarlig avfall fra helsetjeneste og dyrehelsetjeneste § 9 (vedtaks- og tilsynsmyndighet)

Avviket bygger på følgende:

• kommunen har ikke godkjent barnehage og skole
• verken hendelsesbasert eller planlagt tilsyn etter kommunehelsetjenesteloven kap 4a kan dokumenteres, bortsett fra noe tilsyn med skole og barnehage ovennevnte anførte punkter ble bekreftet i intervju
• Helsetilsynet i Nordland har for øvrig merket seg at det nå foreligger en oversikt over tilsynsobjekter og en risikobasert tilsynsplan. Vega kommune har derfor et godt grunnlag for det videre arbeidet.
• Helsetilsynet i Nordland har også merket seg at kommunen har et gjennomarbeida planverk og detaljerte rutinebeskrivelser for smittevernarbeidet, herunder også for pandemisk influensa.

6. Regelverk

• Lov av 19.11.1982 om helsetjenesten i kommunene Lov av 30.03.1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 05.08.1994 om vern mot smittsomme sykdommer Lov av 23.06.2000 om helsemessig og sosial beredskap
• Forskrift av 25.04.2003 om miljørettet helsevern
• Forskrift av 01.12.1995 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Forskrift av 13.06.1996 for badeanlegg, bassengbad og badstu m.v.
• Forskrift av 06.05.1998 om hygienekrav for frisør-, hudpleie-, tatoverings- og hulltakingsvirksomhet m.v.
• Forskrift av 11.10.2005 om smittefarlig avfall fra helsetjeneste og dyrehelsetjeneste m.v.
• Forskrift av 21.11.2003 om strålevern og bruk av stråling
• Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 04.12.2001 om vannforsyning og drikkevann
• Forskrift av 04.07.2003 om gjødselvarer mv. av organisk opphav
• Forskrift av 21.12.2000 om skadedyrbekjempelse

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• organisasjonskart, 30. august 2010
• organisasjonskart, 20. mai 2008
• delegasjonsreglement, 12. juni 2008
• tilsynsplan for miljørettet helsevern, Vega kommune, udatert
• varsel om MRSA-smitte Vega sykehjem, 12. oktober 2007
• tilsynsrapport inneklima i Gladstad barnehage avd. klubbhuset, 19. august 2009
• tilsynsrapport Vega barnehage avd. museum, 26. juni 2009
• tilsynsrapport Vega barnehage avd. museum, 4. juni 2009
• tilsynsrapport inneklima Vega skole, 3. februar 2009
• tilsynsrapport Gladstad/Vega barnehage, avd. museum, 12. august 2008
• utbedringstiltak og godkjenning av drift, Gladstad/Vega barnehage avd. museum, 26. august 2008
• tilsynsrapport arbeids- og sittestilling Vega barne- og ungdomsskole, 4. desember 2006
• foreldreinformasjon fotvorter Vega barne- og ungdomsskole, 29. november 2006
• invitasjon til møte vedr. psykososialt miljø ved Vega barne- og ungdomsskole, 22. oktober 2007
• beretning og årsmelding 2008, 18. juni 2009
• sjekkliste for mottak søknader om tiltak, Vega kommune teknisk etat, udatert
• kommuneplan, samfunnsdel 2007 – 2020, 19. april – 14. juni 2007
• smittevernplan Vega kommune, 23. august 2010
• risiko- og sårbarhetsanalyse ved influensapandemi, Vega syke- og aldersheim, udatert
• pandemiplan Vega kommune, august 2009
• plan for kommunale kriseledelse, 14. juli 2009
• risiko- og sårbarhetsanalyse for Vega vannverk 22. april 2009
• IK-mat og beredskapsplan – vannforsyning – mars 2003
• smittevernplan og infeksjonskontrollprogram ved Vega syke- og aldersheim, 2003 rev. 2010
• beredskapsplan brann og evakuering, Vega omsorgssenter
• reinholdsplan for Vega syke- og aldersheim
• diverse informasjon vedr. organisering av kommunene og tjenestetilbud fra www.vega.kommune.no

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• samarbeidsavtale om folkehelsearbeid Vega kommune og Nordland fylkeskommune, 19. april 2010
• folkehelsearbeid – oppnevning av styringsgruppe – vedtak i driftsstyret 8. april 2010
• referat fra møte i arbeidsgruppe folkehelse 31. august 2010
• innkalling til møte i arbeidsgruppe folkehelse 29. september 2010
• tilsynsrapport barnehage Folkets hus, 27. august 2010
• pandemirapportering til Fylkesmannen 20. august 2009
• notat til driftsstyret ang. midlertidige lokaler i Folkets hus for Vega barnehage under byggeprosess
• dokumenter vedr. driftsstyret for helse, pleie og omsorg – reglement – fra politisk behandling 2002 og 2003
• evaluering krisepsykiatri etter hendelse mai 2009

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Nordland:

• varsel om tilsyn, 28. april 2010
• tilsendt dokumentasjon, 30. august 2010
• program for tilsynet, 6. september 2010

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok: underdirektør Solveig Molnes og seniorrådgiver Hege Meldal