Rapport fra tilsyn med rettighetsforskriftens krav til protokollføring ved bruk av tvang, informasjon om klageadgang og tilsynsmyndighetens virksomhet ved Yttrabekken ungdomsheim 2010

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om institusjonen sikrer at kravene til protokollføring i rettighetsforskriften etterleves.
• Om institusjonen sikrer at klageadgangen og tilsynsmyndighetens virksomhet gjøres kjent for dem det gjelder.
• Det ble ikke gitt avvik eller merknader under tilsynet.

Dato: 23.11.2010

Randi Gundersen
revisjonsleder

Kristin Andersen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Yttrabekken ungdomsheim i perioden 14.10.2010 —23.11.2010. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester § 2-3, 4. ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin intemkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av
• lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres

tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten spesielle forhold

Yttrabekken ungdomsheim er en statlig barneverninstitusjon. Institusjonen har 11 plasser, herav 2 i institusjonsfamilie. Institusjonen tar imot ungdommer som er plassert i henhold til lov om barneverntjenester §§ 4-4, 5. ledd, 4-6, 4-12, 4-24, 4-25 og 4-26. På revisjons­tidspunktet var det 7 ungdommer som hadde plass ved institusjonen. Institusjonen har i tillegg en familie- og nettverksavdeling. Denne avdelingen har blant annet ansvar for en del av forarbeidet ved planlagte plasseringer.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.10.2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 10.11.2010.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 11.11.2010.

4. Hva tilsynet omfattet

• Om institusjonen sikrer at kravene til protokollføring i rettighetsforskriften etterleves.
• Om institusjonen sikrer at klageadgangen og tilsynsmyndighetens virksomhet gjøres kjent for dem det gjelder.

Systemrevisjonen omfatter kun de bestemmelsene i rettighetsforskriften som omhandler krav om protokollføring. De tilfeller der det er krav om vedtak, men ikke protokollføring, faller utenfor.

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik under tilsynet.

Det ble ikke gitt merknader under tilsynet.

Andre observasjoner

Etter uanmeldt tilsyn ved institusjonen den 3. og 4. februar 2010 fikk institusjonen pålegg om å sikre sine rutiner og praksis knyttet til tvangsprotokoller, herunder utarbeidelse av protokoller, tidsbruk fra tvangsbruk til protokollen er ferdigstilt med leders underskrift og oversendelser av klager på tvangsbruk til Fylkesmannen.

Institusjonen utarbeidet rutinebeskrivelse ved bruk av tvang og rutiner for håndtering av avvik på området. Fylkesmannen mottok disse dokumentene henholdsvis 03.06.10 og 19.07.10.

Fylkesmannen har fått oversendt 5 tvangsprotokoller etter 03.06.10. Disse viser at institusjonens praksis er endret: protokollene er underskrevet, gjennomgått med beboer og oversendt tilsynsmyndigheten kort tid etter hendelsen. Selv om noen få underskrifter ikke er datert framgår det tydelig at institusjonen følger sine rutiner for utarbeidelse, tidsbruk og oversendelse til Fylkesmannen.

Institusjonen beskriver gode prosesser med beboer i forkant av eventuell tvangsbruk. F.eks. gis beboer gjennom gjentatte samtaler og tilbakemeldinger mulighet til å endre uhensiktsmessig atferd som kan føre til at institusjonen finner det nødvendig å begrense beboerens bevegelsesfrihet, telefonbruk eller lignende. Institusjonens praksis på dette området bekreftes ved gjennomgang av journalnotater.

Institusjonens skriftlige rutine for avvikshåndtering på det reviderte området virker å være lite kjent for personalet. Det framstår likevel som personalet er trygge og samstemte på hva som er å anse som avvik og at avvik tas opp med dem det gjelder og institusjonens ledelse for å sikre at praksis endres.

Avdelingsleder har en sentral rolle ved vurdering av om det er nødvendig å bruke tvang, fortløpende evaluering av tvangsbruken, gjennomgang av tvangsbruken i etterkant og kvalitetssikring av tvangsprotokollene. Dersom avdelingsleder har fravær som strekker seg over mer enn noen få dager framstår institusjonens ivaretakelse av disse oppgavene som sårbar.

Den kommunale barneverntjenesten informeres om tvangsbruk enten telefonisk ellt _ ansvarsgruppemøter. Institusjonen har ikke praksis for å sende kopi av tvangsprotokollene til barneverntjenesten.

I henhold til institusjonens rutiner og praksis gis foreldre informasjon om tilsynsmyndighetens virksomIlet i løpet av inntaksarbeidet i forkant av plassering i institusjonen. Selv om tilsynet ikke har noen holdepunkter for at denne informasjonen ikke gis til foreldre ved akuttplasseringer/ikke planlagte inntak, bør institusjonen være spesielt oppmerksom på at foreldrene gis informasjon om tilsynsmyndighetens virksomhet også i slike situasjoner.

6. Regelverk

• barnevernloven § 5-9 om rettigheter under opphold i institusjon
• rettighetsforskriften § 8 om kontroll av beboernes korrespondanse rettighetsforskriften § 14 om kroppsvisitasjon
• rettighetsforskriften § 16 om ransaking av rom og eiendeler
• rettighetsforskriften § 17 om beslaglegging og tilintetgjøring rettighetsforskriften § 18 om tvang i akutte faresituasjoner
• rettighetsforskriften § 19 om tilbakeføring ved rømming rettighetsforskriften § 21 om begrensninger når det gjelder besøk
• rettighetsforskriften § 22 om begrensninger i bruk av telefon
• rettighetsforskriften § 23 om begrensninger i bevegelsesfrihet utenfor institusjonen
• rettighetsforskriften § 24 ved urinprøvetaking
• rettighetsforskriften § 25 om klage over bruk av tvang rettighetsforskriften § 26 om andre henvendelser om brudd på forskriften

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• institusjonsplan fra 2010 med oversikt over opplæring rutinebeskrivelser knyttet til protokollføring og klage
• stillingsbeskrivelser HMS-plan 2009-2010 oversikt over møtestruktur skriftlig informasjon som leveres beboer og foresatte om klageadgang og om tilsynsmyndighetens virksomhet
• velkomstskriv
• brosjyre fra Bufdir om beboernes rettigheter ansattoversikt med opplysninger om stillingsstørrelse, utdanning, praksis og ansettelsestidspunkt rutiner ved bruk av tvang rutine for håndtering av avvik på bruk av tvang

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• beboernes journaler journalnotater for 5 beboere - perioden august —november 2010
• tvangsprotokoller fra 2010

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• 17.03.10—e-post til institusjonen med forslag til tidspunkt for systemrevisjon
• 12.05.10 —e-post fra institusjonen — aksept av foreslått tidspunkt
• 14.10.10—varsel om systemrevisjon
• 26.10.10 — oversendelse fra institusjonen med etterspurte dokumenter
• 03.11.10 —program for tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakeme på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndigheten deltok:
Randi Gundersen og Kristin Andersen